公文規(guī)范格式格式

1、公文規(guī)范第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司內(nèi)部文件管理， 規(guī)范文件收發(fā)、 行文及管理程序， 特制本規(guī) 范。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門、各分公司、大區(qū)。第三條 公司文件收發(fā)、綜合處理由公司總部秘書處負(fù)責(zé)，公文處理必須及時、 準(zhǔn)確、安全，保密。第二章 收文規(guī)范第四條 收文處理是指對公司外部文件的處理。第五條 外部文件指國家及省、 市各級機(jī)關(guān)、 組織及其下屬機(jī)構(gòu)、 相關(guān)單位發(fā)放 的與公司有關(guān)的各類文件。第六條 外部文件統(tǒng)一由總裁辦秘書處查收、登記，其它部門收到外部文件后， 應(yīng)送交總裁辦秘書部。第七條 總裁辦秘書處收到來文后進(jìn)行登記并附文件處理表 （見附件 1 ）。第八條 各類來文由總裁辦負(fù)責(zé)人初審，

2、 并根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見， 由專人 提交各部門具體閱處、承辦。第九條 承辦人收到文件須辦理簽收， 及時閱處。 處理完畢的文件交還總裁辦秘 書處存檔。如有需要，可自行復(fù)印保存，原件交還總裁辦秘書處。第十條 總裁辦秘書處專人負(fù)責(zé)文件的收轉(zhuǎn)、 催辦，及時督促各閱辦人處理文件。 第三章 發(fā)文規(guī)范第十一條 發(fā)文是指以公司總部及各部門、 分公司的名義行文并發(fā)至相關(guān)單位的 公文。第十二條 公文分類：以公司名稱行文的文件、部門 / 大區(qū)文件及備忘（傳真） 文件三類。第十三條 各級文件發(fā)文權(quán)限：1、代表公司立場的各類公文由總裁辦行文發(fā)布。 其中涉及重大決策、 機(jī)構(gòu)調(diào)整、 重要獎懲、傳達(dá)重要精神等文件，以紅頭

3、文件形式發(fā)布。2、代表各部門、分公司立場的重要普發(fā)性決定、通知、通報、會議紀(jì)要等由各 部門、分公司以普通文件形式行文，總裁辦審批發(fā)布。3、代表各部門、分公司立場的普通通知、請示、報告、函、會議紀(jì)要等由各部 門自行行文發(fā)布。4、人事任免等人事類公文由人力資源部行文，總裁辦秘書處審核發(fā)布。5、各大區(qū)有關(guān)高級經(jīng)理職別以上的人事類行文，需上報總部人力資源部知會。 第十四條 公文用紙：1、公司紅頭文件使用“深圳市天音通信發(fā)展有限公司文件”專用紅頭文件紙2、公司普通公文可使用自行打印的文件紙，參照公司VI 設(shè)計統(tǒng)一格式。第十五條 發(fā)文流程：1、公司級公文： 總裁辦秘書處根據(jù)公司經(jīng)理級會議精神擬定文件初稿或

4、由各部 門提交需公司行文的文件初稿，并填寫發(fā)文審批單 （見附件 1 ），由總裁 辦秘書處根據(jù)擬辦意見，履行會簽手續(xù)，經(jīng)各級審批后簽發(fā)，總裁辦秘書處 發(fā)布。2、部門重要公文：各部門提交文件初稿，并填寫發(fā)文審批單 ，由總裁辦秘 書處根據(jù)擬辦意見履行會簽手續(xù)，經(jīng)各級審批后簽發(fā)，總裁辦秘書處發(fā)布。3、部門普通公文：各部門自行擬制、審核、發(fā)布。第四章 行文規(guī)范第十六條 文件行文規(guī)范：（一）以公司名義行文的文件： 1、編號：公司所有紅頭文件由總裁辦秘書處統(tǒng)一編號；部門重要公文、普通公 文由各部門自行編號。、涉及公司決策、行政、管理、規(guī)范等事務(wù)的公文編號為：深天音 200X第X 號。、涉及人事任免的文件編號

