會議管理制度

1、第一章 目 的根據(jù)公司現(xiàn)狀和發(fā)展需要，為規(guī)范集團(tuán)公司會議的組織召開，提高工作效率，降低成本，及時(shí)、有效地解決問題；做到信息、知識、管理經(jīng)驗(yàn)共享，特 制訂本制度。第二章 定 義所謂會議，是管理的一種工具和手段，是指圍繞一個(gè)或多個(gè)需要解決的問題，圍繞管理找出主題，會議的組織者和與會者按照既定會議程序和流程進(jìn)行 思想或信息的交流，確定解決問題的工具和方法，將任務(wù)或職責(zé)落實(shí)到人和完 成的時(shí)間及質(zhì)量要求，形成會議決議，最終使問題得以圓滿解決。第三章 會議分類根據(jù)會議討論內(nèi)容、參會人員的覆蓋面、重要程度會議分為：公司級會議、 專業(yè)專題會議、部門會議等三級會議。根據(jù)會議的計(jì)劃性，三級會議又向下細(xì) 分為固定會

2、議和臨時(shí)會議。3.1 公司級會議：項(xiàng)目管理會、月度 /季度/ 年度計(jì)劃及總結(jié)會、職工代表大會、年度工作總結(jié) 表彰會、銷售生產(chǎn)計(jì)劃會、財(cái)務(wù)成本分析會、經(jīng)營分析會等。除項(xiàng)目管理會按照事前、事中、事后召開會議外，其余會議都是一事一議。例: 項(xiàng)目管理會程序： 事前：召開立項(xiàng)啟動會目的：論證該項(xiàng)目相關(guān)的制度、流程、排程、分工、甘特圖等的合理性。 事中：召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會目的：工程中遇到的問題、變更申請、隱蔽工程論證、驗(yàn)收申請等。 事后：召開項(xiàng)目總結(jié)會目的：工程中的數(shù)據(jù)分析、成果分析、預(yù)算與決算的差距分析、優(yōu)缺點(diǎn)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。3.1.1 固定會議，包括：月度/ 季度/年度計(jì)劃及總結(jié)會、職工代表大會、年度工作總

3、結(jié)表彰會、銷 售生產(chǎn)計(jì)劃會、財(cái)務(wù)成本分析會、經(jīng)營分析會等。3.1.2 臨時(shí)會議，包括：項(xiàng)目管理會、政府機(jī)關(guān)或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報(bào)告會、辦公會、 調(diào)研會等），一律由助理室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作做好會 務(wù)工作。3.2 專業(yè)專題會議： 合同評審會、方案圖紙交底會、生產(chǎn) /銷售/ 技術(shù)評審會、質(zhì)量體系內(nèi)部審核會、 設(shè)備管理例會、周試用期總結(jié)、三單管理會等職能部門組織的專業(yè)會議等。3.2.1 固定會議，包括：生產(chǎn)/ 銷售/技術(shù)評審會、質(zhì)量體系內(nèi)部審核會、設(shè)備管理例會、周試用期 總結(jié)等3.2.2 臨時(shí)會議，即董事長或總裁因工作需要，臨時(shí)安排的會議，包括：合同評審會、方案圖紙交底會等

4、3.3 部門會議：部門辦公例會、早會、晚會、部門安全會議、新員工入職培訓(xùn)會議，由部門 分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織召開。3.3.1 固定會議，包括：部門辦公例會、早會、部門安全會議等3.3.2 臨時(shí)會議，包括：新員工入職培訓(xùn)會議、上級領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置工作的傳達(dá)會議等3.4 有些沒有必要開的會議可用報(bào)表的形式匯報(bào)，不必單獨(dú)開會討論，或通過OA網(wǎng)在網(wǎng)上討論，用其他方式解決實(shí)際問題；必須召開的會議，要短而有效,開小會、短會，控制時(shí)長，提高參會人員的工時(shí)利用率，節(jié)約會議成本。第四章 職責(zé)分工4.1 助理室負(fù)責(zé)全公司所有會議的管理，包括本制度的修訂和完善、會議的時(shí)間安排。集團(tuán)辦負(fù)責(zé)會議室內(nèi)部設(shè)施的維護(hù)和完善，如出現(xiàn)以下

