如何縱向搭建金字塔結構

1、學習導航通過學習本課程，你將能夠： 運用自上而下的金字塔結構進行表達； 掌握常見商務公文的主要容； 學會自下而上進行思考； 了解邏輯樹以及 POP吉構； 做到清晰有序地完成一次演講。如何縱向搭建金字塔結構一、自上而下表達1 .與受眾對話，回答所有疑問自上而下表達，就是與受眾對話，回答聽眾的疑問。【案例】馬被當作寵物養(yǎng)要做一個主題是馬應當被當作寵物來養(yǎng)的演講。聽到這個新觀點，聽眾可能會有三大類疑問：是什么、為什么和怎么做。此外，還有對比一項。因此，演講就分為四章：第一章，是什么。 哪些馬可以當寵物養(yǎng)，包括毛色、體型、性格等。第二章，為什么要養(yǎng)馬。 養(yǎng)馬的好處及不養(yǎng)的風險和損失，利益包括精神和經濟

2、兩方面。人 有追求快樂和遠離痛苦的兩面性，而且遠離痛苦的動力是追求快樂的動力的四倍，因此不僅要講好處還要講不這樣做的壞處，向領導請示、賣產品時都可以運用此原理。第三章，怎么做。 包括人、投資、地點、流程，并指明在幼年、成年和老年不同流程中應如 何做。第四章，好不好。 把養(yǎng)馬與養(yǎng)猴、養(yǎng)豬、養(yǎng)狗等作對比，比較優(yōu)劣勢。自上而下表達時，要逐級回答聽眾的疑問，提出中心思想。聽眾有疑問，二級思想回答完聽眾又產生新的疑問， 三級思想繼續(xù)回答， 直到一篇文章或一次演講做完。邏輯嚴謹，思維縝密，不是窮盡自己想說的， 而是窮盡聽眾想聽的。因此自上而下表達，就是窮盡聽眾的所有疑問。如搞活動，在向領導審批時，要包括是

3、什么、為什么、怎么做以及好不好四部分，這樣能回答對方的大部分疑問。由于受眾不同，其關注點和利益點也不一樣，因此要根據受眾的需求點和關注點，調整報告的順序和權重。2 .賣主要挖掘需求，突出利益INP1引導產生需求Situation現(xiàn)狀Problem問題Impact影響強調利益好處Feature特點Advantage作用優(yōu)勢Benefit利益FABENeeds需求一篇上章支持一個 wa,融F疑眄劑I 的趣結屬抵，卜川 現(xiàn)把貼第料和支勢主題思想Evidence證據圖i挖掘需求、突出利益示意圖賣主時要挖掘需求，突出利益。如圖1所示。挖掘需求（SPIN）比如，企業(yè)中存在這樣一種狀況：現(xiàn)狀是人人需要寫和說

4、，問題是說不清也講不清，影 響是降低效率，需要做邏輯思維培訓。這就是SPIN?！巴怀隼妫‵ABEFAB弱賣產品用的結構，賣思想、賣主也要用該結構，包括特點、作用和優(yōu)勢、利益、 證據。其中，證據主要從三個方面發(fā)掘，絕對數(shù)值、名人名言評價以及證書榮譽獎勵。要注 意區(qū)分作用、利益和優(yōu)勢，作用是產品、主等的用途，利益是客戶能夠感受到的好處，優(yōu)勢 是與對手相比更好在哪里。3 .寫作的金字塔結構旬f接遭單上胤序才1 成收承段落制成 隼常，比甘紂成交 本,金字塔他隅是 令文中心思刎段落MMM 句子 iiiRiHRhhhi。圖2寫作的金字塔結構如圖2所示，如果寫作時運用金字塔結構，要先說主題思想，然后是章節(jié)

