項目管理的五個過程和九大知識領(lǐng)域

1、項目管理的五個過程和九大知識領(lǐng)域項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。 根據(jù)這個定義，項目就具有了目標明確性、活 動一次性及資源消耗性等特性。換句話說，具備前面三個主要特性的活動，都可以看作是項目?，F(xiàn)實中的 項目隨處可見，如設(shè)備消缺、會議組織、技術(shù)競賽、結(jié)婚典禮以及家居裝修等等，都可以看作是項目。在 這些項目的實施過程中，都存在項目管理問題，不過，實際生活與工作中，可能更多關(guān)注的事情本身，而 對做好事情相關(guān)的組織、計劃、控制等過程相對缺少關(guān)注，或者沒有經(jīng)驗與能力加以關(guān)注。項目管理是在項目活動中運用知識、技能、工具和技術(shù)來實現(xiàn)項目要求。 項目管理總體有五個過程： 啟動過程、計劃過程、

2、實施過程、執(zhí)行過程、收尾過程等，包含了九大領(lǐng)域的知識：范圍管理、時間管理、 成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理及系統(tǒng)管理的方法與工具。 作為項 目經(jīng)理要全面掌握這些九個核心領(lǐng)域的知識，并重點把握系統(tǒng)管理的觀念，避免進入某個細節(jié)，注意在五 個不同階段的重點。一、項目管理的三個約束條件 任何項目都會在范圍、時間及成本三個方面受到約束，這就是項目管理的三約束。項目管理，就是以 科學(xué)的方法和工具，在范圍、時間、成本三者之間尋找到一個合適的平衡點，以便項目所有干系人都盡可 能的滿意。項目是一次性的，旨在產(chǎn)生獨特的產(chǎn)品或服務(wù)，但不能孤立地看待和運行項目。這要求項目經(jīng) 理要用系統(tǒng)

3、的觀念來對待項目，認清項目在更大的環(huán)境中所處的位置，這樣在考慮項目范圍、時間及成本 時，就會有更為適當?shù)膮f(xié)調(diào)原則。1項目的范圍約束 項目的范圍就是規(guī)定項目的任務(wù)是什么？作為項目經(jīng)理，首先必須搞清楚項目的商業(yè)利潤核心，明確 把握項目發(fā)起人期望通過項目獲得什么樣的產(chǎn)品或服務(wù)。 對于項目的范圍約束， 容易忽視項目的商業(yè)目標， 而偏向技術(shù)目標，導(dǎo)致項目最終結(jié)果與項目干系人期望值之間的差異。因為項目的范圍可能會隨著項目的進展而發(fā)生變化，從而與時間和成本等約束條件之間產(chǎn)生沖突，因 此面對項目的范圍約束，主要是根據(jù)項目的商業(yè)利潤核心做好項目范圍的變更管理。既要避免無原則的變 更項目的范圍，也要根據(jù)時間與成本

4、的約束，在取得項目干系人的一致意見的情況下，合理的按程序變更 項目的范圍。2項目的時間約束 項目的時間約束就是規(guī)定項目需要多長時間完成，項目的進度應(yīng)該怎樣安排，項目的活動在時間上的 要求，各活動在時間安排上的先后順序。當進度與計劃之間發(fā)生差異時，如何重新調(diào)整項目的活動歷時， 以保證項目按期完成，或者通過調(diào)整項目的總體完成工期，以保證活動的時間與質(zhì)量。在考慮時間約束時，一方面要研究因為項目范圍的變化對項目時間的影響，另一方面要研究，因為項 目歷時的變化，對項目成本產(chǎn)生的影響。并及時跟蹤項目的進展情況，通過對實際項目進展情況的分析， 提供給項目干系人一個準確的報告。3項目的成本約束 項目的成本約束

