高效會議管理技巧

1、高效會議管理技巧第1講當(dāng)今會議面面觀【本講重點】會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻率會議成本的計算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反 而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無 效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解 決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題會議的意義1 會議是一個集思廣益的渠道如上圖1-1，會議是一個集合的載體。 通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞, 從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物

2、。2 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組 織。沒有不開會的組織或部門， 一個組織或部門不召開會議， 它的存在價值就會受到質(zhì)疑。 因此, 會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值?；ピ偾疤峤M織或部門與會議3 會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E -mail、多媒體等種種形式進行溝通， 但是，群體溝通, 即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會

3、議的目的直電黃工嗔或護用A 貳呻德*帶虎円更卄裁創(chuàng)也開展有效的溝通 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。傳達資訊 通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解 員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。 達成協(xié)議與解決問題 達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。戶明因發(fā)現(xiàn)間 題芝尋 找軍茯k衡量間懸術(shù)輕 車緩急/

4、想.出新 點子評誼新點子J K V v k 圖1-3達成協(xié)議與解決問題的 6個步驟利用開會匯集資源，以期相互幫助,資源共享 共同進步。開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 激勵士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的 作用，每一種分類都與人們的實際需要

5、、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表1-1 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團體會議 一對一會議面對面會議電話會議視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議當(dāng)眾表揚或批評別人的會議臨時處理突發(fā)事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種 會議解決問題、達到目的。1. 固定的部門會議建世加里：亜少前fl-比蘋程棗孑理氏-丈,善則容易應(yīng)成拖皆旳蘋將會釵時間記錄疾筆心k上.以肪因一葉疏 盂誡咸工作匕此缶閒2. 全體會議3. 處理突發(fā)事件的會議建議頻率乂隨時注競事項=預(yù)息太頻鑿，否則會使員工感覺日日肓 危機，金社公同

6、陷入做事無條哩的可怕境地口4. 一對一會議會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。1. 會議的時間成本參加會僅恂人數(shù)x鴆會者的推備討亦 月會者的廉行時間+會it利書工作時間+會議 服務(wù)人嵐二作時間）注意：創(chuàng)畢時間成本不太宜觀，朝就咸金賤成 萍.壟錢咸本=開發(fā)的時何咸本X占會人員平 妁每小時的薪水2. 直接的會議成本3. 效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于 管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況:效

7、率損實鯛3中I青況七因耳及時輕聽苣奏窯盧的電話而撮失一大不能圧時處理睿戶的投訴而得罪亠批審戶齊能及旺箏決自已彎轄范國內(nèi)的窩發(fā)事件 和停工骨產(chǎn)【自檢】A、固定的部門會議B、一對一會議C、處理突發(fā)事件的會議D全體會議見參考答案1-1 至少每兩月一次 隨時 按需要 至少每月一次請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實 踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何 計算會議的成本，只有先掌握了這些基

8、礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”?！拘牡皿w會】第2講會議效率不高的原因及解決方案 【本講重點】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及預(yù)防性管理1 會議的通病一一效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的 某些現(xiàn)狀，值得我們思考。J我敢說：丸多歎的曲司於詭鄴是痛問畫的，甚至是錯遅的！其根本煽因衣于：蠱爭熬魯?shù)樽?lt;缸燥手越很低下！>很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要 安排在事務(wù)繁忙的周一開許多主管對于何時開會幾乎

9、都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這 使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本時下有一句很流行的話來不及準(zhǔn)備?！白罱容^煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行， 甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要2.會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下 7種原因造成。在這7種原

10、因中，有3種原因是會議的“致命傷” 需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁 打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須岀席會議的人未到， 通知來的是一些可 有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者 牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議

11、拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的 和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然 發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失 敗。3預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預(yù)防性 管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從 而保證會議的高效進行?！九e例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況， 下面針對7種致使會議效率低下的原因, 做一個全面的預(yù)防性管理。會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時 間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下 午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好

12、圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須岀席會議的人， 將岀席會議的 人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參 加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一 職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會的原因、目的 和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果 通知所有的參會者。【自檢】請根據(jù)自身情況完成下列表格(1) 你所在公司是否存在會議效率不高的冋題？ 是否(2) 如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。存在冋題是否存在改進意見主持人毫無影響力是 否會議地點的布局讓人很有壓迫感是 否會前準(zhǔn)備不足

13、，會議議題讓人不明 所以是 否會議總是選在午飯時間進行是 否高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因 素。高效會議具有8大特征。(高敗會議旳八大特征；只在必要時才暦集好好諄劃過很訂和分發(fā)了優(yōu)程表遵守時間 一斯蚌就班請了最有豎驗旳和有才能的扎出席臟了評論和歸納 錄所有決定，建優(yōu)和負(fù)責(zé)人建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1 會議時間安排的規(guī)范蕓垃時何安椰的媒范a

