文件制發(fā)程序及標(biāo)準(zhǔn)管理辦法

1、文件制發(fā)程序及標(biāo)準(zhǔn)管理辦法為了適應(yīng)工作需要，提高工作效率和文件質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文件制發(fā)的程序化、制度化、科學(xué)化，特制定文件制發(fā)程序和管理辦法如下：一、總則：、公文制發(fā)必須嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和有關(guān)保密規(guī)定，確保公司的秘密和安全。、公司辦公室是公司公文處理的管理部門，主管公司文件處理工作。二、公文制發(fā)程序及標(biāo)準(zhǔn)：、擬稿1、除由公司領(lǐng)導(dǎo)親自撰寫的重要文件外，一般日常文件按照“誰主管，誰擬稿“的原則，由各職能部門擬稿；涉及兩個(gè)以上部門共同負(fù)責(zé)處理協(xié)調(diào)的工作時(shí)，一般由一個(gè)主辦部門牽頭起草；涉及公司綜合性公文，一般由公司辦公室擬稿。各部門之間應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，密切合作，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，在對(duì)有關(guān)問題未達(dá)成一致意見時(shí)，一律不得各

2、自向下行文。2、起草文件應(yīng)注意情況屬實(shí)、主旨明確、層次清楚、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、書寫工整、篇幅簡(jiǎn)短。3、起草文件中的結(jié)構(gòu)層次，第一層為“一”，第二層“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。4、正確使用各種文體。根據(jù)現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中的公文種類，其中適應(yīng)本公司常用的有“決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要”等八種（規(guī)定、辦法等文件不單獨(dú)使用，而納入決定、通知等文件中）、核稿1、為了保證文件質(zhì)量，在文件起草成型送交公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，由擬稿單位、部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。文件繕寫清楚后，首先交給擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)初審簽字，然后交給公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2、核稿人審核的主要內(nèi)容是：是否需

3、要制發(fā)文件；是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)、方針政策及公司的有關(guān)規(guī)定;是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、文件應(yīng)用、公文格式是否符合本通知的相關(guān)規(guī)定。出現(xiàn)上述問題時(shí)由核稿人認(rèn)真修改，如有較大變動(dòng)，審核修改后的文面較亂的，應(yīng)在修改后，由擬稿單位或擬稿人重新繕寫清楚。3、公文涉及其它部門工作時(shí)主辦部門應(yīng)與其它部門共同協(xié)商會(huì)簽。、簽發(fā)1、涉及公司全局性的文件，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或授權(quán)主持日常工作的副總經(jīng)理簽發(fā)，屬公司副總經(jīng)理分管工作權(quán)限內(nèi)的文件，可由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。2、公司副總經(jīng)理或其它領(lǐng)導(dǎo)，被主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)代行簽發(fā)的文件，要在簽發(fā)人姓名右側(cè)注明“代”字。、制發(fā)1、 文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由主辦單位或部門交給

4、公司辦公室秘書，登記編制發(fā)文字號(hào)，確有必要的還要注明緩急和密極標(biāo)記，然后由公司辦公室主任簽字批準(zhǔn)打印。2、文件打印時(shí)，要嚴(yán)格按國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)制作，具體要求是：、紙張尺寸：一般用國(guó)標(biāo)A4型紙。、頁邊距尺寸：上白邊（天頭）寬37mm下白邊（地腳）寬7mm左右白邊各28mm公文正文用3號(hào)仿宋體字，每頁22行，每行28個(gè)字。、發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)位于公文首頁發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)以下，占10mm由發(fā)文機(jī)關(guān)代字發(fā)文年度（用方括弧“”括入）和發(fā)文順序號(hào)組成，依以上次序表示于居中位置。、標(biāo)題位于公文首頁發(fā)文字號(hào)以下20mm一般應(yīng)表明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題及文種三部分。標(biāo)題可分一行或多行居中書寫。標(biāo)題選用2號(hào)宋體字。、主

5、送機(jī)關(guān)。指公文的主要接受機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。如主送機(jī)關(guān)較多，則應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列，同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或不同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)。主送機(jī)關(guān)一般在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體表示，回行仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。向上請(qǐng)示只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；向下級(jí)部門機(jī)關(guān)發(fā)文，如果發(fā)送機(jī)關(guān)少，可將發(fā)送機(jī)關(guān)全稱寫上，發(fā)送機(jī)關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。、正文。正文是公文的主體部分，應(yīng)置于主送機(jī)關(guān)下一行，用3號(hào)仿宋體，每自然段空2格，回行頂格。數(shù)字年份不能回行。、無正文在公文末頁，首行書寫“此頁無正文”并用圓括弧括入。、附件。是正文的附屬部分，

6、公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行，左空2字的位置用3號(hào)仿宋體標(biāo)注“附件：”和名稱，附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有2個(gè)以上附件，則應(yīng)標(biāo)注序號(hào)。如：附件：1、xxxxxx2、 xxxxxx附件應(yīng)在成文日期之后，另起一頁與正文裝訂，并在其左上角第一行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字后并在其后表示附件（或帶序號(hào)）。、成文時(shí)間。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。公文成文時(shí)間用漢字將年月日標(biāo)全（零寫為O），一般位于正文右下方，具體位置由印章決定。、印章。單一制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間并加蓋印章，成文時(shí)間右側(cè)空4字。聯(lián)合發(fā)文需蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字。當(dāng)公文成段后所制空白處不能蓋章時(shí)，應(yīng)調(diào)整行距

7、加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。（11）、版記。版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、份數(shù)、反線等組成。版記應(yīng)在公文的最后一頁。a. 主題詞：是反應(yīng)公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，上行文應(yīng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居左側(cè)頂格，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)準(zhǔn)宋體字，詞目之間空1字。不用標(biāo)點(diǎn)。主題詞應(yīng)置公文最后一頁的下半部，即成文時(shí)間右下方以及抄送機(jī)關(guān)的左上側(cè)。b. 抄送機(jī)關(guān)。根據(jù)公文內(nèi)容發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴(yán)格控制，其排順序?yàn)椋荷霞?jí)機(jī)關(guān)單排一行，如有抄送則在“主題詞”下一行左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，抄送

8、機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)c. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)多數(shù)不以行文機(jī)關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機(jī)關(guān)辦公室名稱。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下，占一行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。以復(fù)印時(shí)間為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。d. 份數(shù)。置印發(fā)時(shí)間之下，右空3字，用3號(hào)仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。e. 反線。版記中主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素之下，分別加一條反線，其寬度等同版心。(12)、頁碼。用于標(biāo)識(shí)公文張頁的順序編碼，位于每頁公文圖文區(qū)最下端，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。、公文繕印與保管歸卷1、公文在繕印過程中注意保護(hù)原稿，不得涂抹和污損；秘密文件要專人打印，注意保密。2、打印人員要按時(shí)完成打印工作，提供文件校對(duì)清樣。擬稿人確認(rèn)無誤后方可印制裝訂。3、文件制好后，交回原稿