5、、段落和句子。一篇文章支持一個思想， 上一層思想是下一層思想的總結和概括，下一層思想是上一層思想的解釋和支撐。一篇文章或一次講話都是小金字塔搭乘中金字塔，再搭乘大金字塔?！景咐磕侈D正的請示某試用期三個月，在這三個月中，他做了很多事，完成了業(yè)績指標。綜合他各方面的表現(xiàn)，領導決定請示上級讓某。史芒客戶美系 保朋完成工作 加班工作 保修出勤 能獨當一面 溝通能力強 能 創(chuàng)新有他地 業(yè)務能力避 學歷背景 心理索質好 田隊精沖 樂于助人 工作認真 取分JS識 貴任心強關于張某轉正的請示張某符合轉正條件，建設技時轉正圖3關于某轉正的請示1如圖3所示，評價人通常都是從德、能、勤、績四個方面考察。德的方面，

6、可 以說責任心強，服務意識強，工作認真，樂于助人，有耐心，有團隊精神，心理素 質好；能力方面，要包括學歷背景好，業(yè)務能力強，創(chuàng)新有見地，溝通能力強，能 夠獨當一面；勤的方面，包括保證出勤，加班工作；績的方面，包括保質保量完成 任務，建立客戶關系?？偡挚偨Y構，既要有論據，還要有論點，第一讓人知道自己 的想法，第二想讓對方做什么。 此外，評價一個人還有其他分法， 但大的分類是德、 能、勤、績四個方面。關丁張某轉正的申請績時質成務業(yè)按保完任創(chuàng)新能力力溝通能力 能二條理性隹 rlr致認真 k有耐立受L定于助人 態(tài)砥耐勞 責任心強H作積極景-一注作內容 試用時間 張一簡歷學歷圖4關于某轉正的申請 2如圖

7、5所示，如果按硬件、軟件分類，硬件是指某導背景，軟件是某的工作表現(xiàn)。背景，包括簡歷學歷、試用時間和工作表現(xiàn)，這些都足夠。工作表現(xiàn)，包括態(tài)度、能力和業(yè)績，下一級容包括工作積極、責任心強、富有耐心、細致認真等。但如果按照對人和對事分類， 就會出現(xiàn)交叉和重疊， 因此一級標題是素養(yǎng)， 二級標題 才是對人、對事的方向。張某試用期湖，表現(xiàn)良好，建議轉正優(yōu)點缺點/他人押價建議改進善處同關轉不.卜理平系不/解流程溝通少表達方式生瓢事作同臺業(yè)能乎技職諛養(yǎng)議任建培建圖5關于某轉正的請示3如圖5所示，除了優(yōu)點，某還會有缺點，比如好表現(xiàn)、不善于處理同事關系、 經驗不足、不了解流程、表達生硬、溝通少等。作為領導，看到小

8、的缺點時，更想 看到的是改進建議， 包括提高專業(yè)技能、 加強同事合作等。此外， 完整的結構還要 有任職建議和培養(yǎng)建議。4 .講話講課的金字塔結構要話先說，隨機應變，收放自如一級主題思想圖6講課講話的金字塔結構示意圖如圖6所示，運用金字塔結構講話講課，一般有兩種順序：第一種，“我們將學1、1.1和 1.1.1 ,再學 2、2.1、2.1.1 ,再學 3、3.1、3.1.1 ”；第二種，“我們將學 1、2、3, 1中將學1.1、1.2和1.3”，如此展開。一般而言，人們更喜歡第二種順序。因此，應 先橫向再縱向，先戴“大帽子”再戴“中帽子”，再戴“小帽子”，每步都要總分總結構。在公司匯報中，通常要求

9、十分鐘把話說完，此時就有三個選擇： 第一，加快語速；第二，砍掉一個分支；第三，要濃縮。需要注意到是，不要砍掉分支容，最好的辦法是三種方法共用，但加快語速要適可而止，以防聽眾跟不上。公眾演講的口訣就是聲音要比平時大，語速要比平時慢。除了講話，還要練習眼神、手勢、動作等。濃縮最好的練習就是自我介紹，通 常有三分鐘、一分鐘和三句話三個自我介紹版本。值得注意的是，面對的對象和目的不同， 自我介紹的容也要隨之改變。提煉標題標題很重要，提煉一個醒目的好標題有三大要訣：標題必須有容。標題必須有信息、有要點，能夠總結概括要點，提煉思想精華。標題要用明確、簡單、響亮的詞匯或數(shù)字。如有一本叫與成功有約，5年賣了不

