第九章 辦公室日常工作及接待

1、第一節(jié)第一節(jié) 辦公室日常工作辦公室日常工作第二節(jié)第二節(jié) 辦公室的機要保密辦公室的機要保密第三節(jié)第三節(jié) 辦公室接待工作辦公室接待工作第一節(jié)第一節(jié) 辦公室日常工作辦公室日常工作 一、辦公室概述一、辦公室概述 （一）辦公室的含義（一）辦公室的含義 主要有以下幾種含義：（1）泛指一切辦公場所。）泛指一切辦公場所。它是管理人員或文職人員處理日常工作的主要場所。（2）專指特殊辦公場所。）專指特殊辦公場所。它是某一級職務領導人員或某一類職業(yè)人員的辦公場所，如校長辦公室、廠長辦公室、護士辦公室；也可以指某種獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室、招生考試辦公室等。（3）特指秘書機構。）特指秘書機構。它是黨政機

2、關、企事業(yè)單位內部的綜合職能部門。在高級領導機關稱為辦公廳，如中共中央辦公廳、北京市人民政府辦公廳；在中級機關或基層單位稱為辦公室，如學院辦公室、 公司辦公室等。本章所論述的辦公室是第三種。秘書人員在辦公室的職責，概括起來主要有兩點：秘書人員在辦公室的職責，概括起來主要有兩點： 一是政務服務； 二是事務管理。 因此，辦公室工做呈現 出服務性、繁雜性、分散性、靈活性、專業(yè)性的特點。 服務性服務性由辦公室工作特征而體現出來的。秘書人員即為領導服務，又為職能部 門和人民群眾服務。繁雜性繁雜性秘書人員承擔所有事務性工作，工作繁雜、瑣碎，要做到事無巨細，就 要有 耐心、有較強的服務意識。分散性分散性工作

3、內容分散，有政務服務，有事務管理；有腦力，有體力；服務形式 不一。服務手段各異。靈活性靈活性雖然有些工作已程式化，但是工作的彈性和可塑性也很強。需要秘書人 員隨機應變和機動靈活。 專業(yè)性專業(yè)性秘書人員要有較高的專業(yè)知識和專業(yè)技能。（三）辦公室的作用（三）辦公室的作用 1、指揮作用2、樞紐作用3、窗口作用3 1 2辦公室是單位主管人員進行決策和指揮的場所，猶如人的大腦，因其要做協調和服務的作用。營造良好的辦公環(huán)境和創(chuàng)造良好的辦公條件。為領導順利決策和指揮奠定基礎。一切信息在這里匯總、整理；一切指令在這里發(fā)出；日常事務在這里處理。因此，辦公室工作的質量和效率，關系到單位的效率。它是對外交往的必經之

4、地，是與社會、媒體打交道的場所，又是對外聯絡、展示形象的窗口。由辦公室人員的基本素質可以看到單位的整體形象。因此，對單位發(fā)展至關重要。 二、辦公室的日常工作二、辦公室的日常工作 （一）（一） 值班工作值班工作 1、值班工作組織形式、值班工作組織形式 辦公室值班工作的組織形式，依據其工作性質和規(guī)模大小有所不同： (1)專職性值班 (2)輪流性值班 (3)領導電話值班 2、值班工作內容、值班工作內容 (1)通信聯絡 (2)公務接待和咨詢 (3)處理緊急問題和突發(fā)事件 (4)承辦領導臨時交辦的工作3、值班工作制度、值班工作制度 值班室是展示機關形象的窗口，是對外聯系、傳遞信息的樞紐，值班人員的精神狀

5、態(tài)，一言一行都關系到本機關的威信與形象，所以必須把值班工作納入規(guī)范化管理的范疇，制定值班制度，對值班人員提出相應要求。 (1)崗位責任制度 (2)值班記錄制度 (3)交接班制度 (4)請示報告制度 (5)安全保密制度 4、值班室的建設、值班室的建設 值班室的建設包括軟件建設和硬件建設兩方面的內容。一方面是建立一支高素質的值班隊伍，建立嚴格的工作制度，提高值班人員的業(yè)務水平；另一方面是搞好值班室的設備、資料建設。 (二二)印信管理印信管理 印信管理就是對印章和介紹信的管理。印章和介紹信是各級各類組織對外聯系的標志以及行使職權的憑證。 1、印章的使用和管理、印章的使用和管理 (1)印章的作用：印章

