培訓(xùn)需求分析的方法和工具

1、培訓(xùn)需求分析的方法和工具培訓(xùn)需求分析是企業(yè)培訓(xùn)的出發(fā)點，也是最重要的一步工作。如果需求分析不準確，就會讓接下來的培訓(xùn)偏離軌道，做無用功，浪費企業(yè)的人力、物力和財力，卻收不到應(yīng)有的效果。企業(yè)要進行有效的需求分析，就必須采取合適方法和工具，本文全面介紹了通常情況下培訓(xùn)需求分析使用的方法以及對應(yīng)的工具。一、需求分析的方法和工具1.1調(diào)研問卷法調(diào)研問卷法是最普遍也最有效的收集資料和數(shù)據(jù)的方法之一。一般由培訓(xùn)部門設(shè)計一系列培訓(xùn)需求相關(guān)問題，以書面問卷的形式發(fā)放給培訓(xùn)對象，待培訓(xùn)對象填寫之后再收回進行分析，獲取培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。調(diào)研問卷法進行培訓(xùn)需求分析，可以遵循以下五個步驟，見表1:表1調(diào)研問卷法的

2、實施步驟步驟內(nèi)容說明1制定調(diào)研計劃明確調(diào)研目標及任務(wù)，并具體化，調(diào)研才能緊緊圍繞目標展開2編制問卷調(diào)研問卷（表）是調(diào)研問卷分析法的基本工具，通常采用選擇題和問答題的方式（如表3-6所示）3收集數(shù)據(jù)發(fā)放調(diào)研問卷（表），并組織回收、整理4處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，將問題進行匯總、分析5得出結(jié)論根據(jù)分析結(jié)果得出結(jié)論，編寫調(diào)研se告，提交調(diào)查結(jié)果在設(shè)計調(diào)研問卷的問題時，應(yīng)該注意下幾個問題：1、問題盡量簡短，并注意使用簡單的、固定用法的術(shù)語，避免使用讀者不了解或者容易引起歧義的名詞；2、一個問題只涉及一件事，避免“結(jié)構(gòu)復(fù)雜”的問句；3、題目設(shè)計要簡單，不要使作答者作計算或邏輯推理；4、避免出現(xiàn)誘導(dǎo)答案的問題，保

3、證作答者完全陳述自己觀點。表2培訓(xùn)需求調(diào)研問卷例表姓名：部門：崗位：您對現(xiàn)在崗位的工作程序非常熟悉比較熟悉不太熟悉很不熟悉您對本行業(yè)的新知識非常熟悉比較熟悉不太熟悉很不熟悉以您現(xiàn)有的知識，您對您現(xiàn)在的工作非常勝任比較勝任不大勝任很不勝任備選課程培訓(xùn)需要程度很高高中低/、需要專業(yè)知識專業(yè)技能創(chuàng)新性思維目標管理成本管理時間管理溝通與表達技能會議管理與技巧團隊領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)作商業(yè)禮儀辦公室自動化心態(tài)培養(yǎng)和壓力管理潛能開發(fā)年月日備注：填表時在對應(yīng)的內(nèi)容下面用標明。1.2訪談法訪談法也是數(shù)據(jù)收集的一種重要方法。它是指為了得到培訓(xùn)需求的數(shù)據(jù)和信息，與訪談對象進行面對面交流的活動過程。這個過程不只是收集硬性數(shù)據(jù)，

4、比如事實、數(shù)據(jù)等，包括印象、觀點、判斷等信息。訪談法可以遵循以下幾個步驟進行，見表3:表3訪談法的實施步驟步驟內(nèi)容說明1訪談計劃確定訪談目的、項目，準備相關(guān)資料，確定相關(guān)人員名單2訪談預(yù)演進行訪談練習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時更正3談開始向訪談對象做簡單介紹，營造適合交流的訪談氛圍4收集數(shù)據(jù)通加訪談對象提問獲得信息，基本工具為訪談記錄表（如表4）5訪談結(jié)束對訪談內(nèi)容進行小結(jié)并讓訪談對象確認，重問沒有充分回答的問題6訪談總結(jié)整理訪談記錄表，總結(jié)訪談記錄并收集歸檔7訪談綜合對訪談資料進行總結(jié)，綜合訪談中的發(fā)現(xiàn)及結(jié)論表4訪談記錄例表訪談對象：職位：訪談人：訪談時間：具體問題訪談記錄員工的性格特征、個人

