學(xué)校物資采購管理辦法

1、1. 目的通過對影響物質(zhì)采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行控制， 確保采購的物質(zhì)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求， 以滿 足學(xué)院教學(xué)、辦公的需要。2. 范圍適用于學(xué)院辦公用品、辦公家具、學(xué)生宿舍家具、清潔用具、水電維修配件、部分勞保用品、 基礎(chǔ)設(shè)施維修材料、藥品等的采購控制。3. 工作的程序和要求3.1 物資需用量計劃3.1.1 總務(wù)處庫管員根據(jù)日常物質(zhì)消耗量和庫房盤存情況編制月、 學(xué)期需用計劃， 并詳細(xì)列表， 各部門根據(jù)工作需要提出物質(zhì)需用計劃及需用時間，報總務(wù)處長和學(xué)院分管院長審核。3.1.2 總務(wù)處長和分管副院長負(fù)責(zé)審核，主要是核定物資的規(guī)格型號和數(shù)量，審核工作應(yīng)在三 天之內(nèi)完成。經(jīng)審核后的物質(zhì)需用計劃報學(xué)院院長審批

2、。3.1.3 院長負(fù)責(zé)物質(zhì)需用計劃的審批，審批應(yīng)在一周內(nèi)完成。3.1.4 經(jīng)審批的物資需用計劃由總務(wù)處組織采購。3.2 物資采購計劃總務(wù)處按照已批準(zhǔn)的物質(zhì)需用計劃經(jīng)平衡庫存后，編制物資采購計劃下達(dá)給采購人員。3.3 采購3.3.1 采購人員按合格供應(yīng)商名單內(nèi)的供應(yīng)商進行詢價，詢價結(jié)果由采購員報總務(wù)處負(fù)責(zé) 人同意后簽訂采購合同。3.3.2 當(dāng)按合格供應(yīng)商名單 進行詢價不能滿足要求時， 采購人員尋找新的供應(yīng)商進行詢價， 執(zhí)行以下程序 4 至 5 條款。3.4 供應(yīng)商的調(diào)查由采購人員對市場及供應(yīng)商進行詳細(xì)調(diào)查， 通過索取資料、現(xiàn)場考察等，了解供應(yīng)商的生產(chǎn) （或 提供）、技術(shù)及設(shè)備能力，產(chǎn)品質(zhì)量及質(zhì)量

3、管理狀況、檢測能力、企業(yè)信譽和業(yè)績，物資價格、付 款方式、售后服務(wù)等，采購員填寫供應(yīng)商調(diào)查評定表。交總務(wù)處負(fù)責(zé)人審定。3.5 供應(yīng)商的評定3.5.1 供應(yīng)商的評價準(zhǔn)則：a）供應(yīng)商提供的產(chǎn)品通過產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證;b）供應(yīng)商提供的樣品檢驗合格;C）有必要時，公司對供應(yīng)商進行第二方審核，通過本公司的第二方審核。3.5.33.5.2 供應(yīng)商的評定方法：總務(wù)處組織庫管員、采購員、使用部門的技術(shù)人員采用會議或會簽 的方式對供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果進行評定， 作出是否采購該供應(yīng)商的產(chǎn)品的結(jié)論性意見， 由院長審批， 并 記錄在供貨商調(diào)查評定表中。供應(yīng)商的評定內(nèi)容：產(chǎn)品質(zhì)量、質(zhì)量保證能力、價格、交貨期及售后服務(wù)、付款方式等。

4、3.5.4供應(yīng)商的選擇準(zhǔn)則：a)供應(yīng)商有合法的執(zhí)照和資質(zhì);b)供應(yīng)商有質(zhì)量保證能力和證實所提供物資合格的證據(jù);C)供應(yīng)商的社會信譽良好，價格合理;d)供應(yīng)商的生產(chǎn)或提供能力穩(wěn)定，能滿足公司工程進度和質(zhì)量要求。3.6 采購合同簽訂3.6.1 一萬元以上物質(zhì)采購需經(jīng)院辦公會議通過，三家以上的供貨商邀標(biāo)，十萬元以上的物質(zhì) 采購需公開招標(biāo)來確定供貨商。3.6.2 批量采購（一萬元以上）辦公用品、基礎(chǔ)設(shè)施維修材料、水電維修材料等物質(zhì)時，采購 合同由院長委托代理人簽訂。3.6.3購合同。小量、零星采購和輔助性材料的采購（一萬以下）合同分管院長審批后由總務(wù)處簽訂采3.6.4采購合同中應(yīng)明確技術(shù)要求，驗收條件

