養(yǎng)成五個習(xí)慣提高辦公效率講解

1、養(yǎng)成五個習(xí)慣提高辦公效率從事辦公室工作二十余年了，多年來，深刻體會到，辦公室工作的重要性，要想保 質(zhì)保量地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，提高辦公效率，就要養(yǎng)成五個良好的工作習(xí)慣。一是自覺學(xué)習(xí)的習(xí)慣學(xué)習(xí)永遠(yuǎn)不會過時，學(xué)習(xí)力決定著工作能力和發(fā)展?jié)摿?。在新事?wù)、新知識層出 不窮的時期，要想適應(yīng)或上任本職工作，就必須不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，否則，就不能履 行好自己擔(dān)負(fù)的工作職責(zé)。一學(xué)習(xí)要有主動性。辦公室人員要時刻緊跟黨和國家的步伐，緊緊圍繞場所的中 心任務(wù)開展工作，理論和政策是我們基層單位的指南；上級部門的政策法規(guī)是我們 執(zhí)行任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)；本單位的規(guī)章制度，是處理實(shí)際問題的依據(jù)。作為辦公室人員要 主動學(xué)理論、學(xué)政策，隨時掌

2、握本單位的制度法規(guī)、中心工作和任務(wù)。只有真正領(lǐng) 會這些理論政策，才能指導(dǎo)實(shí)際工作，做到依法辦事、依章辦事。二要用心去學(xué)。辦公室工作是協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐，協(xié)調(diào)處 理各種關(guān)系。對于同樣一件事，不同的人處理會有不同的結(jié)果，辦公室人員平時要 用心學(xué)習(xí)辦事的方法，提高處理實(shí)際問題的能力。向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的全局意 識，增強(qiáng)大局觀念；向同事、身邊的人學(xué)習(xí)。三人行，必有我?guī)煛保總€人都有優(yōu)點(diǎn)，都有閃光點(diǎn)，都有可借鑒之處。在日常工作中，要做有心人”，注重從別人身上學(xué)習(xí)有用的東西。不斷提高自己分析、解決、處理問題的能力。三要對新事務(wù)感興趣。隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動化的發(fā)展，辦公效率大大

3、提高了，同時也給了我們更多的發(fā)展空間。辦公室人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)新知識，不斷拓寬 和更新自己的知識領(lǐng)域和業(yè)務(wù)技能。比如互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，要學(xué)會并充分利用它，許多的 信息不必在資料堆里翻找了，可以利用互聯(lián)網(wǎng)查找出許多相關(guān)信息。在學(xué)習(xí)中要克 服一個 滿”字、防止一個 惰”字、遠(yuǎn)離一個 躁”字、踐行一個 謙”字、堅(jiān)持一個 恒”字。二是不推不拖的習(xí)慣辦公室工作繁雜瑣碎，任務(wù)重、頭緒多、臨時性工作也多，一天下來，許多人有 一種 疲于應(yīng)付”的感覺。要養(yǎng)成不推不拖的好習(xí)慣，一是要制定工作計(jì)劃，建立工作列表。我們在實(shí)際工 作中，可將工作按完成時間要求進(jìn)行分類，即長期性工作、階段性工作、當(dāng)日或當(dāng) 時要辦妥的工作。對于前兩種，要

4、制定進(jìn)度計(jì)劃，明確每天要做的工作、完成的任 務(wù)，列出當(dāng)天要做的工作，使每天的工作一目了然，不論當(dāng)日有多么繁忙，在下班 之前保證完成當(dāng)天的工作計(jì)劃，這樣才能按時、保質(zhì)保量地完成任務(wù)。在實(shí)際工作 中，一方面要注意區(qū)分長期的、階段的、臨時的工作，另一方面要注意工作的輕、重、緩、急，有計(jì)劃地進(jìn)行，既要注重效率更要注重效果。二是要及時處理一些瑣碎的小事。辦公室有些事不需要占用太多的工作時間，可 以見縫插針地處理。比如發(fā)一份不急的通知、復(fù)印一份不急需的資料等。三是要處事當(dāng)機(jī)立斷，雷厲風(fēng)行。每天要處理的事情很多，再加上隨時來的事務(wù) 也很多，因此，處理事情要當(dāng)機(jī)立斷，雷厲風(fēng)行，立說立辦，對當(dāng)時能決定的事情 就

