某地產(chǎn)行政人事管理制度手冊(cè)

1、地產(chǎn)行政人事管理制度手冊(cè)行政人事治理制度手冊(cè)1.1 政人事部組織架構(gòu)及人員編制.組織結(jié)構(gòu),人員編制1.2 轄范疇1.3 位職責(zé)1.4 1行政人事經(jīng)理崗位職責(zé)3.2 行政人事主管崗位職責(zé)3.3 行政人事助理崗位職責(zé)3.4 物資采購(gòu)員崗位職責(zé)3.5 倉(cāng)庫(kù)治理員崗位職責(zé)3.6 宿舍治理員崗位職責(zé)4.工作規(guī)程/制度4.1 行政治理工作規(guī)程1 .1.1公文處理工作規(guī)程4 .1.2印章治理工作規(guī)程4.1.3保密治理工作規(guī)程4.1.4檔案治理工作規(guī)程4.1.5固定資產(chǎn)治理工作規(guī)程4.1.6辦公用品治理工作規(guī)程4.1.7會(huì)議制度4.1.8職員降服治理工作規(guī)程4.1.9倉(cāng)庫(kù)治理工作規(guī)程4.1.10宿舍治理制度4

2、.1.11職員食堂治理制度4.2人事治理工作規(guī)程1. 2.1人事聘請(qǐng)、調(diào)配、勞動(dòng)關(guān)系解除治理工作規(guī)程4. 2.2培訓(xùn)治理工作規(guī)程5.相關(guān)質(zhì)量記錄表格5.1 附件一發(fā)文處理單5. 2附件二外來(lái)文件清單5. 3附件三文件傳閱單5. 4附件四文件發(fā)放登記表5. 5附件五用章申請(qǐng)表5. 6附件六印章借用審批表5. 7附件七檔案移交書(shū)5. 8附件八檔案移交案卷名目表5. 9附件九卷內(nèi)名目5.1 附件十檔案借閱申請(qǐng)表5.2 附件十一檔案借還登記表5. 12附件十二檔案鑒定申請(qǐng)表5.13附件十三檔案鑒定與銷毀名目5. 14附件十四資產(chǎn)登記表5.15 附件十五資產(chǎn)調(diào)撥單5.16 附件十六固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表5.

3、17 附件十七低值易耗品報(bào)廢審批表5.18附件十八固定資產(chǎn)賠償審批表5.19附件十九資產(chǎn)盤點(diǎn)表5.20附件二十資產(chǎn)移交表5.21附件二十一打印/復(fù)印登記表5.22附件二十二辦公用品領(lǐng)用登記表5.23附件二十三行車記錄表5.24附件二十四會(huì)議簽到表5.25附件二十五入庫(kù)單5.26附件二十六出庫(kù)單5.27附件二十七臺(tái)賬”5.28附件二十八物品領(lǐng)用登記表5.29附件二十九物品借用登記表5.30附件三十盤點(diǎn)表5.31附件三十一職員聘請(qǐng)登記表5.32附件三十二而談?dòng)涗洷?.33附件三十三轉(zhuǎn)正審批表5.34附件三十四調(diào)動(dòng)通知書(shū)5.35附件三十五交接清單5.36附件三十六職員離職表5.37附件三十七培訓(xùn)（會(huì)

4、議）記錄表5.38附件三十八培訓(xùn)打算表1 .行政人事部組織架構(gòu)及人員編制組織架構(gòu)（略）人員各項(xiàng)目依照項(xiàng)目的規(guī)模和實(shí)際情形確定人員編制。2 .管轄范疇行政人事部是項(xiàng)目的行政人事職能部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)及客戶服務(wù)中心的指導(dǎo)下開(kāi)展工作。要緊負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心的行政治理和人力資源治理工作。包括行政事務(wù)、制度建設(shè)、后勤保證、對(duì)外事務(wù)、人員聘請(qǐng)、人員培訓(xùn)、薪酬治理、人員考核等工作。3 .崗位職責(zé)3.1 行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé)3.1.1 層級(jí)關(guān)系：3.1. 1.1直截了當(dāng)上級(jí)：總物業(yè)經(jīng)理3.1.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：行政人事副經(jīng)理、行政人事助理、物資采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)治理員、宿舍治理員3.1.2崗位職責(zé)：3.1.2.1貫

5、徹執(zhí)行總物業(yè)經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示：3.1.2.2定期向總物業(yè)經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及打算；3.1.2.3及時(shí)發(fā)覺(jué)治理中的問(wèn)題，組織和諧工作流程的改進(jìn)，主動(dòng)和諧并有效解決客服中心內(nèi)的問(wèn)題。3.1.2.4制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落實(shí)情形；3.1.2.5負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心各種會(huì)議、活動(dòng)的組織籌備工作：3.1.2.6代表客戶服務(wù)中心與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系，接待客戶服務(wù)中心重要來(lái)訪客人，處理行政人事方面的重要函件；3.1.2.7負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客服中心的資產(chǎn)及檔案治理工作；統(tǒng)籌客服中心各類證照的辦理：3.1.2.8負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客戶服務(wù)中心的后勤服務(wù)工

6、作，制造和保持良好的工作環(huán)境：3.1.2.9組織客戶服務(wù)中心有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查客戶服務(wù)中心保密工作的執(zhí)行情形：3.1,2.10負(fù)責(zé)和諧客戶服務(wù)中心部門間的合作關(guān)系，調(diào)解工作中發(fā)生的問(wèn)題，定期組織做好辦公職能檢查：3.1.2.11協(xié)助公司建立并愛(ài)護(hù)組織架構(gòu)，明確各部門職責(zé)及各崗位權(quán)責(zé)及工作關(guān)系；3.1.2.12負(fù)責(zé)規(guī)范與完善公司相關(guān)治理制度，積極倡導(dǎo)企業(yè)文化導(dǎo)向，推動(dòng)與營(yíng)造客服中心健康文化氛圍；推進(jìn)集團(tuán)內(nèi)部的企業(yè)文化建設(shè)，增加職員對(duì)企業(yè)的歸屬感和忠誠(chéng)度;3.1.2.13建立、推進(jìn)、完善符合公司業(yè)務(wù)需求及進(jìn)展的培訓(xùn)體系，組織落實(shí)培訓(xùn)工作，提高職員的任職技能，促進(jìn)職員的職業(yè)化進(jìn)