5、和質(zhì)量保證要求等。3.6.5 共和國合同法。采購合同應(yīng)具有嚴(yán)肅性、時效性和可操作性，合同內(nèi)容應(yīng)完整、規(guī)范，符合中華人民3.6.6 對易燃易爆材料的購置，還應(yīng)符合公安部門的有關(guān)規(guī)定。3.7 供應(yīng)商的業(yè)績（重新）評價3.7.1 供應(yīng)商的重新評價準(zhǔn)則：a）在供貨期內(nèi)，供方的執(zhí)照和資質(zhì)被政府部門吊銷，取消供方資格;b）供方產(chǎn)品的穩(wěn)定性：進貨檢驗一次不合格的扣3分，兩次不合格扣8分，三次不合格的取消供方資格；c） 供貨的及時性： 一個供貨合同執(zhí)行完畢的執(zhí)行期內(nèi)， 一次供貨不及時扣 2 分，兩次供貨不及 時扣 5分，三次供貨不及時扣 8分，四次供貨不及時的取消供方資格， 交貨期 15天以上的取消供方資格;

6、發(fā)生一次供貨不及時， 延誤d）供貨的價格合理，不在供貨執(zhí)行期內(nèi)哄抬價格：發(fā)生一次漲價扣4 分，兩次漲價扣 8 分，三次漲價取消供方資格，發(fā)生一次大幅上漲價格（上漲率 格;10以上）取消其供方資e） 一個供貨合同執(zhí)行完畢的執(zhí)行期內(nèi)，扣分總分達(dá)到或超過10分的，取消供方資格。3.7.2 一個采購合同執(zhí)行完畢后， 由總務(wù)處組織分別對該供應(yīng)商進行業(yè)績評價， 分別填寫在供 應(yīng)商的業(yè)績評價表中，并備案。3.7.3 商名單，經(jīng)調(diào)查評定合格的供方，自評定合格之日起視同為合格供方，由總務(wù)處編入合格供應(yīng) 以指導(dǎo)今后的采購。3.7.4 采購?？倓?wù)處根據(jù)收集到的供應(yīng)商的業(yè)績評價信息，調(diào)整合格供應(yīng)商名單，以指導(dǎo)今后的3

7、.7.5 其服務(wù)質(zhì)量。對供應(yīng)商的業(yè)績評價被確定為不合格供應(yīng)商的，應(yīng)將有關(guān)信息傳遞給供應(yīng)商，使其提高3.7.6出。對供應(yīng)商的業(yè)績評價確定為不合格的供應(yīng)商的，應(yīng)立即從合格供應(yīng)商名單中將其刪3.7.7凡列入合格供應(yīng)商名單的供應(yīng)商，下次采購時，免于對該供應(yīng)商進行調(diào)查評定。3.7.8總務(wù)處按合格供應(yīng)商名單建立合格供應(yīng)商檔案并予以保存。3.7.8.1 可按供應(yīng)的材料類別進行供應(yīng)商分類：a） 辦公教學(xué)家具、學(xué)生宿舍家具類：桌、椅、凳、床等b） 辦公用品及清潔用具類：紙、筆、各類筆記本、文件擋案夾、掃把、拖把、垃圾 筒等。c）建筑主材類：瀝青、鋼材、木材、鋁材、水泥、模板、預(yù)制構(gòu)件、磚、砂、石等；d）水電安裝

