精品資料（2021-2022年收藏）江蘇杰創(chuàng)科技有限公司標書制作作業(yè)指導書

1、標書制作作業(yè)指導書二0一一年七月發(fā)布修訂記錄日期版本說明作者2011.7.201.0初稿發(fā)布 審核： 批準： 日期：1 編寫目的通過編制標書制作的作業(yè)指導流程，明確標書制作過程中的職責，確保每一份標書能滿足客戶要求及市場需求，確保每一份標書在技術上的可行性、針對性和先進性，確保每一份標書的方案建議、系統(tǒng)配置及商務報價的合理性使我公司為用戶提供的標書規(guī)范化。2 適用范圍適用于公司所有項目標書的申請、分解、設計、評審、制作和管理的全過程。3 職責3.1 市場營銷部主管指定標書的總負責人。總負責人對標書進行總審。營銷經(jīng)理對標書的商務報價部分進行審核。3.2 營銷經(jīng)理負責提供詳細的客戶需求與背景資料。

2、及與客戶商討確定標書商務條款。同供應商的協(xié)商提供代理資質證明。負責商務報價部分的制作。營銷經(jīng)理可任標書的總負責人。3.3 標書制作員根據(jù)標書需求負責提交標書制作申請單，負責標書分解依據(jù)標書要求擬制公司簡介、授權委托書，準備相應的資質文件。負責收集標書各部分的電子文件進行組合排版、印劇、裝訂、用印工作。協(xié)助營銷經(jīng)理進行小簽。標書制作完畢以后的收檔和傳遞。3.4 產(chǎn)品事業(yè)部助理負責標書制作申請單的處理，并負責向營銷經(jīng)理解釋標書的技術部分在制作過程中出現(xiàn)的問題及延期原因。3.5 產(chǎn)品事業(yè)部助理負責在限定時間內制作標書的方案建議書、技術應答、配置和建議報價等，對制作過程中出現(xiàn)的問題填寫問題記錄表或上報

3、領導進行協(xié)調處理。部門經(jīng)理助理負責對本部門提供的標書內容進行評審。3.6 市場營銷部經(jīng)理助理負責監(jiān)督標書制作任務的執(zhí)行情況。3 .7 對于項目招投標的前期準備，市場營銷部經(jīng)理助理負責基本資料和資質的準備并對投標后公司內部相關人員對投標文件進行自查，以便加速客戶澄清的反應時間和及時了解投標文件中可能存在的問題。4 工作流程說明4.1標書分解4.1.1 標書制作員接到營銷經(jīng)理提出的標書制作請求后，協(xié)助營銷經(jīng)理填寫標書制作申請單發(fā)送至相關部門。4.1.2標書制作的一般內容、制作責任部門或責任人及審核人： 公司簡介：標書制作員負責，經(jīng)理助理審核，標書總負責人終審。 資質文件：標書制作員負責，經(jīng)理助理審

4、核，標書總負責人終審。 授權委托書：標書制作員負責，經(jīng)理助理審核，標書總負責人終審。 成功案例：經(jīng)理助理負責提供案例信息，標書制作員配合收集相關資料，標書總負責人終審。 技術應答：各事業(yè)部負責，部門經(jīng)理審核，標書總負責人共同審核。 配置：各事業(yè)部負責，部門經(jīng)理審核，標書總負責人終審。 商務報價：營銷經(jīng)理負責，市場部經(jīng)理審核。對于重點項目還需請總經(jīng)理確認。 組合排版：標書制作員負責，經(jīng)理助理審核，標書總負責人終審。 印刷裝訂：標書制作員負責，經(jīng)理助理審核，標書總負責人終審。 用?。簶藭谱鲉T負責，經(jīng)理助理審核，標書總負責人終審。 小簽：銷售人員負責，標書制作員配合，標書總負責人審核。4.2標書制

5、作4.2.1開始制作標書時，須查閱標書制作申請單是否提供了必要的用戶需求與背景資料，如不完全馬上與營銷經(jīng)理或通過營銷經(jīng)理與客戶聯(lián)系，取得較完全的用戶需求資料。4.2.2各事業(yè)部技術部根據(jù)客戶需求設計技術方案，依照“標準建議書范本”和“標準報價范本”作出相應的方案建議書、配置報價清單。4.2.2.1“標準建議書范本”應至少包含前言、業(yè)務功能、模塊結構、網(wǎng)絡結構、各主要系統(tǒng)功能的實現(xiàn)、計費和結算、后臺管理、聯(lián)網(wǎng)及漫游、性能指標等內容；“標準報價范本”包含我公司各主要產(chǎn)品報價明細的總集合。4.2.2.2“標準范本”都是經(jīng)過各相關部門審核通過的，其維護和管理由市場營銷部經(jīng)理助理負責。如對范本有修改，需

