會計電算化管理辦法

1、中國銀河證券股份有限公司會計電算化管理辦法第一章總則第一條為了加強公司會計電算化工作的管理，提高財會工作效率，保證公司會計電算化系統(tǒng)長期、安全、穩(wěn)定地運行，根據(jù)中華人民共和國電子簽名法、財政部會計電算化管理辦法、會計電算化工作規(guī)范以及公司會計核算辦法等有關規(guī)定，制定本辦法。第二條公司選擇使用經(jīng)過國家有權(quán)部門評審通過的會計電算化系統(tǒng)，以保證會計電算化系統(tǒng)運行的可靠性、生成會計信息數(shù)據(jù)的準確性。第三條公司上下應高度重視會計電算化管理工作，它不僅涉及參與會計核算工作的公司財會人員和參與會計電算化系統(tǒng)維護的公司相關信息技術人員，而且還涉及使用會計電算化系統(tǒng)的公司本部、各分公司及證券營業(yè)部所有員工；不僅

2、涉及會計電算化系統(tǒng)本身的運行管理，還涉及到與公司人力資源系統(tǒng)、交易系統(tǒng)、清算系統(tǒng)等多系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接管理。第四條公司會計電算化系統(tǒng)至少應包括費用報銷、會計核算、資產(chǎn)管理、資金劃撥等基礎性功能。并在充分運行好基礎性功能的前提上不斷增加各項管理功能，促進公司整體財務管理水平的提高。第二章會計電算化系統(tǒng)的組織管理第五條公司分管信息技術和財務的領導負責推進公司會計電算化工作，組織擬定公司會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門共同做好會計電算化管理。第六條計劃財務部、信息技術部牽頭負責組織會計電算化具體實施工作，人力資源部、結(jié)算管理部等公司本部相關部門予以積極配合。第七條信息技術部負責會計電算化的技術支持

3、，根據(jù)會計電算化的需要，配置相應的服務器等硬件設備，并負責設備及軟件的日常維護。第三章會計電算化系統(tǒng)的選用原則及方法第八條選用會計電算化系統(tǒng)實現(xiàn)的管理目標（一）實現(xiàn)高效的會計核算，及時、準確、完整地反映公司的經(jīng)營情況和財務狀況，有效控制財務風險，實現(xiàn)財務管理的事前、事中、事后監(jiān)控。（二）通過集中資金管理，統(tǒng)一調(diào)配公司財務資源，提高資金統(tǒng)一支付能力，提高資金利用效率。（三）通過實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)集中和財務業(yè)務信息集成，為精細化管理提供技術保障，使全面預算管理、全成本管理等管理會計目標得以實現(xiàn)。（四）通過動態(tài)實時的財務信息共享，為各分支機構(gòu)、各部門和公司領導決策提供強有力的服務和支持。第九條選用會計電算

4、化系統(tǒng)的原則（一）符合公司統(tǒng)一的IT規(guī)劃要求。（二）系統(tǒng)產(chǎn)品應通用高效，功能穩(wěn)定，人機界面友好，具有良好的可擴展性。（三）公司選擇的會計電算化系統(tǒng)除應經(jīng)過國家有權(quán)部門評審外，其工作流程設計和審批記錄應符合下列條件，保證系統(tǒng)簽名可視為電子簽名，以確保電子簽名與手寫簽名具有同等效力：1.電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有； 2.簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制； 3.簽署后確保對電子簽名制作數(shù)據(jù)能系統(tǒng)留痕；4.簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)； 5.簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。第十條選用會計電算化系統(tǒng)的方法按照公司招標投標管理辦法規(guī)定，以公開招標方式