8、維修料材類：鍍鋅管、鋼管、閘閥、PVC管材，鋁心線、電桿、變壓器、燈泡等。3.7.8.2 可按供應(yīng)的途徑進行供應(yīng)商分類：a） 生產(chǎn)廠家供應(yīng)商；b） 中間商或代理商。3.7.8.3 合格供應(yīng)商檔案的內(nèi)容（不限于此）a）營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、生產(chǎn)許可證復(fù)印件;b）產(chǎn)品介紹;C）產(chǎn)品合格證復(fù)印件;d）曾經(jīng)對該供應(yīng)商調(diào)查評定的記錄;e）曾經(jīng)對該供應(yīng)商業(yè)績評價的記錄。3.8 對供應(yīng)商的控制3.8.1 對供應(yīng)商的控制類型：a）供應(yīng)商的調(diào)查;b）公司對供應(yīng)商進行第二方審核評價;C） 以往業(yè)績的評價;d） 同行類比的評價。3.8.2 對供應(yīng)商的產(chǎn)品控制按 4.10 要求進行。3.9 對不合格品的控制3.9.1 對供

9、貨商產(chǎn)品的驗收， 應(yīng)由總務(wù)處負(fù)責(zé)人會同庫管員或使用部門技術(shù)人員按照合同和驗 收程序進行驗收。3.9.2 發(fā)現(xiàn)有不合格品應(yīng)及時與供貨商取得聯(lián)系，提出證據(jù)資料，并按以下程序處理：a）對有嚴(yán)重質(zhì)量問題的物質(zhì)應(yīng)退貨;b）對有瑕疵但不影響使用功能應(yīng)降級、折價處理;d） 按 4.7 的規(guī)定將供貨商情況記錄在案，出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題或大幅度價格浮動， 應(yīng)立即取消供貨商的資格。e） 為了防止不同狀態(tài)物資混淆誤用，未經(jīng)檢驗和試驗的或經(jīng)檢驗試驗不合格的，都要標(biāo)識，可采用蓋章、掛牌或以存放地點或容器來區(qū)分不同檢驗狀態(tài)，并加以記錄。3.10 進貨物資的驗證3.10.1 采購人員根據(jù)送貨單、裝箱單清查實物數(shù)量，按照物資采

10、購合同、計劃及相應(yīng)的驗收 規(guī)范，從物資標(biāo)牌規(guī)格、型號、數(shù)量、生產(chǎn)日期、外觀質(zhì)量、有效期、質(zhì)量證明文件或合格證等方 面進行檢查、核對，依據(jù)出廠合格證、出廠檢驗報告、技術(shù)使用說明書等進行驗證。3.10.2 對有包裝的物資，按包裝件數(shù)實行全數(shù)驗證， 一般通用量大的可按批量開箱開包抽檢， 抽查率為 510，如發(fā)現(xiàn)有不合格者，應(yīng)逐件進行驗證。屬于重要的、貴重的、配套性強的應(yīng)拆 包逐件進行驗證。3.10.3 進口物資必須有國家商檢部門檢驗并出具的證明。3.10.4 因工程需要，依據(jù)國家施工材料有關(guān)檢驗規(guī)范和工程質(zhì)量監(jiān)督站常規(guī)建材檢驗取樣規(guī) 定，執(zhí)行相關(guān)物資的理化試驗。 委托國家授權(quán)的試驗室進行試驗， 由采購人員會同試驗員負(fù)責(zé)抽樣 送檢（常規(guī)建筑材料按公司物資驗收標(biāo)準(zhǔn)和施工過程及原材料取樣辦法進行）。3.10.5 驗證結(jié)果的傳遞：采購人員獲得到檢驗結(jié)果時，應(yīng)及時確認(rèn)物質(zhì)的質(zhì)量狀態(tài)，并通知庫管人員進行檢驗試驗狀態(tài)標(biāo)識。檢驗試驗報告及質(zhì)量證明、合格證等交由總務(wù)處統(tǒng)一管理。3.10.6 驗證驗收合格時，由庫管人員填寫進貨驗證記錄表。3.10.7 驗證發(fā)現(xiàn)不合格的物資，按照 4.9 之規(guī)定執(zhí)行。4. 相關(guān)文