7、展；3.1.2.14建立和培訓(xùn)職業(yè)化的人才隊(duì)伍，培養(yǎng)、選拔及舉薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部：3.1.2.15負(fù)責(zé)組織職員集體活動(dòng)及文化生活；3.1. 2.16完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.2. 政人事主管3.3. 2.1層級(jí)關(guān)系：3.2.1.1直截了當(dāng)上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.2.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：無(wú)3.2.2崗位職責(zé)：3.2.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.2.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及打算；3.2.2.3協(xié)助行政人事經(jīng)理開(kāi)展后勤、資產(chǎn)治理等工作；3.2.2.4負(fù)責(zé)辦理客戶服務(wù)中心各類營(yíng)業(yè)證照及年審工作，對(duì)各類證照及時(shí)進(jìn)行檔案登記:3.2.2.5協(xié)助行政人事經(jīng)理

8、監(jiān)督、檢查本部門各崗位工作任務(wù)的執(zhí)行情形；3. 2.2.6完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3行政人事助理3.3.1層級(jí)關(guān)系：3.3.1.1直截了當(dāng)上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.3.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：無(wú)3.3.2崗位職責(zé)：3.3.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示；3.3.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及打算；3.3.2.3負(fù)責(zé)操縱客戶服務(wù)中心各項(xiàng)行政費(fèi)用的開(kāi)支：3.3.2.4協(xié)助組織客戶服務(wù)中心的團(tuán)隊(duì)及文化活動(dòng)；3.3.2.5在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門的檔案治理、人員聘請(qǐng)、客戶服務(wù)中心內(nèi)部溝通、文件收發(fā)等工作：3.3,2.6貫徹執(zhí)行職員的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建

9、設(shè)，不斷提高職員的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平：3.3.2.7負(fù)責(zé)審核、辦理職員請(qǐng)假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情形，定期制作職員薪酬表：3.3.2.8配合各部門的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以及人員聘請(qǐng)、后勤組織工作；3.3.2.9負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系的聯(lián)系、和諧工作；3.3.2.10負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心人事、文檔治理工作，收集各類人員信息建立人才庫(kù)，為推動(dòng)客戶服務(wù)中心物業(yè)治理工作的進(jìn)展出謀獻(xiàn)策；3.3.2.11完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.4物資采購(gòu)員3.4.1 層級(jí)關(guān)系：3.4.1.1直截了當(dāng)上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.4.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：無(wú)3.4.2崗位職責(zé)：3.4.2.1貫徹執(zhí)行行政人事

10、經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示：3.4.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及打算；3.4.2.3嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；3.4.2.4負(fù)責(zé)日常零星物資采購(gòu)，收集采購(gòu)資料，填寫(xiě)和匯總各部門提交的物資申請(qǐng)單或物資/服務(wù)供方1品牌）申請(qǐng)表,報(bào)行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方可采購(gòu)，對(duì)手續(xù)不齊全的申請(qǐng)物資不予購(gòu)買，嚴(yán)禁在采購(gòu)時(shí)收取回扣或有違公司財(cái)務(wù)治理相關(guān)規(guī)定的行為；3.4.2.5做到所需物資及時(shí)購(gòu)買，及時(shí)入庫(kù)，做好登記和報(bào)銷手續(xù)：3.4.2.6了解各類物資的合理價(jià)格及要求，確保物美價(jià)廉，努力節(jié)約成本開(kāi)支：3.4.2.7每月對(duì)各部門日常修理材料、清潔用具

11、進(jìn)行集中采購(gòu)，積極認(rèn)確實(shí)完成采購(gòu)、供應(yīng)工作，保證物品質(zhì)量、價(jià)格的合理性：3.4.2.8每季度填寫(xiě)物資采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)工作評(píng)估表,并于每季度首月15日前報(bào)總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財(cái)務(wù)部備案；3.4.2.9完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.5倉(cāng)庫(kù)治理員3.5.1層級(jí)關(guān)系：3.5.1.1直截了當(dāng)上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.5.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：無(wú)3.5.2崗位職責(zé)：3.5.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示：3.5.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及打算；3.5.2.3嚴(yán)格執(zhí)行公司倉(cāng)庫(kù)治理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；3.5.2.4負(fù)責(zé)對(duì)通過(guò)檢驗(yàn)合格的物資按指定位置

12、入庫(kù)，核實(shí)后登記入賬：3.5.2.5依照物資的性能、品種、型號(hào)、用途、包裝等特點(diǎn)以及易燃、易爆、易揮發(fā)、易受潮物資的特性和倉(cāng)庫(kù)條件，實(shí)行分區(qū)分類的物資定位治理，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)各類物資必須做好標(biāo)識(shí)，所有物資包裝標(biāo)識(shí)一律向外；3.5.2.6物資的出庫(kù)必須憑客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽發(fā)的物資領(lǐng)（借）用單以項(xiàng)目應(yīng)清晰，否那么應(yīng)拒絕發(fā)放物資；3.5.2.7關(guān)于日常借出之用具、器具，入庫(kù)時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢證，確認(rèn)無(wú)損后方可入庫(kù)，關(guān)于不常用的工具、器具要定期愛(ài)護(hù)：3.5.2.8保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的溫、濕度，并做好清潔工作，配備好必要的火火器材：3.5.2.9物資出庫(kù)必須及時(shí)登帳，物資要按照先進(jìn)先出的原那么發(fā)放：3.5.2.10每月25號(hào)

13、需對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并報(bào)行政人事經(jīng)理審核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批:3.5.2.11每月28號(hào)前統(tǒng)計(jì)上月材料使用情形，并將下月所需材料申請(qǐng)表報(bào)行政人事經(jīng)理審核，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批后，交采購(gòu)員購(gòu)買；3.5.2.12負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心各類資產(chǎn)的治理工作，設(shè)立資產(chǎn)分類賬本，每月進(jìn)行核查工作,把握各類資產(chǎn)的使用狀況、技術(shù)性能：3.5.2.13負(fù)責(zé)資產(chǎn)（包括低值易耗品）購(gòu)置或報(bào)廢；3.5.2.14熟悉使用公司資產(chǎn)治理軟件，依照每月資產(chǎn)核查情形及時(shí)予以修改更正；3.5.2.15對(duì)樣板房物資和地產(chǎn)方托付代管物資進(jìn)行治理：3. 5.2.16完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.6宿舍治理員3.6.1層級(jí)關(guān)系：3.6.1.1

