2020年淺析煤電設(shè)備租賃公司合同管理

1、淺析煤電設(shè)備租賃公司合同管理一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況 西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團(tuán)公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門(mén)，受集團(tuán)委托負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理， 主要負(fù)責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動(dòng)瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù)；負(fù)責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新 設(shè)備計(jì)劃申報(bào)、 與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、 生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理和綜采 工作面的設(shè)備銜接；參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗(yàn)收。二是負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的修理， 其中大修部分由集團(tuán)統(tǒng)一計(jì)劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費(fèi)指標(biāo)控制安排使用。三是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠機(jī)電配

2、件的采購(gòu)供應(yīng)；負(fù)責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲(chǔ)備資金指標(biāo)的測(cè)算和考核， 集團(tuán)的配件信息化管理工作。xx年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和 紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式， 由于標(biāo)的物種類繁多、 業(yè)務(wù)量十分龐大， 傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大， 而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼 顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實(shí)提高合同管理的水平和效率， 從xx年開(kāi)始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團(tuán)的配件信息 化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，xx年對(duì)系統(tǒng) 進(jìn)行了技術(shù)升級(jí)。 系統(tǒng)運(yùn)行模式是， 根據(jù)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠的 配件需求計(jì)劃，生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同，內(nèi)容包括配件的型號(hào)規(guī)格

3、、招標(biāo)價(jià)、入庫(kù)價(jià)、供應(yīng)商等，系統(tǒng)自動(dòng)記錄合同的履行狀態(tài)，通過(guò)合同 臺(tái)賬監(jiān)測(cè)合同的簽訂、執(zhí)行情況；系統(tǒng)憑借計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、 合同臺(tái)賬、驗(yàn)收管理、合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析、隊(duì)組消耗控制、代儲(chǔ)管 理等模塊和功能，基本實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化。 合同編號(hào)、軟件開(kāi)發(fā)、 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是該合同管理信息系統(tǒng)的三個(gè)主要支撐：1.合同編號(hào)。合同編號(hào)是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直 接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的效率，所以采用分級(jí)分類的編號(hào)形式。 設(shè)備租 賃公司合同管理辦法第九章規(guī)定，所有正式合同必須進(jìn)行編號(hào)，編 號(hào)規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)以及品買賣合同編號(hào)為ZL+01+XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號(hào)。其中，ZL代表設(shè)備租賃公

4、司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買 賣合同，XJ代表西山集團(tuán)，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份 的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字， 合同類別包括采掘、 三機(jī)、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號(hào)是合同簽訂的順序編號(hào)。b設(shè)備修理合同編號(hào)為ZL+04XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號(hào)，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。2.軟件開(kāi)發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以 “先進(jìn)、開(kāi)放、實(shí)用” 為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計(jì)的思路，采用C+語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，通過(guò)通俗易懂的人機(jī)互動(dòng)界面， 具有良好的擴(kuò)展性和交互性， 使合同與業(yè)務(wù)部門(mén) 的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)級(jí)的共享交換， 合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程實(shí)現(xiàn)了 應(yīng)用級(jí)的互聯(lián)互通。3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。合同管理信

5、息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團(tuán)的配 件信息化管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、 廠機(jī)電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的布局方式為三層布局：各礦、廠機(jī)電科為接入層； 各礦、廠信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效 隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開(kāi)始， 跨越 合同評(píng)審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔 案的形式歸檔到系統(tǒng)， 形成了一套閉合完整的合同管控資料， 改變了 傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管 理路徑上實(shí)

6、現(xiàn)了由過(guò)去“偏離7糾偏7再偏離7再糾偏”的被動(dòng)式控 制向“調(diào)查7分析7決策7落實(shí)7跟蹤7總結(jié)” 的主動(dòng)式控制的轉(zhuǎn)變； 在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由過(guò)去的手工經(jīng)驗(yàn)式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高， 促進(jìn)了企業(yè)管理理念革新。2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實(shí)有效。通過(guò)信息化管理，合同數(shù)據(jù) 能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋， 在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)， 拓寬了收集合 同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為招標(biāo)談判 及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。合同管理信息化提高了

7、公司 對(duì)包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能， 降低了 庫(kù)存占用資金，優(yōu)化了庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促 進(jìn)了公司降本增效。三、對(duì)西山煤電設(shè)備租賃公司進(jìn)一步提高合同管理信息化水平的建議如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題。西山煤電設(shè)備租賃 公司合同管理信息化成效明顯， 在系統(tǒng)日常運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中， 租賃 公司以及各礦、廠機(jī)電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問(wèn)題和不 足，主要概括為以下方面： 一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部 分合同沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格， 有的礦、 廠業(yè)務(wù)科存在先使用配 件、后簽訂合同的