5、就是規(guī)定完成項目需要花多少錢。對項目成本的計量，一般用花費多少資金來衡量， 但也可以根據(jù)項目的特點，采用特定的計量單位來表示。關(guān)鍵是通過成本核算，能讓項目干系人，了解在 當前成本約束之下，所能完成的項目范圍及時間要求。當項目的范圍與時間發(fā)生變化時，會產(chǎn)生多大的成 本變化，以決定是否變更項目的范圍，改變項目的進度，或者擴大項目的投資。在我們實際完成的許多項目中，多數(shù)只重視項目的進度，而不重視項目的成本管理。一般只是在項目 結(jié)束時，才交給財務(wù)或計劃管理部門的預(yù)算人員進行項目結(jié)算。對內(nèi)部消耗資源性的項目，往往不做項目 的成本估算與分析， 使得項目干系人根本認識不到項目所造成的資源浪費。 因此， 對內(nèi)

6、部開展的一些項目， 也要進行成本管理。由于項目是獨特的，每個項目都具有很多不確定性的因素，項目資源使用之間存在競爭性，除了極小 的項目，項目很難最終完全按照預(yù)期的范圍、時間和成本三大約束條件完成。因為項目干系人總是期望用 最低的成本、最短的時間，來完成最大的項目范圍。這三個期望之間是互相矛盾、互相制約的。項目范圍 的擴大，會導(dǎo)致項目工期的延長或需要增加加班資源，會進一步導(dǎo)致項目成本的增加；同樣，項目成本的 減少，也會導(dǎo)致項目范圍的限制。作為項目經(jīng)理，就是要運用項目管理的九大領(lǐng)域知識，在項目的五個過 程組中，科學(xué)合理的分配各種資源，來盡可能的實現(xiàn)項目干系人的期望，使他們獲得最大的滿意度。二、項目

7、管理的五個主要過程組一個項目的生命周期大概分成概念、開發(fā)、實施與收尾過程。在概念階段主要是對成本進行分析，對 項目的可行性進行研究，其結(jié)果是要拿出一份報告，并獲得批準與支持。實際工作中，我們只是有了一個 新的想法與概念，就立即轉(zhuǎn)入開發(fā)過程。在開發(fā)階段，要有項目計劃書、預(yù)算的成本以及工作分解計劃。我們做事時，可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的項目計劃時間表，就結(jié)束了。在實施階段， 要有底層的工作包與確定的成本我們做事時，可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的項目計劃時間 表，就結(jié)束了。在實施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計，但我們沒有，到了這一步，我們基本 上就開始失去了控制，沒有明確

8、的里程碑，我我們只是把一個階段當成了一個項目。在收尾階段，我們是經(jīng)常討論每個項目的教訓(xùn)，但對完成的工 作的文檔工作基本上沒能及時跟上，同樣與用戶之間的交接也未能做好。項目管理的五個過程組：啟動、計劃、執(zhí)行、控制與收尾，貫穿于項目的整個生命周期，對于項目的 啟動過程，特別要注意組織環(huán)境及項目干系人的分析；而在后面的過程中，項目經(jīng)理要抓好項目的控制， 控制的理想結(jié)果就是在要求的時間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項目范圍。1項目的啟動過程項目的啟動過程就是一個新的項目識別與開始的過程。一定要認識這樣一個概念，即在重要項目上的 微小成功，比在不重要的項目上獲得巨大成功更具意義與價值。從這種意義上講

9、，項目的啟動階段顯得尤 其重要，這是決定是否投資，以及投資什么項目的關(guān)鍵階段，此時的決策失誤可能造成巨大的損失。重視 項目啟動過程，是保證項目成功的首要步驟。啟動涉及項目范圍的知識領(lǐng)域， 其輸出結(jié)果有項目章程、 任命項目經(jīng)理、 確定約束條件與假設(shè)條件等。 啟動過程的最主要內(nèi)容是進行項目的可行性研究與分析，這項活動要以商業(yè)目標為核心，而不是以技術(shù)為 核心。無論是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，還是項目宗旨，都應(yīng)圍繞明確的商業(yè)目標，以實現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤分析為重點，并 要提供科學(xué)合理的評價方法，以便未來能對其進行評估。2項目的計劃過程項目的計劃過程是項目實施過程中非常重要的一個過程。通過對項目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等