5、素質(zhì)如何員工特別出色的知識、技表現(xiàn)在什么方面工特別需要學(xué)習(xí)的知識和技ft有哪些員工對工作的熱忱、關(guān)心度如何員工有望取得的成績或者晉升的職務(wù)員工參加培訓(xùn)的意見和建議其他需要說明的內(nèi)容，注：記錄人：日p:1.3 現(xiàn)場取樣法現(xiàn)場取樣法一般較多使用于服務(wù)性行業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)查（如飯店、賣場等），是通過選取培訓(xùn)對象現(xiàn)場實際工作的部分片段進行分析，以確定培訓(xùn)需求的一種分析方法?，F(xiàn)場取樣法主要包括兩種形式：拍攝和取樣。拍攝是指在培訓(xùn)對象的工作環(huán)境中安裝監(jiān)控錄影機、攝像機等拍攝設(shè)備，對培訓(xùn)對象的現(xiàn)場工作過程進行實際拍攝，事后通過錄影帶進行觀察分析，得出培訓(xùn)需求結(jié)論。表5為拍攝樣板的示例。表5拍攝樣板例表拍攝對象

6、：拍攝地點：拍攝人：拍攝時間：年月日一一年月日是否隱蔽拍攝：口是口否分析項目員工表現(xiàn)艮務(wù)態(tài)度顧客反映必備工作實施情況勾通表現(xiàn)情況工作完成情況存在的問題H改善的內(nèi)容備注：制表人：日M：后期剪輯：存當(dāng)部門：取樣又分兩種形式：一種是“神秘訪客”，即由取樣人喬裝成顧客，在培訓(xùn)對象不知情的情況下與其進行溝通、合作或者買賣活動等，事后以取樣人對取樣對象工作表現(xiàn)的評價和分析為依據(jù)，確定培訓(xùn)需求；另一種是客戶錄音取樣，即選取培訓(xùn)對象與顧客對話的錄音6為取樣法的基本工具一一取樣分析為需求分析的依據(jù)，總結(jié)培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。表報告的樣板。表6取樣分析報告例表取樣對象：崗位：取樣人：*樣時間：取樣地點：取樣形式（

7、用標出）神秘訪客口客戶錄音取樣分析項目員工表現(xiàn)工作態(tài)度（業(yè)知識工作技能溝通能力作完成情況存在的問題擬改善的內(nèi)容產(chǎn)注：制表人：日M：1.4 觀察法觀察法多用于生產(chǎn)型或服務(wù)性行業(yè)，是指到培訓(xùn)對象的實際工作崗位上去了解其工作技能、態(tài)度、表現(xiàn)，以及在工作中遇到的主要問題等具體情況的一種方法。為了提高觀察效果，一般要設(shè)計一份觀察記錄表，以作為需求分析的參考依據(jù)，如表7所示：表8小組討論記錄例表觀察對象：e門：崗位：地點:觀察時間：觀察內(nèi)容記錄評價工作態(tài)度工作方法作熟練程度工作制度遵守（作溝通與協(xié)作靈活性與創(chuàng)新性工作效率作完成情況時間管理突發(fā)事件應(yīng)對,注：記錄1人：記,時間：1.5 小組討論法小組討論法是

8、指從培訓(xùn)對象中選出一部分有代表性且熟悉問題的員工作為代表，通過討論的形式調(diào)查培訓(xùn)需求信息。小組討論法的形式比較靈活，可以是正式的也可以是非正式的，可以通過頭腦風(fēng)暴、組織對照等多種方式進行。在小組討論開始之前，會議的組織者或主持人要事先確定討論的形式和內(nèi)容，以便有效地控制討論的方向和進度。會議一般會形成一份討論記錄表，如表8所示：討論時句：討論地點：1寸論形式：主持人：小組成員：討論主題：討論項目內(nèi)容結(jié)論（題一：可題二：問題二：問題四：，注：記錄人：日M：1.6 檔案資料法檔案資料法即利用現(xiàn)有的有關(guān)企業(yè)發(fā)展、組織目標、崗位工作、人員分析等方面的文件資料，對培訓(xùn)需求進行綜合分析的方法。由于檔案資料

