公司信息管理制度

1、碧海公司信息系統(tǒng)崗位要求規(guī)范一、總則第一條 為了加強碧海公司信息系統(tǒng)的管理，確保公司數(shù)據(jù)的準確性和安全性， 促進公司信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，滿足管理決策的需要，根據(jù)公 司實際情況，結(jié)合信息管理工作的特點，特制定本辦法。第二條 信息系統(tǒng)管理是指碧海公司管理工作中，運用通信技術、網(wǎng)絡技術、計 算機技術和信息分析技術而建設和運行的能對有關數(shù)據(jù)進行收集、傳 送、加工、處理、存儲和管理的各種系統(tǒng)的總和。第三條 碧海公司信息系統(tǒng)工作目標是：以供應鏈、財務會計核算為基礎，逐步 建立全行業(yè)統(tǒng)一的、科學的、經(jīng)濟合理，并具備有輔助核算、支持決策 和辦公自動化功能的網(wǎng)絡系統(tǒng)。第四條 碧海公司信息管理部負責全公司

2、的信息系統(tǒng)管理工作，基本任務是：（ 一） 研究制定管理信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并有計劃的組織實施工作；（ 二） 根據(jù)公司領導新的需求組織相關部門、 人員對信息管理系統(tǒng)進行改進和 完善；（ 三） 制定信息管理系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)章制度；（ 四 ） 組織和管理信息管理的相關人員的培訓工作；（ 五 ） 總結(jié)、交流推廣信息管理系統(tǒng)應用經(jīng)驗， 指導各部門開展信息管理工作；（ 六 ） 為公司決策層提供信息分析數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)；（ 七 ） 建立公司“技術支持熱線” ，負責協(xié)調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關的技術服務 和相關技術的解答工作。第五條 信息管理系統(tǒng)是公司管理工作的發(fā)展方向和重點，各部門應充分重視這 一工作，把它做

3、為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高流程管理質(zhì)量、滿足決策需 求，加強公司內(nèi)部管理的一項重要工作來抓，為決策層、管理層提供高 質(zhì)量的信息服務，要把信息系統(tǒng)管理工作和其它工作相結(jié)合，逐步過渡 到以信息管理系統(tǒng)為基礎和手段的工作方式中來，逐漸擺脫手工工作。 信息管理部要做好普及培訓工作，使企業(yè)絕大部分人掌握各相關崗位的 信息管理系統(tǒng)。第六條 本公司員工在使用公司信息管理系統(tǒng)期間，應尊重公司商業(yè)機密，所使 用的系統(tǒng)賬號密碼禁止外泄，公司商業(yè)信息不得外傳，本管理制度實行 30 個工作日內(nèi)，涉及信息管理系統(tǒng)的員工需與公司簽訂商業(yè)保密協(xié) 議。二、崗位及崗位責任隨著碧海公司信息管理的應用層次不斷深化，為了使信息化工作沿

4、著健康 嚴謹?shù)姆较蜢柟烫岣撸_保此項工作的準確性、安全性，特制定如下信息 管理系統(tǒng)的崗位及崗位職責，各部門要根據(jù)實際情況進行管理并進行相應 的考核。 我公司信息管理系統(tǒng)目前分為系統(tǒng)管理、 銷售管理、采購管理、庫存管理、 財務管理，每個模塊對應各部門領導，為該模塊的總負責人，根據(jù)系統(tǒng)職 能的設置，對各模塊最終用戶職責進行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關鍵用戶數(shù)據(jù)輸入員數(shù)據(jù)審核員系統(tǒng)管理財務部財務部經(jīng)理系統(tǒng)管理員財務部經(jīng)理銷售管理商場部商場部副總收銀員各店店長采購管理綜合服務部綜合服務部經(jīng)理采購專員綜合服務部經(jīng)理倉存管理倉儲部倉儲主管倉庫管理員倉儲主管財務管理財務部財務部主管總賬管理員財務部