10、制定一個科學(xué)的計劃，能使項目團隊的工作有序的開展。也因為有了計劃，我們在實施過程中，才能有一 個參照，并通過對計劃的不斷修訂與完善，使后面的計劃更符合實際，更能準確的指導(dǎo)項目工作。以前有一個錯誤的概念，認為計劃應(yīng)該準確，所謂準確，就是實際進展必須按計劃來進行。實際并不 是如此，計劃是管理的一種手段，僅是通過這種方式，使項目的資源配置、時間分配更為科學(xué)合理而已， 而計劃在實際執(zhí)行中是可以不斷修改的。在項目的不同知識領(lǐng)域有不同的計劃，應(yīng)根據(jù)實際項目情況，編制不同的計劃，其中項目計劃、范圍 說明書、工作分解結(jié)構(gòu)、活動清單、網(wǎng)絡(luò)圖、進度計劃、資源計劃、成本估計、質(zhì)量計劃、風(fēng)險計劃、溝 通計劃、采購計劃

11、等等，是項目計劃過程常見的輸出，應(yīng)重點把握與運用。3項目的實施過程項目的實施，一般指項目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程，但實施包括項目的前期工作，因此不光要在具體實施 過程中注意范圍變更、記錄項目信息，鼓勵項目組成員努力完成項目，還要在開頭與收尾過程中，強調(diào)實 施的重點內(nèi)容，如正式驗收項目范圍等。在項目實施中，重要的內(nèi)容就是項目信息的溝通，即及時提交項目進展信息，以項目報告的方式定期 通過項目進度，有利開展項目控制，對質(zhì)量保證提供了手段。4項目的控制過程項目管理的過程控制， 是保證項目朝目標方向前進的重要過程， 就是要及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施， 使項目進展朝向目標方向。控制可以使實際進展符合計劃，也可以

12、修改計劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。修改計劃的前提是項目符合 期望的目標?？刂频闹攸c有這么幾個方面：范圍變更、質(zhì)量標準、狀態(tài)報告及風(fēng)險應(yīng)對?；旧咸幚砗靡?上四個方面的控制，項目的控制任務(wù)大體上就能完成了。5項目的收尾過程 一個項目通過一個正式而有效的收尾過程，不僅是對當前項目產(chǎn)生完整文檔，對項目干系人的交待， 更是以后項目工作的重要財富。 在經(jīng)歷的很多項目中， 更多重視項目的開始與過程， 忽視了項目收尾工作， 所以項目管理水平一直未能得到提高。另外要重視那一類未能實施成功的項目收尾工作，不成功項目的收尾工作比成功項目的收尾更難，也 來得更重要，因為這樣的項目的主要價值就是項目失敗的教訓(xùn)，因此要通過

13、收尾將這些教訓(xùn)提煉出來。項目收尾包括對最終產(chǎn)品進行驗收，形成項目檔案，吸取的教訓(xùn)等。另外，對項目干系人要做一個合 理的安排， 這也是容易忽視的地方， 簡單的打發(fā)回去不是最好的處理辦法， 更是對項目組成員的不負責(zé)任。項目收尾的形式，可以根據(jù)項目的大小自由決定，可以通過召開發(fā)布會、表彰會、公布績效評估等手 段來進行，形式是根據(jù)情況采用，但一定要明確，并能達到效果。如果能對項目進行收尾審計，則是再好 不過的了，當然也有很多項目是無需審計的。三、項目管理的九大知識領(lǐng)域項目管理的九大知識領(lǐng)域是指作為項目經(jīng)理必須具備與掌握的九大塊重要知識與能力。其中核心的四 大知識領(lǐng)域是范圍、時間、成本與質(zhì)量管理。在這些

