實驗室樣品管理程序

1、樣品管理程序1 目的檢測樣品的代表性、 有效性和完整性將直接影響檢測結果的準確 度，因此必須對樣品的接收、流轉、貯存、處置以及樣品的識別等各 個環(huán)節(jié)實施有效的質量控制。 應根據客戶要求做好樣品的保密與安全 工作。2 范圍本程序用于本實驗室各類檢測業(yè)務中檢測樣品的接收、 流轉、貯 存、處置、識別等項的管理。3 職責檢測科樣品管理員負責記錄接收的樣品狀態(tài)， 做好樣品的標識以 及樣品貯存、流轉、處理過程中的質量控制。檢驗科檢驗人員應對制 備、測試、傳遞過程中的樣品加以防護。(1)收樣室在受理客戶委托檢驗時，負責對送檢樣品的完整性和 對應于檢測要求的適應性進行驗收， 記錄接收樣品狀態(tài)， 并負責將樣 品

2、及其資料傳遞到檢驗室。(2)實驗室樣品管理員負責對各檢驗室樣品管理情況進行督查， 并配合檢測管理室對樣品管理要素進行審核。4 步驟和要求樣品的接收4.1.1 委托樣品的接收a) 收樣員在接收客戶送檢樣品時， 應根據客戶的檢測需求， 查看 樣品狀況(包裝、外觀、數量、型號、規(guī)格、等級等)，并清點樣品， 認真檢查樣品及其配件、 資料的完整性， 檢查樣品的性質和狀態(tài)是否 適宜于進行要求的檢測， 有些樣品還應檢查采用的包裝或容器是否可 能造成樣品的特性變異，并在見證取樣送樣委托單和樣品核查 單上登記說明。同時(特殊樣品)應與客戶商定有關樣品準備的要 求和試畢樣品處理方式。 收樣員應及時將樣品及其資料、

3、 流轉單傳遞 到檢驗科。b) 客戶寄來的樣品由收樣員按a)條辦理委托手續(xù)。收件人應負責與客戶聯(lián)絡，并交一份委托單給客戶。c) 樣品傳遞到檢驗科后，樣品管理員與檢驗員應進行交接驗收， 查看樣品狀況是否與流轉單填寫內容相符，對以封裝方式送達的樣 品，應檢查封簽是否完整有效以及運輸過程有無損壞。4.1.2 抽樣樣品管理 抽樣人隨身帶回或親自押交樣品：a）抽樣人員到客戶指定地點抽樣或到生產企業(yè)、商業(yè)企業(yè)抽樣前 應領委托單或監(jiān)督抽樣單， 抽樣后將委托單或監(jiān)督抽樣單第三聯(lián)給被 抽檢單位，作為領回樣品憑證，第四聯(lián)給見證單位，帶回第一聯(lián)、第 二聯(lián)作為抽檢及信息采集憑證。b）抽樣人應對樣品在運輸途中的防護負責，

4、保證樣品的完整性。 抽樣人員回實驗室后立即將隨身帶回的樣品及委托單或監(jiān)督抽樣單 交給收樣員，收樣員憑抽樣單驗收樣品。 被抽檢單位寄運來的樣品由檢驗科領回后， 由收樣員及樣品管 理員進行驗收登記，驗收時應對照抽樣單檢查樣品及封條的符合性、 完整性、有效性以及運輸過程有無損壞。 必要時應會同抽樣人員進行 驗收。 檢驗科樣品管理員在接收樣品時應記錄樣品狀態(tài)，并登記入 帳。 檢驗科在對接收的樣品是否適合于檢測有任何疑問， 或對客戶 的檢測要求不明確， 或認為樣品不符合有關規(guī)定要求， 有異常情況時 （包括包裝和封簽）檢驗科應與客戶聯(lián)系，取得進一步說明和認可后再進行檢測。樣品的識別 樣品的識別包括不同樣品

5、的區(qū)分識別和樣品不同試驗狀態(tài)的 識別。 樣品區(qū)分識別號可貼在樣品上或貼 （寫）在樣品袋（器皿）上 識別號為報告編號，由收樣員統(tǒng)一編排。 樣品所處的試驗狀態(tài)，統(tǒng)一放置在 檢驗完畢”標識區(qū)。 樣品在不同的試驗狀態(tài)，或樣品的接收、流轉、貯存處置等階 段，應根據樣品的不同特點和不同要求，如樣品的物理狀態(tài)、樣品的 備樣要求（如分樣或混樣）、復檢樣要求、樣品形狀的大小、樣品制 備、樣品的包裝狀態(tài)（如裸狀樣品、器皿盛裝樣品）和其他有特殊要 求的樣品，根據檢測活動的具體情況，做好標識的轉移工作，以保持 清晰的樣品識別號， 保證各檢驗科內樣品編號方式的唯一性和必要時 可追溯。 各檢驗科應根據專業(yè)要求對樣品標識轉

