第三章 賬務(wù)處理子系統(tǒng)

1、第三章 賬務(wù)處理子系統(tǒng)（全書的重點）第一節(jié) 賬務(wù)系統(tǒng)的工作原理及功能結(jié)構(gòu) 賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能是將會計原始憑證經(jīng)過一定的數(shù)據(jù)處理過程形成會計賬簿，無論是手工條件還是計算機(jī)條件，都必須完成這一基本功能。一、賬務(wù)系統(tǒng)手工處理方式（P31）在手工條件下，會計核算具有一整套科學(xué)的方法體系，它主要包括：設(shè)置會計科目及賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、設(shè)置與登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表。這些會計方法是相互聯(lián)系、緊密結(jié)合的。為了及時、正確、完整的處理會計業(yè)務(wù)，不同規(guī)模、不同業(yè)務(wù)量和業(yè)務(wù)屬性的企業(yè)，采取了不同的會計核算組織程序，也稱賬務(wù)處理程序，如記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序、匯總記

2、賬憑證核算組織程序等。手工條件下的賬務(wù)處理存在：數(shù)據(jù)處理大量重復(fù)、信息提供不及時、容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、會計人員工作強(qiáng)度大等弊病。二、賬務(wù)系統(tǒng)的計算機(jī)處理方式（P31）運算速度快、業(yè)務(wù)處理能力強(qiáng)、數(shù)據(jù)處理精度高，可以大大減輕會計人員的工作強(qiáng)度。三、計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程(P32-33)（一）計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中會計業(yè)務(wù)處理的基本流程是：1.編輯輸入記賬憑證或機(jī)制憑證。記賬憑證是指手工輸入到計算機(jī)的會計憑證，此類憑證是輸入到計算機(jī)中的主要憑證，一般在輸入時應(yīng)注意審核其正確性；機(jī)制憑證是指由計算機(jī)生成的兩種憑證：一種是對于某些具有規(guī)律性、且每月都發(fā)生的期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，由計算機(jī)根據(jù)設(shè)置自動生成其記賬憑證，這

3、類憑證一般稱為機(jī)制憑證，另一種是由計算機(jī)會計信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)生成的記賬憑證。2.對輸入的記賬憑證進(jìn)行審核。無論是手工輸入的記賬憑證還是機(jī)制憑證，都需要再次進(jìn)行審核，以確保其正確性。3.人工控制由計算機(jī)自動完成記賬工作。在計算機(jī)條件下的記賬操作，是指分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、部門、項目、往來等輔助文件以及單位銀行對賬單文件，并刪除臨時憑證文件中已記賬的憑證。記賬的另一目的是為了保證會計數(shù)據(jù)的安全和正確，對于已記賬的會計數(shù)據(jù)只能使用留有痕跡的修改方法。因此記賬操作在計算機(jī)條件下成為對記賬憑證錯誤的修改是否留有痕跡的分界。 4.人工控制由計算機(jī)自動完成結(jié)賬工作。當(dāng)進(jìn)行結(jié)賬時，計

4、算機(jī)將自動進(jìn)行總賬與明細(xì)賬的核對、總賬與各種輔助賬的核對，同時結(jié)束本月業(yè)務(wù)的處理。5.人工控制由計算機(jī)自動進(jìn)行銀行對賬。銀行對賬是根據(jù)銀行對賬單文件和企業(yè)對賬文件中的銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行對賬，同時生成銀行余額調(diào)節(jié)表及已達(dá)賬和未達(dá)賬。6.首次使用計算機(jī)會計賬務(wù)系統(tǒng)時的工作。在計算機(jī)會計賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時，也有類似手工的建賬工作，這一工作通過對系統(tǒng)的初始設(shè)置來完成。（二）在賬務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖中各主要數(shù)據(jù)庫文件分別是：憑證文件；科目余額/發(fā)生額文件；部門（項目、往來業(yè)務(wù)）輔助文件；銀行對賬單文件。四、通用賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能結(jié)構(gòu)(P33-34)1.系統(tǒng)初始化：包括系統(tǒng)工作環(huán)境設(shè)置，賬套設(shè)置，科目、

