NO23_文書檔案管理制度

1、第二十三章文書檔案管理制度在很多企業(yè)尤其是中小公司看來會議文書檔案的管理制度可有可無影響不 大其實不然即使一個再小的公司如果對這些看似瑣碎的方方面面失于管理就會 使公司的運作陷入一種無序的狀態(tài)長此以往公司的管理勢必陷入混亂因此要想 避免這種后果必須掌握以下幾個方面一 文印室管理規(guī)定第一條為了加強公司的文件管理特制定本規(guī)定第二條公司的文件有打印必要時方予打印內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他 不需打印的文件一般不予打印第三條公司發(fā)文需由起草人定稿抄正經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方 準打印一般文件的打印復印傳真須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理部門 經(jīng)理不在時可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理第四條 私人

2、資料不得在公司打印復印或用公司傳真機傳送以免影響公司的 正常工作第五條文印室工作人員應認真做好本職工作按時完成任務對收到的文件資 料應及時給有關(guān)部門人員送發(fā)或及時通知有關(guān)人員到文印室取回不得延誤第六條 文印室人員應樹立嚴格的保密觀念不得隨意將打印復印或傳真資料 中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人不得載留任何文件第七條 文印室對送來打印復印傳真的文件資料應做好登記并在月終作統(tǒng)計 核算屬業(yè)務部門的由各部門承擔費用屬行政管理部門的統(tǒng)一列行政開支第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的給予批評或處元以下罰款屢教 不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失處元以上罰款直至辭退第九條 本規(guī)定

3、自年月日起執(zhí)行表 23-123-1 行文表發(fā)文號絕對機 密另文呈受 文者副 本份 數(shù)附 件發(fā) 文號 數(shù)極機密1函機密令密 ：事由繕 校員發(fā) 文日 期普通1限時送特快送:快件核辦人核 稿人承 辦人普通年 文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由辦公室負責起草和審核公司總經(jīng)理簽發(fā)公司本部各部 門的文件由各部門負責起草辦公室審核總經(jīng)理簽發(fā)第二條 文件簽發(fā)后送辦公室統(tǒng)一安排打字打印后送回起草部門校對校對無 誤方能復印蓋章第三條文件和原稿由辦公室分類歸檔保存?zhèn)洳榈谒臈l屬于秘密的文件核稿人應該注明秘密字樣并確定報送范圍秘密文件 按保密規(guī)定由專人印制報送第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送送件人應將文件內(nèi)容報送日期部門

4、接件 人等事項登記清楚并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果秘密文件由專人按核定的范圍 報送第六條 外來的文件由辦公室專人負責簽收并分類登記由辦公室主任提出處 理意見后簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門不得積壓遲誤屬 急件的應在接件后即時報送第七條傳閱文件由辦公室專人負責收回對領(lǐng)導指示的文件辦公室應及時組 織傳達和落實 表 23-223-2 往來信函記錄表 客戶或單位：類別日期來去函內(nèi)容處理人回函日期回函內(nèi)容來三. 公司報刊郵件函電收發(fā)制度第一條 全公司公私報刊外來郵件外發(fā)公啟函電等由公司收發(fā)室負責收發(fā) 第二條外發(fā)函電要求1 1、各部門因公需外發(fā)函電經(jīng)辦人員應于每天下午點以前將函件電報底 稿送

5、到收發(fā)室另填寫掛號平信電報外發(fā)登記表2 2、每天下午點以前公司收發(fā)室應將當日外發(fā)函電清點累計送交郵局寄 發(fā)表 2323- 3 3 信函寄發(fā)記錄表業(yè)務類公共關(guān)系采購類總務類發(fā)函日期發(fā)函單位文別內(nèi)容寄發(fā)單位回函日期回函內(nèi)容第三條外來郵件管理1 1、外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)2 2、凡掛號紙包包裹單貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收3 3、一般公啟函電和公司內(nèi)職工私人信件由收發(fā)室開具清單分放到各單位信 報箱內(nèi)4 4、私人不明平信一律放到信架信袋內(nèi)由個人自取5 5、 不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清及時分發(fā)不得丟失損壞擱置延誤對國外 來函應檢查封口郵戳如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應拒絕簽收并向郵局反

6、映查明原由6 6、 凡掛號信匯款單包裹單貨運單等的收件人在收發(fā)室通知發(fā)出后應隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單并及時去郵局取款取件超期罰款收發(fā)室概不負責第四條報刊訂購與收發(fā)1 1、報刊訂購（1 1） 訂購時間：上半年下半年（2 2） 訂購手續(xù)： 不論單位和個人均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄再將需要訂 購的報刊代號名稱出版日期單價訂購份數(shù)期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價確認 無誤后當面繳款開票公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手 續(xù)歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外還須填寫報刊分發(fā) 清單詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或個人2 2、報刊收發(fā)（1 1）收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送

