5個(gè)技巧幫你提升50%工作效率

1、1建立個(gè)人工作標(biāo)準(zhǔn)化的必要性我剛剛參加工作的時(shí)候，是在一家公司的電鍍車間里。那時(shí)候，國(guó)內(nèi)制造業(yè)生產(chǎn)線的自動(dòng)化程度還比較低，上下件操作的時(shí)候，基本都是手工。我每天從早上 7:40 進(jìn)車間，中間除了吃飯，晚上 8 點(diǎn)以后才能離開(kāi)車間。如果遇上趕貨，還得加班，所以晚上十點(diǎn)是常事。甚至有些時(shí)候，會(huì)上連班，所謂的連班就是從前一天晚上一直上到第二天早上，在車間的時(shí)間超過(guò) 24 小時(shí)。在如此長(zhǎng)時(shí)間的操作中，我們大部分時(shí)間都是在不停地動(dòng)手。我記得，工作間隙，有同事問(wèn)我：你現(xiàn)在最想干什么？我的回答是：給我個(gè)凳子坐幾分鐘。那時(shí)候我們是站著作業(yè)的，我覺(jué)得如果在工作的間隙，能給我個(gè)凳子坐上幾分鐘，可真是莫大的幸福啊。

2、雖然工作量如此大，其實(shí)真正的工作內(nèi)容并不復(fù)雜，就是不斷把零件拿上去， 取下來(lái)， 拿上去的時(shí)候， 擰緊 64 個(gè)螺絲， 要取下來(lái)的時(shí)候， 松開(kāi) 64 個(gè)螺絲。坦白而言，做為一個(gè)操作工人而言，這種工作其實(shí)是沒(méi)有多少技術(shù)含量的。即便如此，我還是在復(fù)雜的操作中，總結(jié)出了一些作業(yè)文件和上司及同事沒(méi)有教過(guò)的技巧，將單手作業(yè)改成了雙手同時(shí)作業(yè)，這使得我的操作效率比別人提高了 50% 還有多。這樣，每次操作的時(shí)候，我竟然真的能比同伴快 1 分半完成。這也就是意味著我可以比他們多 1 分半鐘休息。后來(lái)，我慢慢成長(zhǎng)起來(lái)，去做我之前非常羨慕的管理崗位的工作。直到那時(shí)候，我才理解，原來(lái)我的工作效率之所以提高那么多，是

3、因?yàn)槲覍⒅暗牟僮鲀?nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化和體系化了。比如，在擰螺絲這件事情上，以前上司教我，16 個(gè)產(chǎn)品，在擰的時(shí)候，左手要扶著產(chǎn)品用右手?jǐn)Q，每個(gè)產(chǎn)品要松動(dòng)或者旋緊 4 個(gè)螺絲。后來(lái)我發(fā)現(xiàn)，這種做法其實(shí)是挺浪費(fèi)的時(shí)間和效率的，于是規(guī)范了擰螺絲的動(dòng)作，變雙手同時(shí)擰兩排產(chǎn)品右邊兩個(gè)螺絲，待右邊松開(kāi)后，改為右手拿產(chǎn)品， 左手?jǐn)Q螺絲， 將產(chǎn)品從上到下依次拿下， 這樣我的兩只手同時(shí)作業(yè)，沒(méi)有任何浪費(fèi)動(dòng)作這樣，我還實(shí)現(xiàn)了雙手的同步化作業(yè)，所以效率就高了一倍。后來(lái)，我的這個(gè)方法被規(guī)范為這個(gè)崗位上的標(biāo)準(zhǔn)工作方法。這種對(duì)自己的工作標(biāo)準(zhǔn)化、體系化盡量減少浪費(fèi)的經(jīng)驗(yàn)，后來(lái)，也被我?guī)У搅宋业墓芾砉ぷ髦?。可能很多人有個(gè)誤會(huì)，以為只

4、有在一線的操作人員，如制造業(yè)的工人、物流公司的派送員等等操作類型的工作，需要將作業(yè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化和體系化。但其實(shí)不然，據(jù)我的觀察，商務(wù)人士和管理人員在具體工作中，70% 以上的工作， 其實(shí)也還是屬于操作類的工作， 比如準(zhǔn)備資料， 錄入或調(diào)取數(shù)據(jù)，寫(xiě)郵件等等，這些幾乎都不算是思考類工作。他們真正的思考類工作時(shí)間，還占不到整體工作量和工作時(shí)間里面的 30%。從這樣的角度講，做為商務(wù)人士和管理人員，對(duì)自己的工作進(jìn)行分類，并標(biāo)準(zhǔn)、體系化，或者如我上面所述的，在作業(yè)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)同步化，其是大有必要的。2建立個(gè)人工作體系的方法和技巧那么，怎樣對(duì)個(gè)人的工作體系化呢？簡(jiǎn)單而言， 就是說(shuō)， 我們要把自己東一榔頭西一