5、選用公司的會計電算化系統(tǒng)。第四章會計電算化崗位責任第十一條公司在啟用會計電算化系統(tǒng)軟件前，統(tǒng)一為各單獨核算單位開立會計核算賬套。第十二條會計電算化管理實行崗位責任制。（一）崗位設置公司在會計電算化管理中設公司系統(tǒng)管理員、分支機構(gòu)系統(tǒng)管理員、會計電算化管理員、系統(tǒng)操作人員（包括費用報銷、預算編制、資金劃撥、資產(chǎn)驗收、財務制單、審核、過賬、報表生成、查詢等）。（二）權(quán)限及職責1.系統(tǒng)的權(quán)限設置由信息技術部進行設置，超級用戶由信息技術部負責保管。2.公司系統(tǒng)管理員崗位權(quán)限：公司系統(tǒng)管理員由信息技術部指定專人擔任，其主要工作職責如下：（1）負責定期對服務器進行維護、檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除運行中的各種故障

6、，保證整個會計電算化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。（2）負責會計電算化系統(tǒng)的新建會計核算賬套、系統(tǒng)參數(shù)管理、單位設置、用戶權(quán)限設置操作、數(shù)據(jù)管理、工作流維護、備份賬套等工作。（3）負責進行授權(quán)操作，包括會計電算化系統(tǒng)的用戶組織信息、角色分配的維護操作等。具體事項如下：負責對公司本部員工報銷的授權(quán)操作。授權(quán)操作包括會計電算化系統(tǒng)的用戶組織信息、角色分配的維護操作。授權(quán)依據(jù)人力資源系統(tǒng)提供的員工信息變更表進行操作。負責根據(jù)計劃財務部審批通過的權(quán)限申請表對系統(tǒng)員工在會計電算化系統(tǒng)中的其他權(quán)限進行授權(quán)。授權(quán)操作包括費用報銷、資金管理、預算管理、財務會計、資產(chǎn)管理等操作及查詢權(quán)。（4）對權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)等的設定，應

7、進行嚴格記錄，并及時歸檔。（5）負責會計電算化系統(tǒng)每日數(shù)據(jù)備份，定期存儲備份。（6）認真記錄并分析軟件運行過程中出現(xiàn)的問題，及時將問題反饋給軟件供應商并協(xié)助解決。（7）向公司本部及各分支機構(gòu)財務人員提供相應技術支持，解決使用軟件過程中出現(xiàn)的技術問題，建立技術保障方面的應急預案。（8）不定期向軟件供應商提交現(xiàn)行軟件功能優(yōu)化方面的意見與建議。3.分支機構(gòu)系統(tǒng)管理員崗位權(quán)限：分支機構(gòu)系統(tǒng)管理員由各分支機構(gòu)技術崗兼任，其主要工作職責如下：（1）負責分支機構(gòu)客戶端進行維護、檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除運行中的各種故障，保證分支機構(gòu)會計電算化系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行。（2）負責對分支機構(gòu)員工報銷授權(quán)操作，授權(quán)操作包括

8、會計電算化系統(tǒng)的用戶組織信息、角色分配的維護操作。4.會計電算化管理員崗位權(quán)限：會計電算化管理員由計劃財務部指定專人擔任，其主要工作職責如下：（1）審核新建會計核算賬套、增減權(quán)限的申請，報計劃財務部負責人批準后，提交給信息技術部系統(tǒng)管理員。（2）協(xié)同技術支持人員向系統(tǒng)操作人員提供操作指導。（3）負責對系統(tǒng)管理員的授權(quán)操作進行復核，包括會計電算化系統(tǒng)的用戶組織信息、角色分配的操作。復核事項如下：復核公司本部員工報銷權(quán)限的操作。復核會計電算化系統(tǒng)的用戶組織信息、角色分配的維護操作。復核系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)員工在會計電算化系統(tǒng)中的其他權(quán)限授權(quán)操作。復核包括費用報銷、資金管理、預算管理、財務會計、資產(chǎn)管理