14、知識領(lǐng)域中還涉及很多的管理工具和技術(shù)，以用來幫 助項目經(jīng)理與項目組成員完成項目的管理。如：網(wǎng)絡(luò)圖示法、關(guān)鍵路徑法、頭腦風(fēng)暴法、掙值法等，不同 的工具能幫助我們完成不同的管理工作。另外，還有很多項目管理軟件，如：MicrosoftProject 、P3等,作為項目管理的工具， 也可以很好的幫助我們解決在項目的各個過程中完成計劃、跟蹤、 控制等管理過程。1項目整體管理知識 項目的整體管理，或者說是綜合管理也不為錯，它是綜合運用其他八個領(lǐng)域的知識，合理集成與平衡 各要素之間的關(guān)系，確保項目成功完成的關(guān)鍵。項目的整體管理包括三個主要過程： 項目計劃制定：即收集各種計劃編制的結(jié)果，并形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)項目計劃

15、文檔。 項目計劃執(zhí)行：通過執(zhí)行項目計劃的活動，來實施計劃。整體變更控制：控制項目的變更。 項目經(jīng)理負責(zé)協(xié)調(diào)完成一個項目所需的人員、計劃以及工作，統(tǒng)領(lǐng)全局，帶領(lǐng)團隊實現(xiàn)項目的目標； 當項目目標之間或參與項目的人員之間出現(xiàn)沖突時，負責(zé)拍板定奪；并負責(zé)及時向高層管理人員匯報項目 進展信息?？偠灾?，項目經(jīng)理主要負責(zé)項目的整體管理，這也是項目成功的關(guān)鍵。回顧以前負責(zé)的項目，覺得主要存在以下問題： 未找到項目發(fā)起人，或者項目發(fā)起人不明確，常把自己當成項目發(fā)起人； 項目交付成果定義不清，以致最后收尾時無法對照計劃進行驗收； 缺少組織結(jié)構(gòu)描述；對項目的控制未能規(guī)范化，尤其是項目范圍的變更控制； 風(fēng)險管理未得

16、到重視，只是在項目組內(nèi)討論，并停留在項目負責(zé)人的頭腦中； 缺乏項目干系人分析；沒有規(guī)范的進度報告，項目進展報告隨意性較大。 要有效的開展項目管理，引用項目管理的知識體系與方法工具，先依樣畫葫蘆，通過實踐，進一步領(lǐng) 會這些內(nèi)容是必須的。2項目范圍管理知識 項目范圍的不確定，會導(dǎo)致項目范圍的不斷擴大，作為項目經(jīng)理，在項目開始時，就要對項目范圍拿 出項目干系人都認可的、理解無歧意的范圍說明文檔項目章程。然后為了保證項目的實施，明確項目 組成員的工作責(zé)任，還必須分解項目范圍，使之成為更小的項目任務(wù)包工作分解結(jié)構(gòu)（WB）S。最后還有就是要認識到項目本身不是孤立的， 因此有時范圍的變更也是必須的， 關(guān)鍵是

17、當變更發(fā)生時， 如何加以控制。在以上討論之前，最重要的是當面臨項目時，或不知道具體做什么時，如何進行范圍管理。對潛在項 目的識別，有四個步驟：確定做一個什么樣的項目； 業(yè)務(wù)分析，找出重要的業(yè)務(wù)過程，分析其中最能從項目中得到好處的過程； 形成項目可能的優(yōu)勢，確定范圍、好處及約束；選擇方案，分配資源。 對于從多個項目中選擇項目，或從多個方案中選擇方案的情況，常見的四種方法：整體需要、分類、NPV及加權(quán)評分模型。3項目的時間管理知識 項目的時間管理，就是確保項目按期完成的過程。首先要制定項目的進度計劃，然后是跟蹤檢查進度 計劃與實際完成情況之間的差異，及時調(diào)整資源、工作任務(wù)等，以保證項目的進度實現(xiàn)。