5、為：深天音干200X第X號。、涉及人員調(diào)整、崗位變動等的文件編號為：深天音人200X第X號。2、簽發(fā)人：字體為四號楷體。、以公司名義編號下發(fā)的法規(guī)性文件、有關(guān)公司機(jī)構(gòu)人事文件，某管理專業(yè)領(lǐng) 域的法規(guī)性文件經(jīng)總裁主審后由董事長簽發(fā)。、有關(guān)公司工作指令性文件和以公司名義向外單位報送的業(yè)務(wù)性文件資料，經(jīng)秘書處審核后由總裁簽發(fā)。、某個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理類文件，由主管副總裁簽發(fā)。3、秘級：字體為四號楷體。文件秘級為分：絕密、機(jī)密、秘密三類。如屬保密文件，應(yīng)標(biāo)出該文件秘密等級。4、發(fā)文字號：字體為四號楷體，發(fā)文字號由單位代字 + 年份+順序號組成（例： 深天音人字 2002 第 1 號）。5、標(biāo)題：根據(jù)文件分

6、類及內(nèi)容確定文件名稱。如“關(guān)于發(fā)布 XX 管理規(guī)范的通 知”文件名稱應(yīng)主題明確、分類清晰，不可統(tǒng)稱為“通知” 。字體為小二號宋 體加黑。6、文件抬頭：字體為小四號 / 四號楷體。普發(fā)性文件抬頭統(tǒng)一規(guī)范為：各大區(qū)、 部門、分公司；指定收文單位的抬頭列清收文單位。7、文件正文：字體為小四號 / 四號楷體。8、文件落款：統(tǒng)一為“深圳市天音通信發(fā)展有限公司” ，禁止更改或縮略。9、發(fā)文日期：凡文件中涉及年份的小寫及其它小寫數(shù)字O的使用，除阿拉伯?dāng)?shù) 字外，請使用符號O,而不是數(shù)字0或字母0。中文小寫年份須按“二OO二” 的標(biāo)準(zhǔn)書寫，不得以“二 002 ”或“二零零二”的形式表述。10、文件主題詞：字體為

7、四號楷體加黑，詞間空一格。11 、抄報、送：字體為四號楷體加黑。12 、印制份數(shù)。字體為四號楷體。13 、附件：如有附件，應(yīng)在文件落款后、主題詞前以排序方式列明附件名稱并將附件附后。（二）部門 / 大區(qū)文件：1、范圍：公司各部門 / 大區(qū)日常管理文件和業(yè)務(wù)文件。該類文件由提案部門 /大 區(qū)總監(jiān)（負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)下發(fā)，并抄送給總裁辦秘書處存檔（銷售管理部的市場通 告類日常業(yè)務(wù)文件不在此列） 。2、文件格式（見附件 4）文頭部分：單位名稱：字體為小二號黑體 部門名稱：字體為小二號黑體加下劃線 受文對象、發(fā)文單位、副本呈送、抄送存檔、日期：字體為四號楷體 文號：字體為四號楷體，該號碼由（部門 /大區(qū)簡稱

8、）（見附件 3）+年份+月份 + 順序號構(gòu)成（例如： （東）字 2002101 即代表東區(qū) 2002 年 10 月份第 1 號 文件）。文名：字體為四號楷體加黑行文部分：正文：字體為四號 / 小四號楷體附件：字體為四號 / 小四號楷體文尾部分：核準(zhǔn)人：字體為四號黑體，該項(xiàng)由部門 /大區(qū)總監(jiān)（負(fù)責(zé)人）核準(zhǔn) 審核人：字體為四號黑體，原則上由二級部門負(fù)責(zé)人審核，如該崗位空缺，可 由該部門負(fù)責(zé)文件管理的人員統(tǒng)一審核。經(jīng)辦人：字體為四號黑體 頁數(shù)記錄：字體為五號楷體整篇文檔頁邊距為：上下頁邊距 2-3CM，左右頁邊距2.5-3.2CM （若文檔中含圖表等內(nèi)容，頁邊距可根據(jù)內(nèi)容需要調(diào)整，但上下、左右頁邊距