14、直截了當(dāng)上級(jí)：行政人事經(jīng)理3.6.1.2直截了當(dāng)下級(jí)：無(wú)3.6.2崗位職責(zé)：3. 6,2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示：4. 6.2.2負(fù)責(zé)監(jiān)督做好職員宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃及整理工作；5. 6.2.3按規(guī)定對(duì)住宿人員進(jìn)行登記，安排床位：6. 6.2.4檢查工作區(qū)域內(nèi)住宿秩序及安全工作：7. 6.2.5保持樓層內(nèi)各項(xiàng)設(shè)施的完好和運(yùn)行正常；8. 6.2.6對(duì)住宿人員提供叫早、留言、傳呼等服務(wù)：9. 6.2.7處理工作區(qū)域內(nèi)顯現(xiàn)的意外情形；10. 6.2.8完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。11. 作規(guī)程/制度11.1 政治理工作規(guī)程11.1.1 文處理工作規(guī)程4.1.1.1目的使公文的形成

15、、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密。4.1.1.2適用范疇所有外來(lái)及本中心文件。4.1.1.3公文的處理4.1.1.3.1公文種類：除外來(lái)函外，本中心的公文是中心及所屬物業(yè)公司在企業(yè)治理過(guò)程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹中心決策、執(zhí)行上級(jí)和主管部門的指示、公布規(guī)章制度、實(shí)行行政治理措施、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情形和交流體會(huì)，和諧內(nèi)部和對(duì)外交往的重要工具，也是中心行使職能的重要手段和依據(jù)。依照實(shí)際工作需要，按照公文使用范疇和作用要緊使用以下文種:4. 1.1.3.1.1決議：凡通過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。4.1. 1.3.1.2決定：對(duì)某些重

16、要事項(xiàng)或重要問(wèn)題做出安排或處理。4.1.1.3.1.3通知：是''公布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)（部門）、同級(jí)機(jī)關(guān)（部門）和不相隸屬機(jī)關(guān)（部門）的公文批轉(zhuǎn)所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種"。常用"會(huì)議通知"、''任免通知"等。4.1.1.3.1.4通報(bào)：通報(bào)工作情形或好壞典型事例及體會(huì)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)、批判后進(jìn)等用''通報(bào)"。4.1.1.3.1.5報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)（部門）匯報(bào)工作，反映情形，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)（部門）的詢問(wèn)等。4.1.1.3.1.6請(qǐng)示：

17、要求上級(jí)機(jī)關(guān)（部門）對(duì)某些重要工作做出指示、答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用''請(qǐng)示"。4.1.1.3.1.7批復(fù)：批準(zhǔn)或答復(fù)下屬單位（部門）請(qǐng)示的事項(xiàng)。4.1.1.3.1.8函：與不相隸屬機(jī)關(guān)（部門）或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用、'函"。4.1.1.3.1.9會(huì)議紀(jì)要：記載或傳達(dá)會(huì)議要緊精神和決定事項(xiàng)。4.1.1.3.2公文格式嚴(yán)格參照由物業(yè)治理中心下發(fā)的金碧物業(yè)地區(qū)分公司公文發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)格式及集團(tuán)恒地司辦字2007第005號(hào)公文標(biāo)準(zhǔn)格式執(zhí)行。4.1.1.3.3發(fā)文辦理4.1.1.3.3.1公文起草的差不多要求4.1.1.3.3.1.1重點(diǎn)

18、要突出，觀點(diǎn)要鮮亮，論理要清晰，文字要精練，用詞要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，層次要分明：4.1.1.3.3.1.2擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書(shū)寫(xiě)或打印，不得用圓珠筆或紅筆書(shū)寫(xiě)：4.1.1.3.3.1.3文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負(fù)責(zé)擬稿的人員要對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。4.1.1.3.3.2公文的審批簽發(fā)程序行文稿先由行文部門經(jīng)理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一樣不得直截了當(dāng)將文稿呈送中心領(lǐng)導(dǎo)：如需會(huì)簽的，送會(huì)簽部門審稿，然后由行政人事助理將符合要求的文稿送中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。''請(qǐng)示"、''報(bào)告"和對(duì)外行文由中心總物

19、業(yè)經(jīng)理簽發(fā)，一樣例行事務(wù)性公文，由部門經(jīng)理簽發(fā),最后安排打印。4.1.1.3.3.3正式發(fā)文需填寫(xiě)發(fā)文處理單,簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可用印、分發(fā)及登記。4.1.1.3.3.4公文正式印制前，行政部（行政人事部）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。4.1.1.3.4收文辦理4.1.1.3.4.1一切外來(lái)公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并依照實(shí)際需要及時(shí)分送（各部門應(yīng)簽收），同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放登記表;4.1.1.3.4.2依照公文性質(zhì)和內(nèi)容，由行政人事助理提出處理意見(jiàn)，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或依照需要交有關(guān)業(yè)務(wù)

20、部門辦理，并附文件傳閱單處4.1.1.3.4.3凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政人事助理負(fù)責(zé)催辦，并將落實(shí)結(jié)果報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。4.1.1.3.4.4承辦公文是指同意辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請(qǐng)示的公文，凡屬本中心權(quán)限范疇內(nèi)能批復(fù)的事項(xiàng)，一樣先由業(yè)務(wù)部門提出意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議決定后再批復(fù)呈文單位，時(shí)限一樣不得超過(guò)一周，重要事項(xiàng)和重要問(wèn)題的請(qǐng)示，可直截了當(dāng)送領(lǐng)導(dǎo)批閱后批復(fù)，時(shí)限不得超過(guò)三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時(shí)催辦和跟蹤，幸免延誤。4.1.1.3.5公文歸檔4.1.1.3.5.1公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得儲(chǔ)存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

21、4.1.1.3.5.2歸檔范疇內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)依照其相互聯(lián)系、特點(diǎn)和儲(chǔ)存價(jià)值整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的要緊工作情形，便于保管和利用。4.1.1.3.5.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)儲(chǔ)存復(fù)印件或其他形式的公文副本。4. 1.1.3.5.4本單位負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。4.1. 1.3.5.5擬制、修改和簽批公文書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4.1.1.3.6公文的整理與銷毀4.1.1.3.6.1公文由行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。4.1.1.3.6.2行政人事部應(yīng)

