會議分工明確

1、會議分工明確（一）會議分工明確會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設專職服務員， 并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。1、秘書組其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助 會務組做好相應工作。2、會務組其主要任務是負責會議會務工作，包括：（ 1）下達會議通知；（ 2）負責報道登記，發(fā)放入場證件、紀念 品和會議相關材料等；（ 3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（ 4）支付各類費用；（ 5）財務結(jié)算。3 、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務組做好相應工作。4、

2、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應急醫(yī)療工作。在整體運作過程中 秘書組、會務組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議 順利進行。二）會議通知1、通知應簡明準確， 主要包括會議內(nèi)容、 參會人員范圍、時間、 會期、 開會和報到地點、 是否需要報名單、 聯(lián)系人及電話等。2、通知發(fā)出后，應即落實有關負責人是否收到，并統(tǒng)計好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性 別、職務等項。3、大型會議應當印制會議指南。內(nèi)容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、 地點以及其他注意事項等內(nèi)容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發(fā)放）4 、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等

3、。（三）會議材料準備1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時 間安排一致。會議材料均應經(jīng)相關領導閱知，會前送交講話者本人。2、會務人員應對材料的印刷、 裝訂把好關， 應注意是否齊全。 如有可能， 會務人員應與相關處室逐頁核對 主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應盡量滿足其要求。（四）會場布置會場布置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、 飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設 備及值班電工等應急安排）1、會場布置形式會場布置形式可根

4、據(jù)會議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會人員數(shù)量而定。會議內(nèi)容主要為傳達文件，而發(fā)言人 數(shù)量較少、參會人數(shù)又較多時，宜采取分排式就座。 座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。2、座次排列座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員 排序均有嚴格要求。一般規(guī)律應是：（1）職能部門對排名有詳細規(guī)定的，以其排列的順序為準。（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。（3）上級來人參加會議時，應根據(jù)來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。3、席簽席簽是與會人員身份的標志。 既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時有清點人數(shù)的作用。

5、座簽一般應當 用淺紅色紙、黑字書寫。應寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。4、會場環(huán)境。根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風格的會場氣 氛。還應留意會場是否具有安全出入之通道。5 、燈光音響燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應急準備工作。音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數(shù)量應根據(jù)會場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應 逐一調(diào)試，必要時要請音響人員專司此責。6、空調(diào)、通風設備適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務人員應在開會之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi) 氣溫高時，應考慮準備折扇等物品。7、桌上

6、擺放物品主席臺擺放的會議材料，必須由會務人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要 時準備了記錄用筆及筆記本等）準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會 議規(guī)格高，參會人員較少，應由工作人員負責倒水。（五）新聞報道由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設備，及時進行會議精神傳達。 （如有必要應事先聯(lián)系新聞單位， 并安排好記者的接送工作）（六）車輛及食宿安排如需參觀，應指定車輛負責人，準備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員（七）其他事項1、會務人員要做好會議紀律宣讀及其他事項

7、的咨詢、提醒等工作。2、還應做好參會人員報到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。3、會務人員應根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時聯(lián)系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關情況 報告相關領4、會務人員應引導主席臺人員或重要領導同志就座，并注意了解參會領導是否帶齊講話稿等物品5、應注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。6、視情況統(tǒng)一會務工作人員著裝。、會間組織與服務階段1.會務人員提前 1 小時到達會場，反復檢查會場準備情況。2. 搞好會議簽到、材料分發(fā)3. 落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。會務人員應做好主持人或發(fā)言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不 能到會，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。4 、按預定方案組織與會人員由前向后依次就座5、維持好會場秩序。會議前 5 分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；會間關閉手 機或調(diào)到振動，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務工作。7、會務人員須隨時觀察并領會主席臺領導的示意，做好臨時安排的各項工作8 、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。9、如有必要，為與會人員預定車票、機票等。三、會后1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品2、組織送站。根據(jù)與會人