檔案管理系統(tǒng)中常見地問題

1、標(biāo)準(zhǔn)文案檔案管理常見問題（一）1. 在平時的檔案管理中，如何避免在查閱和利用時才發(fā)現(xiàn)沒有要查找的文件資料？答：這個貌似沒法徹底避免。只要不移交齊全就有這樣的現(xiàn)象。而要移交齊全需要我們不斷的提醒配合部門，配合人員。要他們的資料清單或者臺賬。當(dāng)他們移交檔案時一一核對。這樣一般可以避免你說的這個問題。但是，也不能完全保證沒有任何遺漏。說到底是檔案意識的強(qiáng)弱。2. 房地產(chǎn)開發(fā)公司，公司各部門、各項(xiàng)目部，合同、資料，管理混亂，收集不全咋辦？怎樣實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有效管理？答：分類：文書類檔案（政府公文、公司文件）公司內(nèi)部資料類檔案（公司注冊信息、證照；公司人力資源檔案；公司管理文檔）、 資質(zhì)證書類檔案（公司各類資

2、質(zhì)證書、公司人員資質(zhì)證書、其它證書）、合同類檔案（工程類合同；設(shè)計(jì)類合同；材料設(shè)備類合同等）編號：可按照“公司名+檔案大類+分類細(xì)項(xiàng)+日期+順序號”來進(jìn)行分類的。3. 多份會議記錄可以歸為一件嗎？答：如果你不是很會起文件題名，我建議還是各歸各的。如果文件題名可以準(zhǔn)確的反映文件內(nèi)容。那就可以。不過，文書一般以件為單位。我覺得還是分開的好。答：也可以，你的題名一定要準(zhǔn)確反映歸檔內(nèi)容。4. 09 年一月完成的2008 年度的統(tǒng)計(jì)表放在哪一年啊？答：放在09 年里。為什么這樣做呢。因?yàn)橐话闱闆r下, 上一年的統(tǒng)計(jì)表，下一年才能做出來。而放在 08 年里日期是不符的。5. 基建和設(shè)備檔案歸檔時間大概都是什

3、么時候呀？答：負(fù)責(zé)基建類檔案歸檔管理的部門，指定專（兼）職人員在平時做好基建項(xiàng)目材料的收集、積累，按竣工年度歸檔。但施工時間短的，在基建項(xiàng)目驗(yàn)收后兩個月內(nèi)，按立卷要求分類整理裝訂；施工時間跨度長的，可采取分階段歸檔。房屋產(chǎn)權(quán)檔案在每戶辦理完手續(xù)后一個月內(nèi)按立卷要求整理裝訂。設(shè)備檔案：一般的辦公設(shè)備應(yīng)隨時歸檔，設(shè)備儀器安裝調(diào)試完成后即可歸檔。6. 單位的檔案是什么時候移交？是每個部門集中一起每年一次移交，還是任何時候都可以??？答：是這樣。工程檔案是竣工后一個月內(nèi)。財(cái)務(wù)檔案是2013 年移交 2011 年度的 , 也就是財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年。其他檔案呢, 看自己具體管理的需要來協(xié)商。三個月移

4、交一次或者更久一點(diǎn)都是可以的?？茨阏砗蜌w檔方便。7. 目前有幾種文書檔案整理的方法，分別是什么？答：一般按一事一件的原則整理，并可整合文件（如請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，正文與附件，正文與定稿整合歸檔）.8請問“請示”和“批復(fù)”怎樣來存，是做為一件還是分別來存？答：同一事件批復(fù)在前，請示在后。作為一件存檔。9檔案庫房修建時應(yīng)注意什么?答：檔案庫房應(yīng)盡可能選擇1 樓，不可選地下室，如2 樓以上要考慮樓板承載。辦公室選擇陽面的的房子，庫房選擇陰面的房子，窗子不要太大，避免日光。庫房內(nèi)不要走上下水管道，消防、暖氣管道很重要。如使用密集架，應(yīng)將密集架軌道植入地板，方便書車推動。消防要選氣體消防。1