18、在跟蹤過程中， 要及時與項目干系人進行交流，以及時發(fā)現(xiàn)范圍的偏差，而產(chǎn)生時間與進度上的差異，或項目組成員有意 或無意識的虛報了項目完成情況，導(dǎo)致進度的失控。具體包括以下內(nèi)容：活動定義：從 WBS分解而來；活動排序：明確活動之間的依賴關(guān)系；活動歷時估算：估算每項活動的時間，可以PERT方法進行；利用PROJECT20等工具軟件，協(xié)助項目的時間管理；利用甘特圖幫助跟蹤項目進度； 利用網(wǎng)絡(luò)圖及關(guān)鍵路徑分析，協(xié)助確定完成日期上的重要性或調(diào)整工期對項目工期的影響，以及處理 關(guān)注的焦點活動。需要注意一點，以前學(xué)習(xí)項目的時間管理工具及方法以后，就以為可以實現(xiàn)對項目的跟蹤控制了，其 實不然，這些工工具都是通過

19、人來發(fā)生作用，活動也是由人來完成的，因此項目經(jīng)理不能把太多心思花在工具上，而 是學(xué)會利用工具來協(xié)調(diào)人與資源的矛盾沖突。4項目的成本管理知識 對于項目經(jīng)理在成本管理方面，就是要努力減少和控制成本，滿足項目干系人的期望。其過程包括： 資源計劃：即制定資源需求清單； 成本估算：對所需資源進行成本估算； 成本預(yù)算：將整體成本估算配置到各個單項工作，建立成本基準計劃；成本控制：控制項目預(yù)算的變化，修正成本的估算，更新預(yù)算，糾正項目組成員的行動，進行完工估 算與成本控制的分析。在成本管理中涉及很多財務(wù)管理的概念、術(shù)語、基礎(chǔ)理論及方法與工具的使用，作為項目經(jīng)理，對這 些內(nèi)容要熟悉，特別是掙值分析的相關(guān)術(shù)語及

20、簡稱，如：BCW、S BCW、P ACW、P CV、SV、CPI、SPI等等， 不光要了解這些術(shù)語的涵意，還要掌握他們的計算公式。5項目人力資源管理知識 項目的人力資源管理就是有效發(fā)揮每個參與項目的人員的作用的過程。項目的人力資源管理過程包 括：組織計劃編制：形成項目的組織結(jié)構(gòu)圖； 獲取相關(guān)人員：其中重點是業(yè)務(wù)相關(guān)人員； 團隊建設(shè)：明確每個項目干系人的責(zé)任，訓(xùn)練與提高其技能，實現(xiàn)團隊的合作與溝通。 因為與人發(fā)生關(guān)系，其中首先是要明確各自的責(zé)任，這一點計劃編制時就要明確，可以通過項目管理 軟件幫助項目經(jīng)理提高效率，并能及時發(fā)現(xiàn)任務(wù)分解的合理性，最后形成合理的任務(wù)分解表。同時，要通過有效的激勵方法

21、來幫助項目成員實施項目計劃，提高效率。項目是通過團隊共同努力實 現(xiàn)的，注意充分發(fā)揮團隊的作用，使團隊成員各盡所能是項目經(jīng)理的挑戰(zhàn)。在處理過程中，爭取做到對事 不對人，通過有效的會議來幫助項目實現(xiàn)溝通、檢查以及目標實現(xiàn)。6項目的質(zhì)量管理知識 項目的質(zhì)量，理解為項目滿足客戶明確或隱含的要求的一致性程度。注意這里包括明確的要求，也包 括隱含的要求。這對 IT 項目來說，如何滿足用戶隱含的質(zhì)量要求，可能是 IT 項目質(zhì)量失敗的重要原因。 可能所開發(fā)的系統(tǒng)符合需求說明中的要求，卻與用戶實際的要求（包含隱含的需求中） ，相差很大，導(dǎo)致 不一致，結(jié)果導(dǎo)致 IT 項目的失敗?，F(xiàn)代質(zhì)量管理經(jīng)過了一個發(fā)展過程，目

