文書檔案立卷歸檔制度(doc5)

1、文書檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條 根據(jù)郵電部郵電文書立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特 制定本制度。第二條 歸檔的檔材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各 種有保存價(jià)值的檔材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦檔的系統(tǒng)完整 （ 公文上的各種附件 一律不準(zhǔn)抽存 ）。結(jié)案後及時(shí)交專 （兼 ）職文書人員歸檔。 工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng) 將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門收集、管理檔材料制度。各部門均應(yīng)指定專 （兼） 職文書人員， 負(fù)責(zé)管理本部門的檔材料， 并保持相對(duì)穩(wěn)定。

2、人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文 （含定稿和兩份列印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)檔含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 ）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門叁與辦理，在工作活動(dòng)中形成的檔材料，由主辦部 門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。1. 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、叁加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要檔資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、 檔案室簽字認(rèn)可後財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。2. 本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可後財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條 各部門專

3、 （兼）職文書的職責(zé)： 1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門檔材料的歸檔范圍，收集管理本部門的檔材料。2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的檔材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔檔材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3. 承辦人員借用檔材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用檔材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍 HT 第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、 典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、 計(jì)畫等檔材料。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十一條 本公司的

4、請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條 本公司的各種工作計(jì)畫、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì) 報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條 信訪工作材料。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第壹拾陸條 本公司干部任免的檔材料以及關(guān)於職工獎(jiǎng)勵(lì)、 處分的檔材料。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的檔材料。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄 音、錄影等。（四）平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的檔材料，由 專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任

5、務(wù)，編制平時(shí)檔材料歸 卷使用的 案卷類目 。案卷類目 的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的檔材料，收集 齊全，加以整理，送交本部門專 （兼）職文書歸卷。第二十二條 專（兼 ）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的檔材料，按照 案卷類目 條款，放入平時(shí)保存檔卷夾內(nèi) 對(duì)號(hào)入座 ，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷 （案卷質(zhì)量要求 ）HT第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員 配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循檔的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔之間的有 機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便於保管和利用。

6、第二十五條 歸檔的檔材料種數(shù)、份數(shù)以及每份檔的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條 在歸檔的檔材料中，應(yīng)將每份檔的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示 與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)檔與原件、多種文字形成的同一檔，分別立在一起，不得分開，文 電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系， 也 可隨同絕密文電立卷。第二十七條 不同年度的檔一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放 在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年 立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最後一年立卷； 跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕 年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條 卷內(nèi)檔材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列

7、，密不可分的檔材料應(yīng)依序排 列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後;其他檔材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持檔之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內(nèi)檔材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有 文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角列印頁(yè)號(hào)。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)檔目錄。填寫 的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)檔材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況 可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂。 裝訂前，卷內(nèi)檔材料要去掉金屬物， 對(duì)破壞的檔材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要 求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制