5、0. 跨年度的會議記錄應(yīng)歸到哪個年度?答：跨年度的會議記錄應(yīng)歸到會議的閉幕年。11. 許多單位會議上形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告, 會后往往又以紅頭文件頒發(fā), 這類文件內(nèi)容基本相同歸檔時該歸哪一份?答：歸會后的紅頭文件。這個是正式的文件。12. 請教一下機(jī)要文件是否需要?dú)w檔?答：機(jī)要文件肯定需要?dú)w檔。13. 會計(jì)檔案必須要全部裝進(jìn)檔案盒嗎？答： 是的， 會計(jì)檔案要保持它的完整性。檔案部門一般只給每一憑證蓋上檔號章，錄入系統(tǒng)，錄入財(cái)務(wù)原有憑證號, 打印備考。裝盒粘上脊背即可。14. 請教一下，基建檔案檔案室都收哪些？答：整個建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形

6、式的歷史記錄，包括基建項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料以及其它形式與載體的文件材料。15. 三室具體指的是什么?。看?: 三室：庫房、辦公室、閱覽室。16. 準(zhǔn)備升級的新建設(shè)檔案室需要配備哪些必需品？答： 通常需要梯子、書車、 密集架、 防磁柜、 溫濕度顯示儀，空氣消毒機(jī)、西北需要加濕器，南方、中原需要除濕機(jī)。17. 我們公司說所有檔案實(shí)行電子化，不再歸檔紙張版。這行嘛？檔案法上也沒有明確歸檔一定要?dú)w檔紙張版。答：公司這樣做在檔案管理上應(yīng)該是不規(guī)范的，電子文件和紙質(zhì)文

7、件在歸檔問題上將長期并存，形成電子文件和紙質(zhì)文件的同時歸檔，即雙軌制，也叫雙套制。雙套制的實(shí)現(xiàn)可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)?！半p套制”歸檔的意義與成因除了出于對電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢互補(bǔ)的考慮以及基于電子文件自身特點(diǎn)而采取的策略外，更重要之處在于它是檔案完整性與真實(shí)性的保證。如果把電子文件與紙質(zhì)文件視為同一份文件的兩個部分，那么二者的地位和價(jià)值就顯得同等重要，將二者同時歸檔保存乃理所當(dāng)然。這是采取雙套歸檔的根本原因。就目前的科技水平，建議實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)和電子同時存在。不建議取消紙質(zhì)檔案。18.

8、 誰知道購買一臺檔案庫房加濕器，應(yīng)該買多大型號的，大約要多少錢啊?答：加濕機(jī)的加濕量是需要按庫房的面積核算的，不同品牌，不同型號價(jià)格不同。19. 編寫全宗介紹時, 應(yīng)注意哪些問題?答：一、介紹本全宗的歷史概況。簡要地?cái)⑹鰡挝怀闪⒌臅r間、人數(shù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動情況，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。二、介紹本全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和管理情況。這是全宗介紹的主體部分。包括有：檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案管理網(wǎng)絡(luò)、本全宗的分類方案，立卷說明，檔案號編制說明，歸檔范圍，檔案數(shù)量等。三、本全宗內(nèi)工作形成的各種記錄，包括資料移交記錄、查借閱審批記錄及利用登記表、庫房溫濕度記錄、檔

9、案銷毀記錄等；四、本全宗內(nèi)信息化工作開展情況的介紹；五、本全宗內(nèi)編研材料種類、數(shù)量等情況介紹；20. 單位成立10 多年了 , 文件材料從未整理過, 最近 , 從下屬單位抽調(diào)了幾個人員, 進(jìn)行突擊整理。請問他們整理的案卷, 備考表中立卷人、檢查人項(xiàng)目該由誰簽名?答：立卷人是當(dāng)時整理檔案的人員。檢查人是檔案室負(fù)責(zé)人。比如主管。或者現(xiàn)在你那里有幫忙的人，你可以讓她們誰整理的誰簽立卷人。你簽檢查人。這樣就可以。一般比如部門經(jīng)理雖然管理檔案這一塊工作。備考表那么多。部門經(jīng)理一般是不會簽字的。答：立卷人是整理的人員簽名，一般指檔案管理員。檢查人是負(fù)責(zé)檢查整理歸檔文件質(zhì)量的人員簽名，一般是檔案管理部門的領(lǐng)