7、清單分類清點發(fā)現(xiàn) 有差錯應及時登記并要求補缺退任（2 2）收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)不得耽擱延誤收發(fā)員清 點分發(fā)報刊時間為小時任何人不得進入收發(fā)室四. 公司文件管理規(guī)定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項工 作中的指導作用特制訂本制度第二條 文件管理內(nèi)容主要包括上級函電來文同級函電來 文本廠上報下發(fā)的各種文件資料第三條按照黨政分工的原則全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦以 下簡稱兩辦歸口管理 表 2323-4 4 送發(fā)公文登記簿日期文號收文單 位文別事由附件附本回涵內(nèi) 容表 23-623-6 表格檔案處理工作一覽表部 門表格 檔案名 稱聯(lián) 數(shù)負責職

8、別表格性質(zhì)完成期限審核 職別審核 日期日報月報記錄其他（二）收文的管理第四條公文的簽收1 1、凡來廠公啟文件除廠領(lǐng)導訂啟的外均由廠收發(fā)員登記簽收由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外后分別交兩辦機要秘 書拆封在簽收和拆封時收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳 對開口和郵票撕毀函件應查明原因?qū)γ芗_口和國外信函郵票被撕 應拒絕簽收2 2、對上級機要部門發(fā)來的文件要進行信封文件文號機要編號的四對口核定如果其中一項不對口應立即報告上級機要部門并登記差錯文件 的文號第五條公文的編號保管1 1、兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單并分類 登記編號保管須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導

9、親啟文件廠領(lǐng)導啟封后 也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)2 2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書 進行登記編號保管不得個人保存第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1 1、凡正式文件均需分別由兩辦主任或副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽 后由機要秘書分送承辦部門閱辦重要文件應呈送廠領(lǐng)導或分管領(lǐng)導 親自閱批后分送承辦部門閱辦為避免文件積壓誤事一般應在當天閱 簽完緊急文件要月即辦2 2、一般函電單據(jù)等分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個單位 會辦的文件應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理3 3、為加速文件運轉(zhuǎn)機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導和承 辦部門如關(guān)系到兩個以上業(yè)務部門應按批示次序依次傳閱

10、最遲不得 超過天特殊情況例外第七條文件的傳閱與催辦1 1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定不得將有密級的文件帶回 家宿舍或公共場所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對尚未傳達的文件 不得向外泄露內(nèi)容2 2、閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交機要室閱批文 件一般不得超過天閱后應簽名以示負責如有領(lǐng)導批示擬辦意見兩辦 應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜3 3、閱文時不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系 工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密4 4、文件閱完后應送交兩辦機要秘書切忌橫傳5 5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任承辦部門接到文件函 電應立

11、即指定專人辦理不得將文件壓放分散如需備查應按照有關(guān)保 密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復印或摘抄原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)6 6、按照閱文范圍離退休干部一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件或 由兩辦機要室通知到機要室閱文（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1 1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部各群眾團體和部門一律不 得自行向上向下發(fā)送正式文件2 2、各群眾團體部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工 作要求發(fā)文應向廠部提出發(fā)文申請并將文件底稿交廠辦審核廠部同 意發(fā)文則由廠辦按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文3 3、對全廠影響較大涉及兩個以上廠領(lǐng)導分管范圍的文件須由廠長批準簽發(fā)其余文件均由分管廠領(lǐng)

12、導批準簽發(fā)第九條發(fā)文的范圍1 1、凡是以廠部名義發(fā)出的文件通告決定決議請示報告編寫的會議紀要 和會議簡報均屬發(fā)文范圍2 2、廠部下發(fā)文件主要用于（1 1） 公布全廠規(guī)章制度（2 2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件（3 3） 公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項（4 4） 公布全廠性的重大生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營管理政治工作生活福利等工作的 決定（5 5） 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報（6 6） 其他有關(guān)全廠的重大事項3 3、上行文外發(fā)文主要用于（1 1） 對上級機關(guān)呈報工作計劃請示報告處理決定（2 2） 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)技術(shù)人事勞資物資供應科研基 建經(jīng)營管理等事宜4 4、在工廠日常生

13、產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營管理中有關(guān)圖紙技術(shù)文件工藝修改審批工 作安排部署傳達上級指示等事項應按有關(guān)制度辦理經(jīng)分管廠領(lǐng)導批 準后由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠部文件發(fā)布5 5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定一般都不應發(fā)文不備查考可 以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要6 6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系可用各科室的名義對外發(fā) 函應各自編號備查不用廠部名義發(fā)文（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定1 1、各單位需要發(fā)文應事先向廠部提出申請2 2、廠部同意發(fā)文時主辦單位應以國家法令上級指示或工作實際需要草擬文 件初稿表 23-623-6 表格管理登記表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備