5、憑證種類、初始余額錄入，系統(tǒng)的人員管理，初始銀行未達(dá)賬，初始未核銷往來賬等設(shè)置。2.憑證處理：通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時管理和控制，完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印以及出納簽字等。3.賬簿輸出：包括查詢和打印各種已記賬憑證、總賬、日記賬、明細(xì)賬及各種匯總表。4.期末業(yè)務(wù)處理：主要完成期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)記賬憑證的自動編制和期末結(jié)賬工作，包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)”工作。5.出納管理：為出納人員提供一個集成的辦公環(huán)境，加強(qiáng)對現(xiàn)金及銀行存款的管理，包括查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬

6、、資金日報表，進(jìn)行支票登記和管理，進(jìn)行銀行對賬并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。6.往來管理、部門管理、項目管理等輔助核算項目的管理。7.系統(tǒng)管理和維護(hù)：主要包括數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)、上機(jī)記錄的查詢和打印、重建索引、往年數(shù)據(jù)刪除等。 第二節(jié) 賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化一、賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置概述(P34-35)賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置一般由財務(wù)主管或財務(wù)主管指定的專人進(jìn)行。初始設(shè)置工作在系統(tǒng)投入使用時進(jìn)行，以后一般不再重新設(shè)置或修改，如需修改應(yīng)在年末結(jié)賬后進(jìn)行。賬務(wù)系統(tǒng)初始化，根據(jù)其在賬務(wù)系統(tǒng)中的作用大致上可以分成兩個層次：第一個層次是系統(tǒng)工作必不可少的基本設(shè)置；第二個層次是為了方便用戶使用、提高系統(tǒng)工作效率和靈活的處理會

7、計業(yè)務(wù)能力的設(shè)置，及其與財務(wù)管理有關(guān)的深入設(shè)置。二、初始化設(shè)置前的準(zhǔn)備工作(P35-37)（一）仔細(xì)閱讀使用手冊（二）會計科目、憑證類型等的確定 在使用系統(tǒng)之前，應(yīng)根據(jù)會計法、企業(yè)會計準(zhǔn)則及企業(yè)會計制度的要求，結(jié)合本企業(yè)會計核算和管理的需要及軟件的特點，確定會計科目體系和憑證類型。1.會計科目的確定：會計科目體系的設(shè)置應(yīng)考慮以下幾方面的要求： 設(shè)置會計科目必須滿足會計核算的要求：要根據(jù)不同單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點，以全面核算其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程及結(jié)果為目的，使全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在所設(shè)的科目體系中都能得到反映。 設(shè)置會計科目必須滿足管理的要求：會計信息系統(tǒng)還要為企業(yè)管理提供各種信息，為考核、分析單位的經(jīng)營狀況

8、，實施控制，作出預(yù)測、決策提供依據(jù)。而這些要求都可以通過合理地設(shè)置科目體系得到滿足。 設(shè)置會計科目必須滿足報表的要求：會計報表是會計信息系統(tǒng)輸出的基本信息之一，報表中的各項數(shù)據(jù)應(yīng)能方便的從機(jī)內(nèi)賬中自動生成，報表中的各個要素，應(yīng)能從各級會計科目中找到。 設(shè)置會計科目要保持相對穩(wěn)定性：進(jìn)行科目設(shè)置時必須考慮企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)展前景，留出較充分的余地。 設(shè)置會計科目要滿足會計制度的要求：我國的企業(yè)會計制度對一級科目的名稱、編碼的使用范圍都有明確的規(guī)定，不允許各單位進(jìn)行修改，只能在制度允許的條件下進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰟h，單位在確定科目體系時必須遵循這一規(guī)定。2.記賬憑證類型的確定：在賬務(wù)系統(tǒng)中記賬憑證一旦設(shè)定并

9、使用一般說來既不允許修改也不允許刪除，因此必須根據(jù)單位會計核算和管理的需要確定好記賬憑證的類別。（三）會計數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備在系統(tǒng)運行前，應(yīng)對系統(tǒng)所需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，以滿足系統(tǒng)運行的要求。這些數(shù)據(jù)包括：1.往來賬戶數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備：必須對往來賬戶的有關(guān)資料如：單位名稱、個人姓名、地址、電話、郵政編碼等資料進(jìn)行認(rèn)真的整理，作到名稱使用規(guī)范，有關(guān)資料齊全，以符合賬務(wù)系統(tǒng)的要求。2.銀行賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備：賬務(wù)系統(tǒng)一般都提供銀行對賬功能，但在啟用此項功能之前，必須在系統(tǒng)中錄入最近一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達(dá)項，對于系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，都要事先整理出來。3