10、導(dǎo)。21. 全宗卷包括哪些內(nèi)容?答：全宗卷是對全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理過程中所形成的管理記錄性材料構(gòu)成的一個案卷，實(shí)質(zhì)上是檔案管理活動中所形成的“檔案”，是檔案管理活動的原始記錄，是圍繞全宗的管理活動形成并以一個個全宗為單位組合成案卷。全宗卷是全宗的“檔案”，但不是全宗內(nèi)的檔案， 在管理上應(yīng)單獨(dú)存放并實(shí)施統(tǒng)一管理，不能與全宗混在一起，也不能將其作為全宗內(nèi)的一個案卷對待。全宗卷包括：檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證、整理工作方案、檔案實(shí)體分類方案（分類表）、移進(jìn)移出記錄及手續(xù)（憑據(jù)）、對全宗檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)的歷次記錄及所發(fā)現(xiàn)的問題記錄，以及檔案受損害、遭破壞的情況記錄和實(shí)

11、施補(bǔ)救性措施的記錄材料、檔案銷毀清冊等。凡是在檔案管理活動中形成的對全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗卷中。全宗卷的主要內(nèi)容具體包括：1、檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。2、檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。3、檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的 清冊等。4、檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況匯報(bào)等。5、檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等。6、檔案利用：全宗指南（全宗介

12、紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯集和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。7、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。22. 對材料題名的補(bǔ)充，該用什么符號？因?yàn)橛械臉?biāo)題太廣泛，不便查找。答：檔案人員自擬內(nèi)容用 中括號。23. 檔號章里的內(nèi)容手寫不大好看，有沒有更好的辦法？答：建議保管期限直接刻制，檔號中分類號、件號等數(shù)碼使用打號機(jī)。24. 特殊載體檔案在錄入的時候都錄入哪些必須字段？答：這得看你們的軟件設(shè)置了那些。一般錄入年度，檔號，保管期限，題名，起止和終止日期。25. 基建檔案如何整理？答： 一、整理原則1、遵循基建檔案的自然形

13、成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)。3、 區(qū)分不同項(xiàng)目，保持各工程項(xiàng)目文件的成套性。同一工程項(xiàng)目內(nèi)，應(yīng)包含工程的前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、管理使用、維修、擴(kuò)建、改建的全過程。二、整理方法與步驟一般分兩個過程完成：1、文件材料形成之后，由基建部門或基建人員在本單位綜合檔案室檔案員的協(xié)助下進(jìn)行整理組織保管單位進(jìn)行基本編目向綜合檔案移交歸檔；2、移交之后，由本單位綜合檔案室檔案人員對保管單位進(jìn)行排列、編制檔案分類目錄以及零散文件的補(bǔ)充整理?；n案的整理工作包括以下步驟：對文件材料的鑒別、分類、組織保管單位編目、裝訂、排列編號等。1、對文件材料屬性的

14、鑒別 文件材料屬性的鑒別就是將基建文件同其它文件，如房地產(chǎn)權(quán)文件（包括房改文件）、黨務(wù)政務(wù)文件、設(shè)備文件、科研文件、教學(xué)文件及科技資料等區(qū)分開來。應(yīng)注意：凡與某項(xiàng)目基建工程聯(lián)系密切的管理性文件材料，應(yīng)納入該項(xiàng)工程與相關(guān)文件材料一并整理歸檔。關(guān)于基建、設(shè)備的一般管理性文件，如不涉及具體工程項(xiàng)目或設(shè)備，應(yīng)納入文書檔案整理，有關(guān) 基建項(xiàng)目的訴訟材料應(yīng)納入文書檔案。 完整性的鑒別項(xiàng)目文件材料應(yīng)嚴(yán)格依照歸檔范圍收集齊全、完整成套，在一套工程項(xiàng)目文件材料內(nèi)不能缺項(xiàng)，在一份文件材料內(nèi)不能缺張少頁。 準(zhǔn)確性的鑒別檔案的準(zhǔn)確性指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程竣工時的實(shí)際情況和建設(shè)全過程。 保存價(jià)值的鑒別目錄確定保管期限

15、，依照基建文件材料保管期限表進(jìn)行。2、分類 單位基建項(xiàng)目少，形成的文件材料也少，只設(shè)基建檔案大類，可與房地產(chǎn)權(quán)檔案合并稱基建房產(chǎn)檔案。 如果基建項(xiàng)目較多，且工程復(fù)雜，形成的文件材料較多，在大類下按工程性質(zhì)或項(xiàng)目設(shè)置二級類目。 編碼：大類采用漢語拼音字母法。基建檔案-J ；二級類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字。大類與二級類目代碼一律連定，如J1、J2。類目代碼與案卷號在同一行書寫的，其間一律用“-”隔開，如J- -5、J1- -3;分成兩行書寫的不使用間隔符號。3、組卷方法 按子項(xiàng)工程分別組卷。如主檔與裙檔、土建與水電安裝、裝飾、消防、人防、排污工程等分別組卷。 按階段組卷。主要分為建設(shè)前期（立項(xiàng)、規(guī)劃、征地

