提高財(cái)務(wù)工作效率--資料

1、如何提高財(cái)務(wù)人員工作效率沒完沒了的加班是財(cái)務(wù)人員習(xí)以為常的事情， 其實(shí)就是一個(gè)惡夢。提高效率是財(cái)務(wù)人員面臨的迫切問題， 暫就此問題發(fā)表個(gè)人看法，拋 磚引玉，期望各位積極回饋探討。操作方法來自日?？偨Y(jié)，本人和同 事實(shí)踐，也有視野論壇各位同行的新知。行文為日常白話，避免專業(yè) 術(shù)語，力求生動。、優(yōu)化流程1. 先記帳、后付款（先單后款） 所謂先單后款是學(xué)習(xí)銀行手工賬時(shí)代的結(jié)果， 即在款項(xiàng)支付之前必須 先填制好記賬憑證；而不是按傳統(tǒng)方法一一付款后再做憑證。 其好處 有:a）賬務(wù)與業(yè)務(wù)同步。打破傳統(tǒng)會計(jì)處理今天吃飯明天刷碗的狀況；且 下游等待上游，督促上游環(huán)節(jié)加快步伐，使上游無法在將來處理業(yè)務(wù), 只能現(xiàn)在

2、完成，這是對人性弱點(diǎn)的直接消除。b）提前發(fā)現(xiàn)異常。賬務(wù)處理過程可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的不當(dāng)之處。比如 支付應(yīng)賬款，超付時(shí)多數(shù)財(cái)務(wù)軟件均有紅字提示。盡早發(fā)現(xiàn)，盡早處 理，避免資金損失或搭上超多追討時(shí)間。c）互相監(jiān)督。有上進(jìn)心的出納能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯(cuò)誤。出納登記的資 金日記賬可以及時(shí)與賬務(wù)系統(tǒng)的資金日記賬核對， 將錯(cuò)誤消除在初始 階段。d）零活運(yùn)用。先單后付并不強(qiáng)求100%業(yè)務(wù)均如此，對于緊急異常業(yè)務(wù) 適當(dāng)零活。但賬務(wù)處理時(shí)間不應(yīng)超過第 2日資金日報(bào)的報(bào)出時(shí)間。e）做好銜接。出納和會計(jì)要及時(shí)、多次互傳憑證、單據(jù)，互相理解。f）堅(jiān)持應(yīng)用。即使在月末結(jié)帳時(shí)，仍須先單后款，保證日清。多數(shù)企業(yè)資金收付業(yè)務(wù)占總憑

3、證量的比例在 50%左右，先單后款可以 極大提高工作效率。2. 分散工作 將月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突擊、集中，最終會減 少甚至不在月末加班。a）趁熱打鐵。在本月報(bào)表出具后，立即填制下月報(bào)表的上期及期初數(shù)。b）提前填制攤銷、預(yù)提憑證。3. 分割和整合 將原來的整體工作分成小塊，原來小塊的工作整合在一起完成。a）小變大。綜合考慮，設(shè)置固定的辦理期間，減少因經(jīng)辦人外出而帶 來的不必要等待。如報(bào)銷時(shí)間的規(guī)定。如果業(yè)務(wù)較少，就應(yīng)每周集中天報(bào)銷，減少日?，F(xiàn)金存量，避免安全問題。如果業(yè)務(wù)較多就應(yīng)每 日定時(shí)報(bào)銷。b）大變小。把原來一月處理一次事宜，改成每周處理一次。比如出庫 單生成記賬憑證，如

4、果每周處理，月末只剩一周業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)量自然就 小，即使出錯(cuò)，也容易查找原因。這樣的改變，總體業(yè)務(wù)量可能增加, 但可取之于減少月末工作量。4. 倒推、擠壓以出報(bào)表的時(shí)間，減去經(jīng)壓縮的財(cái)務(wù)處理時(shí)間（通過提高效率），倒 推并規(guī)定業(yè)務(wù)部門提供財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)資料的時(shí)間。 此處強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，規(guī) 定數(shù)據(jù)報(bào)送時(shí)間的文件一定得由公司第一把手簽發(fā)，否則沒有效力。應(yīng)向其他部門普及財(cái)務(wù)工作是經(jīng)營業(yè)務(wù)的歸納這個(gè)觀點(diǎn)， 否則一半以 上的非財(cái)務(wù)人員會認(rèn)為：財(cái)務(wù)只是算工資或發(fā)工資的。普及后就可以 要求業(yè)務(wù)部門配合按時(shí)、準(zhǔn)確的提供原始數(shù)據(jù)。5. 合理規(guī)劃 合理規(guī)劃財(cái)務(wù)部整體與個(gè)人工作，區(qū)分出不同的緊急、重要級別，自 行安排。此處涉及時(shí)