5、主管成本管理員r存貨核算員應收應付管理 員固定資產(chǎn)管理 員崗位要求及崗位職責2.1系統(tǒng)管理員崗位2.1.1崗位要求系統(tǒng)管理員是信息管理系統(tǒng)的維護和管理人員，是一個技術性較強的崗 位。經(jīng)過培訓，此崗要求具備計算機軟硬件及數(shù)據(jù)庫知識，有維護系統(tǒng)環(huán) 境的經(jīng)驗。2.1.2崗位職責a) 負責公司軟硬件的日常維護工作，并登記相應的維護制度；b) 負責公司電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的備份工作；c) 按照相關制度檢查信息管理系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實際工作需要分 配系統(tǒng)權(quán)限；d) 為公司提供系統(tǒng)技術支持，負責解答、解決涉及系統(tǒng)的員工在操作過程 中所碰到的問題；E)嚴格遵守公司關于安全性、保密性的規(guī)章制度，對于違反規(guī)章制

6、度，進 行泄密行為，公司有權(quán)利追究其法律責任。2.2 收銀員崗位2.2.1 崗位要求 收銀員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機基礎操作熟 練，細心、耐心的崗位，此崗位要求收銀員每天及時完成現(xiàn)銷單、訂單、 收款單的錄入工作， 并熟悉產(chǎn)品型號， 以免在工作中頻繁出現(xiàn)誤操作現(xiàn)象， 新入公司的收銀員應經(jīng)過系統(tǒng)培訓合格后方可上崗。2.2.2 崗位職責a) 現(xiàn)銷單、銷售訂單的錄入；b) 收款單的錄入；c) 現(xiàn)金收取、找兌；d) 銷售日報表整理，各店設計師、量尺員、導購員業(yè)績統(tǒng)計；e) 客戶資料的輸入、更新 ；f) 每日于下班前必須將當天的現(xiàn)銷單、訂單交財務部，不能因自己的工作 延誤影響財務的出

7、貨對帳；g) 根據(jù)客戶的訂貨情況經(jīng)店長確認后修改現(xiàn)銷單、訂單。2.3 店長崗位2.3.1 崗位要求 店長是信息管理系統(tǒng)中銷售單據(jù)審核的重要環(huán)節(jié)，是一個要求有管理經(jīng)驗 并要求處理條事情條理清晰的崗位，此崗位要求店長每天及時審核現(xiàn)銷 單，按時審核訂單，確保銷單、訂單的可執(zhí)行性。2.3.2 崗位職責a) 現(xiàn)銷單、銷售訂單的審核；b) 本店面銷售報表查閱、收發(fā)存報表查閱；c) 本店銷售回款情況督導；d) 本店導購、收銀、倉管人員的管理；e) 操作人員的工作分配 ;f) 指導、監(jiān)督銷售收銀員的工作，檢查銷售基礎數(shù)據(jù)的正確性，現(xiàn)銷單、 訂單的正確性；g) 跟蹤訂單執(zhí)行情況，如有錯誤及時指導糾正；2.4 采

8、購專員崗位2.4.1 崗位要求 采購專員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機基礎操作熟 練，細心、具備一定分析能力的崗位，此崗位要求采購專員每天及時錄入 綜合服務部下達的采購訂單以及付款單數(shù)據(jù)，并熟悉產(chǎn)品型號，以免出現(xiàn) 誤操作情況，新入的公司的采購專員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓后方可上崗。2.4.2 崗位職責a) 采購訂單的錄入；b) 付款單據(jù)錄入；c) 采購日報表整理，采購月報表統(tǒng)計，d) 負責根據(jù)部門主管簽發(fā)的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新供應商 數(shù)據(jù);e) 到貨單數(shù)據(jù)錄入生成；f) 如發(fā)現(xiàn)采購訂單不正確或有疑問，應及時向部門主管報告，在有關錯誤 解決后才能進行下一步工作。2.5 綜合

