貿(mào)易公司采購(gòu)管理制度

1、采購(gòu)管理制度第一條 為規(guī)范山谷藍(lán) / 泰科曼公司的采購(gòu)管理， 保證銷售所需商品的及時(shí)、 合理采購(gòu)， 特制定本制度。第二條 采購(gòu)計(jì)劃的制定：采購(gòu)活動(dòng)必須有計(jì)劃地進(jìn)行， 采購(gòu)計(jì)劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標(biāo)， 并應(yīng)根據(jù)生 產(chǎn)廠家的進(jìn)貨要求、 根據(jù)公司總體的銷售業(yè)務(wù)計(jì)劃及策略產(chǎn)品的銷售計(jì)劃來(lái)確定公司總體的 采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃分為年度采購(gòu)計(jì)劃、季度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。（一）年度采購(gòu)計(jì)劃的制定：總經(jīng)理將廠家的年度進(jìn)貨任務(wù)交商務(wù)部， 同時(shí)銷售總監(jiān)助理將經(jīng)過(guò)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通 過(guò)的年度業(yè)務(wù)計(jì)劃交商務(wù)部， 庫(kù)存管理員上報(bào)庫(kù)存狀況統(tǒng)計(jì)表， 商務(wù)經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃、 廠 家任務(wù)、歷史數(shù)據(jù)和庫(kù)存情況制定年度采購(gòu)

2、計(jì)劃，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后報(bào)總經(jīng)理審批。（二）季度采購(gòu)計(jì)劃的制定： 每季度末，商務(wù)部必須制定下個(gè)季度的采購(gòu)計(jì)劃，季度采購(gòu)計(jì)劃主要適用于采購(gòu)周期 較長(zhǎng)的商品。制定采購(gòu)計(jì)劃之前，商務(wù)部須取得如下資料：1各地區(qū)辦事處每季度末上報(bào)下個(gè)季度的商品訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括商品種類、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息，并注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū)經(jīng)理審核簽字后，交銷售總 監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務(wù)部。 （商品訂貨預(yù)估表見(jiàn)附表）2市場(chǎng)部每季度末上報(bào)策略產(chǎn)品或重點(diǎn)產(chǎn)品的訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括策略產(chǎn)品 種類、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息，并注明需到貨日期，由產(chǎn)品經(jīng)理審核簽字后，交市場(chǎng)總 監(jiān)審核后交商務(wù)部。3商務(wù)經(jīng)理根據(jù)銷售部、市場(chǎng)

3、部上報(bào)的產(chǎn)品訂貨預(yù)估，并結(jié)合庫(kù)存情況、歷史數(shù)據(jù) 及廠家任務(wù)的完成情況，制定下個(gè)季度的采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。（三）月度采購(gòu)計(jì)劃的制定季度采購(gòu)計(jì)劃不足的部分應(yīng)以月度采購(gòu)計(jì)劃作為補(bǔ)充， 月度采購(gòu)計(jì)劃的制定程序同季度 采購(gòu)計(jì)劃，月度采購(gòu)計(jì)劃主要適用于采購(gòu)周期較短的商品。四） 山谷藍(lán)主機(jī)設(shè)備類產(chǎn)品的采購(gòu)采取預(yù)訂方式進(jìn)行，銷售訂單簽定并經(jīng)審核后， 由醫(yī)院或經(jīng)銷商交付一定金額的訂金后，方可執(zhí)行采購(gòu)。（五） 臨時(shí)性采購(gòu)若有臨時(shí)性或緊急性的采購(gòu)需求， 由各地辦事處或市場(chǎng)部提出申請(qǐng)， 地區(qū)經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng) 理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場(chǎng)總監(jiān)審核，再交總經(jīng)理審批后交與商務(wù)部執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。維修備件的采購(gòu)由維