8、情況；二是信息化程度有待提高， 表現(xiàn)為信息查詢、 檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人 員操作速度較慢等。以上問(wèn)題的存在，既有少數(shù)工作人員認(rèn)識(shí)不到位、 責(zé)任心不強(qiáng)等主觀方面的原因， 也有制度不健全、 硬件軟件缺乏等客 觀方面的原因。 筆者結(jié)合工作實(shí)際， 對(duì)如何進(jìn)一步提高合同管理信息 化水平提出以下建議：1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī) 范化水平。1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理， 嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。 設(shè)備出租 合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由 管理科審核，公司副經(jīng)理

9、復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買 賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復(fù)審，公司副經(jīng)理 復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行； 設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長(zhǎng)、技術(shù)科科長(zhǎng) 審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理 審批執(zhí)行。2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)是本部門(mén)合同管理的第一責(zé)任人，對(duì)所填寫(xiě)的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé)， 對(duì)審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同， 有權(quán) 責(zé)令重新填寫(xiě)； 管理科除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核外， 主要負(fù)責(zé)對(duì)簽訂合 同對(duì)方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營(yíng)資格和合同內(nèi)容中的價(jià)格、 數(shù)量、履行期限、地點(diǎn)和方式進(jìn)行把關(guān)； 公司法律顧問(wèn)主要負(fù)責(zé)對(duì)合同文本 條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進(jìn)行復(fù)審； 公司副經(jīng)理

10、除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行 整體復(fù)核外，主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)格、 質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān)； 公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)全部合同實(shí)行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。3）協(xié)調(diào)機(jī)制：各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，對(duì)本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂；對(duì)按 照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容， 認(rèn)為不合格不合法的， 有權(quán)組織有 關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同審查，提出意見(jiàn)后，由經(jīng)理簽發(fā)；合同業(yè)務(wù)員在簽訂 合同過(guò)程中， 對(duì)所采購(gòu)配件的價(jià)格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查， 采購(gòu) 同單位、同品種、 同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理 同一型號(hào)設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的， 要在簽訂合同 時(shí)附調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū)，調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū)需由業(yè)務(wù)科

11、科長(zhǎng)、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后 生效。4）約束機(jī)制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求， 對(duì)合同全部?jī)?nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查， 發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁不合格或無(wú)效合同的簽訂：合同的履行，必須 由管理科合同管理員核對(duì)合同和發(fā)票，核對(duì)無(wú)誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同 編號(hào)，加蓋審核章，財(cái)務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始 發(fā)票，財(cái)務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時(shí)，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修 理合同要求年履約率為95%以上，對(duì)于超過(guò)合同有效期的合同，終止履行。2.完善擴(kuò)展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。1）合同進(jìn)度管理模塊：分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。 合

12、同實(shí)施控制子模塊主要對(duì)合同履行 進(jìn)度等方面的信息進(jìn)行準(zhǔn)確分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理， 將配件需求計(jì)劃與 合同履行情況對(duì)比， 找出兩者之間存在的差異， 從而及時(shí)調(diào)整工作計(jì) 劃；合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對(duì)照表， 自動(dòng) 生成變更清單，生成變更詳情表， 計(jì)算變更凈值和變更費(fèi)用， 并及時(shí) 反映變更后的總費(fèi)用變化情況；合同索賠管理子模塊包括索賠文件管 理、索賠鑒別管理、索賠計(jì)算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提 供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。2）合同文件管理模塊：進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標(biāo)文件，投標(biāo)書(shū)，中標(biāo)通知 書(shū)，配件清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和

13、其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。3）合同條款檢索模塊：可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行， 分為有條件檢索和無(wú)條件檢索， 有條件檢索按使用者 所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢， 無(wú)條件檢索按合同條款的自然順序進(jìn)行 檢索；選擇條件可分為：合同編號(hào)檢索、主題詞檢索、條款檢索。4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、 其它子模塊。 合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功 能是對(duì)有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時(shí)更新查閱； 常用合同范 本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本， 使合同 的生成更加方便、準(zhǔn)確、快捷；其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓 用戶自己增加功能而留的待開(kāi)發(fā)模塊。3.加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同 管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護(hù)人員、 系統(tǒng)應(yīng)用管理員、 申報(bào) 人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡(jiǎn)，所需的專業(yè) 知識(shí)和技能差別很大。系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少， 需要 具有一定的計(jì)算機(jī)操作和簡(jiǎn)單的編程知識(shí)， 一般由IT