中央音樂學院檔案管理暫行辦法

1、中 央 音 樂 學 院 文 件院發(fā)20067號中央音樂學院檔案管理暫行辦法第一章 總則 第一條 為了加強學院檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等各項工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法及教育部普通高等學校檔案管理辦法的精神，結合我院具體情況，制定本辦法。 第二條 我院檔案是指在教學、黨政管理、藝術研究、演出、比賽、對外交流、出版等各項活動中產生的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體和形式的歷史記錄。第三條 嚴格實行各部門立卷制度。文件材料的立卷歸檔工作逐步實行“三納入”即納入學院各部門的計劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入管理人員的職責范圍,作為考核依據(jù)之一；

2、做到“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第二章 檔案管理體制和任務 第四條 我院檔案工作實行統(tǒng)一領導，集中管理的原則。學院檔案室負責對我院各部門形成的檔案，進行接收和管理工作,對各部門形成的教學、科研（藝術研究）、黨政、基建、儀器設備、財會、外事、各類比賽、出版、實物、聲像等檔案實行綜合管理。黨政辦公室直接領導，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調并負責指導全院檔案工作。 第五條 各部門根據(jù)工作需要，設立1名負責歸檔的同志，并對本部門形成檔案，進行收集和立卷工作，各部門領導要支持做好本部門檔案工作，按規(guī)定的時間向學院檔案室移交檔案。 第三章 文件的歸檔、移交和

3、接收第六條 各部門應把文件材料的歸檔制度納入崗位職責范圍內，做到按時、按要求及時歸檔，不得延誤。 第七條 各類文件材料由形成部門按檔案室制定的歸檔制度和辦法進行整理、立卷，并按時向檔案室移交，任何個人不得據(jù)為己有。凡是由幾個部門聯(lián)合承辦的文件，均由主辦部門歸檔；由主管業(yè)務部門承辦，以學院名義上報下發(fā)的文件，由主管業(yè)務部門立卷、歸檔。 第八條 歸檔范圍我院歸檔范圍均參照高等學校檔案實體分類法和高等學校檔案工作規(guī)范十大類檔案為基礎，并結合我院實際情況制定的。 第九條 按規(guī)定應歸檔的黨群、行政、教學、科研、基建、產品、設備、出版、外事、財務十大類文件材料。具體見中央音樂學院檔案歸檔范圍和保管期限表。

4、第十條 歸檔程序及要求 （一）負責部門立卷的同志平時應做好文件材料的收集、整理工作,根據(jù)案卷類目做好預立卷工作。 （二）卷內文件材料必須反映學院教學、科研、管理等活動的真實內容,手續(xù)完備,制作和書寫材料利于長期保存。 （三）各門類檔案必須遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系和完整,檔案按問題、時間、或重要程度排列,注意不可分割材料的排列順序：批復在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；結論性材料在前,依據(jù)性材料在后。 （四）在不影響文件的有機聯(lián)系情況下,同一內容的卷內文件可按永久、長期、短期先后排列。 （五）一般文件歸入形成年度,跨年度的請示與批復歸入批復年度；跨年度

5、的規(guī)劃、計劃歸入文件內容所針對的第一個年度；跨年度的總結、報告歸入文件內容所針對的最后一個年度；跨年度的會議文件歸入會議開幕的年度。 （六）要裝訂的案卷無論單雙面,只要是書寫的文字材料,均依次在非裝訂線的上方（反面為左側上方）編頁號。不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方加蓋有檔號、頁號的戳記。 （七）除去卷內文件上的金屬物,字跡模糊、用圓珠筆和鉛筆書寫的要重抄或復制并與原件放在一起，采用熱敏紙的文件，需復印后保存。 （八）卷內文件材料情況說明,應填在備考表內；若無說明,應將立卷人、檢查人姓名、時間、寫上。 （九）擬寫案卷標題應簡明確切,一般不超過50字,準確概括卷內文件主要責任者、內容、

6、文種。（十）各立卷部門整理好案卷后，必須按規(guī)定格式填寫卷內文件目錄，裝有檔案管理系統(tǒng)的部門，需錄入案卷目錄和卷內文件目錄。對文件原有的題目不得隨意更改和簡化,會議記錄應概括出主要內容。（十一）卷內文件的左邊應留有2厘米的裝訂線，不足2厘米的，應用白紙粘貼。文件應采用A4紙的格式，小于A4紙的文件應將文件粘貼在A4紙上；大于A4紙的應折疊成A4紙的格式。（十二）各立卷部門整理好的案卷,經綜合檔案室人員逐步檢查，合格后方可移交。 第十一條 歸檔時間 （一）黨群、行政、人事、外事、科研、出版等管理性材料在次年6月底前移交歸檔。 （二）教學類檔案按學年度在每年的10-11月底前移交歸檔； （三）財會檔

7、案,由財會部門保管2年滿后于次年3-5月底前移交歸檔。 （四）基建類檔案在基建項目驗收后兩個月移交歸檔。 （五）設備檔案在開箱、調試驗收使用正常后移交歸檔。第四章檔案的開發(fā)和利用 第十二條 專職檔案人員要熟悉室藏,了解和掌握學院工作動態(tài),主動提供利用,起好領導和有關部門的助手和參謀作用。 第十三條 充分發(fā)揮學院優(yōu)勢,加強內外信息的綜合開發(fā)利用,定題跟蹤服務。注意收集、登記利用檔案后取得的社會效益和經濟效益。 第十四條 嚴格執(zhí)行檔案借閱制度、保密制度,確保檔案的安全,維護科技人員的合法權益。 第十五條 創(chuàng)造條件,逐步應用計算機對檔案材料進行檢索、匯編,提高開發(fā)利用檔案的效率。第五章檔案的鑒定與銷毀 第十六條 各部門負責立卷的同志,首先做好平時立卷的檔案鑒定工作，在平時立卷時，首先做好檔案鑒定工作，重要檔案不能丟失，無參考價值檔案不能立卷，嚴格按照本部門應歸檔立卷的范圍收集、整理、立卷。 第十七條 對已到期的檔案，要在分管檔案工作的院長領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組，采取直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工、個人初鑒、集體