5、不要拖延，能辦的事情絕不等一下再辦。對于當(dāng)時或當(dāng)日要做的工作，決不能托 到第二天，否則就會形成惡性循環(huán)。養(yǎng)成今日之事今日畢”不推不拖的習(xí)慣，結(jié)果將會大不相同。好的習(xí)慣，不僅能提高工作效率和質(zhì)量，也能讓人心情舒暢，富 有成就感。三是團(tuán)結(jié)協(xié)作的習(xí)慣辦公室的工作涉及面廣，文秘、檔案、機(jī)要、傳真、打印、復(fù)印、分發(fā)、接待、 服務(wù)等。每一項(xiàng)工作看似獨(dú)立，但都是互相聯(lián)系、相輔相成、缺一不可的，雖然各 司其職，各負(fù)其責(zé)，但工作是一個整體，要互相幫助，相互支持，默契配合。因 此，辦公室人員都要把與人合作，與人溝通看成是很重要的，要建立和諧的信賴關(guān) 系，營造良好的人際氛圍，友好寬松的工作環(huán)境，將激發(fā)辦公室人員的工

6、作熱情， 更好地發(fā)揮聰明才智，多交流，多溝通，營造和諧、融洽的氛圍，團(tuán)結(jié)一致、齊心 協(xié)力，共同把工作干好，讓大家干得舒心，忙得充實(shí)，累得痛快。四是換位思考的習(xí)慣換位思考，就是指一方做出涉及到另一方的決策時，不但考慮到己方的情況，而 且還能站在對方的立場上思考問題。換位思考就是設(shè)身處地為他人著想，站在他人 的立場、觀點(diǎn)、角度上看問題。辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，面對的多是領(lǐng)導(dǎo)和來找領(lǐng)導(dǎo)辦事的人，要做好服務(wù) 工作，必須學(xué)會 換位思考”。在工作中，當(dāng)受到領(lǐng)導(dǎo)批評時，不妨反思一下自己 工作中的不足、標(biāo)準(zhǔn)上的差距，以他人之言為參照虛心改進(jìn)，工作就會得心應(yīng)手， 游刃有余。面對領(lǐng)導(dǎo)，說話、辦事、想問題要從領(lǐng)導(dǎo)

7、的角度出發(fā)，要有全局性、有 大局觀念。比如替領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿，就要以領(lǐng)導(dǎo)的口氣說話，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度看待問 題，才能寫出領(lǐng)導(dǎo)滿意的稿子；面對找領(lǐng)導(dǎo)辦事的人，不論什么情況，辦公室人員 都要誠懇熱情接待，問明對方來意，請示領(lǐng)導(dǎo)可否接待，或轉(zhuǎn)到相關(guān)業(yè)務(wù)部門，若 當(dāng)時不能接待，要說明情況，替來人再約時間等。對基層辦事的同志，辦公室人員 一定要熱情接待，能辦的事情按規(guī)定辦理，不能辦事的事情，要講清原因，不明白 的要說明辦事的程序和規(guī)定，不能一口回絕。五是思考總結(jié)的習(xí)慣思考總結(jié)是做好各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，通過思考總結(jié)，可以全面地，系統(tǒng)地了解以往的工作情況，可以正確認(rèn)識以往工作中的優(yōu)缺點(diǎn) ；，明確下一步工作的方向，

8、 少走彎路，少犯錯誤，提高工作效率，有效地促進(jìn)各項(xiàng)工作更好更快地完成。辦公 室工作無小事，接個電話、發(fā)份文件、收份傳真等等，看起來是小事，一旦失誤， 責(zé)任重大。只有事前 三思而行”才能做好每項(xiàng)工作。辦文，要考慮成文的必要 性、實(shí)用性和可行性。辦會，要考慮會議的必要性、目的性，不要一天到晚大會小 會全是會，無論會議規(guī)模大小，還是會議的要素，會場的布置、會議文件的印發(fā)等 都要考慮。辦事，更需考慮周全，作為領(lǐng)導(dǎo)辦公室，起著承上啟下的作用，辦事一 定要慎重行事，絕不能草率行事，給其它工作帶來麻煩。事后要勤于思考總結(jié)”養(yǎng)成一種習(xí)慣。通過總結(jié)辦事、辦文、辦會工作中的方式方法、存在的問題和不 足、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，在下次工作中，可揚(yáng)長避短，