10、.科目余額的準(zhǔn)備：賬務(wù)系統(tǒng)使用之初必須將各個會計科目的期初余額輸入到計算機(jī)中，如果賬務(wù)系統(tǒng)啟用日期不是年初則還需要將系統(tǒng)使用之前各科目的各月的借貸方發(fā)生額輸入計算機(jī)，以便今后編制年終會計報表使用。一般賬務(wù)系統(tǒng)只需要輸入最低級科目的發(fā)生額和余額，其上級科目的發(fā)生額和余額可由計算機(jī)自動進(jìn)行計算而生成。為了獲取系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)投入使用之前必須對手工會計賬簿進(jìn)行清理，結(jié)平所有賬戶，列出所有明細(xì)科目的發(fā)生額、余額的清單，以備賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置使用。4.憑證摘要的規(guī)范化：在會計信息系統(tǒng)中為了提高編制憑證的效率，減少漢字的輸入量，一般設(shè)有憑證摘要庫以便存放單位常用的摘要，使用時通過摘要編碼或現(xiàn)場幫

11、助功能，自動輸入摘要的內(nèi)容。這就要求在系統(tǒng)使用之前，必須對單位使用的摘要進(jìn)行認(rèn)真的規(guī)范化，這種規(guī)范化一方面是指對摘要表述的規(guī)范化，另一方面還要符合軟件的要求，如商品化通用軟件一般都對摘要有長度的限制，使用摘要的字?jǐn)?shù)不能超過此長度。（四）會計組織和人員分工的確定計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)投入使用前需要根據(jù)會計信息系統(tǒng)的工作特點進(jìn)行工作崗位的重新劃分并確定每一崗位的工作權(quán)限，以便在系統(tǒng)初始設(shè)置時進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置確保賬務(wù)系統(tǒng)的運行安全。人員分工的目的是為了避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員或無權(quán)限的人員對系統(tǒng)進(jìn)行非法操作。會計信息系統(tǒng)人員分工可以通過姓名和密碼的設(shè)置來限定其操作權(quán)限和責(zé)任范圍，從而保證會計人員各司其職。三、

12、系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置(P37-38)首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置。（一）憑證控制設(shè)置1.制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的控制。（1）制單序時控制：（2）資金及往來赤字控制：（3）可以使用其他系統(tǒng)受控科目：（4）允許修改他人填制的憑證：（5）支票控制：（6）制單權(quán)限控制到科目：2.外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式固定匯率、浮動匯率。3.憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制。（1）打印憑證頁腳姓名：（2）憑證審核控制到操作員：（3）出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證4.

13、憑證編號方式控制：其中“系統(tǒng)編號”為填制憑證時，按照憑證類別按月自動編制憑證編號?！笆止ぞ幪枴睘樵谥茊螘r手工錄入憑證編號。5.往來控制方式：客戶往來款項和供應(yīng)商往來款項是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由賬務(wù)處理子系統(tǒng)核算。（二）賬簿設(shè)置：用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。1、打印位數(shù)寬度2、明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式3、憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：4、明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目：（三）明細(xì)權(quán)限設(shè)置對操作員的操作權(quán)限做進(jìn)一步控制。如制單權(quán)限控制到科目、憑證審核權(quán)控制到操作員、明細(xì)賬查詢控制到科目。四、 會計科目設(shè)置(P38-40)（一）會計科目設(shè)置的內(nèi)容1.科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全編

14、碼，即從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。其中，各級科目編碼必須唯一,且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細(xì)科目?？颇烤幋a中的一級科目編碼必須符合現(xiàn)行的會計制度。通常，通用商品化會計核算系統(tǒng)在建立賬套時，會自動裝入規(guī)范的一級會計科目。2.科目名稱：科目名稱是指本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。3.科目類型：科目類型是指會計制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。4.賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。5.助記碼：用于幫助記憶科目，提高錄

15、入和查詢速度。通?？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。6.科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。7.輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算五種專項核算功能供選用。8.其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。9.外幣核算：用于設(shè)定該