22、當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。4.1.1.3.6.3密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)在辦公室閱辦，不準(zhǔn)帶離，不準(zhǔn)擅自傳閱或復(fù)印。復(fù)制上級(jí)單位的隱秘公文，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印單位名稱、翻印日期和份數(shù)：公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位證明章。復(fù)制公文應(yīng)當(dāng)與正式公文同樣治理。4.1.1.3.6.4公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4.1.1.3.6.5公文銷毀應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行。1.1. 1.4引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4. 1.1.4.1«發(fā)文處理單5. 1.1.4.2«外來(lái)文件清單6. 1.1.4.3«文件傳閱單

23、6.1. 1.4.4«文件發(fā)放登記表4.1.2印章治理工作規(guī)程4.1.2.1目的加強(qiáng)、規(guī)范印章的治理，愛(ài)護(hù)印章的法定權(quán)威及使用效用。4.1.2.2范疇本制度適合于中心印章治理及設(shè)有部門印章的各部門印章治理。4.1.2.3職責(zé)行政人事部是印章治理的職能部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督本規(guī)定的實(shí)施。4.1.2.4印章的啟用與停用、銷毀4.1.2.4.1印章啟用（包括舊印章?lián)Q用新印章）。由中心或啟用印章部門提出書(shū)面申請(qǐng),行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后申報(bào)、亥IJ制、啟用。4.1.2.4.2印章停用。由中心或擬停用印章部門提出書(shū)面申請(qǐng)，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后執(zhí)行。4.1.2.4.3印章銷毀。按公司

24、規(guī)定執(zhí)行。4.1.2.5印章保管4.1.2.5.1中心印章：行政人事部印章治理員治理。4.1.2.5.2部門印章：由部門經(jīng)理指定專人治理。4.1.2.5.3印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時(shí)收存鎖好。4.1.2.6印章使用審批規(guī)定4.1.2.6.1中心印章的使用，由中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，部門印章的使用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。4.1. 2.6.2使用各級(jí)印章須先填寫(xiě)行政人事部制定的用章申請(qǐng)表,呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到印章治理員處加蓋印章。4.1.2. 6.3印章治理員必須認(rèn)真檢查用印文書(shū)審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。4.1.3. 6.4不得在空白紙張、憑證、

25、空白介紹信和空白便函上用印，如有專門需要，需按公司規(guī)定權(quán)限審批。4.1.4. 6.5如因工作需要將印章帶出室外使用，應(yīng)事先填寫(xiě)印章借用審批表報(bào)批，獲準(zhǔn)后由印章治理人員和經(jīng)辦人共同攜帶出外使用。4.1.5. 6.6顯現(xiàn)急需用印的文書(shū)，在有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)未能及時(shí)簽字的情形下，須由印章治理員和用印申請(qǐng)人共同在場(chǎng)，請(qǐng)示有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后的1個(gè)工作日以內(nèi)完成補(bǔ)簽手續(xù)。4.1.2.7責(zé)任印章治理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，中心一律視作個(gè)人行為,由此而引起的法律責(zé)任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔(dān)。同時(shí)中心將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸

26、犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。4.1.2.8引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4.1.2.8.1«用章申請(qǐng)表4.1.2.8.2«印章借用審批表4.1.3保密治理工作規(guī)程4.1.3.1目的加強(qiáng)中心對(duì)保密工作的規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)，確保中心保密工作落實(shí)到中心每一個(gè)職員。4.1.3.2適用范疇中心及所屬各部門。4.1.3.3保密員的設(shè)立中心行政人事部設(shè)保密員（由行政人事助理兼任）1人，負(fù)責(zé)中心隱秘文件、資料以及涉密業(yè)務(wù)的治理工作，各部相應(yīng)確定兼職保密員1人。4.1.3.4保密事項(xiàng)4.1.3.4.1與中心有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。4.1.3.4.2中心各級(jí)須保密的辦公會(huì)議記錄。4.1.3.4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

27、憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、職職員資表等。4.1.3.4.4本中心質(zhì)量體系有關(guān)文件資料。4.1.3.5隱秘文件、資料的治理4.1.3.5.1所有隱秘文件未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)不得擅自翻印，如需復(fù)制，須按規(guī)定申請(qǐng)審批。4.1.3.5.2收發(fā)隱秘文件資料，由行政人事部保密員負(fù)責(zé)；有關(guān)調(diào)查材料，檢舉揭發(fā)材料由行政人事部或部門專人負(fù)責(zé)：凡署名中心領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)拆封；隱秘文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁將隱秘文件、資料放在不安全的地點(diǎn)。4.1.3.5.3隱秘文件、資料必須放入保密柜內(nèi)，由保密員治理，個(gè)人不得儲(chǔ)存：定期清查退，如發(fā)覺(jué)丟失，要及時(shí)報(bào)告并追查處理。4.1.

28、 3.6通訊保密規(guī)定4.1.3. 6.1各部門由專人治理的辦公設(shè)備，非本機(jī)使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。4.1.4. 6.2電腦工作人員要嚴(yán)守保密制度，幸免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、更換或丟失。4.1.5. 6.3任何個(gè)人都不準(zhǔn)在通信、通話中涉及本中心在商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的重要信息；個(gè)人不得偷看中心隱秘文件和打聽(tīng)中心隱秘性的會(huì)議內(nèi)容。4. 1.3.7泄密的處理凡發(fā)生遺失中心隱秘文件、資料或泄密案件時(shí)，應(yīng)趕忙向行政人事部保密員和中心領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施：發(fā)生竊密案件，還應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓膊块T報(bào)告。4.1. 4檔案治理工作規(guī)程4.1.4.1目的使中心的檔案治理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用

