檔案管理規(guī)章制度范本2020最新版

1、合同編號 :檔案管理規(guī)章制度范本 2020 最新 版甲方：乙方：20 年 月文中藍色字體下載后有風險提示）為加強公司檔案業(yè)務管理， 進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性， 完善檔 案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務管理、生產(chǎn)調(diào)度、設備工裝（模具）管理、能

2、源管理等方面有保存價值的原始材料。檔案的管理部門公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更 好地為公司各項工作服務。檔案的分類在切實遵循中國檔案分類法前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類1、行政管理。2、人事管理。3、財會檔案

3、。4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。6 基建檔案。7、外來文件。8、聲像檔案。9、實物檔案。10、其他檔案。實物檔案是財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。四、 歸檔要求1、 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。2、 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件起存檔，并加以說明。3、 存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類

4、、立卷和編目編4、 檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄“。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。5、 檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。6 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔 1 份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2 份或 3

5、份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。五、 檔案的查閱和借閱1、 查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。2、 查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。3、 原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權(quán)限。借閱檔案時應做

6、到以下幾點：1） 借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。則按管2) 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否理規(guī)定停止借閱。要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。六、檔案的移交1、2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。檔案的保管要做好

7、檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防“工作。3、4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。5、 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關的檔案資料。八、 檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀。風險提示：企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的“法律“，但是并非制定的任何規(guī)章制度都具有法律

8、效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關規(guī)章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告，并采取補救措施。簽合同的注意事項如下（使用時請刪除）：、在簽訂合同以前，經(jīng)營者必須認真審查對方的真實身份和履約能力。、審查合同公章與簽字人的身份，確保合同是有效的。如果對方公章為法人的分支機構(gòu)公覃或內(nèi)設機構(gòu)，應要求其提供所屬法人機構(gòu)的授權(quán)書。對方在合同上簽公章，并不能保證合同是有效的，還必須保證合同的簽字人是對方的法定代表人或經(jīng)法人授權(quán)的經(jīng)辦人。三、簽訂合同時應當嚴格審查合同的