推行項(xiàng)目管理信息化 提高項(xiàng)目管理水平(1)

1、推行項(xiàng)目管理信息化 提高項(xiàng)目管理水平(1)    項(xiàng)目是建筑施工企業(yè)最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)單元，是以單體項(xiàng)目為對(duì)象，以工程項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、安全、文明施工、成本等目標(biāo)為主要內(nèi)容的生產(chǎn)組織管理。項(xiàng)目管理的過(guò)程就是整體分解和結(jié)合統(tǒng)一的過(guò)程。項(xiàng)目管理的突出特點(diǎn)是項(xiàng)目本身作為一個(gè)組織單元，圍繞項(xiàng)目需求來(lái)組織資源，避免了資源的閑置和浪費(fèi)，“用最少的人干最多的事”。項(xiàng)目管理一般是采用矩陣型的組織結(jié)構(gòu)，可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化，并能根據(jù)項(xiàng)目生命周期各個(gè)階段的具體需要，適時(shí)調(diào)整組織的配置，以保障工作和組織的高效、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。為了提高我公司項(xiàng)目管理水平和

2、成本控制能力，作為信息化系統(tǒng)的重要組成部分，公司信息管理部從2003年8月選擇了與中國(guó)建筑科學(xué)研究院下屬軟件公司PKPM協(xié)同開發(fā)了上海市安裝工程有限公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)，目前已進(jìn)入了項(xiàng)目組試點(diǎn)階段。 1、項(xiàng)目管理信息化的重要性1.1 項(xiàng)目管理遇到的問(wèn)題在實(shí)際工作中我們往往發(fā)現(xiàn)，有的項(xiàng)目已經(jīng)施工一段時(shí)間了，但圖紙還沒(méi)有完成，為了避免造成項(xiàng)目延期，于是在沒(méi)有預(yù)算的情況下材料和人工就已經(jīng)到位并進(jìn)行施工，個(gè)別項(xiàng)目甚至在工期進(jìn)行到了將近一半都無(wú)法得到完整的圖紙。長(zhǎng)此以往，會(huì)對(duì)以后的項(xiàng)目進(jìn)行造成無(wú)法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來(lái)控制項(xiàng)目成本，但是這些剛性的規(guī)章制度在實(shí)施過(guò)程中執(zhí)行不力。既然依

3、靠員工自身無(wú)法推行，所以就需要一套成熟的系統(tǒng)的信息化工具來(lái)執(zhí)行，通過(guò)電腦來(lái)規(guī)范這些過(guò)程，目的是使項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程更加透明、規(guī)范、科學(xué)，從而達(dá)到有效控制項(xiàng)目成本的目的。1.2 成本控制是項(xiàng)目管理信息化重點(diǎn)在項(xiàng)目管理中成本控制是最大的問(wèn)題也是公司和項(xiàng)目部所最重視的，其中材料成本在整個(gè)項(xiàng)目成本中占的比重約為80%，能否對(duì)材料進(jìn)行有效的管理可以說(shuō)是項(xiàng)目資金運(yùn)作的關(guān)鍵。還有，例如：施工任務(wù)書的編制，很多項(xiàng)目不按照要求進(jìn)行人工結(jié)算，而將“領(lǐng)料”作為結(jié)算人工的方式，然后再根據(jù)“結(jié)算”的結(jié)果重新制作施工任務(wù)書。這種“以領(lǐng)代耗”的方式一直是項(xiàng)目管理中一個(gè)長(zhǎng)期存在的弊病。由此造成的結(jié)果是管理流程嚴(yán)重顛倒，原本管理思

4、想中的“事先控制”儼然變成了“事后匯總”。項(xiàng)目管理軟件開發(fā)的重點(diǎn)就在于控制成本，主要有以下幾點(diǎn)：控制工程直接成本：材料成本、人工費(fèi)、機(jī)械費(fèi)。加強(qiáng)質(zhì)量管理，控制質(zhì)量成本。質(zhì)量成本是指項(xiàng)目為保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量而支出的一切費(fèi)用，降低這一部分的費(fèi)用同樣可以大大提高成本控制能力。組織連續(xù)、均衡有節(jié)奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。加強(qiáng)項(xiàng)目資料的及時(shí)整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時(shí)間，而且可以在遇到糾紛時(shí)及時(shí)索賠，從而降低成本。1.3 提高員工管理能力，規(guī)范施工體系在許多項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部的員工工作自覺性不夠，其實(shí)這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項(xiàng)目部成員對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行情況