29、及保密。4.1.4.2適用范疇客戶服務(wù)中心所有檔案及對(duì)業(yè)主檔案的治理。4. 1.4.3職責(zé)4.1. 4.3.1行政人事部是客服中心檔案治理的主管部門，需設(shè)立中心統(tǒng)一檔案客服中心，每三個(gè)月組織各部門檔案員進(jìn)行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料移交工作。4.1.4. 3.2行政人事部負(fù)責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對(duì)外往來(lái)的各類公文、中心內(nèi)部重要文件；中心內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)治理相關(guān)政策、法規(guī)等等的治理工作。4.1.5. 3.3總管部負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案資料、物業(yè)資料、出租房屋資料、車輛資料、收費(fèi)資料、業(yè)主委員會(huì)資料等的治理工作。4.1.6. 3.4工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)、施工資料、修

30、理、保養(yǎng)打算、外委工作記錄等技術(shù)檔案及工程圖紙等的治理工作。4.1.7. 3.5保安部負(fù)責(zé)治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等相關(guān)資料的治理工作。4.1.4.3.6社區(qū)文化部負(fù)責(zé)社區(qū)文化資料的治理工作。4.1.4.4檔案治理范疇4.1.4.4.1行政檔案資料4.1.4.4.2人事治理相關(guān)材料。客戶服務(wù)中心人員設(shè)置、聘請(qǐng)、培訓(xùn)、定崗定編、調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。4.1.4.4.3中心證照及其他相關(guān)資料。4.1.4.4.4中心對(duì)外往來(lái)的各類公文、中心內(nèi)部重要文件等。4.1.4.4.5中心內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄。包括但不限于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品。4.1.4.4.6物業(yè)治理相

31、關(guān)政策、法規(guī)等。4.1.4.4.7業(yè)戶檔案資料。要緊有入住通知書(shū)、住戶家庭情形登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請(qǐng)表等。4.1.4.4.8物業(yè)資料。4.1.4.4.9物業(yè)經(jīng)營(yíng)治理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)進(jìn)展文件、小區(qū)治理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。4.1.4.4.10出租房屋資料。4.1.4.4.11車輛資料。4.1.4.4.12收費(fèi)資料。4.1.4.4.13業(yè)主委員會(huì)資料。4.1.4.4.14工程技術(shù)檔案。包括工程設(shè)計(jì)、施工資料、修理、保養(yǎng)打算、外委工作記錄等。4.1.4.4.15工程圖紙資料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工

32、圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。4. 1.4.4.16治安資料。4. 1.4.4. 17消防資料。4. 1.4.4. 18保衛(wèi)、安全、秩序資料。4. 1.4.4. 19社區(qū)文化資料。4. 1.4.4.20其他資料。4.1. 4.5檔案資料的移交和歸檔要求4.1.4. 5.1移交前資料治理4.1. 4.5.1.1檔案資料在移交前由中心檔案資料員負(fù)責(zé)存檔治理。4.1.4. 5.1.2中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒）內(nèi)，中心檔案資料員對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。4.1.5. 5.1.3存放的檔案資料依照自己的使用頻率和密級(jí)性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定

33、半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。關(guān)于自己儲(chǔ)存的檔案資料，按類別和年限兩級(jí)分類分柜存放。4.1.4.5.2移交4.1.6. 5.2.1依照需要，客戶服務(wù)中心定期將以下資料移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一治理（移交相關(guān)表格請(qǐng)參見(jiàn)檔案移交書(shū)、檔案移交案卷名目表、卷內(nèi)名目）,實(shí)物檔案、聲像檔案、資料類檔案等其他資料由中心檔案治理員負(fù)責(zé)自行統(tǒng)一治理：4.1.7. 5.2.1.1工作打算、國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)、以中心及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與中心職能有緊密關(guān)系或由中心承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件等檔案資料。4.1.8. 5.2.1.2重大、突發(fā)事件的處理資料。要緊包括樓宇、交通、治安、公

34、共配套設(shè)備設(shè)施等方面及自然災(zāi)難的突發(fā)重大事件的通過(guò)和處理過(guò)程記錄及相關(guān)材料,4.1.9. 5.2.1.3合同檔案、治理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。要緊包括中心所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門對(duì)中心進(jìn)行檢查的書(shū)面及取證材料以及中心固定資產(chǎn)相關(guān)材料。4.1.10. 5.2.2資料歸檔前各客戶服務(wù)中心檔案資料治理員須按類整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，履行移交手續(xù)，4.1.11. 5.2.3移交時(shí)，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料治理員須認(rèn)真核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章，4.1.12. 5.2.4移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份。4.1

35、.13. 5.2.5對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒(méi)有檔案室簽字確認(rèn)，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。4.1. 4.5.3歸檔要求4.1.4. 5.3.1要求及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。4.1.5. 5.3,2歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)比歸檔范疇完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更換通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類、排列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒、編制檔案名目，4.1.6. 1.4.5.3.3幅面一樣采納標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mmx210mm),圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。非A4圖幅圖紙能夠通過(guò)粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折登成A4規(guī)格，豎向按順

36、時(shí)針?lè)较蛳騼?nèi)折，圖紙應(yīng)采納國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露在別處。4.1.7. 5.3.4文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久儲(chǔ)存，如使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。4.1.8. 5.3.5歸檔的文件原那么上一律為原件(除歸檔范疇表中列明為復(fù)印件外)，要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。4.1.9. 5.3.6熱敏紙不能直截了當(dāng)歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。4.1.10. 5.3.7歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

37、整.4.1.11. 5.3.8歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確"，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。4.1.12. 5.3.9聲像類、實(shí)物類檔案資料要清晰完整、符合集團(tuán)檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍照內(nèi)容、時(shí)刻、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并儲(chǔ)存。4. 1.4.6檔案資料的借閱4.1. 4.6.1檔案資料借閱事項(xiàng)規(guī)定4.1.1. 4.6.1.1借閱的檔案資料必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一樣不超過(guò)7天，超過(guò)7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過(guò)15天

38、者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門處理。4.1.4. 6.1.2借閱者不經(jīng)承諾不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)承諾摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料治理人員進(jìn)行審查和核對(duì)。4.1.5. 6.1.3借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，并保證如期歸還。4.1. 4.6.1.4實(shí)物檔案一樣不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。4.1.4. 6.2借閱審批權(quán)限4.1.5. 6.2.1證照、各種重要決定、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、上級(jí)批示、中層以上人員人事檔案、重大突發(fā)事件處理