5、問題： 1 地面脫了未干，桌子擦完之后有水漬 2 開會時(shí)，燈不亮或者發(fā)暗等，給予集團(tuán)辦考核減分處理。1、4.2 助理室負(fù)責(zé)會議的安排、跟進(jìn)，流程的制定，會議紀(jì)要的上報(bào)、上報(bào)之后的批示及會議紀(jì)要內(nèi)決議完成情況的跟進(jìn)等。助理室負(fù)責(zé)初步審核會議紀(jì)要內(nèi)容，如出現(xiàn)以下問題未及時(shí)審核出： 1 上報(bào)程序錯(cuò)誤，本人發(fā)送至助理室上報(bào)的且助理室上報(bào)上去的 2 會議紀(jì)要出現(xiàn)錯(cuò)別字、條理化不清晰、出現(xiàn)時(shí)間錯(cuò)誤等 3 會議紀(jì)要框架結(jié)構(gòu)不完善，沒有結(jié)論或總結(jié)，給于助理室相關(guān)責(zé)任人考核減分。2、4.3 公司各部門、各分廠負(fù)責(zé)會議的申請、組織，以及會議紀(jì)要的上報(bào)和會議決議的執(zhí)行。公司各部門、各分廠負(fù)責(zé)會議的申請、組織，以及會

6、議紀(jì)要的上報(bào)和會議決議的執(zhí)行 , 助理室根據(jù)具體情況對相關(guān)責(zé)任人給于減分處理。3、4.4 信息部負(fù)責(zé)確保會議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等的正常使用。信息部負(fù)責(zé)確保會議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等的正常使用，定期對會議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)無法正常使用的，給于信息部相關(guān)責(zé)任人考核減分處理。第五章 會議申請及安排5.1 各分廠、各部門需要申請開會的必須于前一天的下午 16 點(diǎn)之前按照會議申 請的流程上報(bào)會議申請（會議申請的流程為新建一個(gè)工作流，再填寫必要的內(nèi) 容, 如：注明會議時(shí)間、會議主題、參會人員等，然后上報(bào)本部門領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)批 準(zhǔn)后轉(zhuǎn)至助理室）。5.2 各部門必

7、須按照會議流程申請會議， 無特殊情況 （如總監(jiān)、部門負(fù)責(zé)人請假， 應(yīng)及時(shí)通知）且不按照流程直接上報(bào)會議申請至助理室的，助理室有權(quán)將其退 回不予安排并說明退回原因，由此造成的損失由本部門負(fù)責(zé)。5.2 助理室根據(jù)各部門所申請會議的緊急程度，填寫會議日程安排表，注明 會議申請部門、會議時(shí)間、會議主題及會議地點(diǎn)等，于每日下班前電子版形式 報(bào)董事長審批 , 董事長臨時(shí)安排的會議除外。5.3 會議日程安排表經(jīng)董事長批準(zhǔn)同意后，會議秘書先在助理室白版中填寫 當(dāng)日的會議排程，再通過 0A和電話兩種方式通知各部門的會議申請人，各部門則根據(jù)會議通知按時(shí)組織相關(guān)職能部門召開會議，未在規(guī)定時(shí)間組織會議造成 會議的延時(shí)

