QM-01質(zhì)量文件管理程序

1、質(zhì)量文件管理程序 版本：A 修改：0中海石油（中國(guó)）有限公司天津分公司工程建設(shè)中心質(zhì)量管理體系版本號(hào)A修改號(hào)0第1頁(yè)共11頁(yè)程序文件質(zhì)量文件管理程序 QM-011 目的為加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量文件的控制管理，確保工建中心所有場(chǎng)所均能使用適宜的質(zhì)量管理體系文件及外來(lái)文件的有效版本，防止使用失效和作廢文件，制定本程序。2 適用范圍適用于工建中心對(duì)質(zhì)量管理體系涉及的所有文件的管理。3 編制依據(jù)3.1 質(zhì)量管理體系文件指南，GB/T 19023，2003，中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局；3.2 QHSE文件控制管理辦法 ，QHSE-01-08，2011，總公司。4 釋義4.1文件：信息及其承載媒介。5 職

2、責(zé)5.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部5.1.1負(fù)責(zé)總體策劃工建中心質(zhì)量體系文件，并組織質(zhì)量體系文件的編寫與評(píng)審；5.1.2負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放、標(biāo)識(shí)、更改、報(bào)批、回收、作廢的管理。5.2 各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組5.2.1負(fù)責(zé)職責(zé)范圍相關(guān)文件的編制、使用、識(shí)別與保管。6.管理要求6.1質(zhì)量文件的分類a) 質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量程序文件和規(guī)定文件；b) 質(zhì)量計(jì)劃；c) 外來(lái)文件，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級(jí)要求等。6.2 文件的編寫與審批6.2.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)工建中心質(zhì)量管理體系文件的建立，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。6.2.2 區(qū)域項(xiàng)目組按照質(zhì)量計(jì)劃

3、編制管理規(guī)定（QM-13-01）建立項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃，報(bào)質(zhì)量健康安全環(huán)保部進(jìn)行審批。6.2.3 文件應(yīng)依據(jù)5W1H（Who，What，When，Where，Why，How）的原則編寫。6.3 文件標(biāo)識(shí)6.3.1 發(fā)布的質(zhì)量管理體系文件以“受控”印章、編號(hào)、分發(fā)號(hào)為控制標(biāo)識(shí)。6.3.2 按照公司的保密原則對(duì)涉密文件進(jìn)行管理。6.3.3 質(zhì)量健康安全環(huán)保部部應(yīng)建立受控文件登記表（QM-01-C02），對(duì)文件進(jìn)行識(shí)別和追溯控制。6.3.4 提供相關(guān)方的管理文件為非受控文件，封面不蓋“受控”印章，不編分發(fā)號(hào)。6.4 文件編碼6.4.1 體系文件編號(hào)：工建中心質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)統(tǒng)一以QM開頭，Q代表質(zhì)量

4、，M代表管理。具體如下：a) 管理手冊(cè)：QM- 00b）程序文件：QM - 01以01、02、03依次類推排序。c）規(guī)定文件：QM- 01-01作為程序文件的細(xì)化，在所細(xì)化程序文件之下以01、02、03依次類推。d) 記錄QM-01-C01，程序文件下的附件。QM- 01-01-C01，規(guī)定文件下的附件。6.4.2 文件版本號(hào)：以A、B、C表示版本順序。6.4.3 文件修改號(hào)：以1、2、3表示修改的次數(shù)。6.5 文件評(píng)審與更改6.5.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部于每年12月份組織有關(guān)人員對(duì)體系文件的適用性、有效性、可操作性進(jìn)行定期評(píng)審，對(duì)不適用的體系文件提出修訂意見(jiàn)。6.5.2 體系文件經(jīng)評(píng)審需修改

5、時(shí)，由各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組向質(zhì)量健康安全環(huán)保部提交文件修改意見(jiàn)和建議表（QM-01-C01），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施修改。6.5.3體系文件更改后，應(yīng)對(duì)文件版本進(jìn)行修改，并在文件修改頁(yè)（QM-01-C06）中作好相應(yīng)記錄。6.5.4 質(zhì)量健康安全環(huán)保部每年以受控文件形式發(fā)布修改更新的質(zhì)量管理體系文件，并登記在受控文件登記表（QM-01-C02）中。6.5.5 質(zhì)量管理體系文件的使用者如發(fā)現(xiàn)文件中有不妥之處，不能私自修改和擅自執(zhí)行，必須填寫文件修改意見(jiàn)和建議表（QM-01-C01）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)質(zhì)量健康安全環(huán)保部。6.5.6質(zhì)量健康安全環(huán)保部收到文件修改意見(jiàn)和建議表后，組織進(jìn)行文件修訂與更

6、新。修改更新文件的發(fā)放管理執(zhí)行6.6條款要求。6.6 文件的發(fā)放6.6.1 文件的發(fā)放范圍：工建中心領(lǐng)導(dǎo)、各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組。確保需要使用文件的場(chǎng)所能得到適用版本的有關(guān)文件。6.6.2 體系文件可以是紙介質(zhì)和非紙介質(zhì)。中心體系文件以印刷版和電子版兩種形式發(fā)布，兩種形式的體系文件應(yīng)保持一致。6.6.3 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)確定文件發(fā)放范圍，體系文件發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫受控文件發(fā)放/回收登記表（QM-01-C03）和_持有人清單（QM-01-C04）。6.6.4 各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組收到體系文件后應(yīng)填寫受控文件登記表（QM-01-C02）。6.6.5 體系文件不準(zhǔn)自行復(fù)制，如因破損需補(bǔ)發(fā)或不清晰需