14、考3 3、 草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)做到情況確實觀點鮮明條理清楚層次分明 文字簡練標點符號正確書寫工整嚴禁使用鉛筆圓珠筆紅墨水和彩筆書寫4 4、文稿擬就后擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁詳細寫明文件標題發(fā)送范圍印刷 份數(shù)擬稿單位與擬稿人并簽名蓋章標定日期和密級5 5、廠辦應根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神有關(guān)文件規(guī)定對文稿進行審 查和修改對涂改不清文字錯漏嚴重內(nèi)容不妥格式不符的文稿應退回擬稿 單位重新擬稿6 6、 經(jīng)廠辦審查修改后的文稿送部門主管領(lǐng)導核稿對文稿內(nèi)容質(zhì)量負責7 7、 對審核時修改較多有礙打印和存檔的文稿應由擬稿部門重新謄寫清楚8 8 需經(jīng)會簽的文稿應在交付打印前送會簽部門會簽文稿審核會

15、簽后按批準 權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)9 9、 經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印1010、文件打印清樣應由擬稿人校對校對人員應在發(fā)文稿上簽名1111、文件打字后由廠辦派專人按數(shù)印刷再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落 實情況對印刷質(zhì)量不好的文件機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)（五） 文件的借閱和清退第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門負責人 簽寫便條對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時歸還任何人不得 將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾畫等第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦應定期對事情已經(jīng)辦

16、妥的 本廠文件和上級要求限期清退的文件進行收繳清退工作一般為月底一小清季末 一中清年終一總清如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時查明原因和責任者并如實向領(lǐng)導報 告第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交保管保 密催辦檢查工作（六） 文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍1 1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔（1 1） 上級機關(guān)來文包括上級對工廠報告申請的批復（2 2） 廠部發(fā)出的報告指示決定決議通報紀要重要通知工作總結(jié)領(lǐng)導發(fā) 言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計季度年度報表等（3 3） 廠長辦公室廠務會工廠管理委員會中層干部會以及各種專業(yè)例會 記錄（4 4） 廠一級組織召開的代表大會所形成的報告總結(jié)

17、決議發(fā)言簡報會議 記錄等（5 5） 有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果（6 6） 參加上級召開的各種會議帶回的文件資料及本廠在會上匯報發(fā)言 材料等（7 7） 上級機關(guān)領(lǐng)導同志來廠檢查視察工作的報告指示記錄以及本廠向 上級進行匯報的提綱和材料（8 8） 反映本廠生產(chǎn)經(jīng)營活動先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音像攝制 品（9 9） 工廠日志和大事記（1010） 工廠向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料2 2、 業(yè)務科室各群眾團體日常工作中形成的活動資料由各業(yè)務科室群眾團體 負責立卷歸檔第十六條立卷要求1 1、 文件立卷應按照內(nèi)容名稱作者時間順序分門別類地進行整理歸檔2 2、 立卷時要求把文件的批復正

18、本底稿主件附件收集齊全保持文件材料的完3 3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則重要工作重要會議形成的 文件材料要及時立卷歸檔4 4、上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向檔案館 室移交清單一式兩份接交單位各留存一份備查（七）文件的銷毀第十七條對于多余重復過時和無保存價值的文件廠辦機要室應定期清理造 冊并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件應派專車分別由廠辦機要秘書和正副主任 護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀五. 公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務正常順利進行促進與提高組織管理工作的效率特制 定本制度第二條所謂文書是指業(yè)務工作上往來公文

19、報告會議決議規(guī)定合同書專利許 可證書電報各種賬簿圖表參考書等一切業(yè)務用書與公文第三條全部文書歸公司所有并收藏任何個人不得私自占有第四條 必須嚴格保守文書的機密第五條文書按下列要點處置或辦理凡重要事宜的指示請示匯報報告?zhèn)鬟_答復等等一律以文書的形式進行所有 文書的處置都必須以準確與迅速為原則必須明確責任 即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項事后也必須以文書 形式記錄下來第六條文書的管理原則規(guī)定如下：1.1. 文書的收發(fā)領(lǐng)取與寄送原則上由總公司總務部負責2.2. 分公司或分支機構(gòu)的文書管理另有文書管理細則做出規(guī)定（二）文書的收發(fā)第七條到達文書全部由文書主管部門接收并按下列要點處置1 1、一般文

