方法論：發(fā)現(xiàn)和分析問題的七個(gè)步驟ppt課件

1、7 EASY STEPS TO BULLET PROOF PROBLEM SOLVING處理問題的根本方法七步成詩(shī) 公司工程小組培訓(xùn)資料HKTR980306TP-AC“擅長(zhǎng)處理問題的才干通常是縝密而系統(tǒng)化思想的產(chǎn)物，任何一個(gè)有才之士都能獲得這種才干。有序的思想任務(wù)方式并不會(huì)扼殺靈感及發(fā)明力，反而會(huì)助長(zhǎng)靈感及發(fā)明力的產(chǎn)生。有關(guān)處理問題常見的迷思有關(guān)處理問題常見的迷思“處理問題的高手是天生的，而不是培育出來(lái)的。有的人生來(lái)就有這個(gè)天賦，而有的人卻沒有，這是一種天生的發(fā)明才干.是教不出來(lái)的。迷思迷思現(xiàn)實(shí)現(xiàn)實(shí)HKTR980306TP-AC處理問題的七個(gè)步驟處理問題的七個(gè)步驟 10 20 30 40 50

2、陳說問題分解問題(問題樹)去掉一切非關(guān)鍵問題(漏斗法)制定詳細(xì)的任務(wù)方案進(jìn)展關(guān)鍵分析綜合調(diào)查結(jié)果，并建構(gòu)論證講述來(lái)龍去脈：在溝通文件中將數(shù)據(jù)及論證聯(lián)絡(luò)起來(lái)一周解答，然后再來(lái)？步驟步驟1 1步驟步驟2 2步驟步驟3 3步驟步驟4 4步驟步驟5 5步驟步驟6 6步驟步驟7 7HKTR980306TP-AC第一步第一步- -陳說問題陳說問題明晰地陳說要處理的問題明晰陳說問題的特點(diǎn)一個(gè)主導(dǎo)性的問題或堅(jiān)決的假設(shè)詳細(xì)，不籠統(tǒng)有內(nèi)容的(而非現(xiàn)實(shí)的羅列或一種無(wú)可爭(zhēng)議的主張)可行動(dòng)的以決策者下一步所需的行動(dòng)為重點(diǎn)HKTR980306TP-AC首要之務(wù)是對(duì)問題的準(zhǔn)確了解HKTR980306TP-AC陳說問題的實(shí)例

3、陳說問題的實(shí)例- -公共圖書館公共圖書館公共圖書館面臨著大家埋怨它不能提供信息效力的問題評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)圖書館能否應(yīng)努力改善對(duì)會(huì)員的效力？能否采取不同的圖書館管理方法以改善對(duì)會(huì)員的效力？圖書館有哪些改善會(huì)員效力的能夠？是經(jīng)過延伸時(shí)間，更好地選擇書刊，還是在現(xiàn)有的預(yù)算內(nèi)改善編輯目錄使借閱更加容易？現(xiàn)實(shí)的陳說無(wú)可爭(zhēng)議太空泛詳細(xì)，可行動(dòng)的問題問題HKTR980306TP-AC其他方面其他方面- -問題的背景情況問題的背景情況1.1.決策者決策者4.4.勝利的規(guī)范勝利的規(guī)范2.2.影響決策者的主要要素影響決策者的主要要素5.5.主要衡量規(guī)范主要衡量規(guī)范3.3.處理問題的時(shí)間處理問題的時(shí)間6.6.所需的準(zhǔn)確度所

4、需的準(zhǔn)確度哪些是他們比較關(guān)懷的問題？他如何處理相互沖突的問題？決策者如何判別能否勝利地處理了問題？他/她所關(guān)懷的是什么？哪些是他的聽眾？哪些是衡量勝利的主要變數(shù)？多快需求找出解答？需求何種準(zhǔn)確度？HKTR980306TP-AC問題背景情況的實(shí)例問題背景情況的實(shí)例- -公共圖書館公共圖書館1.1.決策者決策者4.4.勝利的規(guī)范勝利的規(guī)范2.2.影響決策者的主要要素影響決策者的主要要素5.5.主要衡量規(guī)范主要衡量規(guī)范3.3.處理問題的時(shí)間安排處理問題的時(shí)間安排6.6.所需的準(zhǔn)確度所需的準(zhǔn)確度圖書館館長(zhǎng)12個(gè)月後需再由市長(zhǎng)續(xù)聘并由理事會(huì)同意已任職7年市長(zhǎng)將在9個(gè)月后重新選舉，并面臨著需添加賦稅但沒有

