電子政務(wù)手冊

1、通過電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)下發(fā)文件注意事項各單位公文管理員可以在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置自定義組來建立多個收文組，以便今后在發(fā)文選擇收文部門（單位）時可以一次性選取預(yù)先設(shè)置好的若干部門（單位），而不用每次發(fā)文件時去一個一個的選取收件人，具體操作如下：登陸辦公系統(tǒng)后，在首頁左下角“我的日程”下方用鼠標左鍵單擊一個類似“右書名號”的功能鍵，然后鼠標左鍵單擊“個性化設(shè)置”即可，如下圖： 點開“個性化設(shè)置”后，點擊彈出菜單中的“自定義組”如下圖：彈出窗口后，單擊右鍵點擊“新建”即可進入“自定義組”編輯頁面,如下圖：該頁面里“名稱”和“成員”為必填項，“名稱”填好后，左鍵單擊便可進入成員選取界面進行人員選取。待選人員已

2、選人員上圖中藍色框中為待選人員，綠色框中為已選人員，雙擊藍色框中的人員即可把人員選定到右邊綠色框中，雙擊綠色框中人員即可把人員刪除到左邊藍色框中，此時也可以使用中間的快捷鍵（單個選取、單個刪除、全部選取、全部刪除）來完成，選擇好人員后點擊“確定”，即可回到該頁面：此時可以看到已經(jīng)選取的人員名，若此時想修改，可再點擊，選擇“清除”即可全部清除人員。若已完成人員選取，可在以上頁面點右鍵，選擇“保存”即可。今后在發(fā)文中，需要選取接收人員時，點擊“按定義的組”選項，都可以看到該組,然后點擊下面的快捷鍵來全部選取，如下圖：自定義組具體操作可以總結(jié)為：點擊“右書名號”個性化設(shè)置自定義組在空白處點擊鼠標右鍵

3、新建，在名稱內(nèi)輸入組名點擊成員添加該組組成成員點擊鼠標右鍵保存此時完成，想組建多個組可按上述方法進行操作。（三）在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)送紅頭文件的步驟和注意事項。1、起草公文在“左側(cè)菜單”中選擇“公文管理”，點擊“起草公文”進入，可以在右邊主頁面中選擇相應(yīng)“公文類型”，如下圖：點擊公文類型的名稱進入創(chuàng)建公文，如下圖：只有選擇該項才能收到短信提醒，其它方式都無法收到短信提醒在上圖頁面顯示相關(guān)的電子化表單，您只需要根據(jù)表單字段填寫或選擇相關(guān)的內(nèi)容。注意：上圖表單中的所有可填寫區(qū)域中不能有特殊字符，如少數(shù)民族名字中間的“·”,在表單里加入此類特殊符號，正文將不能被正常保存，即使保存，也顯示為空白頁,如

4、果標題中有這些字符，請直接在正文里自行加入。填寫完成后點擊“新建”即可進入正文編輯頁面，如下圖：在這里可以編輯我們所需要的公文，或者直接把編輯好的文檔復(fù)制到這里（請在word2003下編輯文檔， wps下編輯的文檔將會顯示不正常），復(fù)制時請用快捷鍵“ctrl+c”，粘貼時用“ctrl+v”，如果正文編輯完成，可以點擊“文件”，然后“保存到服務(wù)器”，即可回到表單頁面，如下圖：在該頁面下，右鍵選擇提交，則“起草公文”這一步便完成，流程轉(zhuǎn)入“套紅”。2、套紅上圖中點擊“確定”后，當(dāng)前頁面自動關(guān)閉，此時需要在首頁里的“待辦工作”里找到剛才的文件來進行套紅，或者在“公文管理”的“待辦公文”里查找。如下圖

5、：在公文管理中套紅是非常重要的一個環(huán)節(jié)，當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到套紅的節(jié)點時，一定要先選擇紅頭模板，如下圖：然后點擊“正文”查看套紅效果。此處三個標題都是自動從表單載入的，自動載入后也可以自行更改上圖中藍框中的標題如果超過兩行，請把行間距自行調(diào)整為28磅或29磅當(dāng)您檢查完“套紅”無問題后，請點擊文件-套紅，公文的套紅工作才算完成。 在表單界面右點擊提交后，流程自動轉(zhuǎn)為“簽章、分發(fā)”，如下圖：3、簽章、分發(fā)上圖中點擊“確定”后，當(dāng)前頁面自動關(guān)閉，此時需要在首頁里的“待辦工作”里找到剛才的文件來進行簽章，或者在“公文管理”的“待辦公文”里查找，方法如套紅時一樣，此處不再附圖。當(dāng)流程處在簽章節(jié)點時的操作：到簽章

6、節(jié)點時，先點擊“文件正文”或者點擊上方的“正文”,進入到文件正文（如下圖）注意：進入正文后，在加蓋公章前可以再次修改文檔，但是修改完成后，必須點擊“文件”中的“接受文檔”，才能繼續(xù)蓋章。如下圖：修改好文檔并接受文檔后，就可以蓋章了，找到 “電子簽章”的按鈕，如下圖中所示：如果找不到上圖按鈕，可以點擊上面菜單欄中的“視圖”，選擇“工具欄”，把彈出菜單中的“isignature”前面的勾打上即可，如下圖：此時，就可以進行蓋章操作了。（1）、首先點擊電子簽章按鈕，如下圖：（2）、在彈出的窗口中輸入密碼后，點擊確定，如下圖：（3）、把公章移動到相應(yīng)的位置，點擊鼠標左鍵便可以加蓋公章，如下圖：鼠標拖動后