10、到5萬冊，之后書名改為高效能人士的七個習慣，銷量超過了100萬冊。這就是標題的力量，讀者喜歡準確、簡練、新穎、直接、貼切的詞匯做書名，沒人喜歡聽大話、空話和套話。 用主謂賓述句、正裝句。標題要用正裝句，包括主謂賓、動賓結構或含有動詞的短語。標題含有動詞就會生動，以免平淡。此外，還要用口號式語言。子標題要有信息、容明年實現(xiàn)營業(yè)籟目標生績成本亮A2011年工作總結死點發(fā)現(xiàn)明年實現(xiàn)營也800萬完成10。萬）超額9%節(jié)約水電汽費用3%投標成功提前超額完成業(yè)績指標六成人幸福感指教80 %修身齊家治國平天下保護合法收入為人民服務調節(jié)過高收入愚公移山取締灰色收入國務院披露審計情況26億被追回近百人受查處圖7

11、兩類標題的對比如圖7所示，左右兩種標題相比，顯然右邊的標題更好。左邊的標題只有業(yè)績、成本等類別，沒有信息和容。好標題要有信息、有容，比如“修身齊家治國平天下”“為人民服務”“愚公移山”都是動賓結構，“保護合法收入” “調節(jié)過高收入”“取締灰色收入”都是口號式語言。但不要把動詞變成名詞，比如“我負責2011年工作總結的撰寫”與“我負責撰寫2011年工作總結”相比，人們更喜歡后者。第一個句子把動詞變成了名詞，是倒裝句， 第二個句子是正裝句。最有力度的句子是正裝句、口號式語言，使動詞在前，名詞在后。因 此好標題的標準是有信息有容，標題好看人才會看正文，標題不好看一般就不會看正文。郵件主題：Whom

12、What Who 收件人付么嚼發(fā)件人 文件命名3 Vhat WhoWhen代依事讖與的和時圖8電子和文件命名的標題如圖8所示，電子的主題欄有三項容，收件人、什么事和發(fā)件人。給文件命名，應用 What、Who When結構，即什么事、誰寫的以及何時寫的。主題、文件命名遵循統(tǒng)一、科學 的標準，使工作高效、有序進行。5 .幾種商務公文的主要容通知就是告知，通告是針對重大事項、獎懲，通報是表彰先進、批評錯誤、傳達重要事 件時使用。報告是向上級匯報，注意中間不要夾帶請示容，一文一事；請示要求回復，因此 之前要充分溝通，但報告可以不回復。 意見是提出自己的看法和處理辦法，函是不相隸屬的平行單位間的公文，有

13、隸屬關系的叫通知，商務文書中最常寫的是會議紀要。培訓計劃一個完整的培訓計劃通常包括如下容：第一，培訓需求。 為什么要做此培訓，如員工溝通能力差、新員工不了解流程等。第二，培訓目標。 如掌握某些知識、學會某些技能、解決某些問題、達到某些效果。第三，培訓容。只要是培訓，就包括知識、技能和觀念三項容。知識類課程包括宏觀經濟、微觀經濟、公司的規(guī)章制度、業(yè)務流程等；技能類課程包括金字塔原理、邏輯思維、外語、辦公設備操作、寫作演講等；觀念類課程是指提供責任心和工作熱情、有關企業(yè)文化的課。 第四，培訓方式。 培訓方式有五大類，即講解、案例、討論、游戲以及情景模擬。 第五，培訓要求。 比如哪些人、哪個部門可以

