合同管理系統(tǒng)功能說(shuō)明

1、合同治理系統(tǒng)功能說(shuō)明1 合同審批有合同要簽訂時(shí),可以起草新合同發(fā)起審批,提交給相關(guān)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,以便檢查合同相關(guān)信息以及合同條款等是否正確,審批通過(guò)之后審批結(jié)束.1.1 合同起草合同信息錄入,主要包括合同根本信息、合同正文、合同雙方履約義務(wù)、合 同收支方案以及合同風(fēng)險(xiǎn)這幾個(gè)局部.1.1.1. 合同根本信息包括合同的收付方向收款、付款、收付款、合同類型、執(zhí)行人信息執(zhí) 行部門、執(zhí)行人、聯(lián)系 、是否關(guān)聯(lián)主合同、核算幣種以及金額收款方向 金額、付款方向金額、合同附件、合同期限開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、合同監(jiān) 控人員、其他相關(guān)信息所屬工程、客戶信息、供應(yīng)商信息.1.1.2. 合同正文提供word錄入,

2、可以編輯合同正文信息.1.1.3. 履約義務(wù)包括我方履約義務(wù)和他方履約義務(wù)兩個(gè)局部.每個(gè)履約義務(wù)都有對(duì)應(yīng)的履約 時(shí)間,可以錄入多個(gè)履約義務(wù).可以設(shè)置履約責(zé)任人并指定提醒方式短信、郵件、RTX在合同監(jiān)控中,依據(jù)履約時(shí)間和履約義務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)未完成、完成、 逾期、逾期完成發(fā)送提醒信息.包括收款方案和付款方案兩個(gè)局部.收款方案的總金額和付款方案的總金額要分別和合同核算金額一致.收款方案包括方案收款時(shí)間、方案收款金額、實(shí)際收款時(shí)間、實(shí)際收款金額 這幾個(gè)方面.可以錄入多個(gè)收款方案,在合同起草時(shí)編輯方案收款信息,實(shí)際收 款信息在做收款治理時(shí)再進(jìn)行錄入.在收款治理中,依據(jù)這個(gè)方案收款時(shí)間和實(shí) 際收款信息判斷該

3、收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成.付款方案包括方案付款時(shí)間、方案付款金額、實(shí)際付款時(shí)間、實(shí)際付款金額 這幾個(gè)方面.可以錄入多個(gè)付款方案.在合同起草時(shí)編輯方案付款信息,實(shí)際付 款信息在做付款治理時(shí)再進(jìn)行錄入.在付款治理中,依據(jù)這個(gè)方案付款時(shí)間和實(shí) 際付款信息判斷該收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成.可以設(shè)置收支責(zé)任人并指定提醒方式短信、郵件、RTX在合同監(jiān)控中,根 據(jù)收支方案的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息.1.1.5. 風(fēng)險(xiǎn)治理包括風(fēng)險(xiǎn)類型、風(fēng)險(xiǎn)名稱、應(yīng)對(duì)舉措、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)這幾個(gè)方面.合 同風(fēng)險(xiǎn)可以錄入多個(gè).在合同監(jiān)控中,可以對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行治理,調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識(shí)別、 已跟蹤、已關(guān)閉.1.2

4、合同審批合同起草完成之后,進(jìn)入審批流程.合同審批項(xiàng)包括：合同根本信息、合同 正文、履約義務(wù)、收支方案、風(fēng)險(xiǎn)治理、流程跟蹤表單.2 合同履行階段2.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后,進(jìn)入合同履行的監(jiān)控階段.在合同監(jiān)控中可以查看 合同根本信息以及審批流程、維護(hù)合同履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支方案,調(diào)整 合同風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識(shí)別、已跟蹤、已關(guān)閉.2.1.1. 合同概覽查看合同起草時(shí)錄入的合同根本信息.2.1.2. 合同審批查看合同審批流程信息.2.1.3. 履約義務(wù)對(duì)履約義務(wù)進(jìn)行治理.顯示合同起草時(shí)填寫的履約義務(wù)信息,可修改履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)未完成、 完成、逾期、逾期完成.2.1.4. 收支情況對(duì)收支

5、方案進(jìn)行治理.顯示合同起草時(shí)填寫的收款方案和付款方案信息.收款方案的實(shí)際收款信息 在收款治理中進(jìn)行維護(hù),在合同監(jiān)控中可查看.付款方案的實(shí)際付款信息在付款 治理中進(jìn)行維護(hù),在合同監(jiān)控中可查看.2.1.5. 合同風(fēng)險(xiǎn)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行治理.在合同監(jiān)控中,可以修改風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識(shí)別、已跟蹤、已關(guān)閉在合同起草時(shí),指定履約義務(wù)與收支方案的被提醒人以及提醒方式,在合同 審批結(jié)束之后,依據(jù)規(guī)那么,將提醒信息寫入至提醒表中.在合同監(jiān)控階段,根據(jù) 提醒表中的記錄,實(shí)現(xiàn)消息提醒功能.提供郵件提醒,可擴(kuò)展.其他提醒方式與具體實(shí)現(xiàn),可由用戶根據(jù)實(shí)際需求 進(jìn)行擴(kuò)展.提醒規(guī)那么如下.2.1.6.1 一次性提醒在履約義務(wù)和

