如何確定合理的工作流程

1、實用文檔如何確定合理的工作流程?確定合理的工作流程概念上包含了兩個層次的涵義：一是，要確定工作流程；二是要使工 作流程合理。也許提到工作流程，大家都知道，因為我們?nèi)粘Ｎ恼?、工作過程中都經(jīng)常碰 到這個概念，但如果讓我們?nèi)ゴ_定一個工作流程，可能就會手足無措。這里的原因可能存 在于我們并沒有深入地去了解它，并且深入地去理解它、認(rèn)識它。我們即將在這里聊聊這 個看是簡單，實際上是相對復(fù)雜的問題。理解工作流程這個問題，我們有必要先了解下工作流程對于我們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾?。第一、工作流程實際上是對工作內(nèi)容的細(xì)化。工作流程必須是建立在對工作內(nèi)容的細(xì)化的基礎(chǔ)上，當(dāng)我們將所做的事寫下來，并且按照 先后順序明確每個節(jié)

2、點，就會出來一個簡單的流程。反過來理解，確定工作流程的過程就 可以清楚我們所做的所有事情是怎樣的，需要我們關(guān)注的環(huán)節(jié)有哪些。第二、工作流程就是要明確我們相互之間的配合和協(xié)作。因為各個部門、各個成員相互之間聯(lián)系就是基于業(yè)務(wù)、工作內(nèi)容安排，要想它們之間明確 各自職責(zé)，應(yīng)該通過相應(yīng)的流程來界定。我們很多的工作是需要我們一個集體、一個單位 的相關(guān)部門、相關(guān)人員相互之間的配合與協(xié)作，只有配合好了、協(xié)作好了，我們的工作才 能做的順利、做的有效率。第三、工作流程就是要明確我們各自的工作職責(zé)。流程的運轉(zhuǎn)就是要確定到了哪個環(huán)節(jié)，由誰來負(fù)責(zé)，責(zé)任明確。我們需要制定各個部門的 責(zé)任制度、也需要確定各個職位的崗位職責(zé)

3、。工作流程不僅要有利于問題的解決，也要有 利于出現(xiàn)新的問題查找原因、追究責(zé)任。反之，有了工作流程可以更合理地確定我們的工 作職責(zé)和部門的分工。第四、工作流程就是要保證工作效率。工作流程如果不利于與工作效率的提高就一定存在不合理性，要不沒有考慮全面部門分工 和職責(zé)，要不就是沒有考慮好事情和問題解決的一般和特殊過程。當(dāng)我們不能用記憶把握 所有環(huán)節(jié)和所有應(yīng)該具備的條件及條件成熟的資源與時效時，我們應(yīng)該也必須通過流程來 固化每個部門和每個負(fù)責(zé)的人員以及它們各自所應(yīng)承擔(dān)的事務(wù)性責(zé)任，這樣我們才會做起原創(chuàng)如何建立我們自己的團(tuán)隊之如何確定合理的工作流程實用文檔事來不慌、調(diào)理上清晰、責(zé)任上明確，杜絕了人浮于事

4、、消極怠工，同時也能夠及時地把 握每個環(huán)節(jié)相互之間的協(xié)調(diào)。第五、工作流程就是我們領(lǐng)導(dǎo)者所需的綱和目。做事講究提綱挈領(lǐng)、綱舉目張，有了工作流程后，我們做領(lǐng)導(dǎo)的人很容易抓到關(guān)鍵點，能 夠切中要害，也就能夠利用有限的資源并能夠用很短的時間發(fā)現(xiàn)問題的重點、問題的癥結(jié) 所在。工作流程有著不可或缺的重要性，在確定一個工作流程時我們應(yīng)該注意它的幾個要求: 第一、工作流程要有時效性。一個工作流程沒有時效性，它就變成了擺設(shè)，也就沒有了它存在的生命力。因為我們工作 中的每一個環(huán)節(jié)設(shè)置的必要性就是因為它是解決一個特定問題或事情不可缺少的環(huán)節(jié)、一 個節(jié)點。沒有了時效，下面的環(huán)節(jié)也就開始不了、或至少是影響下一個環(huán)節(jié)的順

5、利啟動， 同時應(yīng)具備的條件也可能因為它是必要條件而影響下一個步驟完美的完成。第二、工作流程應(yīng)該符合事情和問題解決得合理過程。一個事情和問題的解決是一個合理的過程，而我們工作流程必須符合這個過程，切不能顛 倒主次、混淆了順序。合理的過程必須是既要考慮到一般解決的程序，還要考慮的特殊條 件的具備，并且結(jié)合合理的程序所需的時間和特殊人員的身份屬性問題等。第三、工作流程必須細(xì)化到可以執(zhí)行的地步。既然是流程，就是要由人按照事情和問題的解決過程來安排，既要注意大的原則方向，又 要注意每個細(xì)節(jié)，要可以由人來把控，可以有人來操作和擔(dān)當(dāng)。而不能太寬泛、太彈性 化。工作流程就是要細(xì)化到每個表單都應(yīng)該填寫好、有責(zé)任