14、或者必須參加等。此外，培訓計劃還包括培訓師、培訓組織部門、培訓預算、培訓時間和地點等，以及培訓效果的評估和后續(xù)追蹤等容。工作總結工作總結一定要有創(chuàng)新點和亮點， 因為領導最感興趣的是員工的突出業(yè)績， 而不是常規(guī) 業(yè)績。工作總結還要寫數(shù)量方面的成績， 包括個人發(fā)展的成績、客戶的成績、技術的成績等。 此外，還要寫總結的經驗教訓。工作總結的標題通常是由作者、事由、文種組成，或者是作者、時間和文種，比如“三某項目工作總結”或者“三 2011年工作總結”，也可以是作者、事由、時間、文種。因此， 工作總結最簡單的就是成績、行動和措施、不足及改進三項容，復雜的總結還要另加價值、 經驗教訓和體會兩項容。方案、建

15、議、計劃等方案建議模板包括四大容，分別是背景、任務及標準、措施及行動、考評及獎懲。只要 寫方案，就應把目標作為主標題或摘要，還要加“營銷方案”或者“建議”幾個字。經營分析報告的結構是概況、業(yè)績、任務和工作、問題和措施、未來的目標和計劃、需 要的資源及風險。營銷計劃應包括營銷的背景和目的、營銷的具體產品、營銷的目標、措施和進度、 營銷的宣傳口號、獎懲機制、風險預案、活動方案。金融業(yè)的業(yè)務規(guī)劃結構為背景、規(guī)劃的具體容、將采取的措施、需要的資源、面臨的風險。報告調研報告和分析報告的區(qū)別是，調研報告面向過去， 分析報告面向未來。 這種報告應該采用總分總結構，分析報告都包括需求分析、現(xiàn)狀分析、未來趨勢的

16、分析。調研報告。調研報告的結構：第一，背景，為什么要做此調研；第二，目的，調研時想 了解什么；第三，調研的具體容，做哪些容能夠達到目的；第四，調研的圍和對象，橫向是 調研的圍，縱向是深度；第五，調研方法，包括調查問卷、街頭調查還是入戶調查、還是面談等；第六，調研結果的統(tǒng)計方法以及驗證結果的正確性，這決定了調研結果的可靠性、科學性和有效性；第七，調研的結論以及得出的建議。分析報告。需求分析包括需求分析的對象以及對象的圍和程度，應先看結論，需要什么、為什么需要，然后才是此分析報告的方法措施?，F(xiàn)狀分析報告最常用的是問題分析報告，其結構為：第一，明確界定問題的圍和程度；第二，問題產生的影響；第三，產生

17、問題的原因，通常從管理、經營、運營等主觀原因以及 環(huán)境、政策、經濟等客觀原因分析；第四，想要達成的目標及措施；第五，資源；第六，未 來可能面臨的風險。立項報告的結構是立項的背景、立項的必要性和緊迫性、可行性和可操作性、立項的目標和計劃以及資源、風險。分析報告最簡單的結構是三部分，即提出問題、分析問題和解決問題。*青示請示的結構。請示的結構為：第一，干什么事；第二，要什么；第三，怎么用，或者帶來的利益和價值以及如果不批將面臨的痛苦；第四，什么時間要。另外，請示和通知都要有“關于”二字。請示中應強調要求答復的容，說明要求答復的時間。如果一份請示群發(fā)出去要把需要落實和操作的放在主送，需要備案和知曉的

18、放在抄送，因此要明確收件人和答復時間。最后還要有落款“以上請示妥否，請予批示”以及申請人和日期。引起領導重視的方法。有時領導不批是因為不重視，引起領導重視有幾個辦法：第一，最強勢的辦法是五日之應當予以批準，如果五日不回復就視為同意；第二，客觀、柔和地強調重要性和緊迫性；第三，有區(qū)分地限定時間，比如三天、五天、七天，強調重要性和緊迫性。比如，關于加薪的請示，通常的理由，比如通脹、行業(yè)工資水平、生活成本高等并不能真正打動領導，能夠打動領導的加薪理由：如加薪能夠創(chuàng)造更多業(yè)績、降低員工流失率、增加員工歸屬感、穩(wěn)定性。所以，一定要投其所好，采用能夠打動對方的利益點，軟硬兼施， 威逼利誘。因此請示的結構包

