企業(yè)會議管理體系

1、XXX公司會議管理制度第一章總則11、加強(qiáng)溝通，通力合作；會議是企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位、各環(huán)節(jié)有效溝 通的重要方式之一，有效的會議可以加強(qiáng)相互間的深層溝通，減少和縮短協(xié)作 間的時(shí)間，做到通力合作。12、加深理解，改進(jìn)作風(fēng)；我們在工作中難免會有不順暢、不和諧之處，而 通過會議上開誠布公的溝通會使我們之間加深了解和體諒，從而改進(jìn)或各自為 政、或獨(dú)善其身、或自已為是的工作作風(fēng)。13、目標(biāo)一、高效管理；有效的會議是把企業(yè)各項(xiàng)工作目標(biāo)統(tǒng)一在一個(gè)戰(zhàn)略框架內(nèi)的 重要方式之一，在所有目標(biāo)統(tǒng)一的前題下，可以提高公司各部門執(zhí)行工作計(jì)劃、 完成工作目標(biāo)的效率，更好追蹤各部門工作進(jìn)度。14、目標(biāo)分解、職責(zé)明確；在公司

2、戰(zhàn)略目標(biāo)明確后，所有行動(dòng)計(jì)劃的時(shí)限內(nèi)， 各部門領(lǐng)受應(yīng)完成的任務(wù)，確認(rèn)行動(dòng)步驟、計(jì)劃方案、明確分工后反饋公司， 由公司協(xié)調(diào)各部門間的工作，以及與總目標(biāo)間的邏輯性；做到人人有事干、人 人知道干，事事有時(shí)限、事事有結(jié)果。15、集思廣益、回避風(fēng)險(xiǎn)；通過有效的會議組織，在特定的時(shí)間，就特定的 問題進(jìn)行研究討論，讓與會者提出改進(jìn)性及開展性的工作方案，不僅體現(xiàn)著企 業(yè)文化中重要的團(tuán)隊(duì)精神，同時(shí)也能夠有效的回避一些風(fēng)險(xiǎn)。6、高度規(guī)范、有效協(xié)調(diào)：通過有效的會議溝通，不僅可規(guī)范我們的工作， 統(tǒng)一我們的行動(dòng)準(zhǔn)則，體現(xiàn)我們共有價(jià)值觀的；而且還可以有效的協(xié)調(diào)各部門 的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。17、制度，是

3、企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是用以規(guī)范我們工作，統(tǒng)一我們的行動(dòng)準(zhǔn)則， 體現(xiàn)我們共有價(jià)值觀的有力保障；而制度本身是隨著企業(yè)發(fā)展需要而與時(shí)俱進(jìn) 的完善的。因此，在未進(jìn)一步修改之時(shí)，請依照本制度執(zhí)行。1&試行期限：20xx年11月1日至20xx年3月30日。19、本制度為試行，在試行過程中如有不足之處，與行政人事部聯(lián)系，請幫 助我們完善企業(yè)的各項(xiàng)管理體系。10、制度規(guī)范的執(zhí)行原則是 先執(zhí)行，后申訴”。第二章 會議類別及內(nèi)容提要我們XXXXX公司（以下簡稱公司）會議歸納為三大類。21、第一類公司級會議：主要包括公司董事會旬例會、公司周工作例 會、公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會、公司或部門臨時(shí)組織的公司級其他會議

4、（如員工大會、公司技術(shù)人員會以及各種代表大會）。公司董事會旬例會內(nèi)容提要會議時(shí)間： 每月5號、15號、25號下午14:00召開。 為避免會議過多或重復(fù)，董事會旬例會可以與其他會議一同召開 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。會議組織： 由行政人事部提前會議三日下發(fā)會議通知（請見表行會01 ”）。 接道會議通知的參會人需提前會議二日回復(fù)會議通知給行政人 事部。 行政人事部在會議前一日下發(fā)最終會議議程安排表（請見表行會02”）予參會人。會議主持人： 董事長或公司總經(jīng)理。 董事長或總經(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定的公司 高級干部代行會議職權(quán)。會議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、

5、各部門經(jīng)理。列席人員： 各部門管理層。 視實(shí)際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。會議內(nèi)容： 梳理和分析公司各部門一旬內(nèi)工作狀態(tài)，點(diǎn)評優(yōu)劣、得失，給予指導(dǎo) 方針、工作方法。 公司各部門工作計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)糾偏，及時(shí)支持。 公司各項(xiàng)工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)契合度的及時(shí)糾偏，及時(shí)支持。 研究、部署公司運(yùn)營、經(jīng)營、行政工作，討論決定公司各項(xiàng)重大工作 問題。會議記錄和內(nèi)容整理： 除特殊會議外，會議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會議記要 （請見表行會04”）。 會議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會議記要同時(shí)下發(fā)的還有會議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請見表