8、，給于相應(yīng)考核。第六章 會議時(shí)間控制會議分固定會議和臨時(shí)會議兩種：6.1 固定會議時(shí)間按照集團(tuán)公司級會議、專業(yè)專題會議、部門會議明細(xì)表明細(xì) 表的“會議時(shí)長”執(zhí)行。6.2 臨時(shí)會議按以下時(shí)間執(zhí)行：6.2.1 10 人以內(nèi)參加的會議，時(shí)間不超過 1小時(shí)； 6.2.2 20 人以內(nèi)參加的會議，時(shí)間不超過 2小時(shí)； 6.2.3 20 人以上參加的會議，時(shí)間不能超過 3 小時(shí)。6.3 如不按照制度時(shí)間完成會議，超出的時(shí)間損失，由會議組織部門承擔(dān)。第七章 會議流程按照會前、會中、會后三個(gè)時(shí)間段進(jìn)行管理。組織會議加分規(guī)定：組織會議者如能在規(guī)定時(shí)間將會以組織起來且內(nèi)容準(zhǔn)備充 分，對于會議時(shí)間能合理的把控的、或

9、提前結(jié)束會議的，給予組織會議者額外 加分處理7.1 會前準(zhǔn)備工作7.1.1 組織部門負(fù)責(zé)會議內(nèi)容綱要的整理，并于會議召開前 1 天通知相關(guān)參會 人員會議議程。7.1.2 會議通知一般為電話通知。 但需對會議議題、 需準(zhǔn)備的會議資料等作特別 說明的會議，應(yīng)通過 0A形式進(jìn)行通知。7.1.3 會議組織部門必須在會議召開前 10 分鐘，到會議室將所準(zhǔn)備的資料拷貝 到電腦上，測試電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)是否能正常使用，如不能正常使用的，及 時(shí)告知信息部進(jìn)行維修以保證會議的正常進(jìn)行。7.2 會中工作7.2.1 會議主持人宣布本次會議應(yīng)到多少人，實(shí)到多少人，請假多少人，請假由 誰替會，缺勤多少人，缺勤原因，沒請

10、假的結(jié)算等。7.2.2 會議主持人宣布本次會議主題： 存在什么問題，進(jìn)行匯報(bào)，即人的問題、設(shè)備的問題、原材料的問題、制 度流程的問題、工具問題、相關(guān)部門配合問題等。 組織部門要有解決的問題的措施、方案等，最少要出2-3個(gè)方案，要有數(shù)據(jù)、依據(jù)等。7.2.3 參會人員提出問題及建議，同意哪個(gè)方案，方案中尚存在哪些問題，原因 和依據(jù)。7.2.4 主持人說明參會人員所提的問題是否采納，未采納的原因。7.2.5 董事長對會議過程中的事項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)評。7.2.6 會議主持人宣布本次會議的決議。7.2.7 會議組織部門負(fù)責(zé)會議時(shí)間控制，按時(shí)開始會議、按時(shí)結(jié)束會議。7.2.8 會議組織部門控制會議事先制定的議程，

11、避免跑題。7.3 會后工作7.3.1 會議組織部門的記錄人負(fù)責(zé)編制并上報(bào) 會議紀(jì)要 ，上報(bào)時(shí)間要求如下： 當(dāng)日上午召開的會議，下午下班之前必須上報(bào); 當(dāng)日下午召開的會議，次日上午11點(diǎn)半之前必須上報(bào)助理室，如必須在當(dāng) 日下午上報(bào)的且在下班之后上報(bào)的必須電話通知助理室，如未通知的，且未及 時(shí)上報(bào)董事長審批的，給與相關(guān)責(zé)任人考核 -20 分; 星期六、星期日召開的會議，會議紀(jì)要必須當(dāng)日上報(bào)，上報(bào)后需電話通知助理室，未電話通知導(dǎo)致會議紀(jì)要延誤上報(bào)的， 給予上報(bào)人考核每遲報(bào)一日 -20 分;7.3.2 會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)填寫以下內(nèi)容：會議召開的時(shí)間和地點(diǎn)會議的名稱及主題 與會人員名單及出席情況 會中形成的

