會議管理制度修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、 組織及會務管理等工作相關(guān)內(nèi)容， 確保會議召開的質(zhì)量和效率， 推 動對會議決議的執(zhí)行。2、范圍 本制度適用于公司各部門召開的各項會議的組織與管理。3、權(quán)責 人力資源部協(xié)助公司管理層確定公司會議的種類， 組織會議進行、 以及制定、 發(fā)布和推廣會務管理 相關(guān)制度； 會議主辦部門負責各項會議的會議申請、通知、組織、記錄及會議決議催辦落實完成工作。4、會議召開原則 高效。凡召開的會議應具備必要性，注重實效，主題鮮明，準備充分。會議組織者應將會議主 持者、議題、議程、時間、地點等安排預先告知與會者；精簡。大力精簡會議，盡量縮短會期，減少與會人員，能合并召開的會議要盡可

2、能統(tǒng)籌合并； 務實。把工作重點放在深入實際，加強調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實際問題上， 可采取 現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題；節(jié)約。會議召開倡導勤儉節(jié)約，會議地點安排在公司內(nèi)進行，特殊情況需經(jīng)公司管理層批準， 會議所需經(jīng)費由主辦部門負責申報，人力資源部審核。5、會議分類公司級會議：主要包括年度員工大會、工作總結(jié)會（月度 /季度 /年度）、月度經(jīng)營研討會、營銷 總結(jié)會（季度 /年度）、業(yè)務相關(guān)會議 （如客戶或供應商研討會、洽談會，座談會等 ）及各類臨時召開 的代表大會；例會:公司各一級部門周例會、月度例會； 專項會議：項目研討會、業(yè)務綜合會 （如計劃協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技

3、術(shù)準備會、生產(chǎn)調(diào)度會、 安全工作會等 ）。6、會議周期及時間安排會議名稱會議內(nèi)容會議時間會議召集會議主持參會人員會議記錄輸出結(jié)果年度經(jīng)營策略研討會討論年度經(jīng)營策略方向、 目標、計劃。每年2-3月總經(jīng)理總經(jīng)理助理部門經(jīng)理及以上崗位總經(jīng)理秘書年度經(jīng)營銷策略年度經(jīng)營策略宣貫大會1、年度經(jīng)營策略宣導； 、各部門績效責任狀簽訂。2每年4月總經(jīng)理總經(jīng)理助理公司全體總經(jīng)理秘書1、年度經(jīng)營銷策略大 紀要； 2、年度部門績 責任狀。工作總結(jié)會1、上月工作重點及經(jīng)營 成果回顧； 2、上月工 問題及解決辦法研討。作 次（季/ 月）第一周周六總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門負責人總經(jīng)理秘書1、會議紀要； 2、月 工作中問題及下

4、階段解 決方案。月度經(jīng)營研討會1、月度各部門各項 KP 標達成情況及原因分析； 2、次月KPI指標調(diào)整和 營重點。I指每月5號前經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門負責人總經(jīng)理秘書1、上月低績效達成原 及解決方案； 2、次月 KPI指標設定。營銷計劃總結(jié)會1、各大區(qū)、省月度計劃 達成情況及原因分析； 、下月營銷計劃分解；、下月營銷舉措2每月 5號前3總經(jīng)理營銷總監(jiān)省經(jīng)理大區(qū)總監(jiān) 場部經(jīng)理 （ 主管） 銷客服部經(jīng)理 （ 主管市部門文員）1、上月營銷總結(jié)得失；2、下月營銷計劃分解；3、下月營銷舉措部門周例會上月（周）部門工作總結(jié)次周一下班前部門負責人部門指定部門全體部門助理上周（月）工作總結(jié)及下 周（月）工作

5、計劃營銷周例會次周一下班前部門負責人部門指定部門全體部門助理第一事業(yè)部周例會及下月（周部門工作計 劃）次周一下班前部門負責人部門指定部門全體部門助理部門月例會當月最后一周周末部門負責人部門指定部門全體部門助理營銷月例會當月最后一周周末部門負責人部門指定部門全體部門助理第一事業(yè)部月例會當月最后一周周末部門負責人部門指定部門全體部門助理項目研討會1、項目進展情況通報； 、項目進展問題分析； 、次階段工作安排及分工23 不定期項目負責人項目負責人項目小組全體項目助理項目進程及下階段安排計劃協(xié)調(diào)會1、上階段各系統(tǒng)計劃達 成分析； 2、各項 KPI達 分析； 3、計劃溝通事項 安排。成 每周二計劃采購總

6、監(jiān)計劃經(jīng)理生產(chǎn)接口人 營銷總 監(jiān)銷管部經(jīng)理部門助理1、計劃管理問題及解 方案； 2、計劃問題解 責任人。質(zhì)量分析會每周三生產(chǎn)技術(shù)準備會不定期生產(chǎn)協(xié)調(diào)會不定期安全工作會不定期7、會議申報及組織 各部門須按照事先規(guī)定的會議時間、與會人員、會議報告內(nèi)容等做好充分準備參會； 會議通知： 列入會議計劃的會議通知由人力資源部統(tǒng)一安排， 會議通知須提前一天以文字或電話發(fā) 出。各部自行安排的小范圍會議可自行安排；如召開須上級部門參與的不定期會議， 由會議主辦單位根據(jù)工作需要和會議內(nèi)容， 向上一級單位提 出，提報會議申請單，詳見附件一。經(jīng)上級單位審批，如批準開會，會前準備相關(guān)事宜由會議 主辦單位負責，同時參照本