14、 SAJZ-5AM發(fā)言的澱望創(chuàng)1被噪舐K直讓與會者対 翟漢有太多園威或進冇1務(wù)分析 QAM-1CAM更會1對】舍謨,也曼進行業(yè)務(wù)舍談 霞佳時乩 1TATZIAIVI 或 1FEA3PM.適冷隼馬廣蓋. M-5PM迓好不麥排蜜價上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心 緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。 上午10-12點或下午1

15、-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法 下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當(dāng)中的倦怠期，人人 希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。2 會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間 超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。 準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達成負(fù)直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。 意見不同是好

16、事，議論才能面面俱到，甚至有人扮"黑臉”。會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。 所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3 固定的會議流程規(guī)范境迎曲具涿犧闔規(guī)頑制虛39氐程1分車話紙臣冃林交攜悟恐嚴(yán)生主晝空;Ef總?cè)麍D2-1 固定的會議規(guī)范流程 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。(1) 一個中心 一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān) 規(guī)章制度；指定會議記錄人 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享

17、話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。(2)兩個基本點 兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點 是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含 會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄， 制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通 常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。與此同時，清楚了解什么是

18、高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能 從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。【心得體會】第3講開會前的準(zhǔn)備工作 【本講重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開會德啟舉的晶迸走詢宜叭刊站上審獻開始了 “機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的 準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始 之前就開始了！ 一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個確定工作 看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合 發(fā)

19、生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。第二節(jié)如何判斷是否需要開會1 無需開會的“五個如果”如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具 有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所 謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無 需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自 己陷入尷尬境地

20、。會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成 本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。2 必須開會的“五個如果”圖3-2 必須開會的“五個如果” “聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取 代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風(fēng)氣， 使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定 要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會

21、議的 形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在大會上當(dāng)眾表揚“明星員工”可以樹立 標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒 員工，避免同類事情再度發(fā)生。當(dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或 者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把 任務(wù)公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成?！咀詸z】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間 內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1) 如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取

22、下列哪種方式處理此事：A. 對一批評口B.開會當(dāng)眾批評口C.寫檢查處罰口(2) 你為什么這么做？見參考答案3-1準(zhǔn)備工作的作用唯備工柞的懺蕉：)吏芍會老能對討詢雷満建的方旬衛(wèi)謝 卜喑塹地隹知月査覆莊有訶護巧為表現(xiàn) >節(jié)省時聞與減少沖真當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的 作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會 議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫

23、助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井 然有序、卓有成效。1. 1H 5W圖 3-3 1H 5W1H 5W。> When：日斯及開始/站末時低> Wiker .地點及設(shè)備1H 5W是指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為111> H»：Grci_rid Rules 規(guī)章制壹轉(zhuǎn)如是殛關(guān)閉手機;準(zhǔn)時;交通;住脅算2. 特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是 5至7人。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極 參與。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議

24、題、重要性具體決定。會議準(zhǔn)備工作核對單會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準(zhǔn)備工作核對單1、了解會議的目的2、是否一定要開會3、確定會議的形式4、安排會議的議程5、決定會議的時間6、確定會議的主持人7、決定會議的地點8、研究會場如何布置9、確定出席人數(shù)10、安排岀席者座位11、是否準(zhǔn)備會議名簽12、是否安排交通工具13、是否安排與會者住宿14、是否發(fā)岀了會議通知15、確定視聽教材16、確定輔助教材17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料19、確定自己人的相

25、關(guān)資料20、是否安排會后娛樂項目并 做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定 要特別注意：需特別注意旳兇第： 了斛另舍人員中是罟嘀少敎民族反其軸關(guān)的夙俗習(xí)悄， 了鞘勻金人員中有沒有人吃泰，要齒這些人總出做吃備. 了解昱石皰外賓出朋會軾，是舌需要此備翻沖人爻°A 了斛畏吞肓嫌俸記吿出馬吳這，要為其準(zhǔn)香單越的厘位會場的布置需要特別注意：如果與會人員超過10個，會場最好布置成“U”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式; 5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。蕓場的布置需娶特別注

26、慧t 與會人昴超過1D個，會 場逼好布證崗字型.如杲是嗤體去截，可嘆專 蠱成階栩裁室型° j列1人的會諷，累好妄郴成半烏型”主持人的準(zhǔn)備工作1 主持人的4個準(zhǔn)備工作主抖人的4牛甘備T件T設(shè)宦溝建目莓制定詢計劃晦可能開爭執(zhí)迸右SU3T分祈2. SWO分析圖3-4 SWO分析SWO是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“ O'和“ T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可 能帶來的機會或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準(zhǔn)備工