20、書予以啟封分送各部門2 2、私人文書不必開啟直接送收信人3 3、分送各部門的文書若有差錯必須立即退回總務部（三）文書的處理第八條文書按機密程度可分為以下幾類：1.1. 絕密指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書2.2. 秘密指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書表表格登記單圖表名稱聯(lián)數(shù)填制 單位移送單位功能內(nèi)容性 質(zhì)印制 日期數(shù) 量 表格編號每 月用 量產(chǎn)品經(jīng)理室自存 生管部產(chǎn)品 說明產(chǎn)品說明 規(guī)格訂定各產(chǎn)品工程 分析 表工程 分析工程 標準品檢 標準盹組品檢 標準品檢標準領(lǐng)退 料單領(lǐng)料 人自存 會計生 管領(lǐng)料 憑證領(lǐng)退料名 稱數(shù)量憑證原物 料庫 存卡倉庫物料 管理原物料耗

21、 用狀況賬卡耗用 月報 表自存 會計生 管對賬 控制原物料耗 用狀況月報庫存 月報 表原物料庫 存記錄制造 通知 單生管自存業(yè) 務生產(chǎn)部派工用制造說明 原物料說 明發(fā)工 用生產(chǎn) 進度 表生產(chǎn)進度生產(chǎn) 狀況 表自存程序控制用細步進度 產(chǎn)量控制工作表完工 報告 單自存 經(jīng)理 室計算 成本原物料工 時品質(zhì)記 錄每批 報告品檢 日報 表品管自存生管品檢 狀況各批品檢 狀況日報品檢 記錄 表自存工作 表3 3、機密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書4 4、普通：指非機密文書如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西則另當別論5 5、傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書 第九條普通文書的處理原則如下1 1、由部

22、門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進行審閱回答批辦以及其他必要的處理或者由其指定下屬對文書進行具體處理2 2、如果遇到重要或異常事項必須及時與上一級主管取得聯(lián)系按上級指 示辦理3 3、各種有關(guān)聯(lián)的事項必須與各部門商議后方能予以處置第十條機密文書的處理原則如下1 1、 機密文書原則上由責任者或當事者自行處理2 2、指名或親啟文書原則上應在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓 名并由發(fā)文者封緘3 3、到達的指名或親啟文書原則上由信封上所指名的人開啟其他人不得擅自啟 封如果某主管在職務上有權(quán)替代來件所指名者不受本條規(guī)定的約束第一條 文書的閱覽原則如下1 1、某文書被閱覽后閱覽者必須簽字表示已經(jīng)閱覽完

23、畢如有必要可在文書的空白處填寫閱覽后的意見并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管2 2、有必要在各部門傳閱的文書必須附上傳閱登記簿按傳閱登記簿規(guī) 定欄目填寫并最終交還文書主管第十二條與各部門有關(guān)的文書在處理意見上如果存在分歧則由文書的主管 部門出面進行協(xié)商如果不能協(xié)商一致上報或請示上級領(lǐng)導由上級裁決（四）請示審批第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序凡公司經(jīng)營重要事項都必須 經(jīng)請示獲得董事會總裁和常務董事審查裁決和公文批復之后方能實行第十四條須請示審批事項如下1 1、職務及重要人事安排2 2、各種制度性規(guī)定的變更3 3、重要契約的締結(jié)解除與變更4 4、訴訟行為5 5、與政府機構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)申請等

24、等6 6、土地建筑物以及事務所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓7 7、大額饋贈謝禮以及宣傳廣告費用的開支8 8 分支機構(gòu)的增減與升降9 9、預算與決算事宜1010、借款與貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更1111、重要或高額物品的采購不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售1212、定期或不定期刊物發(fā)刊修改與廢除以及費用開支的修訂1313、有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃1414、其他上述未涉及的重要事項第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理以及以此為標準確定的主管第十六條對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌以便能順利實施第十七條請示審批的事項必須以提案文書的方式經(jīng)主管呈交總部如果事情 緊急允許直接以非文書形式請示但事后必須盡快撰寫

25、請示提案文書上報第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標題正文理由說明和附錄提案文書應一 式多份分送有關(guān)部門如業(yè)務部門出版部門總務部門和財務部門等等第十九條請示提案文書必須編號注明起草者或請示者所屬分支機構(gòu)及部門 并簽名蓋章第二十條請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并做出決定則以請示提案書副本替 代批復返回并請示部門予以執(zhí)行第二十一條 請示提案原本由總務部保管（五）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下1 1 文書必須簡明扼要一事一議語言措辭力求準確規(guī)范2 2起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程加以證明必須做出交代必要 時附上相關(guān)資料與文件3 3、必須明確起草文書的責任者并署上請示審批提案者姓名對請示提案文