6、行會05”）。公司周工作例會內(nèi)容提要會議時(shí)間： 每周一上午09:00召開。 為避免會議過多或重復(fù)，公司周例會可以與其他會議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。會議組織： 最晚在公司例會前的每周五下午17:00前，各部門上報(bào)例會提要到 行政人事部（請見表 行.會03”）和周工作計(jì)劃表（請見表 行.計(jì)01”）。 由行政人事部整理，在會議前下發(fā)最終會議議程安排表（請見表行. 會02”）予參會人。會議主持人： 各部門總監(jiān)或分管副總輪流主持。 董事長或總經(jīng)理若因公無法參加時(shí)，則指定的公司其干部代行會議權(quán)2.124會議參加人: 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。 各部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊(duì)列

7、席人員： 視實(shí)際需要所邀請的其他人員會議內(nèi)容： 協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使各項(xiàng)工作、經(jīng)營活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn) 行。 對涉及部門較多，對公司整體有較大影響的問題集體探討；集思廣益， 尋求解決間題的方法。 追蹤并改進(jìn)日常管理工作，對各部門工作執(zhí)行情況 及時(shí)糾偏，及時(shí)支持。 不能達(dá)成共識時(shí)，上報(bào)董事長或總經(jīng)理辦公會，請董事長或總經(jīng)理裁 決。會議記錄和內(nèi)容整理： 每周例會的會議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會議記要（請見表行會04”。 會議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會議記要同時(shí)下發(fā)的還有會議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請見表 行會05”）。公

8、司月度綜合業(yè)務(wù)分析會內(nèi)容提要2.131會議時(shí)間： 每月29日上午09:00召開 為避免會議過多或重復(fù)，公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會可以與其他會議一 同召開。 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。2.132會議組織： 由行政人事部提前會議三日下發(fā)會議通知（請見表行.會01 ”）。 接道會議通知的參會人需提前會議二日回復(fù)會議通知給行政人 事部。 行政人事部在會議前一日下發(fā)最終會議議程安排表（請見表行.會02”）予參會人。2.133會議主持人： 董事長或總經(jīng)理。 董事長或總經(jīng)理若因公出差等原因無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定 的公司高級干部代行會議職權(quán)。會議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理

9、。列席人員： 各部門管理層。 視實(shí)際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。會議內(nèi)容： 公司各部門匯報(bào)上月各自業(yè)務(wù)狀況，匯報(bào)優(yōu)劣、得失，提交對策、措 施，提供解決問題建議。 公司各部門匯報(bào)下月各自業(yè)務(wù)工作排序、計(jì)劃、步驟，匯報(bào)所需支持、 資源 討論、研究、部署、決定公司有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作問題，及時(shí)糾偏、協(xié) 調(diào)，及時(shí)配合、支持。 主要業(yè)務(wù)議題有：客戶狀況通報(bào)、評估、分析；財(cái)務(wù)狀況通報(bào)、評估、 分析；行政人事狀況通報(bào)、評估、分析；項(xiàng)目施實(shí)進(jìn)程狀況通報(bào)、評估、分析； 設(shè)計(jì)開發(fā)狀況通報(bào)、評估、分析；產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量狀況通報(bào)、評估、分析等。2.137會議記錄和內(nèi)容整理： 除特殊會議外，會議記錄由人事行政部文秘人員完成

10、，并做會議記要 （請見表行.會04”）。 會議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會議記要同時(shí)下發(fā)的還有會議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請見表 行會05”）。其他會議內(nèi)容提要公司董事長、總經(jīng)理、或其他的公司高管，都可發(fā)起各種臨時(shí)組織的會議； 但需要書面呈報(bào)（請見表 行.會06”）。董事會，同意申請后，由行政人事部組 織實(shí)施。一般有員工大會，季度、半年、全年業(yè)務(wù)總結(jié)會，新年工作部署 大會，年度總結(jié)表彰大會，階段性的項(xiàng)目總結(jié)、質(zhì)量分析、設(shè) 計(jì)工作、營銷運(yùn)營等等專項(xiàng)會議。會議時(shí)間： 由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定召開時(shí)間，行政人事部另行通 報(bào)。 為