5、不了解，導(dǎo)致了項(xiàng)目工作人員不知道近期要做什么，這樣就加重了項(xiàng)目經(jīng)理的工作量，同時(shí)讓業(yè)主覺得施工情況比較混亂。推行項(xiàng)目管理信息化，就是為了通過(guò)軟件規(guī)范項(xiàng)目管理的各個(gè)分部分項(xiàng)，明確告訴項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)該做什么和必須做什么。整個(gè)信息化的目的就是讓公司項(xiàng)目管理理念形成一種統(tǒng)一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說(shuō)是公司在施工過(guò)程中的企業(yè)文化。當(dāng)公司在完成信息化項(xiàng)目管理后，在工作中員工可以通過(guò)相應(yīng)的輔助手段清楚地明確當(dāng)前的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)。而當(dāng)項(xiàng)目部所有的人都明確了工作后，項(xiàng)目經(jīng)理也可以有更多的時(shí)間處理其他事務(wù)，這樣同樣可以減少生產(chǎn)成本、提高效益，并且樹立公司規(guī)范管理的形象。2、項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件2.1

6、 項(xiàng)目管理軟件設(shè)計(jì)開發(fā)理念項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜的多方位的行為活動(dòng)，項(xiàng)目管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成的。一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作除了材料、人員的管理，還有大量的計(jì)劃進(jìn)度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術(shù)，卻也同樣地繁瑣和重要。對(duì)這些工作，我們?cè)O(shè)置了相應(yīng)的工作模塊，提供了詳實(shí)的數(shù)據(jù)資料和各類表單。將原來(lái)的大量文字材料和表格整合為一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單明了的模塊。從開發(fā)的目的以及項(xiàng)目管理的概念來(lái)看，我們開發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的重點(diǎn)是創(chuàng)造一個(gè)能有效控制項(xiàng)目成本，規(guī)范人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預(yù)算為管理基礎(chǔ)，先確定項(xiàng)目管理人員權(quán)限與工作，明確每個(gè)項(xiàng)目人員的工作責(zé)任和權(quán)限，然后由各個(gè)施工員完成自己的分

7、部預(yù)算構(gòu)成主預(yù)算，以主預(yù)算為項(xiàng)目開始以及系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，通過(guò)系統(tǒng)限定強(qiáng)制預(yù)算（軟件設(shè)定每個(gè)項(xiàng)目在進(jìn)行初始必須有預(yù)算，否則無(wú)法進(jìn)行）的必要性，有效保障項(xiàng)目的成本不會(huì)超出預(yù)算。雖然在發(fā)生預(yù)算需要變化的情況下，可以通過(guò)各種簽證單來(lái)修正，但是嚴(yán)格的條件限定和數(shù)據(jù)交換也可以清楚地記載每一筆發(fā)生的成本變動(dòng)，并通過(guò)名為“成本管理”的模塊迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項(xiàng)目的每一分錢都記得明明白白。在主預(yù)算完成后，預(yù)算之后的每一筆進(jìn)料領(lǐng)料都直接與主預(yù)算進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，材料的每次入庫(kù)和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時(shí)候項(xiàng)目的材料和人工成本都一目了然。嚴(yán)格限定了

8、領(lǐng)料工作和預(yù)算以及領(lǐng)料計(jì)劃之間的關(guān)系，讓預(yù)算外的領(lǐng)料不能通過(guò)，從管理的角度堵住了超支領(lǐng)料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費(fèi)。當(dāng)然，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)有許多不確定因素而造成計(jì)劃不斷變更。從綜合試點(diǎn)項(xiàng)目組的要求以及我們現(xiàn)場(chǎng)了解到的情況，我們?cè)O(shè)計(jì)了施工任務(wù)更改單這樣一個(gè)組件。在明確項(xiàng)目管理人員的權(quán)責(zé)后，可以對(duì)預(yù)算的內(nèi)容和使用量進(jìn)行更改，確?，F(xiàn)場(chǎng)情況變動(dòng)后的領(lǐng)料或人工調(diào)用能夠順利完成并將此件發(fā)生的信息記錄下來(lái)。雖然這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的小部件，但卻使整個(gè)系統(tǒng)以預(yù)算為基礎(chǔ)的設(shè)計(jì)思想變得更為靈活而非死板。由于項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用了人員權(quán)限與身份認(rèn)證統(tǒng)一的登錄方式，規(guī)范了人員的工作，明確了每個(gè)人的工作職責(zé)。我們將

