物資采購基本管理制度

1、物資采購管理制度1 目的及適用范圍1.1 為規(guī)范公司物資采購過程中的計劃、采購、驗收、入庫、付款、質(zhì)量索賠和供應商認證等事項，確保公司物資采購全過程處于受控狀態(tài)，保證物資供應，降低采購成本，合理庫存，加強監(jiān)督，特制定本制度。1.2 本制度適用于公司辦公用品、職工福利及固定資產(chǎn)以外的所有物資采購事項的全過程作業(yè)規(guī)定。1.3 本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。1.4 本制度文件由公司總經(jīng)辦擬定，公司財務總監(jiān)審定，公司總經(jīng)理批準，其解釋權及修改權屬歸公司總經(jīng)辦。1.5 本制度文件從2012 年 5 月 20 日起執(zhí)行。2 職責與權限2.1 公司設立采購部，負責所有與生產(chǎn)關聯(lián)的物資采購工作。2.

2、2 公司采購部職責：負責編制大宗物資的采購計劃。負責按采購計劃單執(zhí)行采購任務，按時、保質(zhì)、保量地完成物資采購工作。負責采購價格的詢價、議價、比質(zhì)、比價，保證公司物資采購價格修理，維護公司利益。負責對供應商的選擇、評價、考核和清退。負責制定付款計劃的制定、呈批和付款安排。負責辦理物資入庫手續(xù)。負責料廢退賠和不合格品清退。主要負責原材料倉庫積壓物資的及時清退和處置。負責辦理供應商發(fā)票審核，辦理入賬審批手續(xù)。定期組織價格比價，不斷提高物資采購性價比。收集采購價格信息、供應商資料，積累各種物資的歷史數(shù)據(jù)。負責采購合同的簽定和歸檔整理。負責采購部內(nèi)部崗位職責的制定建立各種物資臺賬，定期與財務部核對。2.

3、3 計劃管理員負責扎口審核各部門呈報的物資采購計劃的審核和呈批。2.4 技術部負責采購工藝文件和資料的編制、審核；負責提供采購過程中的技術支持（如對工裝的設計會簽等）；參與對供應商的評價，對供應商的工藝保證能力進行評審。2.5 生產(chǎn)部負責參與對供應商的評價，對供應商的生產(chǎn)能力、工藝裝備水平及生產(chǎn)管理水平進行評審；負責提供采購過程中的技術支持（如對工裝的設計會簽、提供設備采購技術資料等）；編制呈報大宗機床備件、臨時修理備件、工裝模具的采購計劃；積累各種物資的性能數(shù)據(jù)資料。2.6 質(zhì)檢部負責原材料、輔料及協(xié)作配套件的檢驗規(guī)程的編制；負責協(xié)作配套件的進貨檢驗；負責協(xié)作配套件質(zhì)量協(xié)議的簽訂及質(zhì)量索賠的

4、相關工作；負責質(zhì)量糾紛的裁決；參與對供應商的評價，對供應商的質(zhì)量保證能力進行評審。2.7 財務部負責對資金計劃進行平衡；籌措采購資金；負責采購物資的價格審核。2.8 倉庫負責低值易耗品、日常維修備件采購計劃的編制；負責采購物資的入庫驗收、保管。3 物資采購遵守原則3.1 未經(jīng)審核批準的請購物資一律不得采購。3.2 無領料單一律不得發(fā)放任何物資。3.3 倉庫內(nèi)庫存物資應優(yōu)先使用。3.4 本地區(qū)能解決的，不到外地采購。3.5 同類企業(yè)比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽。3.6 對于先試用的物資，不得在試用鑒定前大批采購。3.7 采購物資時盡量使用銀行結算，減少現(xiàn)金結算。大宗采購主要使用承兌匯票

5、。4 采購計劃4.1 物資采購應當事先編制采購計劃。各部門按職責范圍編制采購計劃單，按申請 - 審核 - 批準 - 執(zhí)行的規(guī)定流程進行實施，采購部按批準后的采購計劃單執(zhí)行采購。4.2 無采購計劃單不得進行采購，采購不得予以入庫。4.3 采購計劃的制定、審批、執(zhí)行實行授權分開。公司設立獨立于采購部的計劃審核員負責物資采購計劃的審核。4.4 物資采購計劃的申請、審核、批準程序，按物資采購計劃管理制度的相關規(guī)定執(zhí)行。5 供應商認定5.1 公司物資采購應當挑選合格供應商。合格供應商應當一定的經(jīng)營規(guī)模、資金實力和正常的質(zhì)量保證體系。5.2 新用戶評審認定。新用戶必須經(jīng)過認定之后才能批量采購，進行長期的供

6、貨關系。采購部負責新用戶的認定組織工作，質(zhì)量部、生產(chǎn)部、技術部、財務部共同參與評審小組。5.3 鋪底資金。建立正常供應關系的供應商必須有鋪底資金。鋪底資金的規(guī)模由采購部根據(jù)物資特點和批量規(guī)模制定方案，由總經(jīng)理辦公會議確定。主要針對毛坯、螺栓、襯套材料以及使用量大的低值易耗品。5.4 供應商評審。公司每年組織一次供應商評審，對供應商的保證能力進行認證評定，確定下年度是否簽訂供應合同。5.5 供應商退出。對年度考核不達標的供應商強制性清退。退出后保留一定的貨款，待市場銷售周期完成后方予清賬。6 采購合同6.1 采購合同的簽定。每年年初采購部應和主要供應商簽定采購合同，對產(chǎn)品質(zhì)量、供貨時限、付款方式