22、前已建立起相對完善的質(zhì)量體系，國際組織也有相關(guān)的質(zhì)量文件，以評審普通的生產(chǎn)質(zhì)量，如ISO2OO0系列質(zhì)量標準；對軟件的生產(chǎn)質(zhì)量，也有一些評價模型，如SQFD模型、CMM軟件成熟度模型等等。其中 CMM成熟度模型分成五個層次：自發(fā)的、簡單的、有組織的、被管 理的及適應(yīng)的，分別標識為不同的級別。對于項目管理需要制訂質(zhì)量計劃， 并應(yīng)用質(zhì)量保證的工具確保質(zhì)量計劃的實施。 在質(zhì)量控制的過程中， 有許多現(xiàn)成的工具與方法，如帕累托分析、統(tǒng)計抽樣和標準差等。要提高項目的質(zhì)量，必須在領(lǐng)導(dǎo)中形成 質(zhì)量意識，通過建立一個好的工作環(huán)境來提高質(zhì)量，通過形成質(zhì)量文化來改進質(zhì)量，是全面提升項目質(zhì)量 管理的關(guān)鍵因素之一。在以

23、往所經(jīng)歷的項目中，項目的質(zhì)量管理基本上沒有得到重視，公司每年都在開展QC活動，該活動的目的就是改進質(zhì)量，但活動成了科技創(chuàng)新活動，而更多的項目實施過程中，如何開展質(zhì)量管理，卻未能 有所體現(xiàn)，這也是值得探討的問題。7項目的溝通管理知識 項目的溝通管理非常重要，對項目經(jīng)理而言，就如同前線指揮需要情報管理一樣，這是使整個項目組 掌握項目信息，實施其他管理手段的基礎(chǔ)，所有的控制都有基于溝通基礎(chǔ)之上的。在項目的開始，需要編制溝通計劃，包括什么時間、將什么內(nèi)容、以什么樣的格式、通過什么樣的方 式、向誰傳遞。在項目的溝通中，可以采用書面報告、口頭報告或非正式的交流，各種方式有利也有弊， 關(guān)鍵看是否有利于溝通的

24、效果。溝通的復(fù)雜程度隨著對象的增加而快速增加，因此要通過適當?shù)墓ぞ吆褪侄危姑鎸γ娴臏贤刂圃?一定范圍之內(nèi)，盡量減少因無效溝通而給項目管理帶來的負責(zé)影響。在溝通中，會議是有效形式之一。很多業(yè)務(wù)員人員喜歡通過會議，以簡單的形式化的語言描述項目的 進展與項目中碰到的問題，而不喜歡技術(shù)化的圖表與文檔。8項目的風(fēng)險管理知識 當因為未能做好風(fēng)險管理，導(dǎo)致項目的風(fēng)險發(fā)生時，項目干系人將難以一下子接受風(fēng)險發(fā)生的事實以 及風(fēng)險所帶來的損失，需要用更多的時間來調(diào)整整心理狀態(tài)，才能恢復(fù)對項目的實施。 項目的風(fēng)險管理不僅是在項目進行過程中，有效避免風(fēng)險的發(fā)生；而且能在風(fēng)險發(fā)生時，幫助我們用 正確的心態(tài)去面對，而不會手足無措。很多項目的失敗，是因為風(fēng)險發(fā)生時，對項目干系心理上造成的傷 害，導(dǎo)致失去主觀判斷能力，而作出錯誤的決策。從這種意義上講，項目的風(fēng)險計劃的制定主要是為提高 項目干系人的風(fēng)險意識，只要有了足夠的風(fēng)險意識，風(fēng)險識別全面與否，在有些項目中可能重要性反而不 是太明顯。風(fēng)險識別可以采用頭腦風(fēng)暴法、經(jīng)驗法則等方法，在識別這些風(fēng)險因子之后，可以對這些因子加上權(quán)