16、科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。10數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計量單位。（二）會計科目模塊設(shè)置的功能1.科目增加：該功能允許增加一個新的會計科目，增加時要進(jìn)行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現(xiàn)，保持科目代碼的唯一性。2.科目修改：當(dāng)科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除所有與該科目有關(guān)的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改。修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級。3.科目查詢：準(zhǔn)確而迅速地定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種

17、屬性。4.科目刪除：對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級科目。5.科目打?。涸摴δ芸蓪崿F(xiàn)科目的簡單和明細(xì)打印。6.科目保存：該功能是將科目設(shè)置的內(nèi)容保存在科目文件中。（三）科目編碼方案 在進(jìn)行科目代碼設(shè)置時，一級科目代碼應(yīng)該使用財政部統(tǒng)一規(guī)定的代碼。其他各級科目碼應(yīng)按使用單位的實際情況，在滿足核算和管理要求的基礎(chǔ)上自行設(shè)置。但這種設(shè)置還應(yīng)符合前面所設(shè)的會計科目編碼規(guī)則。通常對會計科目進(jìn)行編碼采用分組的順序碼。由于賬務(wù)系統(tǒng)運行時計算機(jī)只以科目代碼來識別賬戶，因此科目編碼非常重要，除上面所說原則外，編碼時還需要注意以下問題：1.科目代碼應(yīng)輸入全碼

18、，即從一級科目至本級科目的各級代碼組合而成的代碼組。2.科目代碼必需具有唯一性， 即每一個會計科目有而且只有一個代碼來代表。3.科目代碼要在滿足核算和管理的前提下適合計算機(jī)識別和分類處理。4.科目代碼應(yīng)簡單明了，便于操作人員記憶和使用。5.科目代碼既要反映科目間的統(tǒng)屬和邏輯關(guān)系，也要盡量減少位數(shù)，避免增加輸入和運算的工作量，增加出錯的可能性。6.考慮到單位業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便需要時能夠靈活對科目進(jìn)行增刪。五、憑證類別設(shè)置（P40）通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：1.記賬憑證（若憑證類別只設(shè)置一種）2.收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證3.現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑

19、證4.現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證5.自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額；貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額；無限制： 制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。六

20、、外幣及匯率設(shè)置（P41）企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。如果使用固定匯率，則應(yīng)在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計算匯兌損益時錄入調(diào)整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動匯率，則應(yīng)每天在此錄入當(dāng)日匯率。七、期初余額錄入（P41）在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機(jī)，假如是年中啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，作為啟用系統(tǒng)

21、的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。（一）總賬期初余額錄入余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)數(shù)輸入。（二）輔助科目期初余額錄入在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核

22、算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項目的總余額。八、 其他設(shè)置（

23、P42）（一）定義結(jié)算方式用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級。結(jié)算方式編碼級次的設(shè)定在建賬的編碼部分中進(jìn)行。定義結(jié)算方式的內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱和票據(jù)管理標(biāo)志。（二）自定義項的設(shè)置在賬務(wù)系統(tǒng)中，各企業(yè)所使用的各類原始單據(jù)（如發(fā)票、憑證、出入庫單等）和常用基礎(chǔ)信息（如客戶、供應(yīng)商和存貨）中的項目可能會因為企業(yè)自身的原因出現(xiàn)一些差異，為滿足企業(yè)的不同要求，系統(tǒng)為各類原始單據(jù)和基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項和自由項，以便設(shè)置一些系統(tǒng)沒有提供、但又需要的特殊項目，這樣在使用時就能夠靈活自由地錄入一些輔助信息。系統(tǒng)預(yù)先定義好了最多可設(shè)

24、置的自定義項和自由項。就自定義項而言，是針對單據(jù)、客戶、供應(yīng)商和存貨；而自由項只針對存貨而言。一個自定義項目只能定義一個屬性，但一個自由項可以定義多個屬性。（三）常用憑證定義在企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，會出現(xiàn)大量的同類業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會計憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時會計業(yè)務(wù)需要。定義常用憑證時即要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。（四）常用摘