16、、基建計(jì)劃、報(bào)建、招投標(biāo)、工程承包及水文地質(zhì)勘探等）、 設(shè)計(jì)院 （初步設(shè)計(jì)與技術(shù)設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、 施工 （工程施工全過程）、竣工驗(yàn)收、管理使用5 個階段，每一個階段視文件材料數(shù)量多少組成一卷或多卷。 按問題組卷。適用于管理性文件。例如征地拆遷補(bǔ)償問題，土地登記發(fā)證可組成專卷。 按專業(yè)性質(zhì)組卷。一般可分建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣照明、采暖、通風(fēng)空調(diào)等。不同專業(yè)分別組卷。如施工圖、竣工圖。 按名稱組卷。如工程預(yù)、決算專卷、產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)證專卷。3、卷內(nèi)文件材料的排列 單項(xiàng)工程文件材料少僅組成一個保管單位的，按以下順序排列：依據(jù)性材料-基礎(chǔ)性材料-設(shè)計(jì)文件-施工文件-竣工驗(yàn)收文件。 圖

17、樣材料的排列 有圖樣目錄，按目錄順序排列； 無目錄的，一般按圖紙內(nèi)容的主次關(guān)系編排。如基本圖在前，詳圖在后；總體圖在前，局部圖在后；主要部分在前，次要部分在后；布置圖在前，構(gòu)件圖在后。一般的排列順序是：總體布局圖-系統(tǒng)圖-平面圖（立面圖、剖面圖）-大樣圖。 文字材料的排列 按問題排列：區(qū)分不同問題，按問題重要程度、因果關(guān)系排列。 按時間順序排列：同一個問題形成的文件，按時間先后順序排列。 按邏輯關(guān)系排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。如批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 圖文混合材料的排列一般文字在前，圖樣在后。但若文字材料是對圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說明

18、，則文字材料應(yīng)排在圖樣材料之后。三、編目內(nèi)容包括：編寫件號、頁號；填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、封面、脊背。1、文件及裝訂的保管單位內(nèi)每份文件（單張圖紙視為一份文件），必須按順序編寫件號，逐件編寫小流水頁號；單頁文件（單張圖紙）不編頁號。每份文件須加蓋檔號章，一般蓋在每件首頁的右上方，首頁如不適宜蓋的可加蓋在次頁或背面適當(dāng)位置。2、案卷及裝訂的保管單位按卷內(nèi)文件順序編寫大流水頁號，不需編寫件號和蓋檔號章。3、 頁號編寫：不論采用哪一種裝訂形式，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，單面書寫的編在右下角，雙面書寫的，正面編在右下角，背面編在左下角。4、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不

19、編寫頁號。5、如原來編有頁號又需重新編號時，應(yīng)在原編號上畫斜線以示原頁號作廢。6、填寫檔號章內(nèi)容，編寫頁號，一般用鉛筆。附：基建檔案整理方法、分類及保管期限表序條款名稱保管期限號1. 可行性研究報(bào)告、任務(wù)書（項(xiàng)目建設(shè)書及批復(fù)）永久2. 施工文件：施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評價(jià)鑒定及審批文件永久3. 工程管理文件：承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)文件;永久施工執(zhí)照；環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件；水、暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書。4. 施工文件：土地施工文件（開工報(bào)告；交工驗(yàn)收記錄證明；施工總結(jié)、永久技術(shù)總結(jié)；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告）。設(shè)備及管線安裝施工文件：開工報(bào)告；中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收

