蘭陵縣校舍檔案整理范圍及要求

1、.義務(wù)教育均衡發(fā)展校舍檔案整理范圍及要求一、整理范圍整檔內(nèi)容分三類(lèi)：基建類(lèi)檔案、確權(quán)類(lèi)檔案和管理類(lèi)檔案。確權(quán)類(lèi)檔案 包括：房屋、土地的確權(quán)、證書(shū)及證明權(quán)屬來(lái)源的一切報(bào)告、批文、協(xié)議、合同等，包括征地手續(xù)、選址意見(jiàn)、用地申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、用地規(guī)劃許可證及附件、 劃撥用地文件、 拆遷補(bǔ)償意見(jiàn)、 協(xié)議、方案、土地證、宅基證或房產(chǎn)證等；基建類(lèi)檔案： 2002 年以來(lái)的所有校舍（樓房、平房、廁所）進(jìn)行整檔，包括房屋的建設(shè)、維修、查勘的一切文書(shū)、財(cái)務(wù)、技術(shù)資料；管理類(lèi)檔案 包括：房屋、場(chǎng)地的使用、維修及權(quán)屬變更等情況的一切記錄。二、整理要求1 ）、按培訓(xùn)材料要求進(jìn)行整理；管理類(lèi)檔案電子稿請(qǐng)于4 月 25 日

2、發(fā)至校安辦郵箱（其中如有手工畫(huà)圖等紙質(zhì)材料可以用拍照或掃描件作為電子稿）。2 ）、檔案要求： 整理規(guī)范，要有目錄、頁(yè)碼，每?jī)?cè)厚度不超40mm ，小于 A4 的要靠左下角對(duì)齊裝訂。檔案封皮要用彩色卡紙打印封面，線裝后使用漿糊外封，厚度不超10mm外裝可使用拉桿夾。杜絕檔案材料散裝、無(wú)目錄、無(wú)頁(yè)碼、目錄頁(yè)碼手寫(xiě)、里面材料無(wú)頁(yè)碼、檔案封面手寫(xiě)的現(xiàn)象。3 ）、立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：1. 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò) 40mm 。;.2. 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。4） 卷內(nèi)文件的排列411 文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不

3、能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。412 圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。413 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。42 案卷的編目421 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：1 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“ 1”開(kāi)始。2 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料， 自成一卷的， 原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、 卷內(nèi)備考表不 編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。422 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)

4、符合下列規(guī)定：1 卷內(nèi)目錄最好用表格樣式。2 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 依次標(biāo)注。3 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4 文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5 文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。;.6 日期：填寫(xiě)文件形成的日期。7 頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。5 ）、裝訂方法：每頁(yè)（本）之間用漿糊粘貼，每?jī)?cè)用大訂書(shū)針固定，最后將卡紙封面粘貼平整。6 ）、基建檔案封面填寫(xiě)： 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。最上第一行為工程名稱， 第二行為文件專(zhuān)業(yè)名稱， 第三行為卷內(nèi)文件內(nèi)容，時(shí)間填寫(xiě)為材料形成最早 -最晚時(shí)間，保管日期為永久（長(zhǎng)期） ，填寫(xiě)不能有空缺。檔案盒： 可用塑料普通檔案盒，每類(lèi)至少一盒，封面、脊背格式可用校安辦上傳共享的統(tǒng)一格式進(jìn)行改寫(xiě)。三、工作要求各中小學(xué)，要高度重視，積極收集材料，認(rèn)真按照整理要求在四月二十五日前完成 現(xiàn)有校舍 的檔案建設(shè)，對(duì)已完工未竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，學(xué)校要抓緊聯(lián)系住建局施工科進(jìn)行綜合驗(yàn)收，及時(shí)形成備案材料，裝訂入冊(cè)（ 平房包括竣工驗(yàn)收表、決算、審計(jì)報(bào)告；樓房包括綜合驗(yàn)收形成的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表、工程結(jié)算審查定案書(shū)、竣工驗(yàn)收備案材料 ）。在臨近驗(yàn)收前