25、要定義常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用。第三節(jié) 賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要包括記賬憑證的輸入、審核、修改和記賬等工作。其中記賬憑證的處理是賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理過程中手工業(yè)務(wù)處理和計算機(jī)業(yè)務(wù)處理的連接點，也是計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)最基本最主要的數(shù)據(jù)來源。因此憑證處理是賬務(wù)處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一、憑證管理（P43-44）（一）憑證填制：每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。憑證填制的內(nèi)容主要有：1.憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設(shè)

26、置的。2.憑證編號：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)提示了一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出，如果只有一個人制單或使用單用戶版制單時憑證右上角的憑證號即是正在填制的憑證的編號。3.制單日期：系統(tǒng)自動取進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期。4.憑證體：輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄由摘要、科目、發(fā)生金額組成。（1）摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。（2）科目：科目必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。（

27、3）輔助信息：根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息，如部門、個人、項目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項等。如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單價自動計算出金額。若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進(jìn)行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項”中設(shè)置“支票控制”選項，那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿， 在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期。（4）金額：即該筆分

28、錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。（二）憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。審核員和制單員不能是同一個人。審核操作員除了需要具有憑證審核權(quán)限外，還需要具有對待審核憑證制單員所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限在“明細(xì)權(quán)限”中設(shè)置。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。采用手工制單的用戶，在手工憑單上審核完后還須對錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被

29、標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。若設(shè)置了“憑證需出納簽字”參數(shù)，則對于收款和付款憑證不僅須審核員簽字還需出納簽字。（三）憑證匯總憑證匯總是按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。二、記賬（P44-45）計算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過程首先是一個數(shù)據(jù)傳遞的過程，把經(jīng)過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中，這一工作由計算機(jī)自動完成。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能

30、修改的，由此形成了會計核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)記賬一般都遵循這樣一個過程：（一）選擇記賬憑證 開始記賬時，系統(tǒng)首先要求用戶選擇要記賬的憑證范圍。憑證范圍由月份、憑證類別、憑證編號決定，系統(tǒng)一般給出憑證編號的最大范圍作為默認(rèn)值。一般月份不能為空，類別如果為空，系統(tǒng)自動將各類已審核的記賬憑證全部進(jìn)行記賬。（二）系統(tǒng)自動檢驗記賬憑證 雖然記賬憑證在輸入和審核時已經(jīng)經(jīng)過多次檢驗，但為了確保會計數(shù)據(jù)的正確，系統(tǒng)在登記機(jī)內(nèi)賬簿時仍將對記賬憑證進(jìn)行一次平衡校驗和會計科目等有關(guān)內(nèi)容的檢驗。如果發(fā)現(xiàn)不平衡憑證或錯誤憑證，系統(tǒng)會將不平衡的憑證或錯誤憑證的類別和憑證號顯示給用戶，同時停止記賬。（三）數(shù)據(jù)保護(hù) 記賬工

31、作涉及到系統(tǒng)內(nèi)多個數(shù)據(jù)庫，記賬過程一旦發(fā)生意外，會使記賬涉及到的數(shù)據(jù)庫受到影響，為此系統(tǒng)設(shè)計了數(shù)據(jù)保護(hù)功能。記賬前系統(tǒng)首先將有關(guān)數(shù)據(jù)庫在硬盤上進(jìn)行備份，一旦記賬過程出現(xiàn)意外，系統(tǒng)將停止記賬并自動利用備份文件恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（四）正式記賬 以上工作完成后，系統(tǒng)自動將選定的記賬憑證登記到機(jī)內(nèi)賬簿中（包括部門核算、往來核算和項目核算的輔助賬簿），并進(jìn)行匯總工作，計算出各個科目最新的本月發(fā)生額、累計發(fā)生額和最新的當(dāng)前余額，將其保存在系統(tǒng)中，完成記賬工作并將已記賬的憑證張數(shù)顯示給用戶。進(jìn)行記賬工作需要注意的問題：1.未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。2.有不平衡憑證或錯誤憑證時，系統(tǒng)停止記賬。這種情況較為特殊，

