公司標準采購流程管理制度

1、公司標準采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿 足工公司對優(yōu)質資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程,加強與各部 門間的配合,特制訂本制度。一、目的為保證公司日常辦公事務及各現場工作的物資需要,提高采購工 作的質量管理,特制定本管理規(guī)程。二、范圍各部門工作所需的生產材料和輔料、小型機械和設備、備品備 件、辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格 標牌以及設備維修所需的配件、材料等.三、職責1. 熱愛本職工作,勤于學習新技術,了解新產品,注意市場信息的 積累。2. 廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。3. 負責公司生產所需材料的采購

2、工作。4. 負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。6. 大項材料必須做招標工作,其他材料詢價必須三家供應商以 上參與。7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處 理。&及時協(xié)助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商 進行付款。9做到每周一小結,每月一總結,每年一審核。1（）.完成領導交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1. 人員配置采購部長一人,采購員二人,內勤一人。2分工計劃分為板材材料采購一人,墊片材料采購一人,零星及設備、 模具采購一人,內勤一人（基礎資料管理、體系、賬務處理等）五、程序采購部在公司生產經營中擔

3、負著不可推卸的重要責任，采購工 作的好壞,宜接影響公司產品的質量、交期、成本等。建立高效、 實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,降低成本最有效的方 法。在整個采購過程中，采購部需要生產、技術、控制、財務、 質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之 間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失課,為公 司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。（一）請購及其規(guī)定1 請購單要填寫完整,具體應包括以下要素：(1 )請購的部門；(2) 請購物品所屬項目；(3) 請購的用途；(4) 請購的物品名；(5) 請購的物品數量；(6) 請購的物品規(guī)格；(7) 請購物品的樣品、圖片或詳細參數資料

4、(技術標準及使 用要求)等；(8) 請購的物品的需求時間(使用時間)；(9) 請購如有特殊需要請備注；(W)請購單填寫人；(11 )請購部門主管；(12) 請購單審核人；(13) 倉庫保管員；(14) 公司總經理。2. 計劃單及其提報規(guī)定(1 )計劃單應按照要素填寫完整、清晰,由公司領導審核批準 后報采購部；(2) 固定資產申購按照(固定資產購置申請表)的格式進行 填寫提報；(3) 日常零星采購按照公司印制的(月份材料使用計劃)的 格式填寫提報；(4 )請購部門在提報計劃單時,應要求采購部簽字接收人,請購 部門備份；(5) 涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交,為 提高效率該清單的電

5、子文檔也需一并提交；(6) 遇公司生產、生活急需的物資,公司領導不在的情況,可以 電話或其他形式請示,征得同意后提報采購部門,并在計劃單上寫上 說明。(7) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,請購 部門必須作出書面說明。(8) 計劃單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報 采購部。3. 公司物資計劃單的提報部門(1) 公司經營生產的物資由生產安全部提報材料需求計劃 (每月26 0 ),期間如材料需求有變化,需加報材料使用追加計劃。(2) 公司生活及辦公的物資、固定資產、設備維修等零星材 料,需使用部報月材料使用計劃；(3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。(二) 請購單的

6、接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點(1) 采購部在接收計劃單時應檢查計劃單的填寫是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰,檢查計劃單是否經過公司領導審批；(2 )接收計劃單時應遵循無計劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清 晰不采購，圖片或詳細參數資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物 資不采購的原則；(3)無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購；(4 )對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、計劃單的分發(fā)規(guī)定(1 )對于計劃單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工 處理；(2) 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；(3) 無法在請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；(4) 重要的項冃采購前應征求公司相關領導的建議

7、。3、采購周期的規(guī)定(1 )常規(guī)商品采購周期在7天時間；(2) 遇到緊急采購,應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略， 緊急采購商品周期在3天時間；(三) 詢價及其規(guī)定1 .詢價應認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數量,了解圖紙及其 技術要求,遇到問題應及時的與請購部門溝通；2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;3 .對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4 .所有采購項冃必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則不能 通過中間商詢價；5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以 推薦采購替代品；6 .遇到重要的物資、設備或預估單次采購金額大于1()萬的采 購情況,詢價前應先向公司相關

8、領導匯報,并說明基本情況；7詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8 .除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采 購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項冃都應要求至 少三家上的供應商參與比價或招標采購,比價或招標項目應至少邀 請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的 項冃應由采購部組織招標,公司相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額 預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方 機構代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力, 具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；1().在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。(

9、四) 比價、議價1對供應商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認;2 .對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的 價格最低,所報價格的綜合條件更加突出；3 .收到供應單位報價后應向公司領導匯報情況,設定目標或理 想價格；4 .重要項冃應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進 行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力 等；5 .參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談 判。(五) 合同的簽訂及其規(guī)定。1 .合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的 協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護。(1) 合同正文應包含的要素(2) 合同名稱、編號、簽訂

10、時間、簽訂地點；采購物品、 規(guī)格、數量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與確認圖紙 是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應含稅,含運達公 司的總價,特殊情況應注明； 付款方式； 交貨日期； 質量保 證期； 質量要求及規(guī)范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙 方的公司信息；其他約定。(3) 合同簽訂及其規(guī)定 如涉及到技術問題及公司機密的,注意保密責任； 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 為防止合同數量追加或追加無依據,采購時要求供貨方提供報 價清單； 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產 品質保期； 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 針對不同的合同約定不同的付款方式

11、,如設備類的合同一般應 分按照預付款、驗收款,調試服務款、質量保證金的順序明確付款 額度、付款時間和付款條件等； 與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款； 違約責任一定要詳細、具體； 比價完畢后方可進行合同的簽訂工作； 合同簽定應按照統(tǒng)一的格式進行巡簽審查；合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字,加蓋公司合同章方可 生效；簽訂的所有合同應及時報送財務部門并歸檔；(七)付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1) 所有已簽訂合同付款時應按照合同規(guī)定的付款；(2) 按照進度付款的采購物資必須確保質檢合格方可付款；(3) 按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時,該審批單巡簽 完畢后提交財務部付款；(4) 財

12、務部門在接到付款審批單后應在3天內付款,以免影響 合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采 購部并匯報公司領導。2 .合同執(zhí)行 已簽訂合同由采購部負責采購人員負責跟進,由采購部負責 人進行監(jiān)督,如出現問題採購部應及時提出建議或補救措施,并及時 通知請購部門及公司領導；(2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應及時掌握材料情況,跟蹤并督 促其保質保量,按時履約；(3) 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同,遇未盡事 宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；(A)驗收與入庫1 .報驗(1 )供應商已經履行完畢的合同,材料進廠時采購部應及時的 通知保管員進行驗收；(2 )對材料驗收標準參照公司技術部門的相關要求執(zhí)行；(3 )達到質檢和報驗條件的材料應在第一時間報請質檢部門 進行質檢、驗收；(4 )質檢部門在接到報驗通知后應及時報驗,并出具報驗結果 證明書,對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢 部門應負主要責任；(5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之 內。2 .入庫(