6、記錄下修改內容，由市場營銷部經(jīng)理簽字認可后方能修改，并保留此修改記錄。4.2.3標書制作員在制作過程中如遇到問題可直接向相關營銷經(jīng)理咨詢或上報主管，確實無法解決的問題，填寫問題記錄表，由主管簽署意見交總經(jīng)理協(xié)調解決，同時問題提出人也負責跟蹤問題解決情況，并繼續(xù)完成標書制作任務。4.2.4 標書制作員應及時通報標書制作情況及延遲完成原因，市場營銷部經(jīng)理助理及時登記并進行跟催。4.3 標書審核4.3.1 審核要點：4.3.1.1商務方面： 到貨能力能否保證 到貨時間能否滿足用戶要求 回款時間和比例是否合理 毛利率是否合理 產(chǎn)品保修期是否合理 雙方責任是否合理 其他特殊條款4.3.1.2法務方面：

7、標書主體是否合格 標書標的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量標準、外包裝要求等是否明確及整個懷書中的有關約定是否一致 標書中貨物的交付時間、地點是否明確 標書中有關運費、保險費的負擔是否明確、合理。 標書中貨物風險、所有權轉移的約定是否合理 付款期限及金額是否明確，付款條件是否合理 貨物驗收的期限、內容、標準以及相關責任是否明確、合理 貨物的保修條款是否明確、合理，與供應商給舉方的承諾間是否存在差距 培訓及其他售后服務是否明確、合理 違約責任是否對等、合理，對方的主要義務是否有違約責任條款約束，我方違約責任中是否含有間接損失、是否定有上限 爭議解決及法律適用條款是否合理或對我方有利 有關標書中解除

8、、變更、補充等的約定是否合理 附件是否齊備，正文、附件約定是否保持一致 標書內容是否違反相關法律法規(guī)，是否存在重大誤解或顯示公平 標書的簽字蓋章是否有效 標書的文字表述是否存有歧義或無法理解 除以上項目外的其他法律風險4.3.1.3 技術方面： 第三方應用軟件 所需要的硬件環(huán)境，是否需要費用 所需要的系統(tǒng)軟件環(huán)境，是否需要費用（如果系統(tǒng)軟件是自由軟件，由誰負責維護？硬軟件環(huán)境由誰提供？) 是否涉及到第三方對軟件的改造（如果涉及到第三方對軟件的改造，是否已和第三方確認） 軟件升級和維護是否為免費 驗收安排是否和客戶確認 付款方式是否和（我方與客戶方的）合同一致，符合背對背的要求 技術方案是否和（

9、我方一與客戶方的）合同一致，符合背對背的要求維護時間 標書半正文、產(chǎn)品清單及（我方與客戶方的）合同免費維護期是否一致聲 主機、硬件、網(wǎng)絡等 是否滿足客戶技術要求 設備列表是否完整，與客戶技術要求及技術方案保持一致4.3.1.4總審： 標書是否能夠滿足客戶所提需求。 標書條款文字是否通順，言之成理。 所提供的附帶文件是否齊全。 公司技術上是否能夠支持。 設備配置、軟件配備是否合理。 價格復核是否正確無誤。4.3.2各部門制作完成的標書初稿應針對審核要點進行自行檢查，之后再連同標書分解評審記錄表一同交相應的審核人或終審人進行審核。審核人也需依據(jù)標書要求及審核要點對標書進行審核，并在標書分解評審記錄

10、表中記錄審核意見。若審核人外出，則指定臨時審核人審核或以電話評審方式進行審核。若審核通不過，提出修改意見后，交回相應的標書負責人修改，再照以上步驟進行。4.3.3 標書總負責人負責標書的最終總審工作。對于重點項目還需請總經(jīng)理確認。4.4 排版、裝訂、歸檔4.4.1 審核通過后，各部門應在第一時間把標書的電子文檔和標書分解評審記錄表一同交到標書制作員進行組合排版，標書制作員根據(jù)標書的重要級別進行印刷裝訂。4.4.2 標書制作員最后將封裝好的標書按照營銷經(jīng)理的要求傳真或特快專遞給相應人員或根據(jù)營銷經(jīng)理要求以電子郵件的形式發(fā)送出去，并做好登記。發(fā)出的標書應保證質量，要滿足營銷經(jīng)理及客戶的需求。4.4