32、通常在系統(tǒng)投入日常使用后，違反規(guī)定修改初始設(shè)置時容易發(fā)生。3.記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關(guān)機(jī)。第四節(jié) 輔助核算與管理大部分會計軟件在完成一般企業(yè)會計核算的基礎(chǔ)上，又提供了輔助核算與管理的功能，以實現(xiàn)核算型會計軟件向管理型會計軟件的過渡。這些輔助核算與管理的功能包括銀行對賬、部門核算與管理、個人往來核算與管理、單位往來核算與管理、項目核算與管理等。一、部門核算和管理（P45-46）（一）部門核算。部門核算主要可為用戶提供如下核算功能:1.輸出部門核算賬。系統(tǒng)可通過屏幕顯示或打印的部門核算賬，主要有部門總賬和部門明細(xì)賬兩種形式。（1）部門總賬。系統(tǒng)可根據(jù)用戶指定的部門核算科目和會計期間，輸

33、出該部門核算科目下指定期間內(nèi)各部門的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額；也可根據(jù)用戶指定的部門和會計期間，輸出該部門下指定期間內(nèi)對應(yīng)各個部門核算科目的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額。（2）部門明細(xì)賬。系統(tǒng)可根據(jù)用戶指定的部門核算科目和會計期間，輸出該部門核算科目在指定期間內(nèi)分部門的明細(xì)賬；也可根據(jù)用戶指定的部門和會計期間，輸出該部門在指定期間內(nèi)對應(yīng)各個部門核算科目的明細(xì)賬；還可通過指定部門核算科目及部門和會計期間，輸出該科目該部門下指定期間內(nèi)的明細(xì)賬。根據(jù)建立會計科目時所定義的賬頁格式，明細(xì)賬的具體格式有金額式、原幣金額式、數(shù)量金額式和原幣數(shù)量式四種。具體輸出明細(xì)賬時，用戶可選擇輸出格式。另外

34、，還可輸出多欄式明細(xì)賬。2.核對部門賬。通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對部門核算明細(xì)賬與部門核算總賬是否相符，部門核算總賬與總賬是否相符等，并輸出核對結(jié)果。（二）部門管理部門核算產(chǎn)生的核算數(shù)據(jù)，為企業(yè)及部門對部門業(yè)務(wù)的管理和各項費用的控制與管理提供信息。1.部門收支分析表。部門收支分析表即對各個部門或部分部門指定期間內(nèi)的收入情況和費用開支情況匯總分析的報表。統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)可以是發(fā)生額、余額或同時發(fā)生額和余額。2.部門計劃執(zhí)行報告。部門計劃執(zhí)行報告是各部門的實際執(zhí)行情況與計劃數(shù)據(jù)的對比報表。通過部門計劃執(zhí)行報告，可以為管理者提供各部門完成計劃的執(zhí)行情況。部門計劃執(zhí)行報告主要有兩種數(shù)據(jù)方式，一種是各部門

35、在某部門核算科目下的實際發(fā)生額與計劃發(fā)生額的對比數(shù)據(jù)；另一種是各部門在某部門核算科目下的余額與計劃的比較數(shù)據(jù)。用戶在具體使用時可自由選擇。二、個人往來核算與管理（P46-47）（一）個人往來核算個人往來核算主要包括以下功能：1.個人往來明細(xì)賬。系統(tǒng)可提供用戶指定的部門和會計期間內(nèi)的部門個人往來明細(xì)賬；也可以根據(jù)用戶指定的科目和會計期間，輸出個人科目明細(xì)賬。2.個人往來余額表。系統(tǒng)可以輸出指定會計期間內(nèi)某科目某部門下所有人的發(fā)生額及余額表；指定會計期間內(nèi)某部門往來個人的各往來科目的發(fā)生額及余額表；指定會計期間內(nèi)某個人往來核算科目下所有人的發(fā)生額及余額表。（二）個人往來管理個人往來管理主要包括以下

36、功能：1.個人往來清理：本功能是對個人的借款、還款情況進(jìn)行清理，使用戶及時了解個人借款、還款情況，清理個人借款。系統(tǒng)對個人往來賬的清理是通過核銷的方式進(jìn)行的，通常有自動核銷和手工核銷兩種方式。2.個人往來賬齡分析：是指對個人往來款余額的時間分布情況進(jìn)行賬齡分析，以便財務(wù)人員及時了解個人往來款項的資金占用情況，及時催收或支付款項。3.個人往來催款單：系統(tǒng)一般都提供打印指定的往來個人的往來款項催款單的功能，以便用戶及時地清理個人借款。三、項目核算與管理（P47-48）（一）項目核算項目核算主要包括如下功能:1.項目賬輸出。通過項目核算功能，主要形成并輸出：（1）項目總賬。項目總賬是反映某項目大類中