7、鼠標拖動前上圖加蓋公章時，把輸入法的圖標也一同蓋進去了，此時，可以用鼠標左鍵點擊公章進行左右拖動，便可把輸入法圖標清除。（4）、此時在公章上點擊鼠標右鍵，選擇“透明重設(shè)”，如下圖： （5）、透明重設(shè)后，再右鍵公章選擇“文檔鎖定”，如下圖：輸入密碼后，文檔即鎖定，正文內(nèi)容便無法修改了，此時可以點擊“文件”中的“保存到服務(wù)器”就可以進行選擇接收人，然后分發(fā)文件了。注意：蓋好公章但還沒有“文檔鎖定”時，文件正文一但被更改，公章便會自動作廢，如果想重新蓋章，必須右鍵作廢的公章，點擊“撤銷公章”，輸入密碼后即可撤銷。 撤消公章后，如果文檔已經(jīng)不需要再修改，可以點擊“文件”中的“接受文檔”，然后再次按上述

8、流程蓋章，之后點擊“文件”中的“保存到服務(wù)器”，會返回到“表單”界面，再選擇文件接收人，最后右鍵點擊提交即可完成公文的發(fā)送。4、在系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)“通知”類公文的方法和步驟：通知類公文的發(fā)文流程和上述相同，唯一不同的是套紅步驟，因為有些通知類行文不需要套標準紅頭，但有時需要簽章，解決此問題可以在進行套紅步驟時，先不要選取紅頭類型，如下圖：上圖中，先保持套紅選項為空，直接點擊“正文”進入正文界面，把“通知”的內(nèi)容編輯好，然后點擊“文件”、“保存到服務(wù)器”，如下圖：點擊“保存到服務(wù)器后”就返回到表單界面，此時再選擇“紅頭模板”，提交即可進入簽章，如下圖：這樣做就可以使文檔不套紅，直接到簽章步驟。（四）文

9、件套紅時注意事項對文件進行套紅操作時，先將正文進行排版，排版后如果最后有空白頁請將其刪除掉，如不刪除，在發(fā)文前看正文排版是正常的，但發(fā)文后，接收單位電腦顯示（如下圖）抄送和印發(fā)顯示在下一頁空白頁面上。上一頁分頁線下一頁二、公文管理員查看文件及各類信息后需要按正常流程處理的注意事項1、各公文管理員第一次登錄平臺首頁時，首先要看“待辦工作”和“待辦公文”是否有文件要查看，如果沒有就證明沒有要查看的工作，如下圖中就為沒有待辦事宜：查閱過“待辦工作”或者“待辦公文”里的文件時，如果已經(jīng)完成該工作，一定要右鍵點擊“提交”，否則該工作或公文在系統(tǒng)內(nèi)部還是默認沒有完成，發(fā)文人也無法辦結(jié)工作。2、在“公文管理

10、”里的“待辦公文”是指其它單位發(fā)送給本單位并且本單位還沒有查看或提交的文檔，或者是本單位的發(fā)文流程當(dāng)中，處在“套紅”、“簽章”、過程中的文檔（會在首頁上的 “待辦公文”內(nèi)顯示該公文）；“在辦公文”是指外單位發(fā)送的公文，本人已經(jīng)查看并提交，但某些單位公文管理員還未查看或查看后未提交，或者是本單位發(fā)文，個別收文單位公文管理員未查看或查看后未提交的公文；“辦結(jié)公文”是指各單位公文管理員都已按規(guī)定流程處理，已經(jīng)歸檔的文件（可以隨時查看和下載）。3、系統(tǒng)內(nèi)部所有文檔都可以再點擊“文檔管理”里的“文檔目錄”進行查找。該頁面里有搜索選項，可以從“發(fā)布、起始日期、終止日期、部門、所有者”這幾個約束條件來進行篩

11、選，選擇好篩選屬性后，右鍵點擊“搜索”即可。4、各單位公文管理員在收到短信提醒后，必須在規(guī)定時間內(nèi)（正常文件為2小時內(nèi)，重要文件為1小時內(nèi)，緊急文件為半個小時內(nèi)）登陸系統(tǒng)對公文進行處理，未按規(guī)定流程正常操作的單位，將定期進行通報。三、辦公系統(tǒng)常用操作提示（一）如何顯示首頁登陸系統(tǒng)的其它菜單后，若想直接返回首頁，只要點擊右上角（下圖小房子）后就可以返回至首頁。 注意：對于沒有辦理電子政務(wù)手機業(yè)務(wù)的單位或者發(fā)文者沒有使用“在線短信”提醒功能，接收人如果不點擊首頁進行刷新，首頁就不會及時的顯示最新文檔，為了不耽誤工作，要求發(fā)文者必須都使用“在線短信”提醒功能，并且要求未辦理電子政務(wù)手機業(yè)務(wù)的單位每隔半小時點擊首頁圖標來刷新頁面。（二）左側(cè)工具菜單隱藏后如何打開在點擊首頁進行刷新后，可以點擊下圖中的快捷按鈕來顯示或隱藏左側(cè)欄和標題欄，如下圖：可以隱藏或顯示該標題可以隱藏或顯示左側(cè)欄 （三）打開文件“正文”后沒有復(fù)制粘貼功能在系統(tǒng)里已經(jīng)形成的公文“正文”內(nèi)容是不可以復(fù)制、粘貼和更改的，所以當(dāng)查看公文“正文”內(nèi)容時，該電腦的復(fù)制、粘貼功能將不能使用，包括對本電腦里的任何文檔，都不能使用上述功能。因此，要養(yǎng)成看完