27、作。無論是簡潔明了的1H5V，還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作?！拘牡皿w會】第4講成功會議的五種策略【本講重點】如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議一一決策方式如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白：定義；3-5分鐘野談話，索蛹，簡沽爲(wèi) 有凹確案冷.內(nèi)團開舍目時間委攤，諫事林 紀(jì)律規(guī)則攀.程展嘅筑全儀進行越聲二炭櫻藥計詒有關(guān)的撈訊、規(guī)葩畝程；指定會溟詬我若征隸剜選程諫計的憲見.如何做開場白如何分配發(fā)言時間枉有2井問詳宰問：>畬仇甲往往是主枠人說話怎芳過> 一次曲一址將在嘆下嘀壯P

28、 賽g(»i的肘同在直壬幷金：1刖的葉I賞 犬隸沉軼:5h旳時剛韋人搶普建言" 対聞能更累迪旳分配繪吉耐間？眾師語T；尸艸主JthgiA中隋占的發(fā)盲時闖較糸，主垂書歐 TD? Rt弔貝一*旳訊馳煢熟直刃二坦忖奇聲帝宜甬51三”刁植衆(zhòng)霧穴”|茂建社> 一説'金衣文工帀扌4就曲時直只禺EDh.上果年EM. 卄向站 T半人，鼻人尺能講11分帥，M堤主持人詔id 科t.吏他.3住窗代知審T-業(yè)W®止-土持人叫蠱j=H乞邑室檯弋曲/#=世才盤出證務(wù)沖人未7； 5會埋竽：懇刖貳沖上曲時/：灰戟醫(yī).如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要?？貓鲆簿?/p>

29、成為一個主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進度主要包括 2種方式：語言方式與非語言方式。1 .語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常 容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？” 當(dāng)他說到5分鐘的時候，你可以再 說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛 才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？ ”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以

30、上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。2.非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言 人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示 正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。如何達成決議一一決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步 驟。通過這

31、些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議書得得魯克決蛙法：周足夠多"詢時間檢觀回雜所匸，幷庚扁會者述厲共識.刮舉或國示喜冬秦沖開始計論之"春觀比牲警崔奏的優(yōu)劣，擔(dān)自扈巴之爭、估計富般之厭戲率.評估有丸卑梟更多奏君赍斜的需薜征求度對總JL以屮止M唆檢觀王氏慮見.斗;tK業(yè)甕時畚纓案上認(rèn)間-對捷窒做道當(dāng)?shù)难痂弲坞蓟?確認(rèn)湫事戢用，4種群體決策1 權(quán)威決策權(quán)威決兼少知從多彙決策無畀過決策圖4-14種群體決策銀成直指克議隸瘋行能鑒喈車仕.權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接

32、納并支持某項決策時?！九e例】特別行動小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時，權(quán)威決策的 質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。2 少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證

33、大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對 迅速和高效做出。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。3. 共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體 現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。【舉例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng) 過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具

34、挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解 他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。4. 無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每個 成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策?！九e例】一陪審團認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優(yōu)點：確保團隊每個人都認(rèn)為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議 決策常

35、常難以做出。4種團隊決策法團鳳去謹(jǐn)謹(jǐn)之一：士牯岡愚性將點孑応右尢窮看曙瓦的地方，供垃參毎燮忌執(zhí)A議卅箱密他人的浪渣提出箱恂把，商會者耳井駅仕鬲慨平餐試耳不;t忤卓巨于證簾祈段評價戲良監(jiān)別二的奠見*隹無 的無束.、相互讖蒲和嘛虬Fit某的慮尋比-療方京* 7PK.厠力簾法才廠恃金莽注一寺S?監(jiān)煤濟笳潔特占址爺康氏（£左憚JfcMi身附雖與働堆能酔理霏夕門站二侔小制址洋 WM.魚迫底中進荷丈海 廈兔令對d的tT稅布系炳謂變熬陶.巳眛涉理：卜由工+Th斜筑踴詞旳旳斗連計-豈也征洵幫蘊為話手耒 料鬲右?guī)ыf唁哥圭說定訥護寨.誦飲門樣匚督世訶典皆充口禺黒忱堪垃 覽隹旳的JtJQ嶽出此同止材番期悪