20、報(bào)告。電氣、儀表安裝施工文件：開工報(bào)告；中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評定；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告。5. 竣工驗(yàn)收報(bào)告：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、全部竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評審材料、永久工程現(xiàn)場聲像材料、竣工驗(yàn)收會議文件。6. 財(cái)務(wù)管理：工程概算、預(yù)算、決算。永久7. 有關(guān)外單位的重要來往函件長期8. 基建工作計(jì)劃、總結(jié)長期26. 關(guān)于同一問題的請示與批復(fù), 如果形成年度不一致, 整理時應(yīng)將他們歸到請示所屬的年度, 還是歸到批復(fù)所屬的年度?答：批復(fù)所屬年度。27. 一般單位為了便于文件的傳閱, 往往在收文上附加一個閱文卡。請問 , 文書處理人員應(yīng)將其粘到文件上還是訂到文件上?答：一般以上2 種方法都可以?？梢栽?/p>

21、問檔案人員整理檔案時，是否有將傳閱單取下或者另作處理。如在歸檔時，將文件訂書釘取下用檔案卡單件裝載歸檔，建議文書處理人員處理收文時采用訂傳閱單/ 卡，而不是粘貼。28. 整理歸檔文件時, 標(biāo)有密級文件如何整理?答：是否歸檔，不取決于有無密級，而是文件本身內(nèi)容的價(jià)值。在歸檔整理過程中，有密級和無密級的文件，可以根據(jù)內(nèi)容聯(lián)系，放在一起歸檔整理，在檔案目錄備注欄中注明密級，以便借閱利用時做好保密工作；如果文件密級很高，利用不方便的，也可以機(jī)密文件單獨(dú)歸檔保管的，但這種方法大部分單位不采用。29. 全宗卷內(nèi)的文件如何整理?答：全宗卷內(nèi)的各種文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，我

22、們可預(yù)設(shè) 9 個全宗卷盒（或九個類），依次排列為：全宗介紹、大事記、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，歸入相應(yīng)的卷夾（類別）內(nèi)。整理組卷時，注意鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問題時間進(jìn)行系統(tǒng)排列，即按預(yù)設(shè)的 9 個全宗卷盒的問題分類，以時間先后為順序排列文件材料，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件材料要逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。30. 公司接收的傳真怎么歸類整理？答：傳真如果是重要文件，又是熱敏紙就復(fù)印一份放在熱敏紙的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分類保存。跟別的文件一樣

23、。怎么歸類主要取決于傳真內(nèi)容的重要程度。31. 我們公司這幾年分分和和，名字也換了好幾個，會計(jì)檔案這一塊兒，那一塊兒的，怎么整理?。“茨攴菀粔K排呢，還是各自分塊整理呢？答： 1 、先按年份整理出來；2、再按會計(jì)檔案類別整理；3、然后首先歸檔隔年度會計(jì)檔案，比如今年你就應(yīng)該歸檔2011 年度的會計(jì)檔案。4、一年一年往前推著整理吧。32. 文件歸檔時，如外來文件收文，收文處理單是排在第一頁嗎？還是正文排在第一頁？那發(fā)紅頭文件時，存檔時，發(fā)文處理單是放在最后一頁吧？答：在群內(nèi)有看到這個問題，收文和發(fā)文的處理單都應(yīng)該是最后一頁。不是很確定。33. 疊圖都用些什么樣的小工具??？答：疊圖板或者 A4大小雜

24、志也可代替直尺。我平時就是用這。34. 一般檔案盒上的單位名稱蓋印章用紅色還是藍(lán)色？答：一般用的是紅色。企業(yè)很少用印章。而這種印章檔案局比較常見。35. 一套圖紙需每頁都蓋歸檔章還是只在首頁？如果是每頁都蓋是右上角還是圖紙標(biāo)題欄上下？每頁都編序號嗎？答：圖紙右上角每一頁都蓋歸檔章。序號是這一卷圖紙的流水號。頁碼就不需要了。一般一件圖紙都是一頁。比如有十件那么就從001-010. 每一件都蓋歸檔章如果借出有丟失也便于立即發(fā)現(xiàn)。36. 請教會計(jì)檔案保管期限問題。會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其保存期限為：a）憑證類：原始憑證、記帳憑證15年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單3年；b）帳薄類：

