商鋪管理信息系統(tǒng)-建設(shè)方案

1、商鋪管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案編寫單位：成都市寶樹科技有限公司二O 一四年五月目錄1 系統(tǒng)背景 12 系統(tǒng)目標(biāo) 13 建設(shè)內(nèi)容 13.1 商鋪信息管理 13.2 客戶資料管理 13.3 租賃合同管理 23.4 客戶入住管理 23.5 客戶退租管理 23.6 客戶繳費管理 23.7 租金折扣管理 33.8 短信通知 33.9 風(fēng)險預(yù)警管理 33.9.1 合同到期預(yù)警 33.9.2 逾期繳費預(yù)警 33.9.3 商鋪空置預(yù)警 43.10 查詢功能 43.11 統(tǒng)計功能 43.12 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 63.13 員工賬號管理 63.14 權(quán)限管理 64 實施計劃 75 項目預(yù)算 86 系統(tǒng)維護(hù) 86.1.1維護(hù)

2、保障體系 86.1.2維護(hù)方式和內(nèi)容 86.1.3 其他維護(hù)服務(wù) 91 系統(tǒng) 背 景目前公司管理著上千家商鋪，但是所有的管理工作均通過手工方式進(jìn)行，效率十分低下。領(lǐng)導(dǎo)無法方便快捷的查看商鋪的分布情況，無法及時的了解各商鋪繳費情況，無法準(zhǔn)確的掌握商鋪的出租和空置情況。通過手工方式管理商鋪， 已經(jīng)無法滿足公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展， 因此，需要借助信息化技術(shù)，建設(shè)一套實用、高效、管理規(guī)范的應(yīng)用系統(tǒng)，為 領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳細(xì)、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。2 系統(tǒng) 目 標(biāo)系統(tǒng)建成后，將使商鋪的管理工作更加高效和規(guī)范。具體將實現(xiàn)以 下目標(biāo)。1) 實現(xiàn)商鋪詳細(xì)信息的登記、查詢。2) 實現(xiàn)客戶詳細(xì)信息的登記、查詢。3) 實現(xiàn)租賃合

3、同管理。能夠?qū)贤M(jìn)行打印和統(tǒng)計。4) 實現(xiàn)租戶繳費短信通知。5) 實現(xiàn)鋪位欠費自動提示及預(yù)警。6) 實現(xiàn)物業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)和收費(如：收取水、電、衛(wèi)生管理、保衛(wèi)管理等)的統(tǒng)一管理7) 實現(xiàn)鋪位費用的月、季度、年度等的費用統(tǒng)計報表。3 建設(shè) 內(nèi) 容3.1 商 鋪信息管理實現(xiàn)商鋪詳細(xì)信息的登記管理。包括商鋪名稱、位置、面積、類型、 用途、租金、折扣、狀態(tài)等信息。工作人員可以對商鋪信息進(jìn)行編輯、刪除操作。3.2 客 戶資料管理實現(xiàn)客戶詳細(xì)資料錄入。包括客戶姓名、證件名稱、證件號碼、押 金、手機(jī)號、其他聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等詳細(xì)信息。工作人員可以對客戶資料進(jìn)行編輯、刪除操作。3.3 租 賃合同管理工作人員

4、從客戶資料庫中選擇商鋪和客戶信息， 自動生成租賃合同 系統(tǒng)可以將生成的租賃合同導(dǎo)出到 word 模版中，可以對合同細(xì)節(jié)做修 改。如果不需要修改合同，可以直接打印租賃合同。3.4 客 戶入住管理租賃合同簽訂后， 客戶入住商鋪。 系統(tǒng)需要先打印出水電氣抄表單， 工作人員抄表完成后，將水電氣初始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。同時將商鋪狀態(tài)修 改為“已出租”。3.5 客 戶退租管理客戶退租時，系統(tǒng)會自動顯示該客戶租住的商鋪的詳細(xì)信息。包括 該商鋪的編號、名稱、位置、租金等信息，然后系統(tǒng)將打印出該商鋪的 水電氣費的抄表單。工作人員抄表后填寫抄表結(jié)果，并計算出該客戶應(yīng) 繳納費用。如果該客戶還有其他費用未繳清費用，則將顯示