12、會議決議 與會人員的發(fā)言記錄及評價(jià)（會議紀(jì)要必須如實(shí)完整記錄董事長及與會人 員的發(fā)言情況及發(fā)言情況的評價(jià)級別，不得編造、省略會議內(nèi)容、發(fā)言情況） 考核：會議紀(jì)要編寫完成之后必須上報(bào)至部門負(fù)責(zé)人、總監(jiān)處進(jìn)行審核后上報(bào) 至助理室，其他人上報(bào)得會議紀(jì)要，助理室不予上報(bào)并退回至上報(bào)者手中，并 說明原因，如果上報(bào)會議紀(jì)要內(nèi)容存在胡編亂造、省略內(nèi)容、評價(jià)不實(shí)的，總 監(jiān)未審核出問題，給予總監(jiān)、部門負(fù)責(zé)人考核 -50 分。7.3.3 會議紀(jì)要審核上報(bào)會議紀(jì)要編寫完成后發(fā)給部門負(fù)責(zé)人審核，后用公司0A系統(tǒng)發(fā)給各參會人員審核，征求意見，若1小時(shí)內(nèi)未提出異議的，視為同意本紀(jì)要，由部 門負(fù)責(zé)人將紀(jì)要發(fā)給助理上報(bào)。會議

13、紀(jì)要中董事長發(fā)言條數(shù)如果出現(xiàn)缺漏，給于起草人考核減分處理, 并責(zé)令其當(dāng)日完善整改上報(bào)第二稿734會議紀(jì)要的落實(shí)、跟進(jìn)會議紀(jì)要一經(jīng)董事長批準(zhǔn)，會議組織部門必須根據(jù)會議紀(jì)要中確定 的工作落實(shí)、執(zhí)行、跟進(jìn)、反饋，涉及到第三方的工作由組織部門將會議紀(jì) 要發(fā)給對方并跟進(jìn)其實(shí)施進(jìn)度。助理室負(fù)責(zé)跟進(jìn)會議紀(jì)要的上報(bào)及各部門對“會議決議”的執(zhí)行情況。735會議紀(jì)要未完成工作的結(jié)算對于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作的，由會議組織部門對責(zé)任人進(jìn)行考核；若會 議組織部門不考核不跟進(jìn)，助理室將對會議組織者進(jìn)行考核;第八章會議評價(jià)8.1對參會人員評價(jià) 8.1.1會議組織部門有權(quán)對遲到、早退或曠會的參會人員進(jìn)行結(jié)算。8.1.2會議

14、組織部門根據(jù)參會人員的發(fā)言及采納情況進(jìn)行評價(jià)評級。評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)如下表:姓名發(fā)言情況評價(jià)依據(jù)評 價(jià) 級 別備注是否發(fā)言發(fā)言內(nèi)容是 否 采 納A是A.發(fā)言內(nèi)容是發(fā)言10條以上，A+B. 發(fā)言內(nèi)容C. 發(fā)言內(nèi)容D最終被米納10條形成決議B是A. 發(fā)言內(nèi)容B. 發(fā)言內(nèi)容C. 發(fā)言內(nèi)容D是發(fā)言10條以上，最終被米納8條以上形成決議A0C是A. 發(fā)言內(nèi)容B. 發(fā)言內(nèi)容C. 發(fā)言內(nèi)容D是發(fā)言10條以上，最終被米納6條以上形成決議A-D是A. 發(fā)言內(nèi)容B. 發(fā)言內(nèi)容C. 發(fā)言內(nèi)容D是發(fā)言7條以上，最終被采納5條以上形成決議B+E是A. 發(fā)言內(nèi)容B. 發(fā)言內(nèi)容C. 發(fā)言內(nèi)容D是發(fā)言7條以上，最終被采納5條形成決議B

15、0F是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容C是發(fā)言5-6條，最終被采納4條形成決議B-G是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容是發(fā)言5條，最終被采納3條形成C+C決議H是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容C是發(fā)言3-4條，最終被采納2條形成決議C0I是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容C是發(fā)言3條，最終被采納1條形成決議C-J是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容C否發(fā)言2條以上，但未被會議紀(jì)要采納DOK是A發(fā)言內(nèi)容B發(fā)言內(nèi)容C否發(fā)言2條以下，但未被會議紀(jì)要采納D-L否未發(fā)言、不匯報(bào)否SPM會議過程中被公司領(lǐng)導(dǎo)評價(jià)失誤SPN未請假無故不參加碰頭會或提前離會者SP按脫崗 處理，依 據(jù)公司廠規(guī) 廠紀(jì)給 予20分/ 次考核8.1.3 會議過程中， 參與者如果提出對方案具有建