9、等授權(quán)操作。（4）督促各單位按照公司要求按時完成各項會計電算化工作。（5）提出并協(xié)同解決系統(tǒng)運行中可能出現(xiàn)的各類操作性問題和應急預案，根據(jù)需要不定期地向軟件供應商提交現(xiàn)運行的軟件功能優(yōu)化方面的意見與建議。5.系統(tǒng)操作人員（1）各分支機構(gòu)部門負責人和公司本部各部門負責人具有對本單位費用報銷、資金劃撥等審批權(quán)，具有對本單位會計核算賬套中所有數(shù)據(jù)的查詢權(quán)，即可在權(quán)限范圍內(nèi)任意查詢賬務、報表、資產(chǎn)管理、網(wǎng)上報銷等模塊的數(shù)據(jù)。（2）分支機構(gòu)財務人員由其單位負責人授予其對本單位費用報銷財務審核權(quán)，資金上劃/下?lián)苌暾垎蔚匿浫霗?quán)，以及會計憑證錄入、修改、刪除、記賬、報表編報、查詢、打印等操作權(quán)。（3）計劃財務

10、部報表崗人員由計劃財務部負責人授予合并報表系統(tǒng)操作權(quán)，并有各單位數(shù)據(jù)的查詢、打印等操作權(quán)。（4）計劃財務部財務審核崗人員根據(jù)工作實際需要由計劃財務部負責人授予對相關會計核算賬套的財務審核、憑證錄入、修改、刪除、查詢、打印等操作權(quán)。（5）計劃財務部其他崗位根據(jù)工作實際需要由計劃財務部負責人授予相關模塊的操作權(quán)限，以及相關會計核算賬套數(shù)據(jù)的查詢、打印等操作權(quán)。（6）稽核審計部人員根據(jù)工作實際需要由稽核審計部負責人授予對被審計單位會計核算賬套數(shù)據(jù)的查詢、打印等操作權(quán)。（7）公司費用歸口管理部門負責人具有歸口管理費用等歸口數(shù)據(jù)查詢權(quán)限。歸口部門人員根據(jù)工作實際需要由歸口部門負責人授予對歸口費用等歸口數(shù)

11、據(jù)的查詢等操作權(quán)。（8）公司各單位人員在人力資源系統(tǒng)確認為正式在編的在職員工后，具有在會計電算化系統(tǒng)進行報銷的權(quán)限。（9）外單位相關人員因工作需要，要求查詢有關數(shù)據(jù)的，可通過業(yè)務接待部門提出書面申請，申請中應注明查詢的具體內(nèi)容及查詢有效期限，經(jīng)計劃財務部相關人員審核后，提交系統(tǒng)管理員在有關賬套及規(guī)定時間內(nèi)設定臨時查詢權(quán)。有效期限結(jié)束,系統(tǒng)管理員應根據(jù)申請表及時刪除其查詢權(quán)限。第十三條權(quán)限設置程序（一）新建會計核算賬套的程序新設分公司、證券營業(yè)部在取得組織機構(gòu)代碼證、營業(yè)許可證、工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、銀行賬戶開戶許可證后，向公司提出書面申請（附件一），提交計劃財務部電算化管理員初審，經(jīng)計劃財

12、務部負責人審核后，由系統(tǒng)管理員進行設置。（二）權(quán)限新建程序權(quán)限新建程序是指在新增加用戶情況下需要完成的具體審批及操作程序。具體程序如下：1.用戶使用者或所屬部門提出需求申請，在會計電算化系統(tǒng)內(nèi)填寫軟件權(quán)限申請表。新增用戶申請應在分錄中填寫用戶申請角色與組織名稱（單位名稱）。2.本單位負責人審批。3.計劃財務部會計電算化管理員初審、部門負責人審核。4.信息技術部系統(tǒng)管理員審核并設置。5.權(quán)限設置完成后，信息技術部系統(tǒng)管理員通知被授權(quán)人。（三）權(quán)限變更或刪除權(quán)限變更是指在系統(tǒng)用戶不變情況下，對現(xiàn)有用戶使用權(quán)限進行變動。權(quán)限刪除是指對現(xiàn)有用戶名的權(quán)限進行刪除，主要發(fā)生在因員工在公司內(nèi)部調(diào)換工作崗位或