26、書 進行修改時修改者必須認真審閱原件修改后必須署名第二十三條文書的起草必須征得主管同意并且在主管有了明確的決定之后 進行文書起草只是一個文書化的過程與結(jié)果文書的草案必須予以保存第二十四條重要文書必須經(jīng)過公證并且在正式文書形成前掌握并附上具有 價值的證據(jù)或證明文件第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進行1 1公司內(nèi)文書如果是一般往來文書只需主管署名如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書只需部門署名如果是重要 文書按責任范圍由總裁副總裁常務董事署名或者署有關(guān)部門的主管 姓名與職務2 2、對外文書如合同書責任狀政府許可申請書回執(zhí)公告等重要文書一律署總裁職務與姓名如果是總裁委托事項可由指名責

27、任者署名上列規(guī) 定以外的文書也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職務與姓名第二十六條文書的蓋章按下列要點進行1 1在正本上必須加蓋文書署名者的印章副本可以加蓋署名者或所在部門印 早2 2、如果文書署名者不在可加蓋職務或代理者印章并加蓋具體執(zhí)行者印章替 代但在這種情況下文書存檔前必須加蓋署名者印章3 3、以部門或公司名義起草的文書在旁側(cè)加蓋有關(guān)責任者印章第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用1 1、在有必要加蓋總裁公司印章時必須填寫委托申請書經(jīng)所屬部門主管 認可并且加蓋印章之后向總務部門提出2 2、總務部主管經(jīng)審核簽名蓋章批準申請如有必要則需請示總裁3 3、在需要總裁簽字的情況下手續(xù)同前4 4、經(jīng)總務部

28、批準后去印章保管員處加蓋公司印章5 5、一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章須經(jīng)主管同意直接向印章 保管員申請加蓋（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書按下列要點進行發(fā)送必要時還 須給文秘室以回復或回執(zhí)調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制1 1文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位單位地址以及收件人姓名并且注明快遞郵寄面呈或轉(zhuǎn)交等字樣2 2、公司內(nèi)部文書原則上不作封緘第二十九條 各部門的郵寄文書必須于發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資明細賬上做好登記并填寫表 23-823-8 表格請印申請單第一聯(lián)請印單位存第二聯(lián)存采購單位第三聯(lián)存總務部門請印單位表格名 稱聯(lián)數(shù)及分送單位式聯(lián)第聯(lián)第 2 2 聯(lián)第 3 3

29、聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年數(shù)需校對否需 否（七）文書的整理與保存第三十條 文書按內(nèi)容進行整理后分為兩類保管一類是尚未完結(jié)的文書另一類是可以歸檔的文書第三十一條全部完結(jié)的文書分別按所屬部門文件機密程度整理編號和保存 年限進行整理與編輯并在文書保存簿上做好登記歸檔保存第三十二條制度規(guī)定不動產(chǎn)權(quán)利書合同書往來公文與特許專利等特別重要 的文書由總務部填寫重要文書目錄后予以保存第三十三條分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類一類是特別重要的文書直接 歸主管保存另一類是一般的文書留存各部門保管第三十四條文書的保存年限如下1 1、永久保存文書包括章程股東

30、大會及董事會議事記錄重要的制度性規(guī) 定重要的契約書協(xié)議書登記注冊文書股票關(guān)系書類重要的訴訟關(guān)系 文書重要的政府許可證書有關(guān)公司歷史的文書決算書和其他重要的 文書2 2、保存十年文書包括請求審批提案文書人事任命文書獎金工資與津貼 有關(guān)文書財務會計賬簿傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重 要文書3 3、保存五年文書指不需要保存十年的次重要文書4 4、保存一年文書指無關(guān)緊要或者臨時性文書如果是調(diào)查報告原件則由 所在部門主管負責確定保存年限第三十五條 全部重要的機密文書一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中 第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的經(jīng)主管決定填寫廢除理由和日 期之后予以銷毀機要文書一律以焚燒

31、的方式銷毀第三十七條如果職務或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整則必須在有關(guān)登記 簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結(jié)果第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作并注明歸還日期一切借閱都 必須出具借閱證第三十九條在制度難以執(zhí)行時須與總務部聯(lián)系由文書主管做出裁定第四十條 本制度自頒布之日起實施六. 公司文書制作制度第一條適應范圍凡公司內(nèi)的公務文件除有特殊規(guī)定外一律依照本制度制作發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外也適用本制度第二條名義公務文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署有些簡單事項的文件應以部門的 名義簽署第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件須逐級上報各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫出意 見

32、注明需呈報經(jīng)理的理由然后上報若不需呈報則在該文書右上方空白處注明公 司部門的名稱文號年月日第四條文書格式1 1 公務文件應使用楷書盡可能簡單準確2 2、陳述理由和經(jīng)過時若正文繁復則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件 上第五條文件編碼文件上應有制發(fā)單位規(guī)定的號碼還應標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復文 文件的號碼和年月日以便處理第六條書寫格式1 1通常在第一行寫文號第二行寫文件內(nèi)容的標題另起一行寫制發(fā)年月日制發(fā)者名稱再一行寫明收文件人的姓名然后再寫文件內(nèi)容2 2、在屬于提復審報的情況下通常采取在文件末尾處用后記的形式證明 在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼必要事項年月日及復審者姓 名3 3、由經(jīng)理發(fā)