9、服務部經(jīng)理崗位2.5.1 崗位要求綜合服務部經(jīng)理是信息管理系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)，是一個要求計算機操作熟 練，對公司運營情況了解，對公司經(jīng)營的產(chǎn)品熟悉，并具備統(tǒng)籌、管理能 力的重要崗位，此崗位要求把控公司供應鏈運營周期，合理做出采購、調(diào) 配產(chǎn)品、派工安裝的調(diào)度能力。2.5.2 崗位職責a) 負責制定采購合同、以及供應商編碼、產(chǎn)品編碼；d) 分配、指導、監(jiān)督采購專員的工作，檢查供應商數(shù)據(jù)、采購訂單、的正 確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導糾正 ;b) 審核并簽字確認系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎文件，包括供應商編碼、供應商資 料、產(chǎn)品資料等 ;c) 提供供應商編碼給采購專員，供應商編碼發(fā)生改變時，應及時通知采購 專員;e)

10、追蹤采購訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時指導糾正 ;f) 根據(jù)公司要求制定派工計劃，并指導客服專員錄入調(diào)撥單，安排派工安 裝；g) 審核采購訂單。2.6 倉庫管理員崗位2.6.1 崗位要求倉庫管理員是信息系統(tǒng)管理中較重要的部分，要求計算機基礎操作熟練； 對公司產(chǎn)品型號熟悉，工作細心、認真，能吃苦。此崗位要求嚴謹、對公 司的產(chǎn)品進出管理嚴格。新入公司倉庫管理員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓后方可上 崗。2.6.2 崗位職責a) 根據(jù)部門主管簽發(fā)的倉庫資料文件，輸入、更新系統(tǒng)倉庫基礎數(shù)據(jù)，當 倉庫基礎數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，應及時通知各相關部門 ;b) 接到綜合服務簽字確認后的到貨單，和送貨單后，當天輸入采購入庫數(shù) 量，完成

11、發(fā)貨單、 銷售出庫單及其他入庫單， 并確認審核、 聯(lián)單交財務部；c）如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾 正；d）根據(jù)調(diào)撥需要及時錄入調(diào)撥單，完成其它出入庫流程；e）所有操作須在接到通知后半日內(nèi)執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務，造成 公司經(jīng)濟損失；f）如發(fā)現(xiàn)倉儲基礎數(shù)據(jù)、物料基礎數(shù)據(jù)、發(fā)貨單、采購訂單、到貨單、調(diào) 撥單不正確或有疑問，應及時通知信息管理部與其它相關部門，不能知錯 不報、將錯就錯，進一步造成下層結(jié)果錯誤；g）負責每月月初核對實際庫存、賬面庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤應根據(jù)庫 存歷史數(shù)據(jù)提供的上月庫存歷史數(shù)據(jù)和倉管員提供的倉庫進出資料，找出 原因記錄備案并報告部門主

12、管、財務部門、信息管理部；h）照各個倉庫的盤點周期，倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉庫數(shù)據(jù) 管理員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)， 列印盤點表交倉管員物料盤點。2.7 倉儲主管2.7.1 崗位要求 倉儲主管是信息管理系統(tǒng)中很重要的崗位，要求計算機操作熟練，對公司 物流運行情況非常清晰，對產(chǎn)品型號熟悉，并具備調(diào)度、調(diào)配各倉平衡關 系的管理能力；各倉的實物與賬面數(shù)、系統(tǒng)數(shù)要經(jīng)常性檢查，及時發(fā)現(xiàn)問 題，解決問題。2.7.2 崗位職責a）負責制定倉庫編碼、庫存調(diào)整原則、庫存事務處理權(quán)限分配表；b）審核并簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎文件，包括倉庫資料、庫存調(diào)整原因