13、離開公司而不再使用該系統(tǒng)。變更權(quán)限申請與設置，按申請刪除原權(quán)限同時新增權(quán)限處理。（四）用戶權(quán)限轉(zhuǎn)授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)操作是指用戶將自己全部或部分權(quán)限在一定時間范圍內(nèi)轉(zhuǎn)交給其他崗位用戶，轉(zhuǎn)授權(quán)操作需要用戶本人在會計電算化系統(tǒng)中進行操作，所有記錄以系統(tǒng)日志形式保存。第五章業(yè)務操作管理規(guī)定第十四條會計電算化系統(tǒng)操作管理規(guī)定（一）系統(tǒng)操作人員必須嚴格按照預先設定的操作權(quán)限制單、審批、查詢等，嚴禁以他人名義進行越權(quán)操作；操作人員對自己名下的所有操作負完全責任。系統(tǒng)使用人員對用戶名和密碼應嚴格保密、定期更換，在操作完畢后應退出系統(tǒng)。操作人員在休假、出差等不在崗的情況下，應在系統(tǒng)內(nèi)進行轉(zhuǎn)授權(quán)操作，嚴禁將用戶名和密碼交

14、與其他人員。一旦出現(xiàn)問題，系統(tǒng)電子簽名記錄人將承擔全部責任。（二）系統(tǒng)中的業(yè)務操作需嚴格按照系統(tǒng)提供的功能要求進行操作，嚴禁使用系統(tǒng)提供的功能以外的其他方法進行修改，如在數(shù)據(jù)庫直接刪除操作記錄、操作日志等。具體分為新增、刪除、修改三種操作：1.新增操作根據(jù)系統(tǒng)提供的新增功能進行操作，禁止對數(shù)據(jù)庫進行新增操作。2.刪除操作根據(jù)系統(tǒng)提供的刪除功能進行操作，禁止后臺對數(shù)據(jù)庫表進行刪除操作、禁止刪除已經(jīng)結(jié)束的工作流、禁止日志歸檔前對日志進行刪除操作。3.修改操作根據(jù)系統(tǒng)提供的修改功能進行操作，禁止后臺對數(shù)據(jù)庫表進行修改操作、禁止對已經(jīng)結(jié)束的工作流進行修改、禁止對已經(jīng)完成狀態(tài)的業(yè)務單據(jù)進行修改。（三）系

15、統(tǒng)將自動對所有操作人員的操作進行記錄，系統(tǒng)管理員、電算化管理員通過上機日志隨時查詢。（四）為防止計算機病毒對設備的侵害，禁止使用來歷不明的軟盤及光盤等在計算機上操作，嚴禁打開不知來源郵件，同時應定期檢測及殺滅計算機病毒。（五）未經(jīng)授權(quán)及批準，公司員工不得以任何方式向他人提供電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及相關資料。第六章崗位交接第十五條系統(tǒng)管理員、會計電算化管理員、系統(tǒng)操作人員在崗位變動前必須辦理交接手續(xù)，接替人員應認真接管移交工作。（一）系統(tǒng)管理員交接具體要求 1.信息技術部負責人負責監(jiān)交。2.交接工作完成后由監(jiān)交人員及交接雙方簽字，并作為會計檔案存檔。3.移交內(nèi)容包括：（1）網(wǎng)絡服務器口令；（2）數(shù)據(jù)庫的超級口令；（3）系統(tǒng)管理員口令；（4）系統(tǒng)維護記錄本；（5）所有版本的財務信息管理軟件；（6）其他應交接的內(nèi)容。4.對交接內(nèi)容應進行上機測試，確保交接質(zhì)量。上述口令應最后交接。一旦交接，接替人員應立即更換所有口令。（二）會計電算化管理員交接具體要求1.計劃財務部負責人負