9、完整的項(xiàng)目管理過(guò)程分解為若干的部分并對(duì)應(yīng)相應(yīng)的模塊，通過(guò)管理員的分配為這些工作模塊設(shè)置確定的工作負(fù)責(zé)人。2.2 軟件的結(jié)構(gòu)和流程 上安項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一個(gè)基于C/S結(jié)構(gòu)的軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)。它以一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目為運(yùn)作單位，只要有一臺(tái)能擔(dān)當(dāng)主機(jī)的計(jì)算機(jī)就可以開展工作，客戶機(jī)的數(shù)量不限，人員可以在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上使用系統(tǒng)。在完成了系統(tǒng)安裝后，我們需要進(jìn)行項(xiàng)目人員與權(quán)限的配置。這個(gè)步驟可以確定項(xiàng)目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權(quán)限。采用兩層權(quán)限分配，即一層對(duì)項(xiàng)目的管理人員（一般可認(rèn)為是項(xiàng)目經(jīng)理）賦予其對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的管理內(nèi)容；二層由該項(xiàng)目管理人員對(duì)項(xiàng)目實(shí)際中的3大員等各類人員進(jìn)行更細(xì)致的工作

10、分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行。項(xiàng)目管理系統(tǒng)分為：成本管理、合同管理、勞動(dòng)力管理、計(jì)劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃、安全管理、質(zhì)量管理以及統(tǒng)計(jì)分析10個(gè)主要功能部分。其中合同管理、勞動(dòng)力管理、計(jì)劃管理、物資管理、施工預(yù)算為整個(gè)系統(tǒng)的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進(jìn)度管理、安全管理、質(zhì)量管理五大輔助工具模塊。2.2.1 系統(tǒng)主要管理流程基礎(chǔ)信息與數(shù)據(jù)的錄入：這部分工作是所有后續(xù)工作的前提，由管理員建立項(xiàng)目人員并分配相應(yīng)的權(quán)限，然后在“合同管理”部分確定項(xiàng)目中的承包、分包關(guān)系。這樣我們就可以在系統(tǒng)中確立一個(gè)項(xiàng)目的基本結(jié)構(gòu)和工作情況。接著

11、通過(guò)“施工預(yù)算”生成或?qū)胍环菔┕た傤A(yù)算，在“計(jì)劃管理”中通過(guò)生成單位工程登記表、分部分項(xiàng)登記表確定該項(xiàng)目的工作并將分包合同與分部分項(xiàng)建立關(guān)聯(lián)。至此我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，一個(gè)項(xiàng)目開工前的準(zhǔn)備工作已經(jīng)完全在系統(tǒng)中就緒了。供應(yīng)商管理：在完成了基本信息和預(yù)算錄入后，我們應(yīng)該確定項(xiàng)目中的供應(yīng)商和分包商。首先，供應(yīng)商的管理步驟如下：根據(jù)公司每年提供的合格供應(yīng)商名冊(cè)的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式；在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”導(dǎo)入這些供應(yīng)商。在檢查補(bǔ)充數(shù)據(jù)確保其無(wú)誤后便可錄入合格供應(yīng)商錄入表，并供項(xiàng)目挑選合作；項(xiàng)目中臨時(shí)需要合作的一次性供應(yīng)商則可通過(guò)填寫“一次性合格供方報(bào)審表”，審批后同樣錄入合格供應(yīng)商錄入表。分包

12、商管理：根據(jù)公司每年的合格分包商名冊(cè)整理出符合格式要求的EXCEL表格；在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”中導(dǎo)入分包商數(shù)據(jù)并檢查補(bǔ)充確保無(wú)誤后便可錄入“勞動(dòng)力管理”中的“合格分包商錄入表”并供項(xiàng)目選擇合作；在項(xiàng)目中臨時(shí)需要合作的一次性分包商在填寫“一次性分包申請(qǐng)表”經(jīng)審批后也可以錄入為合格分包商錄入表。材料的要料和采購(gòu)：在項(xiàng)目正式開始后，我們可以通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)來(lái)管理和控制材料。首先在各分部分項(xiàng)的月要料計(jì)劃表中選擇要完成的分部分項(xiàng)，結(jié)合先前的預(yù)算數(shù)據(jù)，分別生成各分部分項(xiàng)的月要料計(jì)劃。然后根據(jù)其中所包含的甲供/乙供信息，分別生成甲供/乙供月要料計(jì)劃匯總表并根據(jù)此表生成計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。這樣，我們就可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)

13、計(jì)劃的合理性和必要性判斷并控制采購(gòu)，避免了預(yù)算不清造成的根據(jù)當(dāng)時(shí)需求進(jìn)行采購(gòu)，導(dǎo)致最后賬目不清，重新“補(bǔ)做預(yù)算”的情況。流程如圖4：材料的現(xiàn)場(chǎng)管理：材料管理是項(xiàng)目成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無(wú)疑就是現(xiàn)場(chǎng)的領(lǐng)料管理。在系統(tǒng)中，我們將各分部分項(xiàng)的預(yù)算導(dǎo)入，由于預(yù)算中的材料編號(hào)和名稱經(jīng)常不按標(biāo)準(zhǔn)格式填寫，直接生成材料數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)各種問(wèn)題，導(dǎo)致系統(tǒng)管理混亂，故我們需要先對(duì)這些材料進(jìn)行分類。在“基礎(chǔ)信息維護(hù)”中的“物資基礎(chǔ)信息”界面，我們可以看到先前導(dǎo)入的預(yù)算中的材料和一個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的材料類別，只需將各種預(yù)算中的材料進(jìn)行拖放就可以對(duì)其進(jìn)行歸類。我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，施工員往往在一個(gè)項(xiàng)目中接觸到