6、移方式和如何保證樣 品識別的唯一性和有效性做出明確規(guī)定。樣品流轉 樣品按檢驗工作流程圖流轉，在樣品登記委托單上交接簽署 時，應核查樣品狀況。 收樣員接收的所有委托送樣樣品應在樣品或其包裝上貼上 “報 告序號”標簽、同時附有的樣品流轉單上應填寫樣品識別號（報告編 號），由樣品管理員在樣品流轉單簽字、樣品傳遞到檢驗科時由檢驗 人員在樣品流轉單上簽收認可。 抽樣樣品送達后由收樣員及樣品管理員對樣品貼上“報告編號”標簽。 抽樣樣品、送檢樣品傳遞或送達后均由樣品管理員按樣品登記表的內容統(tǒng)一登帳，待檢樣品應分類堆放整齊。 樣品傳遞時，樣品（報告）編號不得改變。 樣品在制備、測試、傳遞過程中應加以防護，應嚴

7、格遵守有關 樣品的使用說明，避免受到非檢驗性損壞，并防止丟失。樣品中遇意 外損壞或丟失，應在原始記錄中說明，并向負責人報告，必要時應立 即與客戶聯(lián)系。 檢驗人員在樣品試驗后，應交樣品管理員入樣品庫保管，包括 有分析意義的已失效或損壞的試驗樣品。樣品管理員應把試驗樣品統(tǒng) 一放置在有“檢驗完畢”標識的區(qū)域。樣品的貯存 檢驗科應有專門化且適宜的樣品貯存場所， 配備樣品間及樣品 柜（架）。樣品間由樣品管理員專人負責，限制出入。樣品應分類存放， 標識清楚，做到帳物一致。樣品貯存環(huán)境應安全、無腐蝕、清潔干燥 且通風良好。 對要求在特定環(huán)境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環(huán)境條件， 環(huán)境條件應定期加以記錄。 樣

8、品管理員負責保管樣品的完好性、 完整性。應在文件中按樣 品性質和其專業(yè)要求的不同對保管條件作出規(guī)定。樣品的處置 試驗樣品留樣期不得少于報告申訴期，留樣期一般不超過60天，特殊樣品根據要求另行商定； 試驗樣品處置，根據與客戶簽訂的有關協(xié)議書要求， 分以下幾 種處理方式；a）客戶要求領回樣品（包括客戶委托處理樣品）；b）客戶不要求領回，但有利用價值的樣品；c）報廢、報損的樣品；d）會造成公害，必須監(jiān)護處理的樣品。e）客戶要求領回的樣品，在留樣期滿后，樣品管理員應通知客戶 及時領回?？蛻纛I回樣品時，領樣人員需帶單位價紹信或抽樣單（第 三聯(lián)）（未交檢驗費的暫時不退還樣品），由樣品管理員辦理退樣手 續(xù)。

9、客戶或供樣單位需提前（在留樣期內）領回樣品時，應簽注 “對 本檢驗報告無異議 ”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。f）留樣期已過的客戶委托處理樣品，各檢驗科應按與客戶簽訂的 委托檢驗協(xié)議書要求處理， 處理結果應以書面形式通知客戶， 取得客 戶認可。g）留樣期已過的客戶不要求領回的有利用價值的樣品 （包括部分 報損樣品） ，樣品管理員應分類填寫樣品處理申請表， 說明處理方式， 由科長審核， 報主管負責人批準后方可進行處理。 必須監(jiān)護處理的樣 品，科樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護處理。h）客戶暫不領回的已過留樣期的樣品，各檢驗科應分類造冊，移 交檢測管理室統(tǒng)一處理。室外檢測樣品的管理 對于根據檢測工作需要在實驗室外檢測的樣品， 各檢驗室應有保 護樣品完整性的措施， 做好樣品的標識， 保證試畢樣品在合適的地點 存放，根據本科專業(yè)要求做好實驗室檢測樣品的管理工作。樣品的保密與安全a）本實驗室嚴格按與客戶簽訂的協(xié)議或有關規(guī)定進行樣品的檢 測、貯存和處置，嚴格執(zhí)行保密程序