6、收支方案到期的前一周,根據(jù)合同起草時(shí)指定的提醒方式,向 相關(guān)責(zé)任人發(fā)送到期提醒,提醒責(zé)任人關(guān)注.只提醒一次.2.1.6.2 周期性提醒在履約義務(wù)和收支方案到期之后,根據(jù)合同起草時(shí)指定的提醒方式,向相關(guān) 責(zé)任人發(fā)送逾期提醒,提醒責(zé)任人盡快處理,每天都進(jìn)行發(fā)送.當(dāng)履約義務(wù)和收 支方案的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成完成、逾期完成之后,消息提醒不再發(fā)送.1.2 收款治理對(duì)已經(jīng)審批完成的合同,依據(jù)收支方案中的收款方案,對(duì)收款流程和收款情 況進(jìn)行治理維護(hù).收款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、收款金 額、核算幣種、收款時(shí)間、收款方式現(xiàn)金、支票、電匯、其他、發(fā)票信息這 幾個(gè)方面.一個(gè)收款流程,可以對(duì)

7、應(yīng)多個(gè)合同的多條收款方案,收款方案的金額總和必 須和收款金額一致.合同每條收款方案不能被重復(fù)使用.在收款流程結(jié)束之后,根據(jù)收款信息,更新合同收款方案的實(shí)際收款時(shí)間、 實(shí)際收款金額以及狀態(tài),實(shí)際收款金額應(yīng)與方案收款金額一致.1.3 付款治理對(duì)已經(jīng)審批完成的合同,依據(jù)收支方案中的付款方案,對(duì)付款流程和付款情 況進(jìn)行治理維護(hù).付款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、付款金 額、核算幣種、付款時(shí)間、付款方式電匯、銀行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它、 供應(yīng)商信息、發(fā)票信息這幾個(gè)方面.經(jīng)過(guò)審批和財(cái)務(wù)確認(rèn)之后,進(jìn)行實(shí)際的付款操作,付款完成之后結(jié)束付款流 程,并根據(jù)付款信息,更新合同付款方案的實(shí)際付款

8、時(shí)間、付款金額以及狀態(tài).1.4 交貨治理對(duì)交貨確認(rèn)流程和實(shí)際交貨情況進(jìn)行治理.對(duì)已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同,有實(shí)際產(chǎn)物要進(jìn)行交付時(shí),可以發(fā)起交貨確認(rèn) 申請(qǐng).填寫交貨內(nèi)容、相關(guān)合同信息、我方信息、他方信息等發(fā)起交貨流程進(jìn)行 審批,審批通過(guò)之后,由實(shí)際交貨人編輯交換清單交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息 結(jié)束交貨流程.1.5 開(kāi)票治理對(duì)開(kāi)票申請(qǐng)流程和實(shí)際開(kāi)票信息進(jìn)行治理.對(duì)已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同可以發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng).需要對(duì)合同做開(kāi)票時(shí),填寫 開(kāi)票內(nèi)容、相關(guān)合同信息、開(kāi)票金額、交稅金額等信息發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng)進(jìn)行審批, 審批通過(guò)之后,由實(shí)際開(kāi)票人編輯開(kāi)票清單開(kāi)票時(shí)間、發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額結(jié) 束開(kāi)票流程.3 統(tǒng)計(jì)查詢查看、檢索合

9、同信息以及合同已經(jīng)履行的收支、開(kāi)票信息.3.1 合同明細(xì)列出合同的概要信息,可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索.3.2 合同統(tǒng)計(jì)以合同為依據(jù),列出合同的已收款金額、已付款金額、已開(kāi)票金額.可根據(jù) 合同信息進(jìn)行搜索.3.3 合同收支明細(xì)以合同為依據(jù),列出合同的收支明細(xì)信息,包括方案收款時(shí)間、實(shí)際收款時(shí) 問(wèn)、執(zhí)行狀態(tài)、收款金額這幾個(gè)方面.可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索.4 合同模板治理提供合同模板的上傳、下載功能,實(shí)現(xiàn)對(duì)合同模板的治理維護(hù).4.1 合同模塊治理對(duì)合同模板進(jìn)行治理,可以添加新模板,編輯、刪除已有模板.4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板,用戶可以下載所需的模板.5 信息治理5.1 供應(yīng)商信息治理5

10、.1.1 新增供應(yīng)商信息編輯供應(yīng)商編號(hào)、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、聯(lián)系人信息、 、 、供 應(yīng)商類型,可以新增一個(gè)供應(yīng)商.在合同起草時(shí),可以從供應(yīng)商列表中進(jìn)行選擇5.1.2 供應(yīng)商信息維護(hù)對(duì)已有的供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù),可以更新地址、聯(lián)系人等信息,可以設(shè)置供應(yīng)商 的狀態(tài)是否啟用.可以刪除.5.2 客戶信息治理5.2.1 新增客戶信息編輯客戶編號(hào)、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人信息、 、 、客戶類型, 可以新增一個(gè)客戶.在合同起草時(shí),可以從客戶列表中進(jìn)行選擇.5.2.2 客戶信息維護(hù)對(duì)已有的客戶進(jìn)行維護(hù),可以更新地址、聯(lián)系人等信息,可以設(shè)置客戶的狀 態(tài)是否啟用.可以刪除.5.3 工程信息治理5.3.1 新增工程信息編輯工程編號(hào)、工程名稱、工程執(zhí)行部門、工程負(fù)責(zé)人,可以新增一個(gè)工程. 在合同起草時(shí),可以從工程列表中進(jìn)行選擇.5.3.2 工程信息維護(hù)對(duì)已有的工程進(jìn)行維護(hù),可以更新工程的狀態(tài)是否啟用.可以刪除6 與其他系統(tǒng)的接口6.1 ERP系統(tǒng)供應(yīng)商、客戶等合同治理中所需的信息不在本系統(tǒng)中