7、要更換時(shí)，由質(zhì)量健康安全環(huán)保部給予換發(fā)，分發(fā)號(hào)維持不變。6.6.6 質(zhì)量體系文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得借出或給予他人。6.7 電子版文件控制6.7.1 質(zhì)量體系文件通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布電子版版本，標(biāo)記為受控版本，不提供下載，并為訪問(wèn)者設(shè)置權(quán)限。6.7.2 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)電子版體系文件的網(wǎng)上發(fā)布和拷貝，應(yīng)作好拷貝電子版文件的登記，填寫_持有人清單（QM-01-C04）。6.7.3電子版體系文件不能隨意拷貝，防止誤用失效文件，相關(guān)人員如需獲取電子版體系文件，應(yīng)向質(zhì)量健康安全環(huán)保部申請(qǐng)拷貝。6.7.4 當(dāng)質(zhì)量管理體系文件修改或更新時(shí)，質(zhì)量健康安全環(huán)保部應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)電子版本同步進(jìn)行。6.8 作廢文件處理6.8

8、.1 文件作廢時(shí)由質(zhì)量健康安全環(huán)保部進(jìn)行公布，以防誤用。作廢文件由各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組自行銷毀，并填寫作廢文件處置記錄表（QM-01-C05）報(bào)送質(zhì)量健康安全環(huán)保部。6.8.2 需要保存的失效文件，應(yīng)有“作廢”標(biāo)識(shí)妥善保存，并與現(xiàn)行版本文件分開放置。6.9 文件的歸檔與管理6.9.1 各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組的質(zhì)量管理體系文件應(yīng)有專人保管，并放置在指定地點(diǎn)，以便翻閱和使用。6.9.2 各職能部室及區(qū)域項(xiàng)目組質(zhì)量管理體系文件的持有者應(yīng)妥善保管體系文件。6.9.3 質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)管理和歸檔。文件保存期過(guò)后，由質(zhì)量健康安全環(huán)保部進(jìn)行處置，并填寫 作廢文件處置記錄表（QM-0

9、1-C05）。6.9.4 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)對(duì)管理范圍所有有效的電子版體系文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和編目, 并指定專人進(jìn)行保管、更改或換版時(shí)及時(shí)修正。6.10 外來(lái)文件的管理6.10.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負(fù)責(zé)對(duì)各部門外來(lái)文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督。6.10.2 外來(lái)文件的使用部門負(fù)責(zé)填寫外來(lái)文件清單，對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行識(shí)別、簽收、登記、編號(hào)和處理，外來(lái)文件發(fā)生變化時(shí)及時(shí)更新外來(lái)文件清單。6.11 記錄的控制體系運(yùn)行過(guò)程中形成的記錄是一種特殊類型的文件，對(duì)其管理和控制按照質(zhì)量記錄管理程序(QM-02)執(zhí)行。7 記錄7.1 QM-01-C01 文件修改意見(jiàn)和建議表7.2 QM-01-C02 受控文件登記表7.3

10、 QM-01-C03 受控文件發(fā)放/回收登記表7.4 QM-01-C04 _ 持有人清單7.5 QM-01-C05 作廢文件處置記錄表7.6 QM-01-C06 文件修改頁(yè)8 流程圖【正文結(jié)束】QM-01-C01文件修改意見(jiàn)和建議表 申請(qǐng)人姓名單位日期文件類型¨管理文件 ¨程序文件 ¨支持性文件 ¨其它_文件名稱修改條款與內(nèi)容：修改建議和/或意見(jiàn)：質(zhì)量健康安全環(huán)保部審核意見(jiàn)：年 月 日相關(guān)部門審核意見(jiàn)：年 月 日管理者代表審核意見(jiàn)： 年 月 日總經(jīng)理審核意見(jiàn)： 年 月 日備注：注：1、文件類型一欄中，請(qǐng)?jiān)谒x項(xiàng)的“¨”中劃“ü”號(hào)。2

11、、若修改意見(jiàn)或建議一欄的空間不足，請(qǐng)申請(qǐng)者另附一張與此表相同大小的紙張。3、涉及到管理文件及其他文件中公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)變更，須總經(jīng)理終審。QM-01-C02受 控 文 件 登 記 表收文單位： 序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版/次收文份數(shù)收文日期受控編號(hào)登記人保存部門：質(zhì)量健康安全環(huán)保部 保存期限：3年QM-01-C03受控文件發(fā)放、回收登記表 序號(hào)受控號(hào)文件名稱發(fā) 放回 收單位（人）數(shù)量日期簽字日期回交人簽字陸地終端項(xiàng)目質(zhì)量管理程序-QM-098基本設(shè)計(jì)評(píng)審管理規(guī)定-QM-11-03 8設(shè)計(jì)過(guò)程質(zhì)量管理程序-QM-118第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定 QM-12-018設(shè)備監(jiān)造管理規(guī)定-QM-12-038建造過(guò)程質(zhì)量管理程序-QM-138質(zhì)量計(jì)劃編制管理規(guī)定-QM-13-018海底管線質(zhì)量管理規(guī)定-QM-16-028質(zhì)量監(jiān)督檢查管理程序-QM-188不合格品管理程序-QM-198糾正和預(yù)防措施管理程序-QM-208QM-13-08壓力容器質(zhì)量管理規(guī)定(新增)8QM-22監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備管理程序8保存部門：質(zhì)量健康安全環(huán)保部 保存期限：3年QM-01-C04_持有人清