37、的各個具體項目對應(yīng)各個科目的各期(通過起始月份與終止月份指定的)發(fā)生額和余額的賬簿。（2）某科目的項目明細(xì)賬。某項目核算科目下，各項目的明細(xì)數(shù)據(jù)，有三欄式和多欄式兩種格式。（3）某項目的項目明細(xì)賬。某具體項目對應(yīng)各個科目下的明細(xì)數(shù)據(jù)。2.核對項目賬。這是系統(tǒng)提供的進(jìn)行項目賬自動對賬的功能。通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對項目賬間是否相符，項目明細(xì)賬與總賬是否相符等，并輸出核對結(jié)果。（二）項目管理項目管理是為對某項業(yè)務(wù)的分項管理提供管理信息資料。項目管理主要包括如下內(nèi)容:1.項目統(tǒng)計表。項目統(tǒng)計表反映各項目在各個對應(yīng)科目下的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額的匯總報表，通過此匯總報表可為管理者提供各項目

38、的進(jìn)展情況及各項目的開支情況，以便于對項目進(jìn)行管理和控制。2.項目執(zhí)行計劃報告。項目執(zhí)行計劃報告是各項目的實際執(zhí)行情況與計劃數(shù)據(jù)的對比報表。它可以為管理者提供各項目完成計劃的執(zhí)行情況。第五節(jié) 賬務(wù)系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理 賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，期末業(yè)務(wù)處理的主要工作是：期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對賬、結(jié)賬等工作。期末業(yè)務(wù)是會計部門在每個會計期末都需要完成的特定業(yè)務(wù)。由于期末業(yè)務(wù)處理的主要數(shù)據(jù)來源于賬簿記錄，各會計期間的多數(shù)期末業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，比較適合計算機(jī)自動進(jìn)行處理。一、期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理（P49）期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，一般通用賬務(wù)系統(tǒng)都通過調(diào)用事先設(shè)置好的的

39、轉(zhuǎn)賬憑證模板（自動轉(zhuǎn)賬憑證），由計算機(jī)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證來完成。使用轉(zhuǎn)賬憑證生成功能需要注意以下幾個問題：1.轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進(jìn)行設(shè)置。2.轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的，為了保證數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務(wù)登記入賬。3.期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)具有嚴(yán)格的處理順序，結(jié)轉(zhuǎn)順序如果發(fā)生錯誤，即使所有的轉(zhuǎn)賬憑證模板設(shè)置都正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也可能是錯誤的。為了避免結(jié)轉(zhuǎn)順序發(fā)生錯誤，轉(zhuǎn)賬憑證模板提供了轉(zhuǎn)賬序號，進(jìn)行期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理時，通過指定轉(zhuǎn)賬順序號就可以分期、分批完成轉(zhuǎn)賬和記賬工作。4.結(jié)轉(zhuǎn)生成的記賬憑證系統(tǒng)將存

40、于未記賬憑證庫，這些憑證還需要進(jìn)行審核和記賬操作才能記入賬簿。對這些憑證的審核主要是審核結(jié)轉(zhuǎn)是否正確。對于錯誤的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，系統(tǒng)一般不提供修改功能，修改這些憑證的錯誤只能通過修改設(shè)置來進(jìn)行。5.期末結(jié)轉(zhuǎn)工作是一項比較復(fù)雜而重要的工作，應(yīng)由指定的專人進(jìn)行。二、自動轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置（P50）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)通常是企業(yè)在每個會計期間結(jié)賬之前都要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù)，每個會計期間重復(fù)進(jìn)行。而且這些業(yè)務(wù)的憑證摘要、涉及到的會計科目基本是固定的，會計分錄中資金的來源和計算方法也是固定的。賬務(wù)處理系統(tǒng)允許把這類相對固定的特殊憑證定義為憑證模板，在使用時按規(guī)則調(diào)用即可。這種憑證模板又稱自定義憑證。自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板可以完成

41、的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有：1.“費用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：工資分配等。2.“費用分?jǐn)偂钡慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如：制造費用等。3.“稅金計算”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：增值稅等。4.“提取各項費用”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：提取福利費等。5.“部門核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。6.“項目核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。7.“個人核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。8.“客戶核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。9.“供應(yīng)商核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需調(diào)用自定義憑證，即可由計算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去，通過審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不準(zhǔn)確。