25、現(xiàn)金、銀行存款日記帳25年；日記帳，明細(xì)帳、總帳 15年；輔助帳、備查帳 15年。c）會計(jì)報(bào)表類：主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表 3年；月、季度會計(jì)報(bào)表 3年；年度會計(jì)報(bào)表永久；統(tǒng)計(jì)報(bào)表10年,年度以上統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久。d）其他類：各種契約、重點(diǎn)工程決算資料、發(fā)票存根、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會計(jì)制度、主要財(cái)務(wù)會計(jì)文件、合同、協(xié)議、會計(jì)記錄本永久保存；會計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊永久保存；會計(jì)檔案移交清冊15 年；財(cái)務(wù)預(yù)算 3 年；其他會計(jì)檔案按其使用價(jià)值由各單位自定保管年限。上面是我們公司的會計(jì)檔案的保管期限，大家看有什么問題沒？就是發(fā)票存根、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同等需要永久保存嗎？發(fā)票存根（公司開的增值稅發(fā)票保存的存

26、根聯(lián)） 算是哪一類，收款收據(jù)的存根聯(lián)算哪一類？出庫單和入庫單算哪一類？答：建議發(fā)票存根、收款收據(jù)存根聯(lián)歸原始憑證類，出庫單和入庫單物資管理類；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告是永久，合同要看內(nèi)容和合同范圍定年限。37. 資金負(fù)債表放會計(jì)檔案嗎？答：不放，任何的標(biāo)準(zhǔn)里都沒有見到歸檔資金負(fù)債表的。38. 公司財(cái)務(wù)部門除了會計(jì)檔案之外還有什么需要?dú)w檔的資料？答：會計(jì)檔案包括年度決算報(bào)告，憑證，日記賬，總帳，明細(xì)賬，銀行對賬單，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊。其他的有一部分關(guān)于財(cái)務(wù)的該歸入文書里。審計(jì)報(bào)告也該歸入文書中。39. 請問大家多久備份一次電子檔案到移動硬盤啊？答：我是所有的都一個月或更長

27、一些時候進(jìn)行一次備份。變動比較多的話，一個月兩次也有可能。我說的是文件類的。40. 有電子底稿的合同，打印之后簽了合同，做電子歸檔的時候，是用底稿還是再重新掃描歸檔。答：重新掃描簽字蓋章的合同。41. 問下同行們，在光盤上你們是手寫信息，還是用標(biāo)貼？那個盤面怎么樣設(shè)計(jì)啊？答：歸檔一般不要在光盤上書寫，主要考慮怕破壞光盤。我們采用的辦法是在光盤袋上寫明光盤名稱，檔號，起止，終止日期?？蓞⒖糄A/T 38-2008 。歸檔光盤的標(biāo)簽面應(yīng)為可書寫型油墨印刷。所使用的油墨應(yīng)通過光盤耐候性試驗(yàn)。若必須在標(biāo)簽面書寫，必須使用專門的“光盤標(biāo)簽筆”（非溶劑基墨水的軟性標(biāo)簽筆）。初次使用應(yīng)通過光盤耐候性試驗(yàn)。歸

28、檔光盤禁止使用粘貼標(biāo)簽。歸檔光盤的標(biāo)簽面上應(yīng)印有光盤產(chǎn)生日期、批次或噴墨打印的條形碼。42. 掃描文件分辨率是多少最合適？答：如果是文字，又是打印的印刷品，比較清晰的話，用100 的就可以了。如果是圖片，或者手抄的，很不清晰，就要用200 以上的。參考下DAT 31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。43. 光盤需要卷內(nèi)目錄嗎？答：光盤應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，制作卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄由序號、錄制時間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。在光盤盒脊背貼上包括檔號等內(nèi)容的標(biāo)簽。44. . 聲像檔案的分類長期和短期分別指多少年？答：長期50 年，短期15 年以下。45. 請問，電子檔案的光盤上能不能貼標(biāo)簽？電子檔案光盤的說明

29、寫在哪里？答：電子檔案光盤上是不能貼標(biāo)簽的，光盤面需要書寫時，必須使用油性標(biāo)識筆書寫，光盤面禁止使用粘貼標(biāo)簽。若通過光盤打印的方法制作光盤盤面，應(yīng)使用支持光盤盤面打印的噴墨打印機(jī)。電子檔案光盤的說明寫在盤盒上。盤盒分封面和背面（含盤脊）。 封面應(yīng)填寫光盤的載體信息，包括光盤編號、套別、名稱、內(nèi)容摘要、保存年限、光盤版號。背面應(yīng)填寫光盤的背景信息，包括文件格式、光盤類型、光盤容量、制作單位、制作日期、復(fù)制單位、復(fù)制日期、備注。盤脊應(yīng)填寫光盤編號?？蓞⒁娨韵聵?biāo)準(zhǔn)：DA/T38 2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范GB/T18894 2002 電子文件歸檔與管理規(guī)定GB/T17678.1 1

