時間管理培訓PPT課件

1、1課程目標 objective 建立有效的時間管理概念 找到制約提高成效的障礙 學會優(yōu)先管理 建立有效的時間管理系統(tǒng) 學習相應的時間管理技術第1頁/共52頁2課程內容 content 第一章為何忙亂 第二章時間那里去了 對時間的分析 第三章時間管理原則 第四章時間管理的改進方法第2頁/共52頁3我一直都在抱怨時間。 忙的時候覺得時間太少，閑的時候又覺得時間太多。-Queen Charlotte 1796-1817引言引言第3頁/共52頁4第一章為何忙亂第4頁/共52頁5現(xiàn)狀 BUSINESS（工作） PERSONAL（個人） CONSEQUENCES（后果）第5頁/共52頁6時間管理的殺手 優(yōu)

2、先順序不明確/危機管理 電話打擾 缺乏優(yōu)先/目標 貪多嚼不爛 不速之客 無效授權 桌面雜亂無章/找不到東西 缺乏自律/拖延 不會說不 會議第6頁/共52頁7第二章 chapter two時間那里去了- 對時間的分析第7頁/共52頁8分析一下 你的時間價值有多少? 哪些時間該花?哪些時間不該花? 哪些可花可不花? 別人如何浪費了我的時間? 如何排除? 我處理事情的順序是, 處理事情真的要花那么長的時間嗎? 能不能縮短? 哪些是是非常緊急的, 需要馬上處理的? 我是否進行了充分的授權? 每次會議都是必須的嗎? 每次會見都是必要的嗎? 第8頁/共52頁9分析一計算你的時間價值第9頁/共52頁10分析

3、一的啟示 你的每一天,每一分鐘,每一小時都有很大價值. 錢是一分一分掙來的, 當你浪費了多少時間, 你就浪費了多少錢 規(guī)劃你的時間, 將有限的寶貴的時間用在可以產生最大收益的活動上. 第10頁/共52頁11分析二你的壓力大嗎？第11頁/共52頁12癮性問題的共同癥狀(1) 一定會出現(xiàn)一種可以預見的感受(2) 會成為吸引你所有注意力的主要焦點(3) 能夠短暫消除所有痛苦和其他的負面感覺(4) 能夠產生一種人為的自我重要權威控制安全親密和成就的感覺第12頁/共52頁13分析三:時間記錄表 (見練習頁)第13頁/共52頁14每日計劃PLAN THE NEXT D，BYOU LTHE OFFICE在你

4、辦公室前，計劃天的工作。DO THE ，DELEGATE THE 。做的事情把的事情授權出去第14頁/共52頁15分析三的啟示 有較多時段記不起來做什么的話, 說明問題嚴重. 每天安排20%的法定時間作為機動的, 這種方法讓你覺得每個小時都是截止期限 如想進一步精確計算, 可以對比計劃用時/實際用時, 及浪費的時間和原因, 第15頁/共52頁16分析四:授權分析 為什么沒有授權? 按照授權程度分類你的工作, _第16頁/共52頁17分析四的啟示 下屬不會永遠沒有你做的好 授權會節(jié)省很多時間, 管理者要通過別人完成工作, 就必須花時間在輔導下屬上 授權讓你有更多時間做更重要的事情 第17頁/共5

5、2頁18分析五:會議分析 分析會前準備情況 分析會議過程 會后分析 第18頁/共52頁19黃金規(guī)則從結果出發(fā)BEGIN WITH THE END IN MIND第19頁/共52頁20應變與制變決定命運的不是機會，而是你的選擇。CHOICE， NOT CHANCE DETERMINES DESTINY第20頁/共52頁21應變與制變 制變= 主動選擇+承擔責任 制變與應變 效率與成效 The enemy of the best is Good!第21頁/共52頁22引言第22頁/共52頁23第三章 chapter three時間管理原則第23頁/共52頁24原則一:帕雷托原則 20%80% AC

6、TIVITIESRESULTS 活動結果 20%的工作占整個工作的80%的價值 集中80%的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作第24頁/共52頁25帕雷托原則的核心帕雷托原則的核心第25頁/共52頁26帕雷托原則 80%的銷售額來自于20%的客戶 80%的電視時間用來收看20%你最喜歡的電視節(jié)目 80%的閱讀時間用在20%的報刊和雜志上 80%的外餐在20%你最喜歡的參觀中進行的 80%的請假是20%的員工請的 第26頁/共52頁27不遵循原則的誤區(qū) 面面俱到 都想做好 完全主義 都想做完 平均分配時間和精力第27頁/共52頁28練習一般做法一般做法按照二八定律按照二八定律