33、出的指令性文件上應有各收件單位的名稱必要時要寫上號 碼和年月曰第七條簽署應用文件制發(fā)者及收件者應注明職務根據(jù)情況只署姓名在文件制發(fā)者個人或單 位的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章作為文件處理的依據(jù)但同時發(fā)往多 個單位的文件如通知等為了簡便多采用印制好的印刷品此時簽名或蓋印可省略 第八條封簽上的記錄文件信封上的記錄依照以下各條進行1 1在用于普通文件的信封上要寫明送達單位的名稱同時在左側(cè)寫上是否加急掛號等并在其下寫上發(fā)文號碼信封背面寫發(fā)文單位2 2、秘密文件的信封上除要在正面的左側(cè)寫上秘外其他參照第一項3 3、必須由收文者親自開啟的文件信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上親啟字 樣4 4、機密文件要用二

34、層信封內(nèi)封上寫文件標題外封上的標志參照以上各 條在左側(cè)寫明秘的字樣5 5、文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標明秘的字 樣6 6、本條第一項中所列內(nèi)容除有關(guān)機密的外簡易的文件可依照第二條進行只要在封面左下角用小號字印上單位名即可第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定略第十條墨水文件原則上應用黑色墨水書寫在使用墨水時要選用性能較好的紙張文字應 清晰可辨第一條 文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應根據(jù)文件的不同作用按以下原則區(qū)別使用不同文種1 1 提案，不僅僅是發(fā)出的指令而且希望將其意見進行廣泛討論2 2、承認就有關(guān)事務進行認定表 23-923-9 定期報表發(fā)送記錄類別：財務會計報表名稱類別報告

35、提出日:份呈送單位報月報:年報期數(shù)1 1、現(xiàn)金收支 表隔日或翌月 日1 1副總 經(jīng)理2 2、營業(yè)報告 表隔月初日2 2自存副總 經(jīng)理3 3、損益表隔月自存副總 經(jīng)理總經(jīng) 理4 4、資產(chǎn)負債 表5 5、6 6、7 7、8 8、3 3、請求所報內(nèi)容等候裁定4 4、報告關(guān)于指示的答復性匯報5 5、 申請請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認也可用于單方面提出申請 第十二條 指示類文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用1 1 指示對申請請示及要求的答復2 2、傳達有關(guān)事務上的指令第十三條電文依靠電信傳達的文件要求特別簡明避免使用容易誤解的文字并省略敬語以 使電文簡短電報通常在

36、結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號重要的電信文書在發(fā)出電報 的同時還應將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人第十四條 本制度自頒布之日起實施七. 公司文書收發(fā)制度第一條范圍本公司文件本公司及其事務所之間的書信文件傳票小包裹等以及公司外文件的收發(fā)分發(fā)等均按本制度執(zhí)行第二條統(tǒng)管部門文書的收發(fā)分布等事務由本公司及各事務所的總務部統(tǒng)一管理第三條部門文書責任者在部處室中設(shè)文書負責人負責本部門內(nèi)文件的分發(fā)保管等工作第四條文書的收受對公司外來文書的接收由總務部收件室負責第五條收文的處理收文中除親啟信函掛號信傳遞證明外其余一般信函應全部拆封拆封后以件 為單位將收文印章蓋在文件上方空白處將信封附上用別針別在一起收件室將全

37、部收文的收受日期發(fā)文單位發(fā)文者姓名文件標題內(nèi)容概要分發(fā) 地點等項目登在收文簿上并將文件及收文簿一并交給總務部經(jīng)銷第六條審核以及分發(fā)批示總務部經(jīng)理在對文件及收文簿加以審核后對收件室做出分發(fā)批示當總務部 經(jīng)理外出時如有事務急需處理可由副經(jīng)理代理承擔上述工 作第七條分發(fā)收件室將收文簿及文件分發(fā)各部門各部門的文書負責人應該在收文簿上蓋 印簽收第八條處部門內(nèi)部文書處理文書負責人在收到文件上加蓋傳閱印并遞交有關(guān)部門有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對文書負責人做出分發(fā)傳閱的批示文書負責人據(jù)此分 發(fā)文件給有關(guān)工作人員在文書承辦量分發(fā)量較大的部門可設(shè)文書整理簿并據(jù)此處理文件第九條發(fā)送文書的發(fā)送全部由總務部收件室負責在特殊必要