36、幾彷號計樣flit丸.的擾.封券-4地才士爭11硏究h連I訂地"A參毘決泉所人奧主卉.如莒寶，珂一十曲曲處迪卻吉討冷豕S# %丄邯匸境屮上F甑眾除及 曙多處爭由千軌睛千餐鯉言活硬陽e,翟JL£瘤比鋁的吏快富曲才曲，M 平劃的3）老，河點于辛宅小柏肩n方tin 跟承砂方帛.迪審人|卑捷戲刪ilffit 址規(guī)是噸一曲乍-程方就一辰袂一4新用 窗吃廿冇審縞 梵令有恵亀不到的友須丈»衛(wèi)斥宅布iR的哲雄茸式進有裕革亍1N【自檢】請你完成以下連線題：(1) 無異議決策A 、確保團隊每個人都認(rèn)為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。(2) 權(quán)威決策B保證所有問

37、題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。(3) 少數(shù)服從多數(shù)決策C、允許多數(shù)人對冋題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。(4) 共識決策D決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。見參考答案4-1如何圓滿結(jié)束會議姜擅圓滿箱束會改.需要做到以下三點:預(yù)冒FY井鐘做總菲確走工作芬配妥當(dāng)準(zhǔn)葉結(jié)束會諒【本講總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處, 只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。需要特別引起注意的是達成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一

38、些科學(xué)方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累！【心得體會】第5講會議中的溝通與反饋技巧【本講重點】會議中的溝通 會議中的反饋技巧會議中的溝通會這彷河追走州站了諛定 曲貝愉抱情乩思患和情 盛臣小人血樣席網(wǎng)峙癥并 丄壷昱業(yè)邕陸過蓮”3種溝通圖畫1 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%勺東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%勺東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了 20%你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%勺東西進入別人的 耳朵時，

39、由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60%實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%等到這些人遵照領(lǐng)悟的 40%具體行動時，已經(jīng)變成 20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時時刻刻發(fā)生在我 們周圍，真的非?？膳?。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越少。2.溝通金三角圖5-2 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的； 只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的

40、角度 上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān) 鍵在于換位思考。3 溝通的冰山模式80-95%工作層仰一說由的內(nèi)洋 事實,信息 個人關(guān)泰層面一如何說過稈感覺圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內(nèi) 容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的 部分只占整個冰山體積的5%-20%隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%- 95%有效溝通原則有效詢湧亞卯:有明彌的溝適目掙 有明禎的時間柞桌 車觀劭一F細節(jié)祝械傾噺勞力述戰(zhàn)包怖溝通

41、的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時間約束。在溝通過 程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)， 并且雙方為達成目標(biāo)而不斷努力只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行造成溝通困難的因素1玖走臼唁，主更園為麹識利借息宰握不整"直氐強瀬不足戒策理不清.冷能和戲聘葉，有倔見*先入為士"利斷錨盪 檢眉己為耀於思舟，嫖昭他人的需求衣去耐心，就&札唯備瑋充甘，沒韋越重忠豐就挖盍意氐什斶不克甘.惰睹不好.語吉不虛-丸他過血D憶憶力不科.如何建立信任如訶耳遼七懺：扭H冋點在別人國猶時備曲萌柳 別人出帰嘶爭孝超的曲囲、逵當(dāng)斎逹官討別人的先&

42、amp;箕浪叭込心耶走斬 扌卜百顱節(jié).題昱* fl這肖廉審P訥it力帝機平爭缶'T晟幷帝大不配疏量理目己一崔的煤游尢赴優(yōu)痔這$誦己阿忻軒佻配玄PUF(w會議中的反饋技巧1 .反饋的兩種方式反餒茁両種方就：囲乩罠犠，即團底反備就縣亠個人給 大紊磴悔 -對一夙後即一對-服鐵矍一牛人 總主_k息血塞鼎匣姑青式比敦閑電“2反饋的兩種類型圖5-4 反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋一一積極的反饋是一種正面的強化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚。成功的正面 指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經(jīng)常、逐 漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式

43、，既要達到反饋 的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：建謖世丘謨覽點革1 *衛(wèi)堡歩卯"I沁5沖AppiCifl*光耒也特虛的覘就眉手真心的喟龍，妁s播出瞎要規(guī)的時定" 曲著術(shù)親現(xiàn)+舉掙以甫文和支持址束.3反饋時的特征展謹(jǐn)吋的恃征要描述，耳要判斷，側(cè)重表現(xiàn)*而吏璉拯.要有斯特臘4.如何接受反饋如何搔受反誦做一下糠呼吸，侏持誨靜：仔佃備聽，誼囹以別人対觀點采看可題 奔常所有的間醱以確黑你的理鮮.狠認(rèn)低聽到坳和懂得的陽不去爭論.整理低聽劃対卷后決定諭同熬什盤.要幵明不農(nóng)朕烘潮要赳求，不要獨折寺橫d要平睪，不臭韋憂越感d【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋:描述性話語是否正確(1)你出生前我們就是這么做的！是口否口(2)這就是最佳