5、提供足夠效力的壓力改革必需同圖書館的使命一致改革方案必需可在6個(gè)月內(nèi)實(shí)施改善成果必需在6個(gè)月內(nèi)可以衡量并有所顯現(xiàn)由于圖書館的任務(wù)人員是主要的改革實(shí)施者，所以他們必需支持改革圖書館館長(zhǎng)理事會(huì)市長(zhǎng)不超出預(yù)算客戶稱心度調(diào)查結(jié)果有所改善發(fā)給市長(zhǎng)、報(bào)紙或圖書館長(zhǎng)的表?yè)P(yáng)信必需在6個(gè)月內(nèi)進(jìn)展改善，所以必需在2月內(nèi)處理問題對(duì)所需變革種類的強(qiáng)有力的指點(diǎn)比細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確度更為重要但不能超出預(yù)算HKTR980306TP-AC關(guān)懷聽眾所急HKTR980306TP-AC“杰瑞，我根據(jù)一個(gè)人所穿的鞋來(lái)對(duì)他進(jìn)展評(píng)判。一定要思索到?jīng)Q策者的主要規(guī)范HKTR980306TP-AC留意多快需求答案HKTR980306TP-AC步驟步驟

6、2-2-分解問題分解問題邏輯樹問題陳說問題陳說問題問題/ /假設(shè)假設(shè)1 1問題問題/ /假設(shè)假設(shè)2 2問題問題/ /假設(shè)假設(shè)3 3分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題為什么運(yùn)用邏輯樹？為什么運(yùn)用邏輯樹？1.1.將問題分成幾個(gè)部分使將問題分成幾個(gè)部分使處理問題的任務(wù)可以分成智力上可以處處理問題的任務(wù)可以分成智力上可以處理的幾個(gè)部分理的幾個(gè)部分不同部分可按輕重緩急區(qū)分不同部分可按輕重緩急區(qū)分任務(wù)責(zé)任能分派到各人任務(wù)責(zé)任能分派到各人2.2.保證問題獲得完好地處理保證問題獲得完好地處理將問題的各個(gè)部分處理好，即可處理整將問題的各個(gè)部分處理好，

7、即可處理整個(gè)問題個(gè)問題所分問題的各個(gè)部分各不一樣，而且包所分問題的各個(gè)部分各不一樣，而且包括了各個(gè)方面括了各個(gè)方面( (即沒有重疊沒有脫漏即沒有重疊沒有脫漏) )3.3.使工程小組共同了解處理問題的框架使工程小組共同了解處理問題的框架4.4.協(xié)助重點(diǎn)運(yùn)用組織框架及實(shí)際協(xié)助重點(diǎn)運(yùn)用組織框架及實(shí)際HKTR980306TP-AC邏輯樹的三種類型邏輯樹的三種類型類型類型描畫描畫推論的成份推論的成份首先定義問題，再將問題分成不同的部分先給出處理問題的假設(shè)方案，然后舉出所需的充足緣由來(lái)驗(yàn)證或推翻這個(gè)假設(shè)列出關(guān)鍵問題，使之能用是或否來(lái)回答，然后按照需采取之相應(yīng)行動(dòng)的邏輯順序陳列推論推論以假設(shè)以假設(shè)為主為主問

8、題圖問題圖利用推論及假設(shè)為主的邏輯樹來(lái)找出問題邏輯樹的末梢以問句方式終了利用問題圖來(lái)找出選擇方案，通常在工程后段程序運(yùn)用行動(dòng)、主張、規(guī)范、問題、話題緣由？什么什么/ /如何如何緣由緣由是是否否HKTR980306TP-AC推論式的邏輯樹舉例推論式的邏輯樹舉例- -公共圖書館公共圖書館圖書館如何能在不超出現(xiàn)有預(yù)算的情況下，經(jīng)過延伸時(shí)間，選擇更好書刊或者改良借閱現(xiàn)有資料的方法來(lái)改善效力？為什么業(yè)績(jī)變差？不采取行動(dòng)能否改動(dòng)？延伸開館時(shí)間能否有重要的改善時(shí)機(jī)？經(jīng)過更好地選擇書籍/刊物能否改善業(yè)績(jī)？使借閱現(xiàn)有資料更方便能否改善業(yè)績(jī)？圖書館書刊資料的搜集任務(wù)有改動(dòng)嗎？圖書館員工有改動(dòng)嗎？圖書館的布置改動(dòng)了

