OA協(xié)同辦公設(shè)計(jì)方案書

1、7格力空調(diào)（0A）自動(dòng)化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案書設(shè)計(jì)單位：福州掌訊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司設(shè)計(jì)日期：2013年1月、尸*、-一.刖言1.1系統(tǒng)描述1.2需求概述1.3系統(tǒng)特點(diǎn)1.4系統(tǒng)要達(dá)到的效果，1.5系統(tǒng)建設(shè)的原則. .系統(tǒng)功能 2.1主要功能模塊結(jié)構(gòu)圖2.2功能簡述前言1.1 系統(tǒng)描述格力公司協(xié)同辦公管理系統(tǒng)基于領(lǐng)先的WEE技術(shù)開發(fā)而成。除了具有傳統(tǒng)0A的郵件、工作流、文檔等功能外，更加注重了工作任務(wù)的分解、協(xié)同和監(jiān)督；信息的積累、沉淀和分享，多條件的綜合查詢更為特色，從而有效的為企業(yè)構(gòu)筑協(xié)同工作平臺(tái)。目前大部分0A系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、

2、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、文件轉(zhuǎn)流、車輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個(gè)較好的 0A系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進(jìn)切實(shí)可行的管理技術(shù)，讓0A系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)或單位發(fā)展的推動(dòng)力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以0A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保0A系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性，一些企業(yè)企業(yè)或單位上了0A系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是 0A與管理的定位問題，本末倒置的緣故。一個(gè)良好的0A系統(tǒng)，應(yīng)該以計(jì)劃為核心、以控制為手段，實(shí)現(xiàn)“以人為本”、動(dòng)態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。一切辦公活動(dòng)過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管

3、理是0A系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了0A系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了0A系統(tǒng)是否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個(gè)體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計(jì)思想的0A系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個(gè)人工作管理、組織工作管理和項(xiàng)目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。項(xiàng)目欄的靈活創(chuàng)建，實(shí)現(xiàn)文檔與項(xiàng)目歸檔的一體化，使信息和經(jīng)驗(yàn)有序地沉淀。強(qiáng)大而細(xì)致的多元化綜合查詢，提供多種圖形統(tǒng)計(jì)圖，直觀展示查詢信息 通過短信、郵件、公告、消息等信息平臺(tái)將溝通成本降到最低，建立快速反應(yīng)機(jī)制。事務(wù)流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，審批的電子化，提高工作效率。任務(wù)的發(fā)起、協(xié)同和確認(rèn)，創(chuàng)造協(xié)同工作的氛圍。全文檢索引擎，方便搜索信息和資料。1.2 需求概述格力

4、公司協(xié)同辦公管理系統(tǒng)旨在全省公司范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學(xué)化，充分發(fā)揮單位的通信優(yōu)勢(shì)，建成高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)系統(tǒng)，為公司領(lǐng)導(dǎo)和單位辦公提供服務(wù)。本辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要內(nèi)容應(yīng)該包括：公文管理（ 收文、發(fā)文 ） 、上報(bào)管理、檔案管理、綜合查詢、信息管理、系統(tǒng)管理等模塊。1.3 系統(tǒng)特點(diǎn)完全基于瀏覽器界面，客戶端只需安裝 IE 瀏覽器，操作簡單、方便，只要懂上網(wǎng)便能很快學(xué)會(huì)使 用該軟件?；?B/S 結(jié)構(gòu)，客戶端零管理，避免了 C/S 系統(tǒng)維護(hù)的煩瑣，降低維護(hù)成本。細(xì)分的權(quán)限管理，可滿足用戶不同的權(quán)限管理要求。靈活的配置，可方便自定義工作表單、環(huán)節(jié)和流程。系統(tǒng)將

5、身份認(rèn)證、權(quán)限分配認(rèn)證有機(jī)結(jié)合起來，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。良好的系統(tǒng)開放性和可擴(kuò)展性，為企業(yè)或單位輕松架構(gòu)Internet 應(yīng)用。1.4 系統(tǒng)要達(dá)到的效果1實(shí)現(xiàn)扁平管理加快信息溝通公司的決策層可以直接獲得每個(gè)區(qū)域經(jīng)銷商的工作情況和對(duì)各個(gè)活動(dòng)的關(guān)鍵細(xì)節(jié)實(shí)時(shí)關(guān)注，從而完全 擺脫了行政層級(jí)帶來的信息閉塞和溝通不暢，真正實(shí)現(xiàn)扁平化管理。2實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理 加強(qiáng)執(zhí)行力度每個(gè)經(jīng)銷商成員都有明確的活動(dòng)任務(wù)目標(biāo)，每個(gè)活動(dòng)任務(wù)都有明確的執(zhí)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)于每個(gè)活動(dòng)任 務(wù)都可以進(jìn)行明確有效地考核，完全消除了活動(dòng)任務(wù)無人去做或者拖延活動(dòng)的情況，真正實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理。3實(shí)現(xiàn)分層管理減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)分層：具體工作實(shí)現(xiàn)了分層