6、人來填寫、具體信息要完整， 相應(yīng)的數(shù)據(jù)能夠參考核對等等。在做了上述重要性和要求的表述之后，我們可以來談?wù)劥_定合理的工作流程的方法: 第一、確定我們所有工作內(nèi)容，以及每個工作內(nèi)容解決的過程和所需的條件，這是確定工 作流程的第一步，也是最需要合理性的。確定工作內(nèi)容是一個很龐雜的過程，而且是個動態(tài)的過程。它涉及到部門的權(quán)限和個人的 職責(zé)。我們確定工作內(nèi)容要注意這樣幾個問題：實用文檔其一、按個人和部門確定所有的工作內(nèi)容，部門和個人的工作內(nèi)容是依附于部門和個人的 崗位職責(zé)，但不同于部門和個人的崗位職責(zé)，因為它更具體，也更細(xì)化。另外工作內(nèi)容涉 及到公司和企業(yè)單位的信譽和利潤，尤其是涉及到復(fù)雜的、并且需要多

7、人配合、多部門協(xié) 作的，我們必須通過確定工作流程來明確各自的分工。通常個人的工作內(nèi)容或者說僅限于 個人完成的工作內(nèi)容只需自己把握，由自己設(shè)置，這樣能提醒和幫助自己有效率地完成工 作，而對于部門內(nèi)部和部門之間的工作內(nèi)容通常有部門和公司及企業(yè)單位整體確定。其二、工作內(nèi)容是一個動態(tài)的過程，必須對于延伸的工作內(nèi)容進(jìn)行及時地增加、完善。工 作內(nèi)容往往會出現(xiàn)新的條件和影響因素，因為這些新的條件和影響因素我們要及時調(diào)整我 們原有的工作方案，并適應(yīng)性的增加和完善原有的工作流程，從而更好地適應(yīng)新的變化。其三、對于我們的工作內(nèi)容輻射到的新出現(xiàn)的問題、投訴問題、特殊而緊急的突發(fā)問題， 我們要設(shè)立預(yù)案。這個預(yù)案也是基

8、于正常的工作方向和工作思路，確定新的可用資源和所 需條件來安排其工作流程。第二、根據(jù)工作內(nèi)容確定相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)，找出工作節(jié)點。工作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點劃分的依據(jù)往往是結(jié)合工作內(nèi)容的階段性和所涉部門職責(zé)來確定。工 作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點劃分要講究效率和合理性，不能把一個部門辦理的內(nèi)容肢解開，造成資 源浪費和責(zé)任推委，同樣也不能把兩個部門辦理的內(nèi)容統(tǒng)攬到一個部門，造成越俎代庖、 職責(zé)不清。效率和合理性的原則應(yīng)該在變動中去檢驗，對于影響效率的，可以適當(dāng)調(diào)整， 而且是發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，而對于合理性我們需要一定的時間，通過人員的積極性、效 果、反饋等調(diào)查作為依據(jù)去適當(dāng)改變。工作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點的界定我們可以通過倒推的

9、方式來解決，一般我們可以先設(shè)定一個工 作內(nèi)容的結(jié)果在什么樣情況下才是合理的，那么要達(dá)到這樣合理的結(jié)果我們要解決哪些前 置的問題，而解決這些前置的問題又需要具備哪些條件、掌握哪些資源、由哪個部門、哪 個崗位的人來解決等等。這是一個可行的、合理的思考方式。第三、要根據(jù)工作內(nèi)容確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)的崗位。由工作內(nèi)容確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)的崗位是確定流程中一個非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，因為這 不僅需要我們熟悉各個部門的職責(zé)范圍和崗位職責(zé)范圍，還需要我們對工作內(nèi)容的實質(zhì)有 準(zhǔn)確地把握。落實部門和崗位是對工作流程推動者進(jìn)行確定，就是找到工作流*正的執(zhí)行人，這個過程也是對我們部門和崗位落實責(zé)任的過程。實用文檔第四、根據(jù)部門和崗位的銜接進(jìn)行合理的預(yù)設(shè)，這是實現(xiàn)流程重要意義所在。既然是流 程，就涉及到配合和協(xié)作，尤其是關(guān)系到我們工作內(nèi)容價值的配合和協(xié)作。流*正的價值就是實現(xiàn)工作內(nèi)容在不同崗位、不同部門之間合理地、自覺地流轉(zhuǎn)、配合和協(xié)作。我們可 以對部門之間、崗位之間的流轉(zhuǎn)、配合和協(xié)作設(shè)置不同的方式，比如相關(guān)表格、相關(guān)簽 署、相關(guān)的確認(rèn)等。對于流程中的流轉(zhuǎn)辦理事項的設(shè)置其實質(zhì)就是對各個部門和各個崗位 責(zé)任的界定，對于我們已經(jīng)做過的事情、需要做的配合和協(xié)作及流轉(zhuǎn)，我們相互之間都可 以通過文字性的東西、書面性的東西來核查、比對和