7、程序執(zhí)行；會議籌備工作： 根據(jù)會議內(nèi)容， 由會議主辦部門負責組織， 會議相關(guān)部門配合完成具體工作的籌備 與落實（包括：領(lǐng)導講話、會場布置、橫幅標識、安全保衛(wèi)、音響、會議通知、會議方案等）； 會議簽到：會議主辦部門應事先準備簽到表、 冊。中小型會議實行個人簽到，規(guī)模較大的會議實行 部門領(lǐng)導簽到。會議結(jié)束時，主辦部門可對各單位的出勤情況進行檢查或抽查； 會議文件及會議檔案： 全員性會議的文件由主辦部門準備， 會議結(jié)束后， 應及時將完整的會議文件 整理歸檔， 按規(guī)定時間移交到人力資源部存檔； 一般性工作會議由主辦部門負責會議記錄和紀要整 理，會議紀要經(jīng)部門負責人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關(guān)部門備忘；與

8、平級或縱向溝通的不定期會議召開，由會議發(fā)起單位提出并參照本程序執(zhí)行。7、會議要求及紀律會議接待由會議主辦部門負責， 會議召開前 5 分鐘進行簽到，須準確統(tǒng)計會議人數(shù)并留存檔案資料， 詳見會議簽到表附件三； 會議相關(guān)部門負責在會前將與會議相關(guān)的參閱資料及時、準確分發(fā)至與會人員； 會議記錄由會議主辦部門負責記錄；與會人員應做到不遲到， 不早退， 因故不能參加會議應提前向主辦會議部門請假； 有事離開會場需 向會議組織者請假；會議期間應關(guān)閉通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題無關(guān)的事； 會議內(nèi)容有保密事項時，與會者必須嚴格遵守保密紀律；人力資源部將于會議召開后對會議紀律執(zhí)行情況 （包括會議出勤、 請

9、假制度履行情況及會風會紀情 況）在全公司范圍內(nèi)通報。 各部門負責人要重視對會議紀律的執(zhí)行，以身作則，促進良好會風的形 成。8、會后工作跟進 主辦部門負責整理及下發(fā)會議紀要（詳見附件四）及會議決議的催辦； 會后聚餐、娛樂等活動由人力資源部組織、協(xié)調(diào)，會議主辦部門應在會議召開前通知人力資源部， 以便提前準備安排；會議文件材料的立卷歸檔，建立會議檔案。8.3.1 主辦部門負責會議的相關(guān)材料保存，如會議通知、會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告 等文書須一并收集、整理齊全，按一會一卷的立卷方法設立案卷；8.3.2 部門內(nèi)部會議均需將會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告等文書備份呈報總經(jīng)理。9、會議室使

10、用管理辦法管理歸口9.1.1 人力資源部負責會議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2 日常管理具體：會議室內(nèi)財產(chǎn)的保管、衛(wèi)生保潔、門窗及電器的關(guān)閉、使用交接手續(xù)辦理、 鑰匙交接等。9.1.3 所有會議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調(diào)試及報修工作均由網(wǎng)絡管理員 或總經(jīng)辦指定專人負責。使用范圍及預約程序9.2.1 按照“會議管理制度”之規(guī)定，列入每周會議計劃的會議優(yōu)先編排使用會議室； 各部如需使用會 議室一般要提前 1天向人力資源部申請預約， 以便統(tǒng)籌安排使用。 若各部擬預約的會議室使用時間 與每周列入會議計劃或已預定的會議室與臨時性重要會議發(fā)生沖突時，以重要會議為先。9.2.2

11、外部租賃會議室主要用于全公司的大型活動及重要會議等，如有特殊活動需要，需經(jīng)公司管 理層批準，方可執(zhí)行租用安排。9.2.3 申請使用會議室可在公用盤下載申請表， 要求要逐項填寫申請單中各項內(nèi)容， 并在“其它說明” 欄中注明參會人數(shù)、需使用設施等，經(jīng)批準后方可使用；嚴禁擅自使用會議室。使用規(guī)定按照“誰使用誰負責”的原則，使用部門須派專人負責本部門活動期間的管理及安全工作。9.3.2 會議期間非與會人員不得隨意進入會議室。 ?9.3.3 凡進入會議室的人員必須自覺遵守會議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生，不得喧嘩、不得損壞公物、 不得損壞公用設施。對于違反本規(guī)定的人員，人力資源部或指定管理人員有權(quán)制止、教育、 直至給 予行政處罰。9.3.4 會議室使用結(jié)束后，使用部門必須負責關(guān)閉電源、還原設施，做好衛(wèi)生保潔。如發(fā)現(xiàn)公用設 施損壞等情況要及時主動報告人力資源部， 以便安排及時修復，