5、出具體哪些 費用未繳清，未繳清部分是否還有滯納金等信息。當(dāng)客戶繳清所有費用后，系統(tǒng)將顯示該商鋪可以退租。工作人員將 該商鋪狀態(tài)設(shè)置為“已退租”狀態(tài)。3.6 客 戶繳費管理客戶繳費應(yīng)包括商鋪租金、物業(yè)費、水電氣費、管理費、垃圾處理 費，以及其他等費用。系統(tǒng)會根據(jù)商鋪面積、折扣、費用單價等信息，在繳費日期前一周 自動生成客戶繳費通知單。工作人員可以批量打印繳費通知單，也可以 單獨打印某一商鋪繳費通知單。如果客戶逾期不繳納費用，系統(tǒng)會彈出預(yù)警提示，告知工作人員哪 些商鋪逾期未繳費，以及已經(jīng)拖欠的時間、滯納金額等信息。同時，系 統(tǒng)能自動生成費用催繳單，并提供催繳單打印功能。3.7 租 金折扣管理工作人

6、員可以根據(jù)客戶類型設(shè)置不同的租金折扣。在登記客戶資料 時，系統(tǒng)選擇客戶類型，則該客戶就自動綁定該類型的折扣。同時，系統(tǒng)提供折扣調(diào)整功能， 可以針對具體某一客戶， 修改折扣 但是修改后，不影響該類型其他客戶的折扣。工作人員在修改具體客戶折扣時，需要填寫相關(guān)信息。如：修改原 因、修改人、修改日期等信息，以便將來查詢和統(tǒng)計。3.8 短 信通知當(dāng)系統(tǒng)自動生成繳費通知單時，系統(tǒng)會自動向客戶發(fā)送一條繳費通 知短信，提醒客戶繳費日期、繳費金額。當(dāng)客戶預(yù)期不繳費時，系統(tǒng)會根據(jù)生成的催繳單，自動向用戶發(fā)送 催繳短信。提醒用戶繳費日期、繳費金額、滯納金額等信息。如果有通知公告需要發(fā)送給客戶時，可以通過短信方式發(fā)送

7、到每一 位客戶。3.9 風(fēng)險預(yù) 警管理3.9.1 合同到期預(yù)警即將到期的合同，系統(tǒng)會自動顯示到“合同到期預(yù)警”列表中。工 作人員可以隨時通過不同的顏色和狀態(tài)關(guān)注哪些合同即將到期，哪些合 同已經(jīng)到期。并提前做好風(fēng)險應(yīng)對準(zhǔn)備。當(dāng)合同續(xù)簽或者客戶退租后，該預(yù)警信息自動取消。3.9.2 逾期繳費預(yù)警當(dāng)客戶逾期繳費，系統(tǒng)會自動將該客戶信息以及應(yīng)繳納的費用顯示 到“逾期繳費預(yù)警”列表中。工作人員可以隨時查看哪些客戶逾期繳費，能夠?qū)τ馄诶U費的金額進(jìn)行匯總。當(dāng)客戶繳清費用后，該預(yù)警信息自動取消。3.9.3 商 鋪空置預(yù) 警當(dāng)商鋪處于空閑狀態(tài)超過 2個月（具體時限可以用戶自己設(shè)定） ，系 統(tǒng)將對該商鋪進(jìn)行空閑預(yù)

8、警。當(dāng)該商鋪重新出租后，該預(yù)警信息自動剛?cè)∠?.10查詢功能系統(tǒng)將提供多種查詢功能，滿足用戶不同需求的查詢要求。 可以按照商鋪名稱、地址、用途、類型、狀態(tài)等條件進(jìn)行查詢。 可以按照客戶姓名、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等條件進(jìn)行查詢。 可以按照合同編號、合同到期時間等條件進(jìn)行查詢。 可以按照客戶入住時間、抄表時間進(jìn)行查詢?？梢园凑沼脩羰欠窭U費進(jìn)行查詢。3.11統(tǒng)計功能系統(tǒng)將提供多維度的統(tǒng)計分析功能， 并以圖形的形式顯示統(tǒng)計結(jié)果?？梢园凑丈啼佀趨^(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計?？梢园凑绽U費情況進(jìn)行統(tǒng)計。可以按照商鋪用途進(jìn)行統(tǒng)計?？梢园凑丈啼仩顟B(tài)進(jìn)行統(tǒng)計。以上統(tǒng)計結(jié)果都可以采用柱狀圖、餅狀圖或者線狀圖顯示，具體如下所示