6、的作用：標志作用；法律作用；辨?zhèn)巫饔?(2)印章的種類：印章的種類：按質料分，印章有銅印、鋼印、木印、塑料印、膠皮印、萬次印等。 按性質分，印章有單位印章、部門印章、領導人印章(含簽名章)和業(yè)務專用章，如密封章、收發(fā)文章、財務專用章、資料專用章以及一些業(yè)務人員的工作用章等。 (3)印章的啟用。印章的啟用。印章的刻制必須經本機關、本部門申請，經上級主管機關批準到公安部門辦理手續(xù)后，再到指定的刻字單位刻制。 (4)印章的保管和使用。印章的保管和使用。 2、介紹信的使用和管理、介紹信的使用和管理 介紹信是機關、團體、企事業(yè)單位介紹向有關單位介紹被派遣人的情況與任務的專用信件。它具有介紹和證明兩種作用

7、。 (1)介紹信的形式介紹信的形式 常見介紹信有兩種形式：一種是帶存根的普通介紹信，它用鉛字印成，有兩聯，一聯填寫后供外出公干人員使用，另一聯當作存根保存，并有騎線的編號和蓋章。另一種是根據需要臨時書寫的介紹信，紙張一般用帶有單位名稱的信箋，落款處加蓋機關公章。 (2)介紹信的種類。根據用途分為三類：介紹信的種類。根據用途分為三類： 第一類，行政介紹信。當機關工作人員調動工作時，需出具這類介紹信，介紹被調動人員的姓名、職務、級別、被調往何單位、任何職務。 第二類，組織介紹信。這是機關工作人員調動工作時，接轉組織關系的書信。 第三類，專用介紹信。這是外出聯系接洽工作或辦理有關事物的書信。 (3)

8、介紹信的管理介紹信的管理 像印章一樣，介紹信也有秘書人員負責管理、填寫和撰寫。 (三)辦公室活動安排 1、擬訂工作計劃、擬訂工作計劃 秘書人員是領導活動的輔助者，所以，秘書人員對領導的會議、出差、約會、訪問等活動都應該進行計劃、推行、變更和調整。 2、安排約會、安排約會 秘書人員還要負責為領導安排約會，做好預約事宜。 3、巧妙擋駕、巧妙擋駕 擋駕就是謝絕來訪的賓客。 第二節(jié)第二節(jié) 辦公室的機要保密辦公室的機要保密 一、機要保密的含義一、機要保密的含義 機要是指機密重要的工作、文件、部門或人員。個人、機關或國家出于某種需要，把不能讓外界知悉是秘密事項限定在一定時空范圍，稱為保密。 二、機要保密的

9、內容二、機要保密的內容 (一一)秘密的范圍秘密的范圍 1、國家秘密的范圍、國家秘密的范圍 根據中華人民共和國保守國家秘密法規(guī)定，關系到國家安全和利益的秘密事項就是所謂國家秘密的范圍。包括以下內容： (1)國家事務的重大決策中秘密事項 (2)國防建設和武裝力量活動中秘密事項 (3)外交和外事活動 (4)國民經濟和社會發(fā)展中的秘密事項 (5)科學技術中的秘密事項 (6)維護國家安全活動和追捕刑事犯罪中秘密事項 (7)其他經國家保密工作部門確定應當保守的國家秘密事項。 2、秘書人員職業(yè)秘密范圍：、秘書人員職業(yè)秘密范圍： 公文秘密；決策秘密；商業(yè)秘密；會議秘密；信訪秘密；領導秘密二二)秘密的等級秘密的