9、嗎？圖書館的借閱程序有改動(dòng)嗎？晚上時(shí)間延伸？周末時(shí)間延伸？周末提早開館？預(yù)備更多的當(dāng)代小說？不同的專題？更多的精裝而非平裝書？目前圖書館的布置能否最理想？讀者能否非常了解如何借閱資料？能否備有回答以下問題的效力？HKTR980306TP-AC切勿低估協(xié)作與團(tuán)隊(duì)協(xié)作對(duì)處理問題的價(jià)值HKTR980306TP-AC步驟步驟3-3-淘汰非關(guān)鍵的問題淘汰非關(guān)鍵的問題淘汰的問題問題陳說問題陳說問題問題1 1問題問題2 2問題問題3 3經(jīng)常反復(fù)琢磨過程中的第一步假設(shè)/實(shí)際及數(shù)據(jù)之間的來(lái)回穿越運(yùn)用80/20的思索方式重點(diǎn)努力處理最重要的問題不僅要常問“那又會(huì)怎樣.而且還要問他忘了什么進(jìn)展一項(xiàng)較困難的研討分析時(shí)

10、淘汰非關(guān)鍵性問題是掌握合理生活方式的關(guān)鍵問題問題4 4HKTR980306TP-AC步驟步驟4-4-制定詳細(xì)的任務(wù)方案制定詳細(xì)的任務(wù)方案問題問題從邏輯樹中最後從邏輯樹中最後一點(diǎn)一點(diǎn)( (或葉或葉) )開場(chǎng)開場(chǎng)重要議題和重要議題和未處理議題未處理議題定義不同。要明定義不同。要明確界定才干回答確界定才干回答是或否，而能提是或否，而能提出詳細(xì)行動(dòng)出詳細(xì)行動(dòng)確定每個(gè)議題都確定每個(gè)議題都盡量詳細(xì)明確盡量詳細(xì)明確必要時(shí)進(jìn)一步細(xì)必要時(shí)進(jìn)一步細(xì)分分假設(shè)假設(shè)假設(shè)是對(duì)能夠用假設(shè)是對(duì)能夠用以處理問題的方以處理問題的方式之闡明，包括式之闡明，包括回答是或否的緣回答是或否的緣由由列舉假設(shè)可用列舉假設(shè)可用前線想法前線想法

11、自我想法自我想法同事間想法同事間想法小組組員之間討小組組員之間討論論琢磨假設(shè)琢磨假設(shè)重新調(diào)整分析議重新調(diào)整分析議題的先後順序題的先後順序分析任務(wù)分析任務(wù)分析是對(duì)檢分析是對(duì)檢討假設(shè)或不成討假設(shè)或不成立之方式的立之方式的闡明，目的是闡明，目的是要處理問題要處理問題決議決策過程決議決策過程決議分析深度決議分析深度簡(jiǎn)單案例簡(jiǎn)單案例復(fù)雜的闡明復(fù)雜的闡明來(lái)源來(lái)源指出分析資料指出分析資料能夠出處能夠出處尋求可用的既尋求可用的既有資料有資料決議用何種分決議用何種分析方法析方法職責(zé)職責(zé)/ /時(shí)間安時(shí)間安排排闡明擔(dān)任搜闡明擔(dān)任搜集資料或分集資料或分析任務(wù)的人析任務(wù)的人決議搜集資決議搜集資料與做分析料與做分析的人的