9、信息紛雜，通常需要利用表格工具進行提煉歸納，如表9所示：表9資料信息歸納例表歸納人：歸納時間：歸納方式（用標出）：資料收集口資料整理資料份數(shù)：資料完整情況：資料信息分類內(nèi)容企業(yè)信息外部信息管理層信息部門信息崗位信息個人信息，注：卡理人：日期:1.7關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件法是指通過分析企業(yè)內(nèi)外部對員工或者客戶產(chǎn)生較大影響的事件，以及其暴露出來的問題，確定培訓(xùn)需求的一種方法。常見的典型事件如顧客投訴、重大事故等。表10給出了關(guān)鍵事件法的工具示例。表10關(guān)鍵事件收集例表員工姓部門：崗位：H問者：訪問時間：訪問地點："問背景陳述：巧向內(nèi)谷及其描述J作中遇到哪些重要事件事件發(fā)生的情境米取了怎樣的應(yīng)

10、對行動（件結(jié)果經(jīng)驗教訓(xùn)"析及評價,致事件發(fā)生的原因和背景員工的特別有效或多余的行為關(guān)鍵行為的后果kx自己能否支配或控制上述后果員工事件處理欠缺的方面什注：制表人：日M：1.8自我分析法自我分析法即通過培訓(xùn)對象的自我評價，比如對崗位知識、技能、掌握程度等內(nèi)容的分析，來判斷個人培訓(xùn)需求的一種方法。表11為一份自我分析例表。表11自我分析例表姓名：一部門：崗位：項目分析N位任務(wù)所需條件，位工作勝任情況工作成績作失誤及遇到問題自身優(yōu)點個人不足M加強哪些方面的學(xué)習(xí)習(xí)目標及學(xué)習(xí)標準-1習(xí)方式,門主管意見：向主：年月日、需求分析方法的使用2.1各方法優(yōu)劣比較12所示），企業(yè)可以根據(jù)自身狀況自上面提

11、到的培訓(xùn)需求分析的這些方法各有優(yōu)劣（如表由選擇。表12培訓(xùn)需求分析方法對比表方法說明優(yōu)點缺點調(diào)研問卷法將有關(guān)事項轉(zhuǎn)化成問題以問卷形式進行調(diào)查成本低；信息比較齊全；可大規(guī)模開展針對性強；很難收集具體信息；難保證回收率訪談法可根據(jù)訪談的對象和內(nèi)容靈活變換形式方式靈活；信息直接；易得到支持和配合主觀性強；分析難度大；需要圖水平訪談員現(xiàn)場取樣法包括拍攝和取樣資料直觀、真實實施設(shè)備成本高；可能以偏概全；觀察法到員工的工作崗位上了解員工的具體情況可以得到有關(guān)工作環(huán)境的信息；所得資料與培訓(xùn)需求相關(guān)性較局可能會影響觀察對象的行為方式；觀查結(jié)果只是表面現(xiàn)象小組討論法選擇有代表性的成員組成小組進行討論全面分析；允

12、許當(dāng)場發(fā)表不同觀點持續(xù)時間長；討論需要保證組織性和結(jié)構(gòu)性檔案資料法利用現(xiàn)有義件資料綜合分析培訓(xùn)需求耗時少；成本低；信息質(zhì)量高不能顯小解決辦法；需要分析專豕關(guān)鍵事件法以影響較大的事件來收集培訓(xùn)需求信息易于分析和總結(jié)事件具有偶然性；易以偏概全自我分析法通過個人情況來判斷自己的培訓(xùn)需求信息真實、直接只代表個人情況2.2確定需求分析方法培訓(xùn)需求分析方法的選擇主要取決于培訓(xùn)本身的要求，企業(yè)必須首先依據(jù)自身條件，再結(jié)合各方法的優(yōu)點和缺點，最后確定培訓(xùn)需求的分析方法。這里給出三個建議，見表13:表13確定培訓(xùn)需求分析方法的三點建議建議說明“種方法混合使用選擇兩種或多種方法進行組合，可以彌補缺點，提高效果（許自由意見允許培訓(xùn)對象就他們認為重要的問題自由發(fā)表意見故好充分準備分析進行之前f要明確目標，找準關(guān)鍵數(shù)據(jù)和關(guān)鍵人不同的企業(yè)使用調(diào)研分析方法的側(cè)重點也有所不同，例如：一個20人的小企業(yè)通過訪談就可以知道每個員工的基本培訓(xùn)需求和崗位差距；而一個2000人的企業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)查靠