11、避免會議過多或重復(fù)，其他會議可以與其他會一同召開。會議組織： 由行政人事部提前會議三日或當(dāng)日下發(fā)會議通知。 接道會議通知的參會人需提前會議二日或當(dāng)日回復(fù)會議通知給 行政人事部。 行政人事部在會議前一日或當(dāng)日下發(fā)最終會議議程安排表予參會 人。2.143會議主持人： 董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人。 董事長或總經(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定的公司 高級干部代行會議職權(quán)。2.144會議參加人： 由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。列席人員： 由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。會議內(nèi)容： 由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。會議記錄和內(nèi)容整理：由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。22、部

12、門級會議：主要包括部門每周例會、部門專業(yè)類辦工會、部 門專項(xiàng)類業(yè)務(wù)會等。2.2.1. 各部門周工作例會內(nèi)容提要會議時(shí)間：每周五下午13:00召開 為避免會議過多或重復(fù)，部門周例會可以與其他會議一同召開。 如有變更由各部總監(jiān)或指定人員另行通報(bào)其部門員工。221.2會議組織： 各部門總監(jiān)或指定人員，根據(jù)公司例會會議記要所布置的工作任務(wù)， 以及本部門應(yīng)完成的常態(tài)性工作，分解到本部門的每個(gè)班組或每位員工，即完成周工作計(jì)劃表（請見表 行.計(jì)01”）。 就一周工作計(jì)劃，本部門的每位員工參與討論、理解、掌握，并能夠 保證很好的實(shí)施完成。 行成最終 周工作計(jì)劃”后最晚在每周五下午17:00前上報(bào)周工作計(jì)劃 表

13、到行政人事部。 由行政人事部整合所有部門的部門周工作計(jì)劃表、公司例會提要， 并就各部工作進(jìn)展進(jìn)行跟蹤。 由行政人事部最晚于周四中午11:00前下發(fā)會議議程安排表、會 議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請見表 行.會05”）至各部門。會議主持人： 部門總監(jiān)、負(fù)責(zé)人或指定人主持。 有必要邀請別部門參加會議時(shí)需提前通知。會議參加人： 部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊(duì)。 部門員工。列席人員： 視實(shí)際需要所邀請的其他人員221.6會議內(nèi)容: 協(xié)調(diào)各班組、員工間工作進(jìn)度，保證各項(xiàng)工作、經(jīng)營活動(dòng)按照預(yù)期目 標(biāo)有序進(jìn)行。 對涉及部門較多，對公司整體有較大影響的問題集體探討；集思廣益， 尋求解決間題的方法。 檢查、總結(jié)、布置日常工作，對

14、部門工作執(zhí)行情況 及時(shí)糾偏，及時(shí)支持工作。 不能達(dá)成共識時(shí)，上報(bào)董事長或總經(jīng)理辦公會，請董事長或總經(jīng)理裁 決。會議記錄和內(nèi)容整理： 每周例會的會議記錄由部門文秘或指定人完成，并做會議記要（請 見表行會04”。 會議記錄、記要整理后行成部門周工作計(jì)劃表、公司例會提要， 上報(bào)部門審核、審批。 與最晚周一上午10:00前上報(bào)人事行政部。 部門各班組和各級員工遵照部門周工作計(jì)劃表展開各項(xiàng)工作。2.2.2. 部門專業(yè)類辦工會、部門專項(xiàng)類業(yè)務(wù)會一般情況下無特殊狀況不獨(dú)立召開以上兩會，以上兩會的內(nèi)容在各部門 每 周工作例會”中討論確認(rèn)；如有必要召開以上兩會則進(jìn)入 條公司其他會議 流程。23、外部級會議：2.

15、3.1. 公司非營利性外部會議：如現(xiàn)場會、企管成果發(fā)布會、報(bào)告會、科技 成果發(fā)布會、信息發(fā)布會、參觀等。2.3.2. 公司營利性外部會議：如洽談會、展示會、座談會、產(chǎn)品說明會、客 戶聯(lián)誼會等。2.3.3. 所有外部級會議均采用公司會議管理體系的條其他會議流程。2.34所有外部級會議一律由行政人事部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作 做好會務(wù)工作。第三章會議制度31、會議安排：3.1.1. 為避免公司會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會制，原 則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。3.1.2. 為避免公司會議過多或重復(fù)，公司各類會議能夠合並的盡可能合並召 開。3.1.3. 凡涉及公司

16、多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的各種會議，均須于會議召開前經(jīng)董 事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分別報(bào)行政人事部匯總，并由行政人事部統(tǒng)一安排，方 可召開。3.1.4. 行政人事部將年、季、月公司例會和各種類型會議，統(tǒng)一平衡編制成 會議計(jì)劃并訂印發(fā)放到公司各部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員。3.1.5. 凡行政人事部已列入會計(jì)計(jì)劃的會議，如需改期或遇特殊情況需 安排新的其他會議時(shí)，召集會議部門或召集人應(yīng)提前報(bào)請行政人事部調(diào)整會議 計(jì)劃；未經(jīng)行政人事部同意，任何人不得隨便打亂正常會議計(jì)劃。3.1.6. 對于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會議，行政人事部有權(quán) 拒絕安排。3.1.7. 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會議，行