19、括請示的理由、請示的容、請示的要求和目的以及結束語。*!知會議通知。會議通知的結構包括開會容、時間、地點、參會人員、會議議題和流程、會議目標以及會議聯(lián)系人。 值得注意的是，一定要寫上會議的目標才能提高會議的效果。此外,還有會前的準備，會中要求著裝、發(fā)言、資料，會后要求追蹤、落實?；顒油ㄖ；顒油ㄖɑ顒尤?、活動的目的和意義、時間、地點、人員、活動流程、規(guī)則及注意事項，要求、發(fā)件人、簽發(fā)人、日期。需要主要的是，活動通知不要忘了聯(lián)系人 和集合地點、返程時間，這影響人們是否參加此次活動。通知的格式及具體事項。 通知的標題是發(fā)文單位事由和文種，文種就是“通知”，事由 是發(fā)文緣由。通知的具體事項包括執(zhí)

20、行的要求和生效時間，結束語和寄語?！皶h紀要會議紀要有參會人員和未參會人員兩種人，如果受眾是參會人員，會議紀要的格式是： 第一，決議；第二，自己的發(fā)言；第三，領導的發(fā)言；第四，自己后續(xù)應當執(zhí)行和操作的任 務目標。如果受眾是未參會人員， 會議紀要的格式為： 第一，參加人，尤其是其中的大領導; 第二，會議的主題和決議；第三，領導講話；第四，與己相關的。會議紀要不是記錄，凡是沒有達成決議的可以不記，但會議達成的決議決定務必完整準 確。另外，領導要求和后續(xù)需采取的措施都要記錄，時間、地點、人物、流程只寫摘要即可。會議紀要常用的三個詞匯是討論、強調、決定。會議紀要與會議記錄的區(qū)別是，會議紀要具有法律效力

21、，與會雙方簽字蓋章，與合同具有同等效力。、自下而上思考1 .自下而上思考，搭建結構三步列出所有找出各要點之總結概括要點要點、要索何的邏輯關系提煉思想精華歸類分組圖9自下而上思考工具示意圖當思路不清，不知道說什么、怎么說時，人們可以自下而上思考。 自下而上思考分三步:第一步，找出要點，列出所有要點和要素；第二步，找出關系，找出各要點之間的邏輯關系、歸類分組；第三步，得出結論，總結概括要點，提煉思想精華?！景咐?開餅攤費吳V 塔分出弊樂貴廣 技濟推就 茹味品 居口料 段字段 地后理定隹定件人同技整衛(wèi)生 垠展支曾專家談昔資金 市崎調研開設全球貨照字市進執(zhí)名阿面員金累店A音歷進貨衛(wèi)生人員培馴考核生產

22、加工 品牌推廣上市發(fā)展連鎖 兼并收胸 上市雕資圖10開餅攤的自下而上思考如果想在開一個煎餅攤，應從以下方面著手：第一步，應列出所有要點，包括店面、技術、進貨、定位、定價、人員、執(zhí)照、衛(wèi)生、城管、 名字、口味、消費群分類、發(fā)展連鎖、形象設計、資金來源、原材料、品牌推廣、城管等。 第二步，找出各要點之間的關系，按照組織信息的時間順序，有調研、籌備、運營、上市四 個階段。調研階段包括地段、技術、產品定位、定價和消費群分類；籌備階段包括店面、進 貨、人員、執(zhí)照、資金、名字、形象設計；運營階段包括進貨、衛(wèi)生、人員培訓和考核、生 產加工、品牌推廣；上市階段包括發(fā)展連鎖、兼并收購、上市融資。按空間順序信息組