11、.3標書制作員負責把標書最終的電子版和簽署完成的標書分解評審記錄表 一同交市場營銷部經(jīng)理助理歸檔。并在標書制作申請單中登記標書完成時間及情況。5 相關支持性文件附件1 標書制作申請單編號：申請部門申請人申請時間申請制 作內容標書 授權書 完成時間背景資料招標方項目名稱聯(lián)系方式投標截止時間制作需求公司簡介 資質文件 成功案例 技術文件 商務報價投標產(chǎn) 品信息產(chǎn)品名稱規(guī)格型號生產(chǎn)單位 技術指 標要求其它要求制表： 審核： 批準： 日期：附件2問題記錄表編號：招標方項目名稱負責人標書申請單編號遇到問題描述 解決辦法備注制表： 審核： 批準： 日期：附件3標書分解評審記錄表編號： 序號：項目名稱招標方

12、產(chǎn)品名稱聯(lián)系電話項目總價申請人項目概況：部門評審內容評 審 意 見簽名日期市場營銷部基本條款是否合理、明確？顧客資金是否到位及資信程度事業(yè)部技術、工期、分包方等方面的能力、人員配備和現(xiàn)場管理能力綜合計劃部設備、材料供應能力、質量、安全、文明施工管理能力與標書/合同不一致的要求解決認可（可另附底）總經(jīng)理/經(jīng)理審批意見：簽名： 年 月 日記錄： 日期： 年 月 日附件4法人代表授權書XXXX有限責任公司：江蘇杰創(chuàng)科技有限公司（投標人全稱）法人代表 XXX 授 權 （全權代表姓名）為全權代表，參加貴公司組織的 項目（招標編號）招標活動，全權處理招標活動中的一切事宜。法人代表（簽 字）：全權代表（簽字

13、）：投標人全稱：（公章）全權代表姓名：職 務：銷售經(jīng)理詳細通訊地址：江蘇金湖工業(yè)園區(qū)同泰大道288號郵 政 編 碼：211600傳 真 話件5開 標 一 覽 表招標編號： 項目名稱： 序號貨物名稱投標貨物價（元）制造廠家1234567合計投 標 人（蓋章）：全權代表（簽字）：附件6技術服務費 單位：元號內 容人日數(shù)單價總價備注1供方現(xiàn)場技術人員服務費無2其他無合計無投 標 人（蓋章）：全權代表（簽字）：附件7運 保 費 單位：元序號內 容價 格備注1運輸費2大件運輸措施費3保險費4其他合計無投 標 人（蓋章）：全權代表（簽字）：附件8

14、技術規(guī)格偏離表招標編號：JXJS-TE-2009-055 項目名稱： 印尼TANJUNG ENIM燃煤電廠工程 序號貨物名稱數(shù)量招標文件技術規(guī)格、要求投標文件對應規(guī)格備 注無無無無無投 標 人（蓋章）：全權代表（簽字）：附件9商務偏離表序號報價文件詢價文件條目簡要內容條目簡要內容無無無無投 標 人（蓋章）：附件10關于資格的聲明XXXXXXXXX有限責任公司：關于貴方 XXXX 年 XX 日第XXXXXXX （招標編號）投標邀請，本簽字人愿意參加投標，提供招標貨物一覽表中規(guī)定的 （序號） （貨物名稱），并證明提交的下列文件和說明是準確的和真實的。1我方的資格聲明正本一份，副本一份。2本簽字人確

15、認資格文件中的說明是真實的、準確的，并附有我方銀行（銀行名稱）出具的資信證明。投 標 人（蓋章）：全權代表（簽字）：附件11制造商的資格聲明1名稱及概況：(1) 制造商名稱： (2) 總部地址： 郵編： 電 話： 傳真： (3) 成立日期或注冊日期： (4) 實收資本： (5) 最近資產(chǎn)平衡表（到 XXXX年XX月時為止）固定資產(chǎn)： 萬元 流動資產(chǎn)： 萬元 長期債務： 流動債務： 萬元 凈 值： 萬元 (6) 主要負責人姓名： 2近三年的年營業(yè)總額年度國內出口總額3近三年國內外主要用戶的名稱和地址：用戶名稱和地址、郵編貨物名稱a. 出口銷售無b. 國內銷售見業(yè)績表4其它情況（年表、組織、機構等）： 茲證明上述聲明是真實、正確的，并提供了全部能提供的資料和數(shù)據(jù)，我們同意遵照貴方要求出示有并證明文件。授權代表簽字： 授權代表職務： 電話： 傳真： 附件12投標單位情況表投標單位