國際關(guān)系學(xué)院會計檔案管理實施辦法

1、國際關(guān)系學(xué)院會計檔案管理實施辦法第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，更好地為學(xué)院各項工作服務(wù)，根據(jù)國家安全部頒布的國家安全機(jī)關(guān)會計檔案管理規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，制定本辦法。 第二條 會計檔案是指院校在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。 第三條 會計檔案是學(xué)院檔案的組成部分，由學(xué)院檔案室實行集中統(tǒng)一管理，確保會計檔案的完整和安全，便于保管和利用。 第四條 國際關(guān)系學(xué)院會計檔案，按內(nèi)容和用途分為行政會計檔案和基建會計檔案。行政會計檔案由財務(wù)科負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和移交，基建會計檔案由基建科負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和保管，檔案

2、室負(fù)責(zé)進(jìn)行督促、指導(dǎo)。第二章 歸檔范圍第五條 會計檔案的歸檔范圍：包括會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。具體范圍按會計檔案歸檔范圍和保管期限表。 第六條 會計檔案下設(shè)二級類目。其中綜合類按文書檔案管理實施辦法整理、立卷。第三章 會計檔案的整理與立卷要求 第七條 國際關(guān)系學(xué)院會計檔案采用年度名稱保管期限分類法進(jìn)行整理，即：財務(wù)科、基建科在會計年度終了后，把一個會計年度形成的會計檔案分為憑證、帳簿、報表、其它四大類，大類下再按會計材料的名稱和保管期限分別組成案卷。第八條 立卷要求 （一）會計憑證：按月立卷。財務(wù)科根據(jù)憑證登記入賬后，應(yīng)將各種記賬憑證和原始憑證以記賬的時間順序編號排列，

3、按月裝訂立卷，視各種憑證的數(shù)量，裝訂成一冊或數(shù)冊，每冊厚度以二厘米為宜。一冊為一個保管單位。裝訂時要剔除金屬物，大小不等的原始憑證要按記帳憑證的規(guī)格折疊，加上憑證封面和封底，在左側(cè)用線裝訂，并在憑證封面與脊背的接封處，加蓋會計主管人（或立卷人）印章，做到整齊、牢固、美觀。（二）會計賬簿：按會計年度立卷。在會計年度終了后按賬簿的種類（名稱）分別進(jìn)行整理，訂本賬簿要保持原樣，活頁帳簿應(yīng)取出空白頁，加上賬簿封面和封底成冊。一冊為一個保管單位。各種幾簿均應(yīng)在帳頁右上角編頁號。（三）會計報表：按會計年度立卷。按不同保管期限，將年報、季報、月報分別組卷。對會計報表進(jìn)行分析和說明的文字材料，應(yīng)與報表一起立卷

4、。卷內(nèi)報表應(yīng)加裝封面，并在右上角順編頁號。（四）其它會計材料：銀行存款對賬單，按年（或月）裝訂，排列于當(dāng)年（或月）會計憑證最后一冊；銀行取款支票存根，附有關(guān)憑證后；業(yè)務(wù)經(jīng)費撥款申請書、批復(fù)件，附有關(guān)憑證后；工資匯總表、工資發(fā)放名冊、調(diào)整工資通知書等，單獨或綜合立卷。（五）會計憑證、會計賬簿、會計報表封面與脊背上的項目（一般有單位名稱、檔案種類、年度、月份、起止日期、起止字號、保管期限等）應(yīng)填寫齊全。第九條 案卷排列與編目 （一）會計檔案案卷按報表賬簿憑證的順序排列。 （二）行政會計檔案、基建會計檔案按會計年度分別排列、順編大流水案卷號和編制案卷目錄。第十條 本年度會計檔案應(yīng)于次年第二季度內(nèi)完成

5、整理立卷工作，編制案卷目錄（一式三份）。第四章 會計檔案的歸檔和保管第十一條 當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)科保管三年。期滿后，由財會人員移交檔案室保管?；〞嫏n案隨基建檔案一起歸檔。交接雙方按檔案移交清冊（即案卷目錄）清點驗收后，共同簽名蓋章，一份留財務(wù)科、基建科，兩份隨同案卷存檔。第十二條 檔案室接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷（冊）封裝，如確有需要拆封整理的，應(yīng)會同財務(wù)科、基建科和經(jīng)辦人員共同拆封整理。第十三條 財務(wù)科、基建科、檔案室對會計檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，專人負(fù)責(zé)，存放有序，查找方便。嚴(yán)格遵守安全和保密制度。第十四條 國際關(guān)系學(xué)院會計檔案的檔號由全宗號、類別號、目

6、錄號、案卷號、頁（件號）組成。其中：類別號用漢語拚音字母“k”表示；行政會計檔案的目錄號用會計年度后加“.1”表示（例：1989.1）；基建會計檔案的目錄號用會計年度后加“.2”表示（例：1989.2）。第五章 會計檔案的鑒定與銷毀第十五條 會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管的分為三年、五年、十五年、二十五年、五十年五種。會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一年算起。第十六條 各類會計檔案案卷的保管期限按國際關(guān)系學(xué)院會計檔案歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。第十七條 會計檔案保管期滿需要銷毀時，檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)科、基建科共同鑒定后，編制銷毀清冊，報主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對于未

7、了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和其它仍需要繼續(xù)保存的原始憑證，應(yīng)抽出另行立卷，由檔案室保存到確無保存價值時再辦理銷毀手續(xù)。第十八條 按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案室和財務(wù)科、基建科共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況報告院領(lǐng)導(dǎo)。第六章 借用與利用第十九條 財務(wù)科、基建科人員查閱本部門會計檔案時，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱。其它部門需查閱時，需經(jīng)財務(wù)科、基建科及上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會計檔案原則上不外借，確需外借時，須經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十條 借閱會計檔案的人員，必須愛護(hù)檔案不得拆原案卷，不準(zhǔn)在檔案材料上涂改、勾劃，更不準(zhǔn)抽取、加塞、更換任何

8、材料。需要摘抄、復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄、復(fù)制件須經(jīng)檔案室人員審核、登記。借出的會計檔案應(yīng)限期歸還。第七章 附 則第二十一條 本實施辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。附表1：國際關(guān)系學(xué)院會計檔案歸檔范圍和保管期限表（一）綜合序號 類目名稱 保管期限1、上級主管機(jī)關(guān)和本校的有關(guān)財務(wù)會計工作的指示、規(guī)定 永 久2、本校財務(wù)管理計劃、總結(jié)、請示批復(fù)等文件（通知） 長 期3、學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?長 期4、有關(guān)財務(wù)管理方面的其他文件材料 短 期5、科研經(jīng)費管理文件材料 長 期（二）會計報表序號 類目名稱 保管期限1、決算報表 永 久2、預(yù)算會計報表 15 年3、年度以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表 15 年4、年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表） 15 年5、季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表 15 年（三）會計帳簿序號 類目名稱 保管期限1、總帳（包括分類帳） 永 久2、預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 15 年3、預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 15 年4、學(xué)校專項基金帳簿 15 年5、日記帳（現(xiàn)金帳） 15 年6、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片） 15 年 （固定資產(chǎn)報表清理后保管五年）（四）會計憑證序號 類目名稱 保管期限1、各種原始憑證