39、相關(guān)記錄、治理監(jiān)察類檔案等由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。4.1.4.6.2.2業(yè)戶檔案的使用和借閱須由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批，超過(guò)三十份業(yè)戶檔案外傳、復(fù)印需同時(shí)經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批。4.1. 4.6.2.3一樣人事檔案資料由行政人事部經(jīng)理審批。4.1.4. 6.2.4三十份以下（不含三十份）設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案由部門主管審批，超過(guò)三十份需部門經(jīng)理審批。4.1.5. 6.2.5十份以下（不含十份）實(shí)物檔案、聲像檔案由部門主管審批，三十份以下（不含三十份）需部門經(jīng)理審批，超過(guò)三十份需同時(shí)經(jīng)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。4.1.6. 6.2.6一樣客戶服務(wù)資料、業(yè)主委員會(huì)資料、社區(qū)文化資料、

40、物業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、工程修理資料、設(shè)備運(yùn)行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由保管部門主管審批。4.1.4.7檔案資料密級(jí)確定及治理4.1. 4.7.1各客戶服務(wù)中心檔案資料密級(jí)分為隱秘、隱秘、一般三等級(jí)。4.1.4. 7.2查閱隱秘檔案資料，只能在檔案室內(nèi)查閱。4.1.5. 7.3須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中儲(chǔ)存密級(jí)資料，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖。4.1.6. 7.4檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)覺(jué)失密、竊密情形，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情形嚴(yán)肅處理。4.1.4.8檔案資料分類及編目原那么嚴(yán)格參照金碧物業(yè)檔案治理方法執(zhí)行。4.1.4.9檔案資料治理和鑒定4.1.4.9.

41、1檔案室的設(shè)置4.1.4.9.1.1客戶服務(wù)中心可依照自身實(shí)際情形，是否設(shè)置與檔案室分開(kāi)的獨(dú)立資料保管室。假設(shè)技術(shù)資料不多或者空間不夠的情形下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放，但在室內(nèi)須分類明確，至少保證具有相對(duì)獨(dú)立的空間并能保證資料的安全與完備，4.1.4.9.1.2庫(kù)房設(shè)置的具體要求：4.1.4.9.1.2.1庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，具有防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險(xiǎn)物品，配備火火器材,標(biāo)示禁止煙火標(biāo)志。4.1.4.9.1.2.2庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。標(biāo)準(zhǔn)溫度14-24,標(biāo)準(zhǔn)濕度45-60%；聲像

42、類庫(kù)房溫度宜18-24,相對(duì)濕度宜35-45機(jī)4.1.4.9.1.2.3庫(kù)房?jī)?nèi)盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽(yáng)光直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號(hào),編制檔案資料存放位置索引。4.1.4.10檔案資料統(tǒng)計(jì)4.1 .4.10.1各客戶服務(wù)中心在每年12月31日前對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情形進(jìn)行統(tǒng)計(jì).4.2 .4.10.2各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，且字跡工整。4.1.4.10.3各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)客戶服務(wù)中心總經(jīng)理。4.1.4.10.4統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，

43、如實(shí)反映情形，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際。4.1.4.11檔案資料的鑒定4.1.4.11.1檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。4.1.4.11.2經(jīng)鑒定后仍無(wú)法確定其儲(chǔ)存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)連續(xù)儲(chǔ)存至次年再進(jìn)行鑒定（請(qǐng)參見(jiàn)檔案鑒定申請(qǐng)表）.4.1.4.11.3技術(shù)檔案資料鑒定時(shí)，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見(jiàn)。4.1.4.11.4不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出連續(xù)儲(chǔ)存或銷毀意見(jiàn)。4.1.4.12檔案資料的銷毀4.1.4.12.1經(jīng)鑒定后批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或當(dāng)作廢紙出售（

44、請(qǐng)參見(jiàn)檔案鑒定與銷毀名目。4.1. 4.12.2銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核做銷毀的檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明''已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字。4.1.4. 12.3檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。4.1.4.13相關(guān)文件和記錄表格4.1.4.13.1«檔案移交書(shū)4.1.4.13.2«檔案移交案卷名目表4.1.4.13.3«卷內(nèi)名目4.1.4.13.4«檔案借閱申請(qǐng)表4.1.4.13.5«檔案借還登記表4.1.4.13.6«檔案鑒定申請(qǐng)表4

45、.1.4.13.7«檔案鑒定與銷毀名目4.1.5固定資產(chǎn)治理工作規(guī)程4.1.5.1目的使中心的固定資產(chǎn)得到有效治理，有效使用資產(chǎn)，防止資產(chǎn)流失，嚴(yán)格操縱成本，合理調(diào)配物資，更好地為中心進(jìn)展服務(wù)，特制定本制度。4.1.5.2適用范疇中心各部門。4.1.5.3職責(zé)行政人事部負(fù)責(zé)中心所有資產(chǎn)的申購(gòu)及公用資產(chǎn)的治理，各部門使用人/資產(chǎn)治理員負(fù)責(zé)所使用的資產(chǎn)的治理。4.1.5.4資產(chǎn)的劃分及資產(chǎn)治理流程4.1.5.4.1資產(chǎn)按公司有關(guān)制度規(guī)定劃分為低值易耗品和固定資產(chǎn)，對(duì)低值易耗品不必編號(hào)造卡，只登記造冊(cè)列入治理。4.1.5.4.2資產(chǎn)治理流程：所有資產(chǎn)須經(jīng)申購(gòu)批準(zhǔn)后才能購(gòu)買，且購(gòu)買的資產(chǎn)須入

46、庠后才能領(lǐng)用，資產(chǎn)的調(diào)撥報(bào)廢須按以下4.1.5.7條規(guī)定執(zhí)行。4.1.5.5資產(chǎn)的申購(gòu)由行政人事部依照各部門申購(gòu)打算，先進(jìn)行審核簽署意見(jiàn)，報(bào)中心總經(jīng)理審批,然后遵循公司資產(chǎn)采購(gòu)規(guī)定程序報(bào)批購(gòu)置。4.1.5.6資產(chǎn)入庫(kù)4.1.5.6.1一切購(gòu)進(jìn)的物資材料，均需資產(chǎn)治理員、采購(gòu)員和使用部門指定人員共同驗(yàn)收,檢查購(gòu)進(jìn)物品的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求，相關(guān)資料是否齊全（含采購(gòu)審批表、合同、承諾書(shū)、發(fā)票、送貨單、說(shuō)明書(shū)等）。4.1.5.6.2驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)治理員填寫(xiě)進(jìn)倉(cāng)單，經(jīng)手人簽字后辦理入庫(kù)手續(xù)。4.1.5.6.3物資入倉(cāng)后資產(chǎn)治理員應(yīng)及時(shí)將使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、圖紙等相關(guān)資料存檔，以備日