5、棒子分散在不同時(shí)間段、不同類型工作中的同類型工作， 進(jìn)行重新提煉和綜合， 成為具有共性的模塊。這樣以來(lái)，我們可以減少工作過(guò)程中，為各種割裂的時(shí)間和事情的思考時(shí)間，以及做類似事情的重復(fù)時(shí)間，從而大幅度提升自己的效率，提高工作的質(zhì)量。具體怎樣分類呢？很簡(jiǎn)單，將我們?nèi)粘Ｖ懈鞣N要做的事情統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái)，然后依據(jù)其特點(diǎn)，分類。一般可分為兩類：1、操作類：所謂操作類，是指那些不用動(dòng)腦子就可以處理的工作，如：資料歸類、登記賬本、錄入數(shù)據(jù)、準(zhǔn)備會(huì)議、整理書(shū)桌、尋找工具等等類型的工作。2、思考類：所謂思考類，是指需要懂腦子才能完成的工作，如：寫(xiě)業(yè)務(wù)計(jì)劃、設(shè)計(jì)項(xiàng)目解決方案、對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，做問(wèn)題分析等等。類型分

6、完之后，下一步要做的，就是如一線的工人一樣，將操作類的工作標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化，在工作的過(guò)程中盡量追求同步化。這樣，我們的操作類工作效率就會(huì)被大幅度提高。下面，我們就以郵件為例，來(lái)示范。郵件是商務(wù)人士和管理人員每天一定會(huì)做的工作內(nèi)容之一。無(wú)論是上下級(jí)的信息傳達(dá)，與客戶的溝通，與同事的協(xié)調(diào)，郵件都是我們?nèi)粘９ぷ髦?，不可或缺的重要溝通手段?但也恰恰是閱讀郵件， 回復(fù)郵件， 非常浪費(fèi)時(shí)間。怎樣才能從繁瑣的閱讀、撰寫(xiě)、回復(fù)郵件中脫開(kāi)身，有時(shí)間去做思考的事情呢？很簡(jiǎn)單，我們將郵件的處理規(guī)則和過(guò)程做如下調(diào)整，標(biāo)準(zhǔn)化。1、立即回信。我們花在郵件上的時(shí)間，一般有三塊，看信時(shí)間，思考怎么回復(fù)的時(shí)間，寫(xiě)回信花費(fèi)的時(shí)間

7、。很多人易犯的錯(cuò)誤是，看一下郵件，不立即回復(fù)，而是去忙其它的事情，等忙回來(lái)，回復(fù)的時(shí)候，又得看一遍。如果中間他再被別人打攪一下，還得重復(fù)理思路，浪費(fèi)半天去接續(xù)思路，再看一遍。其實(shí)這些都是在浪費(fèi)時(shí)間。最簡(jiǎn)單有效的方式，就是讀完立即回復(fù)。因?yàn)橐话阍谧x郵件的同時(shí)，我們就會(huì)思考。其實(shí)讀完，應(yīng)該怎么思考也就同時(shí)成形了，之所以不立即回復(fù)，是養(yǎng)成的習(xí)慣不好。所以，在回信這件事上，你干脆將自己的作業(yè)方式規(guī)范為：立即回信。標(biāo)準(zhǔn)化，固定下來(lái)。效率自然就高了。2、零秒判斷。很多人在處理郵件中易犯的另外一個(gè)錯(cuò)誤，是花了太多時(shí)間去思考。其實(shí)這個(gè)大無(wú)必要。郵件傳遞的初衷，就是為了快捷，快速通知或者告知一個(gè)人相關(guān)的信息。我

8、們要做的，也應(yīng)該是快捷地告訴或回應(yīng)對(duì)方。從這個(gè)角度講，處理絕大部分的郵件不需要收集太多的資料，而是根據(jù)郵件所提供的信息和資料，可以快速判斷。如果實(shí)在是馬上處理不了，就立即回復(fù)，告知對(duì)方，自己已需要多長(zhǎng)時(shí)間去準(zhǔn)備資料或什么時(shí)候能答復(fù)對(duì)方。這樣的好處是， 將信息現(xiàn)場(chǎng)做了判斷， 對(duì)方和自己都知道下一步做什么，而不必再返回頭重復(fù)看郵件，浪費(fèi)時(shí)間。3、寫(xiě)或回復(fù)郵件盡量短。是的，短，越短越好。既然商務(wù)和工作郵件是為了傳遞信息而存在的，那就做到一份郵件一眼看明白。要達(dá)到一眼看明白的效果，只有一個(gè)方法，就是：短！如果是寫(xiě)給別人的郵件，盡量不超過(guò) 20 行，也就是一眼從頭看到尾的長(zhǎng)度。除非要解釋，或者追加，如果