6、管理，領(lǐng)導(dǎo)不需要跨級(jí)干涉下級(jí)的具體工作就可以完成整個(gè)活 動(dòng)項(xiàng)目的控制、監(jiān)督和考核；文檔實(shí)現(xiàn)了分層管理，項(xiàng)目文檔中蘊(yùn)涵的信息可以很容易地為組織成員獲 得、傳遞和繼承。3減少信息成本提高工作效率該系統(tǒng)使信息獲得的時(shí)間成本降至幾乎為零，同時(shí)也無須再為獲得信息做任何額外的工作，從而使成 員有更多的時(shí)間和精力專注于有效的工作，大大提升其工作效率。4加速信息沉淀降低替換成本組織成員都有其工作任務(wù)和各自信息，該系統(tǒng)可以將其最大限度的保留，當(dāng)發(fā)生人員更替時(shí)，新成員 可以通過系統(tǒng)在最短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)的交接和信息的繼承，從而大大降低了因此產(chǎn)生工作停滯甚至失誤 的風(fēng)險(xiǎn)。1.5 系統(tǒng)建設(shè)的原則辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)或

7、單位信息系統(tǒng)的重要組成部分，辦公信息在管理信息系統(tǒng)中占相當(dāng)大比重，辦公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高辦公效率，解決公司目 前存在的辦公效率低的狀況。辦公信息和業(yè)務(wù)信息之間是相互關(guān)聯(lián)不可分割的，二者的有 機(jī)結(jié)合能充分發(fā)揮出各方面信息的價(jià)值，有效地為各項(xiàng)業(yè)務(wù)及決策服務(wù)，使管理信息系統(tǒng) 的應(yīng)用效果得到充分發(fā)揮。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)過以下幾個(gè)發(fā)展階段：最初是先進(jìn)的辦公設(shè)備的（如傳真機(jī)、打 字機(jī)、復(fù)印機(jī)等）使用，解放辦公人員的手工勞動(dòng)。隨后計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室使辦公自動(dòng)化 技術(shù)得到迅速的提高，計(jì)算機(jī)自動(dòng)排版、電子表格技術(shù)等減少了工作人員大量的排版和數(shù) 字核算工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給計(jì)算機(jī)在各方面

8、的應(yīng)用帶來了無限的生機(jī)，同樣也 為辦公自動(dòng)化帶來了新的概念，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)、電子郵件和其他人員進(jìn)行信息交換、協(xié)同工作，這是由個(gè)人辦公到協(xié)同工作的質(zhì)的飛躍。In ternet 技術(shù)的迅猛發(fā)展使人們可 以在世界任意地方進(jìn)行交流、協(xié)作，徹底改變了人們對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)。目前，辦公自動(dòng)化技術(shù)的內(nèi)涵及外延都發(fā)生了徹底地改變，在企業(yè)信息系統(tǒng)中各種綜合技術(shù)的引用使辦公人員可以綜合處理業(yè)務(wù)和辦公信息，根據(jù)業(yè)務(wù)分析形成公文文檔和報(bào)告或根據(jù)辦公流程中的公文信息形成或修改業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息。因此，在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，要改變以往以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為主的管理信息系統(tǒng)（MIS）的觀念及陳舊的辦公自動(dòng)化的概念，應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)

9、算技術(shù)，群件及工作流技術(shù)，構(gòu)造一個(gè)在企業(yè)信息系統(tǒng)中不可或缺的高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。系統(tǒng)功能2.1主要功能模塊結(jié)構(gòu)圖2.2功能簡述用戶桌面（主要放置一些日常使用的功能）我的郵件：最新收到的郵件列表 我的文檔：最新歸檔的項(xiàng)目文檔 發(fā)文代辦：待我審批的項(xiàng)目文檔 收文代辦：還未閱讀的項(xiàng)目文檔聯(lián)系人管理公司內(nèi)部聯(lián)系人：系統(tǒng)成員列表中獲得 公司外部聯(lián)系人：等同于公司客戶的聯(lián)系人 自定義聯(lián)系人：管理私人的聯(lián)系人公文管理發(fā)文管理：發(fā)文管理用于處理各級(jí)區(qū)域發(fā)文，實(shí)現(xiàn)擬稿、審核、核稿、簽發(fā)和成文及分發(fā)、歸檔 的過程?？蓪?duì)整個(gè)文件流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行跟蹤。并可以根據(jù)選定模版實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排版。收文管理：實(shí)現(xiàn)對(duì)上級(jí)來文的處理功能，

10、包括上級(jí)電子文件的處理。完成上級(jí)來文的審閱和辦 理，實(shí)現(xiàn)基本流程：來文登記、擬辦、批示、領(lǐng)導(dǎo)批閱、歸檔、查詢等。支持動(dòng)態(tài)流程，支持中 途調(diào)整流程。通過接口自動(dòng)接收下級(jí)單位的上報(bào)公文，并自動(dòng)填寫收文登記單，可對(duì)整個(gè)文件流 轉(zhuǎn)過程進(jìn)行跟蹤，實(shí)現(xiàn)和檔案系統(tǒng)的接口。上報(bào)管理各地市經(jīng)銷商根據(jù)自己的上報(bào)機(jī)制，選擇所需上報(bào)的文件，填寫完畢后由系統(tǒng)提交上報(bào)到總部審核處 批閱。綜合查詢有權(quán)限人員可根據(jù)不同篩選條件，對(duì)各地市、各經(jīng)銷商、各業(yè)務(wù)員進(jìn)行多功能（各類圖形展示）查詢和比較。檔案管理檔案管理實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后電子文件的歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔后信息的全面管理。檔 案數(shù)據(jù)庫中文件按照指定的條件進(jìn)行歸類、歸檔、查詢功能。已歸檔：查看已歸檔項(xiàng)目文檔 檔案銷毀：對(duì)指定文檔執(zhí)行永久刪除；刪除需要經(jīng)過審批。信息管理郵件管理收件