16、設(shè)性的合理化建議， 視對該項(xiàng) 目的貢獻(xiàn)程度（按照實(shí)際為公司節(jié)約的成本及增加的效益），給予相關(guān)提出者 適當(dāng)?shù)募臃?，依?jù)“貢獻(xiàn)多，加分多”的原則處理。第九章 會議紀(jì)律及考核9.1 會議申請人每天下午 16:00 前將會議申請發(fā)到助理室， 由助理室統(tǒng)一安排報(bào) 董事長審批，逾期未上報(bào)會議申請的，助理室不予安排，由此造成的損失由本 部門負(fù)責(zé)，未申請會但私自開會的，對會議組織者一次性減 20 分，影響其他會 議召開的一次性減 50 分。9.1 所有參會人員必須自覺遵守和維護(hù)會議紀(jì)律（含現(xiàn)場會），不得無故遲到、 早退、曠會，如有以上現(xiàn)象發(fā)生， 遲到 1-10 分鐘減 20分；遲到 10 分鐘以上按 曠會處理

17、；早退一次性減 20分鐘，曠會一次性減 50 分。9.2 所有參會人員在會議期間自覺將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成震動 / 無聲狀態(tài)，如有特殊 原因，在不影響會議正常召開的情況下可以離開會議室接聽，否則手機(jī)每響一 次從積分中減 20分/ 人次；9.3 會議組織者提前半天在微信群中通知開會人員開會， 若沒有通知到參會人員 的按每人次減 20 分9.4 若會議組織人員通知到參會人員， 但參會人員未在規(guī)定時(shí)間參加會議的， 給 予遲到者或未到者以及組織者考核每拖延半小時(shí) -20 分，并給予到及時(shí)到會者每 人加 20分，若因公司工作臨時(shí)調(diào)整 , 或有重要接待活動等不可抗力原因，會議 召開時(shí)間由助理室順延安排，組織部門

18、不承擔(dān)責(zé)任。9.5 會議紀(jì)要沒能在制度時(shí)間內(nèi)整理好、上報(bào)的，給予責(zé)任人 -50 分/ 次的考核。9.6 會議紀(jì)要由會議記錄人整理完成后發(fā)給會議主持人審核， 并由會議主持人發(fā) 給助理上報(bào)，若有記錄人上報(bào)者，給予會議主持人 -20 分/ 次的考核；9.7 會議記錄人應(yīng)如實(shí)記錄會議紀(jì)要的內(nèi)容， 且做出真實(shí)的評價(jià)， 如果發(fā)現(xiàn)與會 人員的與會議過程中做出的評價(jià)不相符，或者胡亂編造評價(jià)等級等行為，給與 會議記錄人考核 -50 分。9.8 各部門總監(jiān)應(yīng)嚴(yán)格把好各部門的會議紀(jì)要的上報(bào)的關(guān)卡， 如果發(fā)現(xiàn)部門負(fù)責(zé) 人未對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，且出現(xiàn)問題，給予其考核 -50 分。9.9 組織部門和助理室同時(shí)對會議布置的工作落實(shí)、 督辦、反饋，若反饋不及時(shí)， 影響日常工作進(jìn)展的，按給公司造成的一切損失進(jìn)行“四不放過”處理。第十章 客戶來訪的相關(guān)規(guī)定1、各部門、各分廠要接待客戶（如設(shè)計(jì)院、供應(yīng)商等）必須再來訪的提前一日上報(bào)接待方案（包括來訪單位、來訪人員姓名和職務(wù)、來訪時(shí)間、離開時(shí)間、 人數(shù)、參加接待人員、接待地點(diǎn)、客戶情況介紹、客戶來訪目的、具體