13、、庫存事務處理權(quán)限文件等 ;c）確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本 ;d）負責分配、指導、監(jiān)督倉庫管理員的工作，確保庫存數(shù)據(jù)的準確、確保 出入庫控制的及時性和準確性；e）根據(jù)總庫存量及銷售情況及時調(diào)配各倉之間的平衡；f）核對各倉的盤點差異， 找出差異原因， 并與財務部協(xié)作尋找差異解決辦 法，并在庫存差異表上確認簽字。g）及時審核當天的到貨單、出入庫單、調(diào)撥單，對公司的物流運行情況要心中有數(shù)，發(fā)現(xiàn)問題，應及時找到解決辦法。h）定期檢查各倉管理員的庫存收發(fā)存賬、庫存報表，找出差異及問題，及 時解決。信息系統(tǒng)訪問安全管理一、信息系統(tǒng)中的等級與賬號1、企業(yè)信息系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)按級別劃分，員工根

14、據(jù)權(quán)限進行閱讀、使 用；2、信息管理部根據(jù)員工職位與權(quán)限編號，一人一號，禁止使用他人或外借 他人使用賬號，造成損失由使用人與賬號所有人共同承擔責任；3、越級使用企業(yè)信息系統(tǒng)，須經(jīng)上級批準，否則視為非法使用，擅自越級 使用的企業(yè)信息系統(tǒng)的員工視情節(jié)輕重將處以 100-1000 元罰款，對公 司造成嚴重損失的，公司將保留法律上訴手段。二、賬號申請程序1 、 使用部門向信息管理部提交申請，普通員工權(quán)限經(jīng)信息管理部經(jīng)理批準后，予以開通；中層以上管理人員權(quán)限經(jīng)公司總裁批準后，予以開通；2 、 信息管理部將在 2 個工作日內(nèi)進行審批，條件合格部門員工，審批通過后由信息管理部通過郵件方式發(fā)放賬號。三、操作人

15、員規(guī)范1 、 未經(jīng)相關部門及信息管理部培訓禁止使用系統(tǒng)，以免造成數(shù)據(jù)重復、錯 誤；2 、 企業(yè)信息管理系統(tǒng)的升級、殺毒、安裝，統(tǒng)一由信息管理部操作，禁止 使用部門自行操作，造成后果者將承擔相應責任；3 、 更換操作人員或密碼泄露后應及時更換操作人員使用；4 、 信息管理部工作人員在信息系統(tǒng)中設置的安全參數(shù)與軟件系統(tǒng)配置環(huán) 境，禁止各部門操作人員進行修改；如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以 500-2000 元罰款；5 、 信息管理系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)為企業(yè)資產(chǎn)，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的員工使用 U 盤等移動存儲工具拷貝、刪除。四、信息管理部人員確保安全的規(guī)范1 、 信息管理部人員應定期審閱信息管理系統(tǒng)中賬號，避免授權(quán)不當或存

16、在 非法賬號；2 、 系統(tǒng)管理員加強對防火墻、路由器等網(wǎng)絡安全方面的管理、防止外網(wǎng)信 息對信息系統(tǒng)造成傷害。信息管理系統(tǒng)硬件管理規(guī)范、 硬件采購1、購回的計算機類硬件產(chǎn)品必須由信息管理人員檢測，以確認是否符合產(chǎn)品標準，若不符合，則由采購人員聯(lián)系供應商退還；2、購回硬件產(chǎn)品需注意保存使用說明書，驅(qū)動程序及保修卡；3、經(jīng)檢測合格完好的硬件由信息管理部人員貼標簽；標簽內(nèi)容注明硬件名稱、編號、硬件購買日期及硬件使用部門、責任人或保管人；4、逐步建立企業(yè)硬件檔案管理。、 硬件使用1 、 企業(yè)硬件設施由授權(quán)人員使用，在未經(jīng)授權(quán)人同意的情況下，其它工作 人員一律不得使用；2 、 未經(jīng)允許禁止移動硬件存放地點，移動硬件設備時需得到信息管理部許 可，方可進行移動；3 、 禁止任何人員更換硬件上的標簽與硬件部件；