12、人決議時(shí)間表決議時(shí)間表、任務(wù)段落、任務(wù)段落最終產(chǎn)品最終產(chǎn)品闡明診斷後的闡明診斷後的結(jié)果結(jié)果畫草圖畫草圖寫出診斷的前寫出診斷的前因後果因後果定義定義行動(dòng)行動(dòng)HKTR980306TP-AC詳細(xì)的任務(wù)方案詳細(xì)的任務(wù)方案- -公共圖書館實(shí)例公共圖書館實(shí)例問題問題為什么業(yè)績(jī)下降為什么業(yè)績(jī)下降？假設(shè)假設(shè)新圖書館大樓重新圖書館大樓重新安排了圖書館新安排了圖書館藏書的位置藏書的位置分析任務(wù)分析任務(wù)搬家前后圖書館搬家前后圖書館的平面圖例的平面圖例分析運(yùn)用情況，分析運(yùn)用情況，進(jìn)出館的方式，進(jìn)出館的方式，走動(dòng)的間隔，所走動(dòng)的間隔，所用路途用路途分析顧客埋怨的分析顧客埋怨的根本緣由根本緣由來(lái)源來(lái)源圖書館平面圖、圖書館

13、平面圖、藍(lán)圖藍(lán)圖發(fā)行量記錄發(fā)行量記錄進(jìn)出館人次進(jìn)出館人次埋怨圖書館記錄埋怨圖書館記錄圖書館的步行路圖書館的步行路程程重點(diǎn)客戶群重點(diǎn)客戶群職責(zé)職責(zé)/ /時(shí)間安排時(shí)間安排張三張三8/318/31李四李四9/69/6王二王二9/29/2HKTR980306TP-AC任務(wù)方案的最正確做法任務(wù)方案的最正確做法提早提早經(jīng)常經(jīng)常詳細(xì)詳細(xì)綜合綜合里程碑里程碑不要等待數(shù)據(jù)搜集終了才開場(chǎng)任務(wù)隨著反復(fù)仔細(xì)分析數(shù)據(jù)而修正、補(bǔ)充或改善任務(wù)方案詳細(xì)分析，尋覓詳細(xì)來(lái)源同工程小組成員一同檢測(cè)，嘗試其他假設(shè)有序地任務(wù)-運(yùn)用80/20方法按時(shí)交付HKTR980306TP-AC有條不紊的及早規(guī)劃任務(wù)方案對(duì)處理問題大有協(xié)助“哇！不對(duì)

14、！HKTR980306TP-AC步驟步驟5-5-進(jìn)展關(guān)鍵分析進(jìn)展關(guān)鍵分析原那么原那么以假設(shè)和最終產(chǎn)品為導(dǎo)向以假設(shè)和最終產(chǎn)品為導(dǎo)向經(jīng)常反復(fù)地進(jìn)展假設(shè)和數(shù)據(jù)分析經(jīng)常反復(fù)地進(jìn)展假設(shè)和數(shù)據(jù)分析盡能夠地簡(jiǎn)化分析盡能夠地簡(jiǎn)化分析仔細(xì)分析之前估算其重要性仔細(xì)分析之前估算其重要性運(yùn)用運(yùn)用80/2080/20及簡(jiǎn)便的思想方法及簡(jiǎn)便的思想方法從專家那里得到數(shù)據(jù)從專家那里得到數(shù)據(jù)對(duì)新數(shù)據(jù)采取靈敏態(tài)度對(duì)新數(shù)據(jù)采取靈敏態(tài)度同工程小組共享良計(jì)同工程小組共享良計(jì)對(duì)困難有所預(yù)備對(duì)困難有所預(yù)備勇于創(chuàng)新勇于創(chuàng)新評(píng)注評(píng)注不要只拘泥于數(shù)字不要只拘泥于數(shù)字- -要題問要題問“我要回答什么問我要回答什么問題？題？不要繞圈子不要繞圈子不輕