42、特別是對于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬。如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則在賬務(wù)處理系統(tǒng)中不能按客戶、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。三、試算平衡和對賬(P50-51)對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。試算平衡就是將系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目的期末余額按會計平衡公式“借方余額=貸方余額”進(jìn)行平衡檢驗，并輸出科目余額表及是否平衡信息。一般說來，實行計算機(jī)記賬后，只要記賬憑證錄入正確，計算機(jī)自動記賬后各種賬簿都應(yīng)是正確、平衡的，但由于非法操作、計算機(jī)病毒或其他原因有時可能會造成某些數(shù)據(jù)被破壞，因而引起賬賬不

43、符，為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行對賬，至少每月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則在總賬系統(tǒng)中不能對往來客戶賬、供應(yīng)商往來賬進(jìn)行對賬。四、結(jié)賬(P51) 會計業(yè)務(wù)的處理要求日清月結(jié)，因此通用賬務(wù)系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。根據(jù)有關(guān)會計制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各個會計科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作，計算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理。結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。（一）通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟 1.停止本月的記賬工作。 2.進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。 3.進(jìn)行試算平衡

44、。 4.將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。（二）期末結(jié)賬時應(yīng)注意的問題1.各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計算機(jī)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。2.當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。3.上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。4.結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。5.每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份，如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重作。6.有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定

45、每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。7.結(jié)賬過程同樣不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關(guān)機(jī)。多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會自動生成下一年度的機(jī)內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。但也有一些通用軟件，年末結(jié)賬后需要運行年初轉(zhuǎn)賬功能，才能完成余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作。第六節(jié) 出納管理出納管理的主要功能包括查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報；登記和管理支票登記簿；錄入銀行對賬單，進(jìn)行銀行對賬，輸出余額調(diào)節(jié)表，并可對銀行長期未達(dá)賬提供審計報告。一、日記賬及資金日報表（P52）計算機(jī)賬務(wù)處理中，日記賬由計算機(jī)自動登記，日記賬的主要作用只是用于輸出現(xiàn)金與銀行存款日記賬供出納

46、員核對現(xiàn)金收支和結(jié)存等使用。要輸出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，要求在系統(tǒng)初始化時，現(xiàn)金會計科目和銀行存款會計科目必須選擇“日記賬”標(biāo)記，即表明該科目要登記日記賬。所以，如果需要，任何一個會計科目都可以輸出日記賬。資金日報表是反映現(xiàn)金和銀行存款日科目當(dāng)日借貸方發(fā)生額及余額情況的報表。二、支票登記（P52）計算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，也為銀行出納員提供了支票登記簿，用以詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等信息。三、銀行對賬（P52-53）：通常由出納人員在會計期末進(jìn)行賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的銀行對賬就是將系統(tǒng)登記的銀行存款日記賬與銀行對賬單進(jìn)行核對，銀行對賬單來自企業(yè)開戶行。（一）錄入銀行對賬期

47、初錄入銀行對賬期初需要做的工作是：1.確定銀行賬戶的啟用日期。2.錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對賬單的調(diào)整前余額。3.錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對賬單期初未達(dá)項，系統(tǒng)將根據(jù)調(diào)整前余額及期初未達(dá)項自動計算出銀行對賬單與企業(yè)銀行日記賬的調(diào)整后余額，如果調(diào)整后余額不平，應(yīng)該調(diào)平。否則，在執(zhí)行銀行對賬之后，會造成賬面不平。上述三項步驟完成以后，不得隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)。否則，有可能造成啟用日期后的期初數(shù)不能再參與對賬。（二）錄入銀行對賬單在一個會計期間末，需要進(jìn)行銀行對賬時，選擇銀行賬戶，錄入銀行對賬單。（三）銀行對賬銀行對賬采用自動對賬和手工對賬相結(jié)合的方式進(jìn)行。自動對賬是計算機(jī)根據(jù)對賬依據(jù)自動進(jìn)行核對、勾銷，對賬依據(jù)由用戶根據(jù)需要選擇，方向、金額相同是必要條件，其他可選條件是票號相同、結(jié)算方式相同、日期在多少天之