5、間四象限法的運(yùn)用。補(bǔ)充如下: 時(shí)間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分， 基本上可以 分為四個(gè)“象限”： 1）既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等） 2）重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等） 3）緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等） 4）既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等） 處理順序?yàn)椋合仁羌染o急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊 急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū) 分。另外，也要注意劃分好第一和第

6、三類事，都是緊急的，分別就在 于前者能帶來價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。上述是傳統(tǒng)的四象限法解法，下述是經(jīng)修正及個(gè)人理解: 1）四個(gè)象限是會轉(zhuǎn)換的，“不緊急不重要”會變成“緊急而重要”， 也就是千里長堤，潰于蟻穴的道理。就像到了飛機(jī)場發(fā)現(xiàn)沒帶身份證 一樣。及時(shí)、妥善處理小事情，會避免因小失大。2）對于領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)將所有工作按上述標(biāo)準(zhǔn)劃分為四象限，通過“授 權(quán)”和“提前規(guī)劃”這兩個(gè)工具，將第一、第二、第三象限事項(xiàng)下分, 自己只處理不緊急不重要的業(yè)務(wù)。二、工作量整合1. 消除浪費(fèi)。浪費(fèi)包括方方面面，成本費(fèi)用增加是浪費(fèi)，效率低下也是流費(fèi)，只不 過浪費(fèi)的是時(shí)間。1）準(zhǔn)確率與復(fù)核之間的辯證關(guān)系。復(fù)

7、核不產(chǎn)生任何價(jià)值，如果前一環(huán)節(jié)就保證準(zhǔn)確，根本不需復(fù)核。2）全局觀。自己出錯(cuò)會造成自己或下游環(huán)節(jié)使用幾倍的時(shí)間來更正錯(cuò)誤，甚至根 本沒有反悔的機(jī)會。自己的少量付出可以節(jié)約下游大塊的時(shí)間， 那么就該多做一些。如果 自己的大量付出可以節(jié)約下游更大的節(jié)約，那么想考慮增加本崗業(yè) 務(wù)，撤銷或合并下一崗位。2. 消除無關(guān)勞動。多數(shù)財(cái)務(wù)人員總做非財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，如果只是低級重復(fù)性工作，那么拒絕 好了。理由很簡單，財(cái)務(wù)是專業(yè)工作，應(yīng)想辦法研究如何更專業(yè)，從 財(cái)務(wù)角度創(chuàng)造更大效益。而不是將人人都能完成的工作拿在手里，影 響財(cái)務(wù)進(jìn)步，落后于經(jīng)營發(fā)展。這是中國目前企業(yè)的通病，老板以實(shí) 際行動來鄙視財(cái)務(wù)。3. 主管以上崗位

8、應(yīng)消除低價(jià)值工作，培養(yǎng)下屬完成。如果一個(gè)人從事出納業(yè)務(wù)10年，財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)該心理不安，因?yàn)檫@會導(dǎo) 致其學(xué)不會其他技能，幾乎斷絕其職業(yè)后路。也說明，培養(yǎng)下屬不到 位。其實(shí)培養(yǎng)是針對下級，對同級甚至上級就叫傳播，取星星之火可 以燎原之意，不保守。這樣，就可以把自己熟練掌握（可以相對稱為 低價(jià)值）的工作交予他人，保持自己領(lǐng)先。如果所有人都這樣想，人 人都是多能的，業(yè)務(wù)水平會整體提高。4. 簡化工作。定期梳理工作，去掉不必要的環(huán)節(jié)。三、精益求精1. 合理化建議。不論大小，只要有改，就是進(jìn)步。不積小流，無以成江河。采納應(yīng)獎, 鼓勵(lì)創(chuàng)新。2. 自我完善，多學(xué)習(xí)、多請教。從事財(cái)務(wù)這一行，注定學(xué)習(xí)伴終身。要多學(xué)

