企業(yè)管理公文處理辦法

1、龍巖卷煙廠公文處理辦法第一章 總 則第一條 為進(jìn)一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作， 根據(jù)國(guó)家煙草專 賣局印發(fā)的機(jī)關(guān)公文處理辦法 （國(guó)煙辦 2001256 號(hào)），結(jié)合我廠的實(shí) 際，制定本辦法。第二條 龍巖卷煙廠公文（包括電報(bào)，下同） ，是本廠在行政管理、組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政 和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等一系 銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、 精簡(jiǎn)、高效的原則， 做到及時(shí)、列相互關(guān)聯(lián)、第四條準(zhǔn)確、安全。 第五條第三條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。第六條

2、龍巖卷煙廠各部門、 多經(jīng)各公司負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本單位（部門）公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和 檢查。第七條 龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)， 主管公文處理工 作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。第八條 各部門、多經(jīng)各公司應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章 公 文 種 類第九條 龍巖卷煙廠的公文種類主要有：（一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律和國(guó)務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，發(fā)布經(jīng)國(guó)家 煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權(quán)發(fā)布的規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制 性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員，變 更或者撤銷下級(jí)

3、機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（四）通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文, 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（六）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（七）議案適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表 大會(huì)或省人大常委會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)。（八）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（九）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十一）意見適用于對(duì)重要

4、問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。上級(jí) 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文， 文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無明確要求的，下 級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見供對(duì)方參考。（十二）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題， 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答 復(fù)審批事項(xiàng)?！昂弊鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā) 機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。 “函的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格 式”的“信函格式” 。以“函的形式”行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一 致、與公文內(nèi)容相符的文種

5、。（十三）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)?！懊睢薄ⅰ皼Q定”和“通報(bào)”三個(gè)文種用于獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律的 規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)的性質(zhì)、種類、級(jí)別、公示范圍等具體情況，選擇 使用相應(yīng)的文種。第三章公文格式第十條 公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印刷份數(shù) 和錄入、校對(duì)人等部分組成。龍巖卷煙廠發(fā)文包括“中共龍巖卷煙廠委員會(huì)文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠辦公室文件” 。多經(jīng)各公司可參照本文件格式，自行設(shè)計(jì)本單位的文頭。 公文分為上行文、

6、 平行文和下行文三種格式。機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘（一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。其中“絕密” “機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)；涉及國(guó)家秘密的公文如有具體保密 期限應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)法，否則按照國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定 （國(guó)家保密局 1990 年第 2 號(hào)令）第九條執(zhí)行，即“凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國(guó) 家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、 密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定。 ”特急” 、“急件”。其中“蘋芻”平急”。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提” 、“特急”、“加急”、（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；單位之間聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。與同

7、級(jí)或相應(yīng)的黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、 人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。單位之間聯(lián)合行文， 只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)；與其他單位聯(lián)合行文原則上應(yīng)使用排列在前單位的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。凡以中共龍巖卷煙廠委員會(huì)、龍巖卷煙廠名義的發(fā)文，均由辦公室統(tǒng) 一編號(hào)。其編號(hào)辦法另行通知。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外， 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）

8、 稱、統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 單位聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位 都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān) 負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題 詞。（十三）抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外的需要執(zhí)行或知曉公文的其 他機(jī)

9、關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則， 參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文 格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十二條 公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm X297mm ）,左側(cè) 裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第十三條第十四條示和報(bào)告。第十五條織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)，第四章 行 文 規(guī) 則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定， 一般不得越級(jí)請(qǐng)龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局（辦） ，同級(jí)黨組同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文，但除 以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向上述單 位正式

10、行文。本廠內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文， 即：不得向本廠外的其 他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行 工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。第十六條 聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。 向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文， 應(yīng) 當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。各職能部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行 應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同應(yīng)當(dāng)用抄送（報(bào)）形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。第十七條文。如擅自行文，第十八條時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十九條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外， 不得以單位名義向 上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示” 、“

11、意見”和“報(bào)告”。第二十條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文， 應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和 抄報(bào)機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。第二十一條 在報(bào)刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項(xiàng)， 應(yīng)當(dāng)視 為正式文件，依照?qǐng)?zhí)行，可不再發(fā)文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本， 供存檔備查。第五章 發(fā)文辦理第二十二條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、 復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十三條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī) 定等，要切實(shí)可行并加以說明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述 不曲

12、，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、 發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān) 的行文關(guān)系確定。（四） 急程度。（五） 發(fā)文字號(hào)。擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引 日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、 月、日?！?，第二層為“（一）”，第三層人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。 引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、 為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際 組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字， 除成文

13、日期、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、 詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十四條 擬制公文， 對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)， 主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商， 取得一致意見并會(huì)簽后方可行文； 如有分歧， 主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以 列明各方理?yè)?jù)，提出建議性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)廠領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或 裁定。第二十五條 擬制公文，應(yīng)根據(jù)新聞報(bào)道和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息管理規(guī)定 （國(guó)煙辦 2001141 號(hào)），在發(fā)文稿紙首頁(yè)附注位置標(biāo)明“此件可上網(wǎng)” 或“此件不上網(wǎng)”字樣。第二十六條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前， 應(yīng)當(dāng)由辦

14、公室進(jìn)行審核。 審核的 重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公 文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十七條 以本廠名義制發(fā)的上行文， 由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作 的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本廠名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者分 管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十八條 公文正式印制前， 辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核， 重點(diǎn)是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第二十九條 凡以本廠及辦公室名義的發(fā)文， 均由文印室統(tǒng)一安排打 印。各部門、多經(jīng)各公司的發(fā)文，原則上由本 部門或單位自行打字，由文印室協(xié)助排版印制。

15、第三十條 核、擬辦、批辦、第三十一條主任）在收文的當(dāng)日批注擬辦意見，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā) 或交辦的公文，應(yīng)送廠領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理；緊急、重大、特殊事件的文件應(yīng) 直接報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)。第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、第六章 收文辦理 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審 承辦、催辦等程序。凡收到符合本辦法規(guī)定的公文， 均應(yīng)由辦公室主任 （副推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本部門或單位職權(quán)范圍或者不宜由本部門或單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及 時(shí)返回交辦的辦公室并說明理由。第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)， 主辦部

16、門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如 仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)廠領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十四條 審批公文時(shí)， 對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的， 主批人應(yīng)當(dāng)明確簽 署意見、姓名、和審批日期， 其他審批人圈閱視為同意； 沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的， 圈閱表示已閱知。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文， 辦公室文秘做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文第三十五條人員要負(fù)責(zé)催辦， 定期催辦。機(jī)關(guān)各部門、 多經(jīng)各公司向廠領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng) （指書第三十六條 面文件），應(yīng)當(dāng)由辦公室文秘人員呈送，各部門一般不直接送交廠領(lǐng)導(dǎo)。 第七章 公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔

17、案法 和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷） 、歸檔。各部門、直屬單位應(yīng)將本部 門或單位當(dāng)年形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全，于次年 2 月底以前連 同文件目錄清單一并交檔案室整理（立卷） 、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十八條 歸檔范圍的公文， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價(jià) 值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的 主要工作情況，便于保管和利用。第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔， 其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。本廠負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)， 在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公 文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔。向檔案部門移交。第

18、四十一條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第四十二條第四十三條第四十四條第八章公文管理公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外， 如需翻印（復(fù)?。┺D(zhuǎn)發(fā)，須經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明 翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密 電明復(fù)、明電密電混用。第四十五條公開發(fā)布的公文,第四十六條公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn) 同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文復(fù)印作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第四十七條 自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十八條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。第四十九條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷， 保證不 丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第五十條 機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合