47、后保養(yǎng)、修理使用。4.1.5.6.4已辦理入庫(kù)的固定資產(chǎn)、低值易耗品，資產(chǎn)治理員填寫(xiě)資產(chǎn)登記卡并登記臺(tái)帳（«資產(chǎn)登記表）,要求手續(xù)完善，登帳及時(shí)，記錄詳細(xì)，包括資產(chǎn)名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量、金額、購(gòu)入時(shí)刻、使用地點(diǎn)、責(zé)任人等，并通知使用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.1.5.7資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、賠償治理4.1.5.7.1中心對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行合理配置，實(shí)行誰(shuí)使用誰(shuí)治理的方法，部門有專人治理，責(zé)任到人。4.1.5.7.2固定資產(chǎn)和低值易耗品調(diào)撥，由使用部門填寫(xiě)資產(chǎn)調(diào)撥單,資產(chǎn)治理員簽署意見(jiàn)，按流程審批后完成。資產(chǎn)調(diào)撥后資產(chǎn)治理員須及時(shí)在分帳上注明并更換相關(guān)部門資產(chǎn)登記資料，并報(bào)財(cái)務(wù)部門做相應(yīng)變更登記。

48、4.1.5.7.3資產(chǎn)報(bào)廢或因遺失、損壞、被盜需賠償時(shí)，由使用部門填寫(xiě)固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表或低值易耗品報(bào)廢審批表、固定資產(chǎn)賠償審批表，資產(chǎn)治理員簽署意見(jiàn),財(cái)務(wù)部填寫(xiě)折舊情形并簽署意見(jiàn)，然后按公司規(guī)定權(quán)限審批。財(cái)務(wù)部按批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，資產(chǎn)治理員進(jìn)行資產(chǎn)臺(tái)帳整理。4.1.5.8資產(chǎn)的檢查固定資產(chǎn)和低值易耗品盤點(diǎn)工作由行政人事部會(huì)同財(cái)務(wù)部和使用部門進(jìn)行。按公司規(guī)定要求定期盤點(diǎn)（專門情形需臨時(shí)盤點(diǎn)除外），固定資產(chǎn)盤點(diǎn)必須對(duì)實(shí)物逐一進(jìn)行清點(diǎn)并由資產(chǎn)治理員填寫(xiě)資產(chǎn)盤點(diǎn)表，假如發(fā)覺(jué)盤盈、盤虧，應(yīng)查明緣故，由資產(chǎn)治理員寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，財(cái)務(wù)部簽署意見(jiàn)后按資產(chǎn)治理權(quán)限審批。財(cái)務(wù)部按批示進(jìn)行帳務(wù)處理。4.1.5.

49、9資產(chǎn)的移交4.1.5.9.1假設(shè)資產(chǎn)治理員發(fā)生變換，需進(jìn)行資產(chǎn)治理移交，填寫(xiě)資產(chǎn)移交表,雙方簽字后由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。4.1.5.9.2凡因交接不清、治理不善而造成資產(chǎn)丟失或損壞的，要追究資產(chǎn)治理員及至部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任4.1.5.10引用文件和記錄表格4.1.5.10.1«資產(chǎn)登記表4.1.5.10.2«資產(chǎn)調(diào)撥單4.1.5.10.3«固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表4.1.5.10.4«低值易耗品報(bào)廢審批表4.1. 5.10.5«固定資產(chǎn)賠償審批表4.1.5. 10.6«資產(chǎn)盤點(diǎn)表4.1.6. 1.5.10.7«資產(chǎn)移交表4.1.7. 公

50、用品治理工作規(guī)程4.1.6.1目的為了規(guī)范中心辦公用品治理，使中心的辦公用品延長(zhǎng)使用壽命，節(jié)約辦公費(fèi)用開(kāi)支。4.1.6.2適用范疇中心所轄各部門。4.1.6.3職責(zé)4.1.6.3.1行政人事部負(fù)責(zé)公司所有辦公用品的購(gòu)置、公用辦公設(shè)備的保管及治理。4.1.6.3.2各部門使用人/資產(chǎn)治理員負(fù)責(zé)所使用的辦公設(shè)備的治理。4.1.6.4辦公物品分類4. 1.6.4.1辦公設(shè)備：A、復(fù)印機(jī)；B、機(jī)：C、；D、辦公桌椅、文件柜；E、保險(xiǎn)柜:F、電腦及打印機(jī)；G、掃描儀：H、車輛；I、對(duì)講機(jī)；J、其他。5. 1.6.4.2辦公日用品：A、各種信簽：B、材料紙；C、各種表格：D、筆：E、筆記本：F、運(yùn)算器；G

51、、其他。5.1. 6.5治理規(guī)定5.1.6. 5.1行政人事部依照各部門采購(gòu)打算，按公司規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)、保管、發(fā)放和登記。5.1.7. 5.2辦公設(shè)備中，公用辦公設(shè)備如復(fù)印機(jī)，由行政人事助理負(fù)責(zé)日常治理及保養(yǎng)，安排給個(gè)人使用的辦公設(shè)備如電腦，由使用人負(fù)責(zé)治理及保養(yǎng)；辦公設(shè)備的日常修理由各部門報(bào)到辦公室，由行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家進(jìn)行修理。4.1.6.5.3保險(xiǎn)柜由財(cái)務(wù)人員使用。4.1.6.5.4各部門的辦公桌椅及文件柜由行政人事部統(tǒng)一登記及調(diào)配，任何人不得私自調(diào)換。文件柜及辦公桌椅的使用者對(duì)其負(fù)有保管及愛(ài)護(hù)的責(zé)任，行政人事部需定期進(jìn)行清理及登記，以確保不丟失，不損壞。4. 1.6.5.5各部門經(jīng)理