10、等級 劃分秘密等級，有利于對不同等級的秘密采取相應的保密措施，也有利于執(zhí)行保密紀律。我國保密法將國家秘密分為三個等級： 1、絕密 這是最重要的國家秘密，泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。 2、機密 這是重要的國家秘密，泄露出去會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。 3、秘密 這是一般的國家秘密，泄露出去會使國家的安全和利益遭受損害。 1、公文保密 2、會議保密 3、通信保密、 4、電腦保密 5、涉外保密 三、機要保密的紀律要求三、機要保密的紀律要求 (一一)保密紀律保密紀律 秘書人員，特別是機要人員，應該嚴格遵守黨和國家工作人員保守秘密的具體規(guī)定： (1)不該說的秘密，絕對不說 (

11、2)不該問的機密，絕對不問 (3)不該看的機密，絕對不看 (4)不該記錄的機密，絕對不記錄 (5)不在非保密本上記錄機密 (6)不在私人通信中涉及機密 (7)不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論機密 (8)不在不利于保密的地方存放機密文件和資料 (9)不在普通電話、明碼電報、普通郵件傳達機密事項 (10)不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所 (二)保密責任 (1)紀律責任 (2)法律責任第三節(jié)第三節(jié) 辦公室接待工作辦公室接待工作 一、接待工作概述一、接待工作概述 接待，是對來訪者的迎送、接洽和招待等各項工作的統稱，是人們以及社會組織相互交往的一種方式，它是秘書部門履行職能的重要

12、體現。 接待工作可以分為多種類型：接待工作可以分為多種類型： 按接待對象按接待對象可分為外賓接待和內賓接待； 按相互關系按相互關系可分為上級來訪接待、下級來訪接待和平行單位來訪接待； 按接待內容按接待內容可分為工作接待、生活接待和事務接待。( (一一) ) 接待活動的基本要素接待活動的基本要素 1、來訪者 2、來訪意圖 3、接待者 4、接待任務 5、接待方式(二二)接待工作的作用接待工作的作用1、擴大交往合作2、樹立良好形象3、保障活動效果4、解決實際問題 ( (三三) ) 秘書人員在接待活動中的職責秘書人員在接待活動中的職責 秘書部門的接待工作有兩個方面：秘書部門的接待工作有兩個方面：一是招

13、待來客，為來訪者實現其目的提供服務，使其滿意而歸；二是為領導提供輔助服務。包括對領導時間的管理、為領導擋駕以至為領導直接做輔助工作。 主要有以下職責：主要有以下職責： (1)幫助領導者分析來訪者的來訪意圖及背景材料，確定接待任務和方式。 (2)做好接待活動的各項準備工作，如擬寫接待材料、擬選接待禮物、擬訂接待方案、落實各項接待事項等。 (3)為領導者正式出面接待與對方進行事先磋商，確定具體的接待日程和地點。 (4)保證接待活動的順利進行。 (5)做好接待活動的善后工作。 1、平等待人 2、熱情周到 3、內外有別 4、相互尊重 5、精簡務實 6、確保安全 7、合理“擋駕”1、稱呼與問候、稱呼與問

14、候2、介紹、介紹(1)自我介紹(2)他人介紹3、握手、握手4、電話的使用、電話的使用5、名片的使用、名片的使用辦辦公公室室日日常常交交往往禮禮儀儀( (二二) ) 接待迎送禮儀接待迎送禮儀 1、確定接待規(guī)格 2、注意乘車次序 3、講究宴請禮儀(三三)涉外接待禮儀涉外接待禮儀 1、國際禮儀的基本原則(1)在人際交往中，應遵守“信守時間”的原則(2)在公共場合中，應遵守“不妨礙他人”的原則(3)在社交活動中，應遵守“女士優(yōu)先”的原則(4)在相互關系中，應遵守“不得糾正”的原則(5)在言語談話中，應遵守“維護個人隱私”的原則(6)在位置排列中，應遵守“以右為尊”的原則(7)在日常生活中，應遵守“保護環(huán)境”的原則(8)在對外交往中，應遵守“愛護動物”的原則2、涉外接待工作的原則、涉外接待工作的原則(1)統一