9、最小不超過 1CM ）。（三）備忘類文件（傳真文件） 1、范圍：無需發(fā)件人上級核準(zhǔn)的知會、備忘性質(zhì)的日常傳真文件。 2、文件格式（見附件 5）文頭部分： 標(biāo)志：為深圳市天音通信發(fā)展有限公司標(biāo)志 公司地址、電話、傳真：字體為小六號黑體 標(biāo)題：字體為小一號黑體 收件人、發(fā)件人、傳真、日期、抄送：字體為四號楷體 事項(xiàng)：字體為四號楷體加黑 緊急、請審閱、請批示、請答復(fù)、請傳閱：字體為五號黑體 行文部分正文：字體為四號 / 小四號楷體文尾部分頁碼記錄：字體為 5 號楷體整篇文檔頁邊距為：上下頁邊距 2-3CM ;左右頁邊距2.5-3.2CM （若文檔 中含圖表等內(nèi)容，頁邊距可根據(jù)內(nèi)容需要調(diào)整，但周邊頁邊

10、距最小不超過 1CM ）。第五章 文件的發(fā)放、保管、借閱及辦理第十七條 總部將文件以送達(dá)信息平臺的形式發(fā)放。 各大區(qū)、 部門、分公司應(yīng)及 時查閱。在負(fù)責(zé)人出差情況下， 與本部密切相關(guān)的緊急文件內(nèi)容應(yīng)以 電話形式通知到負(fù)責(zé)人。第十八條 紅頭文件原件由總裁辦秘書部專人進(jìn)行分類存檔，保證檔案的齊全、 完整。個人不得擅自留存、銷毀公文。第十九條 沒有歸檔和保存價值的公文， 經(jīng)過鑒別和總裁辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 可以定 期銷毀。 銷毀時應(yīng)使用碎紙機(jī)徹底銷毀， 并要由兩人監(jiān)銷， 保證文件 不丟失，不漏泄。第二十條 員工經(jīng)部門主管許可，到總裁辦秘書處文件保管員處查閱和復(fù)印文 件，原則上文件原件不予借出， 特殊情況必

11、須借出時， 應(yīng)辦理文件借 閱手續(xù)，定期歸還。第二十一條 各部門領(lǐng)導(dǎo)必須保證文件精神在四個工作日內(nèi)傳達(dá)到每位員工， 并對員工們的任何疑問做好解釋、分析工作。如不能解釋的，應(yīng)即 時與發(fā)文單位聯(lián)系。如文件要求反饋意見，各員工應(yīng)積極配合按要求做出反饋第二十二條 對公司發(fā)文具有承辦任務(wù)的部門，部門負(fù)責(zé)人或指定的專人必須抓緊辦理，不得延誤、推諉。涉及與其它部門協(xié)作的，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，協(xié)商有分歧的，由秘書處協(xié)調(diào)，共同解決。第六章附則第二十三條 本規(guī)定自頒布之日起實(shí)行，以前文件與此不符的，按此文件執(zhí)行。第二十四條總裁辦將不定期對各部的公文規(guī)范執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查并通報。第二十五條本規(guī)定由總辦秘書

12、處負(fù)責(zé)執(zhí)行和解釋。附件1 5:文件處理表、發(fā)文審批單、部門/大區(qū)簡稱表、部門/大 區(qū)文件格式備忘類文件格式。附件1 :深圳市天音通信發(fā)展有限公司文件處理表來文單位來文文號字第（）號來文名稱/ 主題發(fā)文日期收文日期收文編號（天音收字）號內(nèi)容摘要：擬辦意見：送/退日期閱辦人簽名送/退日期閱辦人簽名承辦意見：公司領(lǐng)導(dǎo)批示：辦理結(jié)果：文件處理周期歸檔人簽名附件2 :發(fā)文審批單簽發(fā)CEO秘書處核稿C00會辦核稿部門負(fù)責(zé)人擬稿人標(biāo)題附件抄報抄送主送正文：附件3 :部門/大區(qū)簡稱表部門/大區(qū)簡稱總裁辦辦人力資源部人財務(wù)部財銷售管理部銷市場部推丿部市物流中心物審計部審大客戶服務(wù)部服南區(qū)南東區(qū)東北區(qū)北新產(chǎn)品業(yè)務(wù)部新培訓(xùn)發(fā)展部培MOT產(chǎn)品業(yè)務(wù)部MOT信息管理部信采購部采運(yùn)營商關(guān)