52、指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并監(jiān)控使用情形。4.1. 6.6有關(guān)使用規(guī)定4.1.1. 6.1：4.1.6. 6.1.1嚴(yán)禁撥打"聲訊"。4.1.7. 6.1.2禁止上班時(shí)刻閑聊，原那么不得撥打私人：如有專門需要，不得超過(guò)3分鐘。4.1.8. 1.6.6.1.3非本中心人員不得使用辦公。4.1.9. 6.2電腦及打印機(jī)：4.1.10. 6.2.1專人專機(jī)，非本機(jī)操作人員未經(jīng)許可嚴(yán)禁擅自操作。4.1.11. 1.6.6.2.2外來(lái)儲(chǔ)備設(shè)備或光盤嚴(yán)禁上機(jī)操作，以防帶毒傳染，破壞電腦程序。4.1.12. 6.2.3需打印的文件，須到行政人事助理處填寫(xiě)打印/復(fù)印登記表,經(jīng)批準(zhǔn)，方可打印

53、。4.1.13. 6.3復(fù)印機(jī)：4.1.14. 6.3.1禁止復(fù)印私人物件。4.1.15. 6.3.2各部門因工作需要復(fù)印，須到行政人事助理處填寫(xiě)打印/復(fù)印登記表,經(jīng)批準(zhǔn)，再?gòu)?fù)印。4.1.16. 6.4機(jī)及掃描儀4.1. 6.6.4.1禁止或掃描私人物件。4.1.6. 6.4.2材料，須辦理登記手續(xù)，發(fā)往外地材料需批準(zhǔn)，再o4.1.7. 6.5車輛4.1.8. 6.5.1各部門用車需提早一天與行政人事部提出申請(qǐng)，便于行政人事部統(tǒng)一調(diào)配車輛，達(dá)到節(jié)約用車和方便工作的目的。4.1.9. 6.5.2車內(nèi)備有行車記錄表,司機(jī)須在該記錄表簽署行駛數(shù)據(jù)，以便于核實(shí)車輛行駛數(shù)據(jù)。4.1.10. 6.5.3行

54、政人事部每半月檢查車輛行駛情形，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)糾正。4.1.11. 6.5.4車輛在行駛中發(fā)生停車費(fèi)、過(guò)橋費(fèi)，均由使用人在用車單上簽字認(rèn)可。4.1.12. 6.5.5凡是報(bào)銷票據(jù)，均由行政人事部審核后，交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，按照財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。4.1.13. 6.5.6車輛需要修理，司機(jī)填寫(xiě)車輛修理單報(bào)行政人事部經(jīng)理審批，并在行政人事部的具體指導(dǎo)下到指定修配廠修理車輛。4. 1.6.7引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄4.1. 6.7.1«打印/復(fù)印登記表4.1.6. 7.2«辦公用品領(lǐng)用登記表4. 1.6.7.3«行車記錄表4.1. 7會(huì)議制度4.1.7.1目的加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的規(guī)范治理，

55、確保會(huì)議的質(zhì)量和促進(jìn)問(wèn)題的解決。4.1.7.2適用范疇客戶服務(wù)中心各種會(huì)議4.1.7.3職責(zé)4.1.7.3.1行政人事部負(fù)責(zé)中心級(jí)會(huì)議的組織，通知，會(huì)議紀(jì)要的擬寫(xiě)、下發(fā)。4.1.7.3.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的組織及會(huì)議紀(jì)要的擬定，中心級(jí)會(huì)議會(huì)議精神的傳達(dá)。4.1. 7.3.3行政人事部負(fù)責(zé)中心級(jí)會(huì)議紀(jì)要存檔工作,并對(duì)各部門會(huì)議記錄存檔工作進(jìn)行不定期檢查。4.1.7. 3.4各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部會(huì)議的記錄、整理、存檔工作。4.1.7.3.5所有會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)議后的24小時(shí)前完成，經(jīng)審批后下發(fā)。4.1.7.4會(huì)議預(yù)備4.1.7.4.1確定會(huì)議時(shí)刻、地點(diǎn)。4.1.7.42確定與會(huì)者名單。4.

56、1.7.4.3會(huì)場(chǎng)布置，包括會(huì)場(chǎng)空間安排、會(huì)議座位安排以及會(huì)議用品和設(shè)備調(diào)配。4.1.7.44負(fù)責(zé)會(huì)議通知的落實(shí)。4. 1.7.4.5參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)要在會(huì)議簽到表上簽到，以便更好地安排會(huì)議工作。4.1. 7.4.6分發(fā)會(huì)議文件和材料。4.1. 7.5會(huì)議種類4.1.7. 5.1中心月度例會(huì)：1、各部門匯報(bào)本月工作完成情形及下月工作打算，提出需公司或其它部門配合解決事宜，以及公司領(lǐng)導(dǎo)布置下月工作。2、如有領(lǐng)班以上人員轉(zhuǎn)正，要在會(huì)上做轉(zhuǎn)正述職報(bào)告，然后由其他部門經(jīng)理給予點(diǎn)評(píng)。4.1. 7.5.2中心周例會(huì)：上周工作總結(jié)及本周工作打算，提出需公司或其它部門配合解決事宜，以及公司領(lǐng)導(dǎo)布置下周工

57、作。4.1.7. 5.3各項(xiàng)專題會(huì)議：圍繞會(huì)議專題進(jìn)行研究、確定。4.1.7.5.4各部門周例會(huì)：各部門各職員本周工作總結(jié)及下周工作打算。4.1.7.5.5各班組會(huì)議：各班組對(duì)當(dāng)日工作的打算和總結(jié)，無(wú)需提交會(huì)議紀(jì)要。4.1.7.5.6凡中心級(jí)會(huì)議，會(huì)議組織部門均需提早3天下發(fā)會(huì)議通知（固定日期的，不另行通知）。4.1.7.6與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保證準(zhǔn)時(shí)參加，不遲到不早退，有事會(huì)前請(qǐng)假；會(huì)議期間手機(jī)調(diào)宸動(dòng),會(huì)議期間禁止吸煙等。4.1.7.7參會(huì)人員必須預(yù)備好一本會(huì)議記錄本，并認(rèn)真做好會(huì)議記錄，有關(guān)本部門的事件要重點(diǎn)標(biāo)注，認(rèn)真落實(shí)。4.1.7.8與會(huì)人員除公司規(guī)定需保密的事項(xiàng)外，均需做好會(huì)議精神的傳達(dá)和落實(shí)工作。4. 1,