9、：繳費情況統(tǒng)計繳費情況統(tǒng)計商鋪用途統(tǒng)計商鋪用途統(tǒng)計3.12基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理商鋪用途設(shè)置：用戶可以自行添加、編輯和刪除商鋪用途。一旦設(shè) 置完成后，用戶在添加商鋪信息時，只需要選擇商鋪用途即可，而不需 要每次輸入。商鋪位置設(shè)置：用戶可以添加常用的商鋪位置。在添加商鋪信息時, 直接選擇商鋪位置。繳費項設(shè)置：用戶可以自定義繳費項，并設(shè)置各繳費項的單價。系 統(tǒng)在計算客戶所需繳費金額時，自動調(diào)取該繳費項進(jìn)行計算，而不需要 人員手工計算。3.13員工賬號管理系統(tǒng)將為每一位使用系統(tǒng)的員工設(shè)置登錄賬號和登錄密碼。并且能 夠為每一位員工設(shè)置部門、職務(wù)等信息。員工登錄密碼丟失，可以通過該功能重置密碼。3.14權(quán)限管理系

10、統(tǒng)將按照每一位員工的部門、職務(wù)，進(jìn)行權(quán)限分配。每一位員工 只能使用和查看自己權(quán)限范圍內(nèi)的功能和數(shù)據(jù)。公司領(lǐng)導(dǎo)可以使用和查 看所有功能和數(shù)據(jù)。4實施計劃本項目將按照以下計劃進(jìn)行實施:階段名稱時間第1月第2月第3月第4月第5月第6月第7月第8月第9月第10月第11月第12月需求調(diào)查和分析系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)開發(fā)系統(tǒng)上線、測試、培訓(xùn)、手冊編寫_用戶測試期調(diào)整修改普通用戶培訓(xùn)系統(tǒng)驗收4后期維護(hù)15項目預(yù)算序號功能報價（元）1商鋪信息管理20,0002客戶資料管理10,0003客戶入住管理20,0004客戶退出管理5,0005客戶繳費管理15,0006租金折扣管理5,0007租賃合同管理10,0008短信管理2

11、0,0009預(yù)警管理30,00010信息查詢20,00011數(shù)據(jù)統(tǒng)計20,00012基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理10,00013權(quán)限管理10,00014賬號管理5,00015合計200,0006系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)現(xiàn)場部署工作完成后，我們將按計劃組織用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)管理培訓(xùn)等工作。系統(tǒng)驗收后，我們將免費提供 6個月的系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)。維護(hù)保障體系系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)工作由項目經(jīng)理牽頭組織成立系統(tǒng)維護(hù)小組，項目技 術(shù)負(fù)責(zé)人監(jiān)督，由項目部協(xié)調(diào)公司各部門人員密切配合、共同承擔(dān)。維護(hù)方式和內(nèi)容公司針對本項目成立專門的系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)小組，整個小組協(xié)作提供系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)，服務(wù)方式和內(nèi)容包括:1) 維護(hù)小組通過網(wǎng)上消息工具、電話、傳真、 E-mail 、遠(yuǎn)程桌面等 方式提供遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)(國家例行節(jié)假日除外) ；2) 維護(hù)小組通過遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)定期、 不定期的系統(tǒng)檢查發(fā)現(xiàn)潛在的 問題(系統(tǒng)需求、 功能與數(shù)據(jù)上的錯誤)并予以排除，對于不能 立即排除的問題，以文檔方式記錄問題或錯誤， 并提交用戶確認(rèn)；3) 系統(tǒng)維護(hù)小組收到問題文檔后， 在一個工作日內(nèi)組織小組技術(shù)會 議對問題進(jìn)行會診，然后通過遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)的方式進(jìn)行問題排 除。對于遠(yuǎn)程維護(hù)方式還不能