上市公司采購流程管理制度

1、(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)(12)(13)(14)的格式采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足我公司 對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制 訂本制度。、采購及其規(guī)定1. 采購單的要素完整的采購單應(yīng)包括一下要素： 采購的部門； 采購物品所屬項目； 米購的用途； 采購的物品名； 米購的物品數(shù)量； 采購的物品規(guī)格； 采購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等； 采購的物品的需求時間； 采購如有特殊需要請備注；采購單填寫人； 采購部門主管； 采購單審核人； 財務(wù)審核人； 公司總經(jīng)理。3 .采購單及

2、其提報規(guī)定，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購(1) 采購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 部門；(2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提 報；(3) 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表. 填寫提報；(4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式 填寫提報；(5) 米購部門在提報米購單是應(yīng)要求米購部簽字接收人米購部門備份；(6) 涉及的采購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交；(7) 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其 他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。

3、(8) 如果是單一來源米購或指定米購廠家及品牌的產(chǎn)品，米購部門必須作 出書面說明。(9) 采購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4 .公司物資采購單的提報部門(1)提報；(2)公室提報;(3)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購單的接收及分發(fā)規(guī)定1 、采購的接收要點(1) 采購部在接收采購單時應(yīng)檢查采購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查采購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2) 接收采購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片

4、或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；(3) 通知倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存；(4 )對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知采購部門。對于采購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理; 對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理；無法于采購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知采購部門；重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。2、采購單的分發(fā)規(guī)定(1)(2)(3)(4)3、采購周期的規(guī)定(1) 常規(guī)商品采購周期在 7天，(2) 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購 商品周期在3天時間；三、詢價及其規(guī)定1. 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱采購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及

5、其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與采購部門溝通；2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3. 對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機構(gòu)詢價；5. 對于采購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6. 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢 價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四(擬報價/招標(biāo)單位名單)的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7 .詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；&除固定資產(chǎn)外單次采購金

6、額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價 或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價格在 100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機 構(gòu)代理招標(biāo)；9.比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供 或完成我公司所需物資和項目的能力；10 .比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價表)的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；11.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議

7、價1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低， 所報價格的綜合條件更加突出；3 .收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議 價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查,4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力， 如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的 進(jìn)一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1 .比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2 .比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式

8、完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審核；3 .如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1 合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1) 合同正文應(yīng)包含的要素1)2)3)4)5)6)7)8)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額

9、應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。(2) 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項 報價清單；4) 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7) 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般

10、應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等8) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10)比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11) 合同簽定簽應(yīng)按照附表七( 合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查；12) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。八、付款及合同執(zhí)行1 .付款規(guī)定(1) 所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷 流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)

11、定執(zhí)行；(2) 按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；(3) 按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八 (資金支出審批單)或附表九(付款審批單)，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；(4) 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行(1) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知采購部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)；(2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促

12、其保質(zhì)保量，按時履約；(3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫1 .報驗(1) 收；(2) 定執(zhí)行；(3)驗收；(4)檢、書,任;供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 質(zhì)檢部門在接到米購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明 對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)(5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2.入庫(1) 公司所有的生產(chǎn)材料、

13、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗或驗收；(2) 合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知采購部門，由采購部門及 時安排卸貨與搬運；(3) 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；(4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；(5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；(6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。企業(yè)名稱:固定資產(chǎn)購置申請表編號：附表一申請部門申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因:購置后效益分析:部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理年 月曰附表采購申請表申請部門:填報日期： 年 月曰采購

14、類別：設(shè)備 材料 工程 服務(wù) 低值易耗 其他購置原因:名稱規(guī)格型號/工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人：部門經(jīng)理：分管領(lǐng)導(dǎo)：風(fēng)險領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：附表三物資采購審批單序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理：財務(wù)總監(jiān)分管領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)審核：合計金額大寫：Y:部門名稱年月日經(jīng)辦人:部門負(fù)責(zé)人:復(fù)核人:附表四擬報價/招標(biāo)單位名單序號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345單位名稱:填報日期:年 月 日經(jīng)辦人:采購部:，技術(shù)副總:風(fēng)險領(lǐng)導(dǎo):財務(wù)總監(jiān):總經(jīng)理:附表五材料（設(shè)備）詢價表日期：年 月 日需求單位：序號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計備注1234567合計：供方 信息報價單位（蓋章）：供貨 周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方 信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1.本報價含17%勺增值稅，含運費;2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六比價/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱:備注:制表時間： 年 月 日附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號：合同名稱:合同標(biāo)的物:產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額:Y:元（人民幣:元整）。招（評）標(biāo)情況:詳見報價及合同。合同洽談人:公司律師