30、999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.46. 請問那些照片存檔時你們有沒有用壓縮格式的？答： 沒有， 照片存檔不需要用壓縮格式。47. 公司里的各種證件大小不一，應(yīng)如何整理呢？答：公司的各種證件大小不一，不影響整理，按照年度，時間，流水號排列即可。當(dāng)然排列一定要寫上各類證件名稱，責(zé)任者。48. 榮譽(yù)證書，專利證書、藥品注冊證等以證書形式下發(fā)，沒有文件的，怎么放？答：放在實(shí)物檔案里，排列方法是年度、獲獎時間、流水號。寫明證書名稱，發(fā)獎單位（也叫責(zé)任者）。49. 請問大家, 有誰知道實(shí)物檔案（ 獎牌 ） 背后還要不要貼上標(biāo)簽和簡要說明?答：背后帖小標(biāo)簽的內(nèi)容主要包括：目錄號、件號、實(shí)

31、物檔案名稱、規(guī)格、獲得時間、授予者、題名（ 內(nèi)容簡介）。50. 請問單位的錦旗怎么處理？ 答：可放在顯眼的展示柜或會議室中，更能發(fā)揮它們的宣傳作用，對那些不能裝入檔案袋的實(shí)物，必須要拍照存檔，將照片放入檔案袋，照片與實(shí)物編號相一致。如不展示的錦旗（折疊后）存放于專用檔案裝具內(nèi)保存，在裝具外標(biāo)示出實(shí)物檔案的檔號，按照檔號的先后順序排放整齊，并做好實(shí)物檔案目錄。51. 關(guān)于本公司立項(xiàng)文件的批復(fù)文件是存基建里還是文書里?答：建議存在基建檔案里，這樣可以保證基建檔案的項(xiàng)目文件完整性。52. 一家企業(yè)被吊銷了，那么跟這家公司有關(guān)的資料，比如營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證、會計(jì)憑證等還需要存檔嗎？答：這要看你們公司

32、是什么角色，比如是吊銷企業(yè)的上級，就必須永久存檔；比如是他的客戶，就建議暫存3 年；就是吊銷企業(yè)本身應(yīng)將重要檔案移交屬地檔案館。53. 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照是放在資質(zhì)檔案類還是哪里？答：行政類。54. 資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議屬于行政還是經(jīng)營？答：資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓是產(chǎn)權(quán)文件，應(yīng)該歸入財(cái)務(wù)檔。55. 國有土地使用權(quán)掛牌出讓成交確認(rèn)書該放基建嗎？答：這個問題我也需要知道答案。我目前存在了基建的前期手續(xù)中。56. 營業(yè)執(zhí)照那些證照應(yīng)該放行政管理還是經(jīng)營管理呢？答：應(yīng)該放行政管理。57. 召開股東會會議通知是不是要跟股東會決議放一起呢，如果是的話，股東會決議得放經(jīng)營管理類，但我手頭上就只有一張會議通知，那該放哪里呢?答：召開股東

33、會會議通知、股東會決議應(yīng)該歸入行政類。58. 公司的租賃合同歸檔的話歸到哪里啊, 是歸入資質(zhì)類嗎？答：公司的租賃合同歸入經(jīng)營管理類。59. 單位在收竣工檔案時，要掃描所有竣工圖，請教各位專家，對掃描版的PDF竣工圖有沒有具體格式 要求 ?答：建議格式：pdf 或 tif, 關(guān)鍵是分辨率不能低于200dpi 黑白掃描（黑白的占用資源較少，打開速度快）, 如圖面不清晰時應(yīng)使用彩色掃描。60. 我們公司最近在編制竣工資料驗(yàn)收及歸檔制度，其中有關(guān)竣工圖紙的裝訂，現(xiàn)在一直沒有找到好的方法，因?yàn)樵谝黄诠こ虝r，竣工圖紙和竣工資料一樣，都是梳式裝訂成冊的，但省檔案局說竣工圖紙這樣裝訂不合理，應(yīng)該不用裝訂，直接