15、言運(yùn)用大的線性方案之類的工具不輕言運(yùn)用大的線性方案之類的工具開闊視野，不要見樹不見林開闊視野，不要見樹不見林別鉆牛角尖別鉆牛角尖經(jīng)常給出比經(jīng)常給出比“圖書館數(shù)據(jù)更明晰的指點(diǎn)方向圖書館數(shù)據(jù)更明晰的指點(diǎn)方向記住假設(shè)也是會(huì)被推翻記住假設(shè)也是會(huì)被推翻檢驗(yàn)他的觀念檢驗(yàn)他的觀念目光放遠(yuǎn)，探照前路目光放遠(yuǎn)，探照前路尋覓突破性觀念尋覓突破性觀念HKTR980306TP-AC盡能夠選擇簡(jiǎn)便的問題處理方式HKTR980306TP-AC并防止復(fù)雜，間接或推論的方法HKTR980306TP-AC對(duì)準(zhǔn)夠準(zhǔn)確的目的即可，不需完美HKTR980306TP-AC尋覓明顯事物HKTR980306TP-AC一定要充分利用其他人的

16、閱歷HKTR980306TP-AC并設(shè)法找專家來(lái)導(dǎo)引他的分析任務(wù)HKTR980306TP-AC進(jìn)展檢查以保證結(jié)論同現(xiàn)實(shí)相符HKTR980306TP-AC隨著跡象的增多，預(yù)備重新修正他的假設(shè)HKTR980306TP-AC放眼未來(lái)，迎接分析方面將遇到的困難HKTR980306TP-AC同工程小組共享良計(jì)HKTR980306TP-AC永遠(yuǎn)尋覓開創(chuàng)性的方法HKTR980306TP-AC仔細(xì)將他的任務(wù)紀(jì)錄成文件HKTR980306TP-AC步驟步驟6-6-綜合分析調(diào)查結(jié)果，并建立論證綜合分析調(diào)查結(jié)果，并建立論證運(yùn)用情況運(yùn)用情況復(fù)雜性復(fù)雜性處理方處理方法法情況情況復(fù)雜性復(fù)雜性處理方法處理方法陳說問題在當(dāng)下

17、的情況將困難之處詳細(xì)列出以改善情況列出能夠的處理途徑或者或者金字塔構(gòu)造金字塔構(gòu)造主要結(jié)論主要結(jié)論子論點(diǎn)子論點(diǎn)子論點(diǎn)子論點(diǎn)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)問題問題或選擇方案樹形圖或選擇方案樹形圖問題問題問題問題行動(dòng)1行動(dòng)2行動(dòng)3行動(dòng)4是是否否是是否否HKTR980306TP-AC論證明例論證明例- -公共圖書館公共圖書館雖然圖書館在社區(qū)里的位置不錯(cuò)，但是越來(lái)越多的人埋怨不能從圖書館得到所需的資料圖書館的新樓同舊樓截然不同放書的架子是固定的，不象舊樓的架子那樣可以挪動(dòng)而且，由于新樓占用了資金，后兩年沒有改造資金圖書館該當(dāng)將常用的圖書館資料(例如旅游用書，奧秘、推理方

18、面的書籍)放在圖書館的前端開場(chǎng)一項(xiàng)普遍的宣導(dǎo)方案來(lái)通知運(yùn)用者新館的平面布置將今后6個(gè)月買新書的資金轉(zhuǎn)用於購(gòu)置各處的標(biāo)志及運(yùn)用指南情況情況復(fù)雜性復(fù)雜性處理方法處理方法HKTR980306TP-AC供工程小組討論和修正的金字塔式論證架構(gòu)供工程小組討論和修正的金字塔式論證架構(gòu)- -公共圖書館實(shí)例公共圖書館實(shí)例雖然圖書館在社區(qū)里雖然圖書館在社區(qū)里的位置不錯(cuò)，但是越的位置不錯(cuò)，但是越來(lái)越多的人埋怨不能來(lái)越多的人埋怨不能從圖書館得到所需的從圖書館得到所需的資料資料雖然圖書館以往雖然圖書館以往同社區(qū)有著良好同社區(qū)有著良好的關(guān)系，但目前的關(guān)系，但目前收到很多的埋怨收到很多的埋怨圖書館應(yīng)立刻圖書館應(yīng)立刻采取行動(dòng)，但采取行動(dòng)，但苦于經(jīng)費(fèi)的限制苦于經(jīng)費(fèi)的限制主要有三項(xiàng)行動(dòng)主要有三項(xiàng)行動(dòng)可以減少埋怨可以減少埋怨同以往相同以往相比，如今比，如今收到的抱收到的抱怨是以前怨