7、、責任認定、退賠處理作出事先約定，合同條款要優(yōu)先保障公司利益。6.2 采購合同簽訂對象為合格供方。采購部應在授權范圍內(nèi)簽訂合同，最終合同文本簽字前，應交上級部門審閱。6.3 采購部負責對合同進行歸檔整理。所有簽訂合同需復印一份交計劃管理員備案。7 采購流程7.1 編制計劃。各部門有采購業(yè)務，按范圍職責申請采購計劃，填采購計劃單提交計劃審核員。計劃審核員審核并報批后將采購計劃單發(fā)送采購部采購。7.2 組織采購。所有有固定供應商的采購單，由采購部通知供應商直接發(fā)貨到公司倉庫。臨時采購由采購部按照技術部門要求的資質(zhì)單位向供應廠商下單發(fā)貨。新品及修理等臨時采購，由維修車間和采購部共同到市場采購。7.3

8、 質(zhì)量驗收。毛坯、鋼材、羅栓、銅材、刀具等大宗物資，到廠后應當由質(zhì)量部抽檢，認定合格后方可入庫。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需驗收。如新進品牌或無品牌的，需要質(zhì)量部驗收后入庫。7.4 入庫驗數(shù)。采購部負責安排入庫，填寫入庫單，保管員驗收后按實收數(shù)填寫入庫數(shù)量。7.5 發(fā)票入賬。當月入庫的物資，采購部通知供應商開具增值稅發(fā)票，無增值稅發(fā)票的業(yè)務要由財務總監(jiān)批準。當月發(fā)票未入賬的，財務部不安排資金付款。貨未入庫、發(fā)票先到的不予入賬，財務調(diào)節(jié)稅源的業(yè)務除外。7.6 資金付款。采購部根據(jù)供應商付款規(guī)定和當月發(fā)票入賬情況安排付款計劃。付款計劃審批后交財務部負責安排資金。8 采購付款流程8.1

9、付款計劃。每月月末，采購部根據(jù)當月采購量和發(fā)票入賬情況，結合供應商資質(zhì)，制定付款計劃。8.2 計劃審核。財務部負責付款計劃審核，審核依據(jù)包括該供應商月末庫存情況、上月結存余額、當月發(fā)票進賬、當月退貨情況、當月已付款和付款周期。8.3 計劃批準。付款計劃由財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準后執(zhí)行。8.4 付款執(zhí)行。采購業(yè)務付款使用付款通知單。付款通知單內(nèi)容包括收款單位、單位賬號、付款方式、付款金額、經(jīng)辦人、審核人、批準人。財務部依據(jù)付款通知單付款。正常情況不得以現(xiàn)金付款。遇特殊情況由財務總監(jiān)批準執(zhí)行。8.5 付款回執(zhí)。所有銀行付款方式以外的承兌付款必須提供收款方收據(jù)作為財務入賬附件。郵寄承兌的，提供收據(jù)傳

10、真件。9 采購付款周期9.1 公司確定正常供應商付款周期為2.5 個月。計算方法為前12 個月的平均供貨額 X 2.5 月，作為鋪底資金數(shù)。9.2 油料供應單位確定付款周期為1 個月。以前一個月的供貨額作為鋪底資金。9.3 鋼材、國際品牌刀具、急用件可以實行現(xiàn)款現(xiàn)貨。批量供貨一定時間后，通過協(xié)議確定鋪底資金規(guī)模。10 質(zhì)量索賠10.1 采購、外協(xié)件出現(xiàn)質(zhì)量問題時，采購部根據(jù)質(zhì)檢部的認定結果，及時向供方反饋，按采購合同和質(zhì)量事故處罰規(guī)定進行處理和索賠。10.2 對驗收不合格的原料或外購件，應立即隔離作退貨或調(diào)換處理，或根據(jù)實際情況作返工、讓步接收處理。10.3 處罰決定由質(zhì)檢部作出書面文件，一式

11、三份，一份記錄臺賬，一份交采購部送達供方，一份交財務部財務處理。10.4 經(jīng)調(diào)換或返工處理的原材料，重新入廠時，應按原來的檢驗程序做好送檢工作。11 意外事項處置11.1 采購問好未能及時完成采購任務，應及時匯報總經(jīng)理，通報生產(chǎn)部門，采取相應補救措施。11.2 如遇特殊情況取消或調(diào)整采購，采購部、計劃管理員要及時通報信息到相關部門。11.3 采購人員購錯品種、型號、規(guī)格，或購進質(zhì)次價高的產(chǎn)品時，要及時調(diào)換、退貨處理，不得產(chǎn)生積壓。12 監(jiān)督12.1 財務部負責對采購管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。12.2 財務部每年至少兩次和供應商核對賬目，對發(fā)現(xiàn)的差異應及時與供應商聯(lián)系，查明原因后解決。12.3財務部負責定期檢查質(zhì)量罰款和料廢退賠執(zhí)行到位情況。12.4采購部取得承兌匯票必須及時付給客戶，不得將承兌匯票放在部門保管，否則出現(xiàn)意外事項由部門負責人承擔。12.5對采購人員違返公司規(guī)定、損害公司利益的