34、用檔案袋裝好就可以了，但也沒有具體詳細(xì)的說明如何裝袋。國標(biāo)里也沒有具體說明圖紙?jiān)撊绾窝b訂，不知道大家在平常的工作中，這個問題是怎么解決的。答：竣工圖紙建議不裝訂，折疊為手風(fēng)琴式A4 大小，按照設(shè)計(jì)院卷冊圖號圖名分案卷，給定檔號歸檔。61. 事由：我單位生產(chǎn)線改造，改造的東西很多，基本是對現(xiàn)有的設(shè)備不符合生產(chǎn)工藝的地方進(jìn)行改造，方法之一是重新出圖，現(xiàn)在設(shè)備改造進(jìn)入尾聲，技術(shù)員稱圖紙已經(jīng)是最后定稿了，按程序如此：打出底圖，然后簽字，曬藍(lán)圖，整理好后，蓋竣工章，相關(guān)人員簽字，裝盒。問題：這些圖紙是改選后出的竣工圖，歸基建還是歸設(shè)備類。如果這些圖紙要?dú)w設(shè)備類管理，還要蓋竣工章嗎？我的想法：這些圖紙要蓋

35、竣工章，蓋了竣工章仍然是做為設(shè)備類檔案管理。我這想法對嗎？是不是蓋了竣工章的圖紙只能做基建檔案。另說明： 原先這些設(shè)備的舊圖是按基建檔案管理的，現(xiàn)在設(shè)備改造，圖紙轉(zhuǎn)換為設(shè)備檔案管理。答：技改完成后也會產(chǎn)生竣工圖，這些圖紙要蓋竣工圖章，并歸入設(shè)備技改類檔案。竣工圖章的內(nèi)容通常是項(xiàng)目名稱、編制單位、編制人、審核、批準(zhǔn)、日期。62. 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B?答：圖紙分為底圖和藍(lán)圖。底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以這里圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822 2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的規(guī)定，具體要求為：1、采用“手風(fēng)琴

36、”式折疊法；2、圖面朝里，減少對圖樣的磨損；3、盡量避免在重要的圖樣處折痕；4、不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm*210mm大?。?、采用折角方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角，以便查閱。63. 請教一下，基建檔案收集時施工單位拿來的施工技術(shù)資料怎么歸檔？是跟我們建設(shè)單位的檔案一起歸檔呢，還是另外分開？答： 另外歸檔，技術(shù)資料也需要區(qū)別對待?？催@些技術(shù)資料的內(nèi)容。然后根據(jù)分類劃分資料。64. 我們公司的廠房，那我們公司算是主管機(jī)關(guān)，建設(shè)單位、施工單位還是設(shè)計(jì)單位啊？答：如果你們公司出資，那么你們應(yīng)該是建設(shè)單位。65. 樁基檢測報(bào)告應(yīng)該歸于哪一類呢？答：屬于項(xiàng)目施工文件樁基完整性

37、分四類。I類：樁基完整。II類：樁基有輕微缺陷，不會影響樁身結(jié)構(gòu)承載力的正常發(fā)揮。W類：樁基有明顯缺陷，對樁身結(jié)構(gòu)承載力有影響。IV類：樁基存在嚴(yán)重缺陷。詳見建筑基樁檢測技術(shù)規(guī)范。66. 請教圖紙?jiān)趺凑?？怎么編寫它的歸檔目錄？答：參照GB/T 50328 2001 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。67. 在整理基建檔案，不知道是立卷好呢還是以“件”整理好。原來基建處交過來的好多資料都已經(jīng)訂成一本本的，現(xiàn)在重新整理很麻煩，不知道采取什么方法?答：以卷整理好。基建檔案一般還是比較認(rèn)可卷的。裝訂的不要再拆。重新整理給檔號就可以。不要再去拆散原本裝訂好的資料。不要去破壞它的原始性。68. 土地出讓合同是不是也屬于基建檔案？答：建設(shè)期內(nèi)的土地出讓合同是基建檔案，通常歸入建設(shè)用地、征地、拆遷文件內(nèi)，并永久歸檔。69. （廠房）工程承包合同是不是也歸基建檔案？答：建設(shè)期內(nèi)的工程承包合同是基建檔案，歸入項(xiàng)目合同、協(xié)議類，保管期限永久。生產(chǎn)期內(nèi)的工程承包合同屬經(jīng)營類，保管期限長期。70. 設(shè)備說明書及圖紙光盤上要標(biāo)明些哪些標(biāo)識？你們光盤號是如何編的？按年度