38、時亦可由適當?shù)臉I(yè)務 部辦理第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點姓名并注明是否采用掛號快遞等方式 文書負責人將本部門文件分類別請示發(fā)送第十一條發(fā)送的處理總務部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期發(fā)送地點發(fā)文者名稱全 名內(nèi)容等項目登記在發(fā)文簿上貼好郵票投遞出去第十二條投遞文件投遞通常一天三次按以下時間投出：第一次上午十點第二次下午三點第三次下午五點遇有緊急投遞的文書可不受上述時間限制第十三條郵票的收付保管由 E E 票購入付出保管等情況應登記在郵票收付保管明細表并在年末計算出余 額與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對第十四條公司內(nèi)部的定期專遞不利用國家郵政而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送

39、的信函文書傳票小包裹錢 款以及其他物品的收集和遞送可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各事務所總務室負責 第十五條定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專遞時各部門應在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容一式二頁副頁 留存正頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿作為發(fā)文單位記錄 可代替發(fā)文簿每天進行整理清點對于收文部門定期專遞收發(fā)文簿可代替收文簿 每天進行整理清點八. 公司文書處理制度（一）總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行在特殊情況下的應急處理事后也須按本制 度補齊有關(guān)手續(xù)第二條定義本制度所指文書包括以下內(nèi)容：1.1. 高層決策文書以及基層下達的文件2.2. 部

40、門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件3.3. 合同書證券證書和勞動協(xié)議書4.4. 志愿書違約收文往來公文專利證明和注冊登記文書5 5 收支預算與決算書賬本票據(jù)憑證各種明細表各種規(guī)定與計劃書6.6. 往來書信電報任命書意見書7.7. 各種報告各種統(tǒng)計表8.8. 其中與項文書的處理原則上按會議決定處理第三條類別劃分上述文書按機密程度可劃分為以下幾類：1.1. 機密文書（1 1） 絕密（2 2） 秘密（3 3） 保密2.2. 普通文書即機密文書以外的文書3.3. 其他文書如公開發(fā)行的書籍雜志報紙以及調(diào)查資料類的印刷品或復印謄 寫物品的第四條適用原則表 23-1023-10 表格使用狀況調(diào)查表送：送出單位表格管制單位

41、日期年月日名稱如為新表請簡要解釋表號如為新表免填作用此表之其他部門此表目的及用途是否送出廠外？ 是 否能否用透明窗信圭寸？ 是 否對現(xiàn)行程序的影響說明改變或增加之處資料來自何處的注出表號資料送往何處注出表號此表設(shè)計將影響其他何表有何其他表需重加設(shè)計與何表同時參以使用可以取代何種表注出表號何表作廢注出表號現(xiàn)有廢表之處理銷毀 新表未使用前仍繼續(xù)使用通知已領(lǐng)出者使用完為止其他處辦理填寫用鉛筆鋼筆復寫打字其他填寫方式如系機械注明名 稱及型式牌特殊裝訂所需級邊或印刷留紙邊使用情形在辦公室內(nèi)用在工場或庫房使用在室外用復制方法 油印其他方法領(lǐng)用情形其他副本數(shù)量 每日每周 每月使用此表需增添新設(shè)備如需要請注明

42、并估計費用 是 否副本送 遞單位數(shù)副本送遞單 位名稱必需用之單位保存 時間 月年處理時間每 月日 每月極少每孕一單位如何填寫填寫日期及編號等 等 蓋圖記等 等（1 1）原2 23 34 45 56 67 7規(guī)格需用量需印連續(xù)號碼否請說明 是 否裝訂成冊 是 否年量長 份份期交貨 月數(shù) 及數(shù)量本 冊第一次用量使用久暫永久 臨時（多久時間）交貨日期特殊事至項不夠填寫時請用背面簽早申請人日期審核人日期批準人日期公司各部門依據(jù)本制度保管與處理本部門有關(guān)事務文書（二）文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達本公司的文書原則上由總務部或者另行規(guī)定的其他部門接受所有文書按下列原則處置或送發(fā)1 1、普通文書全部由接受部門開啟

43、或開封啟封時編上文書的收發(fā)編號注 明收發(fā)日期在文書登記簿上作好登記由接受部門的主管或者由指定 的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員文書當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取 文書但是不涉及特別事項的文書可以簡化登記手續(xù)2 2、絕密文書或親啟文書必須直接送交當事者由文書當事者開封與處 置第六條制度時間外的處理1 1、值班人員能夠判定為是緊急重要的文書或者直接寫給公司高層領(lǐng)導 的文書應立即通知秘書室主任其他次重要文書只需通知收發(fā)室的主 任并按其指示處理2 2、所有到達的文書值班人員都必須一一作好登記于此后第一個工作日 早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室第七條收發(fā)決定所有文書的接受轉(zhuǎn)交登記與領(lǐng)取事宜都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示 第八條