14、的材料類別并不很多，而且經(jīng)常重復(fù)。但每次填寫卻都需要在龐大的材料庫(kù)中查找某一種材料。為此我們?yōu)椴牧显O(shè)計(jì)了“助記碼”，在歸類的過(guò)程中我們可以通過(guò)“助記碼”來(lái)指定一種材料，在后面的操作中只要輸入簡(jiǎn)單的助記碼就可以立刻指定相應(yīng)材料，對(duì)材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統(tǒng)的易用性。至此，完成了材料維護(hù)的工作。（注：材料歸類完成后，物資管理中的庫(kù)存材料金額收發(fā)存表便可自動(dòng)正確生成。）而今后現(xiàn)場(chǎng)材料的出入庫(kù)都需要通過(guò)填寫入庫(kù)單（甲/乙供）、領(lǐng)料單（計(jì)價(jià)/未計(jì)價(jià)）、退料單等會(huì)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的系統(tǒng)表單才能進(jìn)行，嚴(yán)格地把握了現(xiàn)場(chǎng)材料的使用。從項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)掌握的情況來(lái)看，大部分項(xiàng)目在材料領(lǐng)用方面的管理都有很多不足

15、之處。多數(shù)是由于預(yù)算不明確，領(lǐng)料往往缺乏控制，為了保持工程進(jìn)度，只要來(lái)領(lǐng)就給料，在項(xiàng)目竣工時(shí)往往會(huì)發(fā)現(xiàn)支出很多不必要的材料費(fèi)用，領(lǐng)料計(jì)劃成為了一張過(guò)后再補(bǔ)的統(tǒng)計(jì)證明。而項(xiàng)目施工員本身也經(jīng)常因?yàn)楣ぷ髅β祷蚱渌鞣N原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領(lǐng)料單交給施工員簽字。從管理的角度來(lái)說(shuō)這顯然是存在問(wèn)題的，首先施工員在領(lǐng)料的同時(shí)不可能清楚地記得各次累計(jì)的領(lǐng)料量，只有在登帳的時(shí)候才能發(fā)現(xiàn)，所以，施工員每次在使用的時(shí)候也不會(huì)特別注意節(jié)約材料，反正每次領(lǐng)料都沒(méi)有問(wèn)題，就無(wú)所謂什么領(lǐng)料計(jì)劃和合理使用材料了。同時(shí)由于材料員在項(xiàng)目中不可能時(shí)時(shí)做出準(zhǔn)確的材料出入庫(kù)的匯總帳目，項(xiàng)目經(jīng)理也比較難以在發(fā)生問(wèn)題

16、后解決。使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的主要目的之一就是規(guī)范化收發(fā)料，在每次收料和發(fā)料的同時(shí)都記錄數(shù)據(jù)并實(shí)時(shí)匯總，在使用材料的范圍，也作出了以下嚴(yán)格的控制。首先，必須是材料預(yù)算中有的，如果沒(méi)有可以通過(guò)“基礎(chǔ)信息維護(hù)”部分建立相應(yīng)的材料類別關(guān)系對(duì)材料分類。然后根據(jù)甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫(kù)驗(yàn)收和乙供材料驗(yàn)收入庫(kù)。其次，在實(shí)際使用中，甲乙分別填寫各自的領(lǐng)料單領(lǐng)料，而在這一操作的同時(shí)，庫(kù)存材料的數(shù)量也會(huì)相應(yīng)地變化。由于這一切都是在系統(tǒng)中完成的，而且數(shù)據(jù)間有著絕對(duì)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，任何超出預(yù)算的領(lǐng)料除非專門的審核否則不能進(jìn)行，這就對(duì)領(lǐng)料數(shù)量的上限有了約束。加上月需求計(jì)劃的限制，從而相對(duì)嚴(yán)格地控制了施工用料的精確數(shù)量。再次，對(duì)于項(xiàng)目部材料管理人員權(quán)限主要是由項(xiàng)目部的材料員負(fù)責(zé)，施工員可以根據(jù)工程要求開領(lǐng)料單至材料員處領(lǐng)料，在系統(tǒng)中所有的權(quán)限都是由項(xiàng)目系統(tǒng)管理員分配的，一般情況下，在整個(gè)材料