9、只是告知類，或者回應(yīng)類的郵件，回復(fù)郵件一句就夠了。如果需要追加、告知或回應(yīng)，遵循同樣的道理，不超過(guò) 20 行。這不僅有助于閱讀和處理郵件效率的提高，也能幫助提高自己的表達(dá)能力。4、提供兩個(gè)以上選項(xiàng)。寫(xiě)郵件給別人，或者回應(yīng)郵件給別人，目的都是為了溝通。為了達(dá)到快速溝通，達(dá)成一致的效果，告知類的，將目的講清楚就行。如果是協(xié)商和征求答案類的，則最好提出方案。減少討論最有效的方法，就是不討論。比如，如果是協(xié)商開(kāi)會(huì)，直接給出你認(rèn)為自己和對(duì)方合適的兩到三個(gè)時(shí)間段，這樣，對(duì)方只要選一個(gè)就行了。如果是給對(duì)方建議或參考答案，也同樣給出兩到三個(gè)，這樣，你充分表達(dá)出了你的觀點(diǎn)，而對(duì)方也可以明確知道你的答案是什么。在

10、郵件中，盡量不要寫(xiě)又長(zhǎng)又臭的文章，也不要寫(xiě)模棱兩可的回應(yīng)和答案。這樣，既能減少對(duì)方思考的時(shí)間，又可以杜絕對(duì)方反復(fù)追問(wèn)的機(jī)會(huì)，對(duì)誰(shuí)都省時(shí)間。5、不過(guò)夜原則。不管是重要的含有重大方案資料傳遞的郵件，還是簡(jiǎn)單的溝通郵件，原則上，都執(zhí)行不過(guò)夜原則。長(zhǎng)則可半頁(yè)，短則只要一兩個(gè)字：如閱、知道、明白之類。不管長(zhǎng)短，你都應(yīng)該盡量在下班之前回應(yīng)完畢。這樣一來(lái)，對(duì)方和自己都不必再花額外的時(shí)間溝通。如果是遇到出差， 或者自己有其它的事情忙耽誤， 無(wú)法在下班之前回復(fù)，則至少要在當(dāng)天晚上休息之前回應(yīng)完畢。這樣，不管是自己，還是對(duì)方，都可以將未盡事宜，在第二天一上班的時(shí)候，列入新的工作日程。3用體系式思維構(gòu)建和培養(yǎng)自己的

11、良好工作習(xí)慣每個(gè)人的工作內(nèi)容是不盡相同的，因此，在實(shí)際的操作中，我們不應(yīng)該只是生吞活剝我上面這樣的方法， 應(yīng)該是基于自身的特點(diǎn)， 自己工作的特點(diǎn)，用體系式的思維，去構(gòu)建適合于自己的方法，從而培養(yǎng)出自己良好的工作習(xí)慣來(lái)。在這里，我根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗(yàn)，梳理一下體系式思維的要點(diǎn)。1、不依賴能力與感性。人的能力越強(qiáng)，就越不擅長(zhǎng)依賴體系。但問(wèn)題的關(guān)鍵是，能力是有邊界的，邊界范圍內(nèi)的工作，其效率和質(zhì)量的提升，靠的其實(shí)不是我們錯(cuò)誤以為的能力大小，而是效率和技巧的應(yīng)用。同樣的時(shí)間或者資源限制下，效率越高，彰顯出來(lái)的能力就越大。從這個(gè)角度講，有效利用體系式思維，其實(shí)可以擴(kuò)大自己的能力邊界。2、不依賴意志力。人的天性是懶惰的。誠(chéng)如上面所說(shuō)的，如果你不給自己限制寫(xiě)郵件和回復(fù)郵件的行數(shù)，你就會(huì)自由發(fā)揮，不受限制，越寫(xiě)越長(zhǎng)，其實(shí)這是一種時(shí)間和資源的浪費(fèi)。同理，如果你不限制自己回復(fù)郵件的時(shí)間，你肯能會(huì)拖長(zhǎng)回復(fù)郵件的時(shí)間，從而影響到別人和自己的工作效率和質(zhì)量。所以，設(shè)置起碼底線，束縛住自己不良的習(xí)慣，盡量發(fā)揮出自己好的東西，有助于我們降低對(duì)