9、多用，讀書、請教、探討 都是途徑。經(jīng)營業(yè)務(wù)多是滾滾向前的車輪，如何保證財(cái)務(wù)與經(jīng)營業(yè)務(wù) 配套，甚至枕戈以待，是每個(gè)財(cái)務(wù)人員必須要未雨綢繆的。3. 利用外力。不在于我們自我掌握多少，而是在于我們能利用他人實(shí)現(xiàn)多少。自己 難以完成或難以獨(dú)立完成的業(yè)務(wù)列出， 請他人協(xié)助或請專家。建立良 好的人際關(guān)系在此就有體現(xiàn)，如果沒有他人愿意幫忙，那么我們會很 辛苦。四、職業(yè)素養(yǎng) 1.格式 保證文檔的格式美觀、重點(diǎn)突出，一是自我素養(yǎng)的體現(xiàn)，也是提高他 人查閱效率的利器。2. 勾稽關(guān)系（內(nèi)外、公式、全局） 勾稽關(guān)系體現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，表現(xiàn)在: 1）報(bào)表內(nèi)數(shù)據(jù)之間與報(bào)表外經(jīng)營數(shù)據(jù)的對應(yīng)。2）報(bào)表公式準(zhǔn)確，尤其使用Exce

10、l時(shí)，很多錯(cuò)誤都是因?yàn)槲礄z查公式 導(dǎo)致。3）全局考慮是一種數(shù)字的敏感性，比如生產(chǎn)單耗，年總產(chǎn)量、年銷售 總額等指標(biāo)，本身就是一種客觀限制。如果數(shù)據(jù)超過這種客觀局限, 財(cái)務(wù)人員公信力會大大降低。五、集體與個(gè)體1. 人性的弱點(diǎn)多數(shù)人常常為自己的付出與收獲不對等而感嘆社會不公，這是可以的。但社會不會因?yàn)槿鮿萑后w的反映就會改變多少，因?yàn)樯鐣褪请A 級構(gòu)成的，在一個(gè)家庭就爭紛不止，何況龐大的國家。對于財(cái)務(wù)人員，往往干得最多、工資居中，又掌握一手工資數(shù)據(jù)，更 容易心中不平。而財(cái)務(wù)部內(nèi)控升遷調(diào)資，更是帶來大家的不滿。對于心中的不平，變或?qū)嶋H的不平，冷靜應(yīng)對，是每個(gè)財(cái)務(wù)人員必須的心態(tài)。因?yàn)槭虑橥灰蛭覀兊南?/p>

11、好而改變，就像這句臺詞:你見或者不見我,我就在那里，不悲不喜;你念或者不念我,情就在那里，不來不去;你愛或者不愛我,愛就在那里，不增不減;你跟或者不跟我,我的手就在你手里，不舍不棄;其實(shí)，每個(gè)人都有自己的優(yōu)勢，體現(xiàn)在方方面面。比如，口才好，計(jì) 算機(jī)水平咼、自己的親戚是大官，很有錢。這都是資源，如何利用， 是否能夠利用，才是我們應(yīng)該考慮的。發(fā)揮自己的特長，就會體現(xiàn)“尺 有所長、寸有所短”的優(yōu)勢，何必自我卑賤。每個(gè)財(cái)務(wù)人員如果都能平靜分析自己的短長， 摩擦就會減少，關(guān)系就 會融洽，把有限的時(shí)間不用在窩里斗，效率就會提高。2. 集體的力量 俗話說：男女搭配，干活不累。一男一女就是最基本的集體，體現(xiàn)的 就是恰當(dāng)?shù)慕M合。如何把優(yōu)勢不同的人員組合分配，是集體產(chǎn)生1 + 1>2 力量的前提。3. 個(gè)人組成向上的集體 實(shí)現(xiàn)集體的積極向上，基礎(chǔ)在于個(gè)人積極向上。如果個(gè)人抵制不斷, 只好將他趕下車。如果集體謀求大發(fā)展，末位淘汰也需要。4. 明確的獎罰措施 現(xiàn)代財(cái)務(wù)不需要大鍋飯，所有人應(yīng)該明白，成績代表過去，老板只關(guān) 注現(xiàn)在和未來。今天出錯(cuò)不能用昨日的成績來抵頂。5. 發(fā)揮個(gè)人的積極能動性 這個(gè)一是體現(xiàn)在良好的流程，能促進(jìn)個(gè)人必須積極主動，無法消極。二是個(gè)人必須有上進(jìn)心，期望更好的未來，不要得過且過。五、提高效率的歸宿 1.當(dāng)我們提高效率的時(shí)候，我們是否想過