23、織的 方式，也可以分為戰(zhàn)略、財務、人力資源、市場營銷四章。當撰寫商務文書有素材、 思路，不知道如何組織材料時， 就要用自下而上思考這個工具。2 .邏輯樹人們在準備發(fā)言時， 經常會遇到以下三種情況：一是忘詞，大腦一片空白；二是次要容和重要容想同時往外說；三是被別人干擾和打斷。當遇到這三種情況時，就要用邏輯樹工具， 這個工具是解決問題的思考工具及做復雜呈現(xiàn)的工具。外部產品劣外內部優(yōu)勢機制流程索朋理念競爭分機招牌低端圖11邏輯樹工具示意圖如圖11所示，這是一個主題是競爭分析的邏輯樹，分別從優(yōu)勢、劣勢及措施三方面進 行分析。優(yōu)勢包括部優(yōu)勢和外部優(yōu)勢，部優(yōu)勢包括機制、流程以及人的素質、理念；外部優(yōu)勢包括

24、品牌和客戶，客戶包括高端和低端。劣勢包括渠道、產品、服務，其中產品包括品種 和價格。措施包括對和對外，對包括近期和遠期，對外包括機構和個人。邏輯樹的好處是能夠避免被干擾和忘詞，因此要先把邏輯樹的樹根和樹干倒背如流，然后再講樹枝和樹葉，先說重要的后說次要的，逐層展開。邏輯樹結構與金字塔結構很像，金字塔結構是封閉式的嚴謹?shù)臈l理和層次，而邏輯樹鼓勵發(fā)散想象和創(chuàng)新思維，更適用于解決復雜問題及做長篇演講，能夠幫助回憶樹狀結構。3 .POP結構Introduction主題大綱情況選擇建議a- Position情況般存在問題b. Options選算命各種方案c. Proposal建W息合適方案Conclus

25、ion總結結論 Proposal建議圖12 POP結構示意圖如圖12所示，POP吉構的第一 P指的是Position ,即目前所面臨的情況和問題； O指 的是Options ,即所有的解決方案；后面的 P是Proposal ,即提出的建議。POP分別代表情 況、選擇、建議，也是總分總結構。,要點提示POP吉構即：Position目前所面臨的情況和問題；Options所有的解決方案；Proposal提出的建議。4 .演講容匯總有備而去有備而去應當“備”三個容，即備人、備容、備設備。備人。備人包括備自己和備聽眾，備自己又包括備自信心、備素材，備聽眾包括了解受 眾及目的等。備容。備容包括備數(shù)據、素材

26、、PP可口備思想觀點、主，要讓聽眾的注意力在說者本人及所傳遞的主上，而不是放在PPT上，不要本末倒置。備設備。備設備包括備服裝、投影儀、電腦、話筒等。以受眾為中心受眾的利益點。開場時要講聽眾的關注點、利益點，而非說者本人認為重要的，先迎合受眾方能打動受眾。 受眾不同，關注點也不一樣，如果無法判斷受眾類型， 那就迎合最重要、 最有影響力的人，還要迎合超過50%勺人、多數(shù)人的利益。窮盡聽眾所有疑問。演講時可能會被質疑和挑戰(zhàn)，因此在準備時要窮盡聽眾所有的疑問 和挑戰(zhàn)，做到有備無患。尊重聽眾的權力。 首先，聽眾有隨時提出疑問和問題并要求及時得到回答的權力。當聽眾提出疑問時有兩種狀況，說者知道答案和不知道答案。知道答案當然馬上回答，如果不知 道答案，提出的問題不是自己的專業(yè)，就可以說與主題無關， 不必回答。假如聽眾窮追不舍，非要討論而自己又沒有答案，可以分為四個步驟：第一，接納認可；第二，采訪；第三，總 結歸納；第四，反饋?；蛘呖梢园言搯栴}作為思