4、修部根據(jù)維修備件銷售需求并結(jié)合備件的庫(kù)存狀況制定備件采購(gòu) 計(jì)劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批，再交商務(wù)部執(zhí)行。第三條 采購(gòu)程序及說(shuō)明（一）采購(gòu)訂單審核1 采購(gòu)管理員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃情況制作采購(gòu)訂單，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)相關(guān)的信息分析并對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行初步審核并簽字。2 商務(wù)經(jīng)理審核后，將采購(gòu)訂單交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。3 總經(jīng)理審批后交商務(wù)經(jīng)理，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況指導(dǎo)采購(gòu)管理員執(zhí)行。（二）采購(gòu)訂單跟蹤及發(fā)貨采購(gòu)管理員須密切跟蹤供貨商對(duì)訂單的備貨情況， 適時(shí)、 合理地安排訂單的發(fā)貨， 并根 據(jù)訂單的實(shí)際情況選擇合適的運(yùn)輸方式， 既要保證庫(kù)存和銷售合同的交貨期， 又要降低所有 產(chǎn)品的采購(gòu)成本。（三）采購(gòu)

5、訂單到貨及驗(yàn)收1. 采購(gòu)訂單發(fā)貨后，采購(gòu)管理員應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)貨商提供的進(jìn)口單據(jù)，審核無(wú)誤后交 與外貿(mào)公司，并督促報(bào)關(guān)行在最短時(shí)間內(nèi)完成清關(guān)，將貨送到庫(kù)房或是指定的地點(diǎn)。2. 采購(gòu)管理員須提前三天將進(jìn)口報(bào)關(guān)箱單傳真給倉(cāng)庫(kù)管理員，以便其做好接貨、 入庫(kù)準(zhǔn)備。3. 采購(gòu)管理員須隨時(shí)將采購(gòu)訂單錄入商務(wù)軟件系統(tǒng)，并在到貨后， 及時(shí)將采購(gòu)的相關(guān)單據(jù)（包括發(fā)票、 箱單、 關(guān)稅和增值稅稅單、 報(bào)關(guān)雜費(fèi)清單） 遞交給財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員， 以便財(cái)務(wù)及時(shí)入帳，同時(shí)留一份存檔備案。4. 采購(gòu)到貨驗(yàn)收時(shí)， 出現(xiàn)到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫(kù)的問(wèn)題時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知采購(gòu)管理員，并按相應(yīng)的程序處理。（四）采購(gòu)相

6、關(guān)款項(xiàng)支付1進(jìn)口關(guān)稅、增值稅支付：商務(wù)部須提前一周書(shū)面通知財(cái)務(wù)經(jīng)理預(yù)計(jì)所需關(guān)稅、增值稅金額， 以便財(cái)務(wù)部門做好準(zhǔn)備； 需交納進(jìn)口稅款時(shí)， 由采購(gòu)管理員根據(jù)稅單填寫(xiě)付款 申請(qǐng)，交商務(wù)經(jīng)理審核后，交財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批后，出納開(kāi)出支票，交采購(gòu)管理員去銀行交納。2 報(bào)關(guān)雜費(fèi)的支付：采購(gòu)管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)當(dāng)月所有報(bào)關(guān)雜費(fèi)的清單，確認(rèn)無(wú)誤 后，填寫(xiě)付款申請(qǐng)， 交商務(wù)經(jīng)理審核， 再交財(cái)務(wù)部門審核， 總經(jīng)理審批后， 由出納開(kāi)出支票， 交采購(gòu)管理員支付，所有當(dāng)月報(bào)關(guān)雜費(fèi)須在每月月底前支付完畢。3 需要支付采購(gòu)貨款時(shí)，由財(cái)務(wù)部門書(shū)面提前一天通知商務(wù)部支付金額和要求付 款日期； 采購(gòu)管理員接財(cái)務(wù)部門通知后填寫(xiě)貨款支付申請(qǐng)單， 交由商務(wù)經(jīng)理審核簽字后， 交