17、政人事部有 權(quán)安排合并召開。3.1.8. 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會 同期召開（與會人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會，局部服 從整體的原則。32、會議禮儀管理?xiàng)l例321.目的： 會議禮儀，是召開會議前、會議中、會議后及參會人應(yīng)注意的事項(xiàng)， 懂得會議禮儀對會議精神的執(zhí)行有較大的促進(jìn)作用。 良好的會議禮儀不僅是個(gè)人素養(yǎng)的展現(xiàn)，也是企業(yè)文化一個(gè)部分的體 現(xiàn)。3.2.2. 會議發(fā)言人的禮儀： 會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一 般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力， 體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的

18、風(fēng)度與氣質(zhì)。 發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時(shí)常 抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表 示謝意。 自由發(fā)言則比較隨意，應(yīng)該要注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭 搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和， 聽從主持人的指揮，不能只顧自己。 如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題， 應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的 批評是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。3.2.3. 會議參加者的禮儀： 會議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場，進(jìn)出有序，依會議安 排落座，開會時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽講

19、，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束 時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。 會議期間應(yīng)把手機(jī)關(guān)閉或調(diào)成震動(dòng)。324.主持人的禮儀各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議 能否圓滿成功有著重要的影響。 主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋 遢。 走上主席臺應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，歡快、 熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。 入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持 稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。 坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中， 切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼

20、等不雅動(dòng)作。 主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。 主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或 活潑。 主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前， 可點(diǎn)頭、微笑致意。33、會議紀(jì)律管理制度3.3.1. 會議實(shí)行簽到制度，凡不能參加會議或不能準(zhǔn)時(shí)參加會議者，要向主 管領(lǐng)導(dǎo)和行政人事部請假；不請假又不按時(shí)到場者，將記工作差錯(cuò)一次，并責(zé) 令在電子政務(wù)中寫出檢討，。3.32與會人員提前10分鐘入場，不得無故遲到；遲到者罰站與遲到相同 時(shí)間，并唱歌一首；與會人員中途不得隨意離開會場，違者唱歌一首。3.3.3. 會議期間有事早退或中途退會者需請假，會議主持同意后方

21、能離開。3.3.4. 與會人員應(yīng)集中精力開會，手機(jī)須調(diào)為靜音或震動(dòng)；不辦理與會議無 關(guān)事宜，如有要事等待電話應(yīng)事先通報(bào)主持人，違反者罰唱歌一首。3.3.5. 會議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩，不得在會場上隨意走動(dòng)，不準(zhǔn)做與會議無關(guān) 的雜事，交頭接耳或打瞌睡，不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。3.3.6. 在他（她）人發(fā)言期間，除主持和老總外，與會者不得私自打斷發(fā)言 人，不得私下交談議論，爭論搶白；如需發(fā)言，應(yīng)等待合適時(shí)間舉手請求發(fā)言。3.3.7. 所有會議發(fā)言者的發(fā)言資料需事先準(zhǔn)備充分，發(fā)言需簡明扼要，直截 了當(dāng)，內(nèi)容要 精” 短” 實(shí)”合理控制時(shí)間；為節(jié)約時(shí)間主持人有權(quán)要求發(fā) 言人停止發(fā)言。3.3.8. 會

22、議一時(shí)不能討論解決的事宜且另作處理，或由專人跟辦，或會后專 項(xiàng)研究，會議上不應(yīng)費(fèi)時(shí)討論，不可糾纏不休。3.3.8. 會議上所確認(rèn)為機(jī)密的事項(xiàng)不得準(zhǔn)泄露，參會人員要妥善保管會議材 料，不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。3.3.9. 會議上未形成決定的方案或未被通過的提議、提案，必須自覺保留， 會后不亂議論；會上決定之事項(xiàng)，公司各部門、各崗位必須自覺貫徹執(zhí)行，其 結(jié)果應(yīng)主動(dòng)報(bào)上。第四章會議管理表格會議通知行會 01會議編號：會議議程安排表行 會02會議日期：年月日時(shí)議編號：會議提要行會03提要部門：年月日會議記要1行會04>會議名稱：地點(diǎn)：主持人:會議編號：時(shí)間：記錄人：參加者：缺席者理由：主要議題1、234、部門發(fā)言人：1