7、結果結果:忙碌忙碌結果結果:充裕充裕第28頁/共52頁29原則二:目標原則風不會偏愛沒有目的港的人NO WIND FAVORS HIM WHO HAS NO DESTINED PORT第29頁/共52頁30目標設定的原則 SMARTSpecific 具體而明顯的 Measurable 可衡量的Attainable 可達成的 Realistic 是實在的Time Limited 有時限的第30頁/共52頁31確立目標的7個步驟羅列好處障礙支持咨訊行動期限第31頁/共52頁32工作的分類(1)按緊急程度分 啟示 _(2)按重要程度分啟示 _第32頁/共52頁33原則三:優(yōu)先原則直接價值高度重要高度

8、緊迫間接價值高度重要低度緊迫高度緊迫低度重要少價值，但必要低度重要低度緊迫無價值，不必要第33頁/共52頁34你的優(yōu)先矩陣M1M2M3M4第34頁/共52頁35第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或將多數(shù)精力和時間做第二象限的工作 (3) 第一象限的工作，很多是由于沒按照第二象限工作法去做而產生(4)別被第三象限中的假象迷惑 (5) 制定計劃要根據(jù)第二象限(6) 80%的時間做第二象限的工作，20%做其他象限 第35頁/共52頁36制定輕重緩急計劃的結果(1) 把握自己的生活(2) 把自己的生活安排得井井有條(3) 幫你從管理危機中解脫出來(4) 縮短趕進度的時間(5) 減少

9、拖延和猶豫不決(6) 處理好工作負擔第36頁/共52頁37小組討論問題1. 我認為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進個人生活多做少做2. 我認為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進工作多做少做第37頁/共52頁384-D 法 D D D D第38頁/共52頁39提高效率的好習慣 制作待辦工作清單 每日待辦清單 項目待辦清單 長期待辦清單 決定優(yōu)先順序 制作并運用標準作業(yè)程序 依據(jù)身心狀態(tài)調整時間表 每天保持精力充沛 設計有生產力的工作空間第39頁/共52頁40第四章 chapter four時間管理的改進方法第40頁/共52頁41時間管理的改進方法l方法一方法一:消除不速之客消除不速之客l方法二方法

10、二:消除無效會議消除無效會議l方法三方法三: 有效計劃有效計劃l方法四方法四: 有效授權有效授權l(xiāng)方法五方法五: 克服拖延克服拖延 l方法六方法六:學會說學會說“不不”l方法七方法七:克服工作擱置克服工作擱置l方法八方法八: 文件堆積雜陳文件堆積雜陳l方法九方法九: 克服辦公桌雜亂克服辦公桌雜亂l方法十方法十: 自律自律第41頁/共52頁42小組討論原因分析原因分析改進方法改進方法第42頁/共52頁43清理桌面的步驟 建立3到5個檔案（根據(jù)你的情況） 根據(jù)4D原則整理所有文件 把”立即做“的工作一件件處理完 給待處理事件定下時間并相應存放文件 使用活頁文件 每日清理桌面第43頁/共52頁44善

11、用時間的好建議 TIPS 精力旺盛時，先做最重要的工作。 期刊和雜志的影響。 告知別人，如果你真的很忙。 減少出差。 試著早點起床 厭煩某項工作時，別強迫自己繼續(xù)做。 如果周末要工作，周六早上是很好的時機。第44頁/共52頁45吃大象原理第45頁/共52頁46享受工作！享受生活！l學習學習l生理生理l社會社會l工作工作: FLOW (心流心流)l家庭家庭l精神生活精神生活第46頁/共52頁47遠景預見未來的最佳途徑是創(chuàng)造未來THE BEST WAY TO PREDICT THE FUTURE IS TO INVENT IT計劃意味著把未來呈現(xiàn)在眼前，以便現(xiàn)在就為將來添磚加瓦PLANNING IS BRINGING THE FUTURE INTO THE PRESENT，SO THAT YOU CAN DO SOMETHING ABOUT IT NOW第47頁/共52頁48讓工作更快更好的10大秘訣 利用計算機 別做完美主義者 避免使自己承受成為創(chuàng)新者的壓力 在不同工作時間做變換 別浪費時間在還未接到的項目上 制定不隨意更改卻事宜的截止期限 保護并珍惜自己的時間 保持專心一致 制定生產目標 做自己喜歡做的事第48頁/共52頁49克服成功的障礙不做計劃就等于為失敗做計劃FAIL TO PLAN IS PLANNING TO FAIL成功的人無非是選擇做了不成功的人放棄不做的事情SU