44、設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書因此在文書檔 案室設(shè)一名信使來回傳遞各類文書（三）文書的處理第九條處理原則文書處理的基本原則是準確與及時并且明確文書處理的責任者第十條成文原則凡重要的往來交涉都必須形成文書或形成記錄即使情況特殊也必須事后追 憶形成備忘錄第十一條特例對那些并不重要的事項或者通過電話會面等簡單形式處理的事項只需要事 后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門按下列規(guī)定及時予以處理1 1、凡重要事項或者異常事項應立即向所在部門主管做出報告并逐級向 上請示必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系等候并按照上級指示處 理文書中涉及的有關(guān)事項2 2、如

45、果文書中涉及的事項與其他部門有關(guān)必須在與其他部門取得聯(lián)系 后達成一致意見再行事3 3、在具體處理時如果認為有必要請其他部門做出配合并且其他部門提 供配合需要一定的時間在這種情況下應事先征得對方的意見4 4、如果事情涉及兩個以上的部門并且難以判斷由何部門出面主持時應 聽取其他部門的處理意見第十三條防止拖延文書檔案部門有責任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項以防止文書的處理 延遲或停頓如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象應立即交文書檔案部門處理第十四條 重要文書的保管機要或絕密文書以及其他重要文件必須存放在帶鎖的檔案文件柜中予以嚴格保管文件柜的存放必須選擇在發(fā)生意外時能夠安全迅速轉(zhuǎn)移出去放在容易發(fā)現(xiàn) 的醒目位置（四）

46、文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙除特殊情況外原則上采用規(guī)格第十六條字句文書應以簡單明了的文體記述采用標準的簡體漢字避免使用艱澀的詞句第十七條文體全部文書一律采用書面文體第十八條復印絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復印副本在特別有必要的情況下必 須注明包括正本在內(nèi)共復印多少份送往何部門等等第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名特殊情況或有專項指示的情 況除外1 1、代表公司名義締結(jié)的合同書往來公文公司公告及向政府機構(gòu)提交的 報告全部署名董事會代表2 2、對外廣告及宣傳采用公司名稱3 3、除此之外的文書署上相關(guān)業(yè)務部門名稱以及部門經(jīng)理的職務與姓名 不重要的文書只需署上經(jīng)辦人姓

47、名（五 ）文書整理第二十條編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號表示文書的類別再按符號編輯數(shù)字 符號給各文書排序以便于檢索第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用1 1、 表示部門名稱的符號用部門名稱的第一個漢字如制造部門工藝室用制工 表示2 2、文書類別直接用絕密密等字樣表示3 3、各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號4 4、 同一文書或同一名稱的文書追加一組自然數(shù)用隔開如制工密編號按年度 更新第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符號與編號都必須填寫在文書登記簿上第二十三條整理文書處理完結(jié)之后按文書的符號與編號進行編輯整理將大部分沒有必要查 詢與翻閱的歸為一類進行另一類需要經(jīng)常查閱的文書盡管

48、文書處理已經(jīng)結(jié)束但 文書的效用還沒有終結(jié)仍需要單獨整理第二十四條保管文書整理后大量不重要的文件直接送總務部門保管其他少量的重要文書在 一定的期限內(nèi)由責任部門妥善保管（六）文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接由總務部負責在特殊情況下公司內(nèi)文書的送發(fā)與交 接由相應的部門負責第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封并在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣的印章 第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書必須在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣印章分別表示可以 由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交或在書信接受者不在的情況下留下文書囑咐由指 定傳遞者當面呈交的文書可以通過郵寄傳遞的文書必須由指定傳遞者當面呈

49、交 的文書第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書按轉(zhuǎn)交郵寄與面呈分別填寫送發(fā)登記簿對于面呈文書還必須 在相應的備注欄目注明送交過程的要點以及領(lǐng)取文書的當事人簽名蓋章 （七）文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室按文書的整理符號與編號進行編輯歸檔第三十條編輯行政室按年度把重要的經(jīng)各部門整理編號的文書進行匯總分編裝訂成冊存 入檔案會計文書則按會計年度編輯成冊一些不太重要的文書不必按文書類別編 輯只需按年度匯集成冊第三 條分編標準存檔文書按部門以文書的符號獨立分編成冊第三十二條保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定：1 1、永久保存凡屬于規(guī)則指令決議訴訟重要契約證書統(tǒng)計及會計文書以 及員工人事勞資文書都歸為永久保存文書2 2、保存十年類似永久保存文件性質(zhì)沒有必要永久保存的文書合議書志 愿書違約書往來公文復命書報告書和重要往來信函等等可以保存十 年3 3、保存五年保存期從編