人事檔案管理信息化建設(shè)探索

1、人事檔案管理信息化建設(shè)探索摘要:人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的信息處理過(guò)程。傳統(tǒng)的管理方法需要花費(fèi)大量的人力和物力來(lái)進(jìn)行手工資料整理，不僅效率低，而且不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求。這篇文章分析了人事檔案信息化建設(shè)中的現(xiàn)狀，對(duì)當(dāng)代的一些人事檔案信息化建設(shè)提供了了一些意見。關(guān)鍵詞:人事;檔案管理;信息化建設(shè)經(jīng)濟(jì)全球化的實(shí)現(xiàn)，科技的不斷發(fā)展，對(duì)于不同信息的需求已日益迫切，當(dāng)今檔案信息化的建設(shè)已被檔案界最為重視，成為近幾年重點(diǎn)探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設(shè)方面，為企業(yè)的發(fā)展以及走向國(guó)際化都提供了全面的信息保障。這些年來(lái)，各界都在重視對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這樣一來(lái)

2、可以為企業(yè)的人力資源提供準(zhǔn)確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”的管理方式。人事檔案的管理可以說(shuō)是整個(gè)人力資源對(duì)相關(guān)的人事信息進(jìn)行整理和收藏的重點(diǎn)內(nèi)容，因此對(duì)于現(xiàn)在而言如何使人事檔案的管理快速成為信息化的管理，如何使其能更好、更快的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)成為現(xiàn)在最急于解決的問(wèn)題。1人事檔案管理信息化建設(shè)原則我們一般認(rèn)為以人力資源檔案為主要依據(jù)，且保證信息的內(nèi)容不發(fā)生改變下，只改變檔案的保存形式，并將其內(nèi)容進(jìn)行信息化的處理的過(guò)程稱為人事檔案信息化。這樣一來(lái)，不僅可以使檔案本身的原則不發(fā)生改變，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享、檔案信息社會(huì)化的目的。信息化建設(shè)必須依靠一

3、些正確的基本原則，而主要信息化建設(shè)的主要原則有以下幾項(xiàng):(1)實(shí)用性原則。只有信息化的建設(shè)以實(shí)用性作為基本原則，才就能夠保證業(yè)務(wù)能夠更加規(guī)范化，工作更加有效率;(2)安全性原則。在信息化的建設(shè)中，安全性也是極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此我們必須要提高計(jì)算機(jī)軟件信息的加密機(jī)制，此外還要建立信息防火墻來(lái)對(duì)重要信息資源權(quán)限進(jìn)行管理，保證操作的合理性;(3)可靠性原則。在使用信息資源中要對(duì)所有信息用戶的權(quán)限進(jìn)行分級(jí)，除此之外還要及時(shí)地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的備份;(4)易用性原則。信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以實(shí)用、易用、簡(jiǎn)單作為宗旨。系統(tǒng)使用人員不需經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，便可靈活、方便地使用，使辦公方式真正的自動(dòng)化;(5)先進(jìn)規(guī)范原則。使

4、用先進(jìn)、成熟的計(jì)算機(jī)硬軟件技術(shù)，在使用OA與Internet/Intranet技術(shù)之前，就必須充分對(duì)其的可繼承性、可擴(kuò)展性與可伸縮性進(jìn)行考慮，延長(zhǎng)其生命周期及提高其技術(shù)含量。2人事檔案信息化建設(shè)的重要性人事檔案作為當(dāng)前最首要的任務(wù)，是如何檔案資源的有效管理及利用率，如何更好的為企業(yè)服務(wù)。個(gè)人信息的中至關(guān)重要的載體是人事檔案，它記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想言行和社會(huì)關(guān)系等等方面的文字，較為合理、科學(xué)的利用人事檔案對(duì)相關(guān)工作的開發(fā)起著舉足輕重的作用。人力資源是企業(yè)是重要資源，在企業(yè)事業(yè)中的發(fā)展占極其重要的地位，其檔案信息化的建設(shè)是勢(shì)不可擋的，判斷一個(gè)人事檔案管理水平的好壞，主要是根據(jù)其檔案信息化的

5、程度。這要求企業(yè)不斷進(jìn)行科技的創(chuàng)新，不要放棄任何的發(fā)展機(jī)會(huì)，盡快處理好企業(yè)的人事檔案管理工作，從而使企業(yè)的發(fā)展可以符合現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的要求，保證人事經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。與此同時(shí)，管理人員還要認(rèn)識(shí)到檔案的信息化管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的影響，不斷完善自己的工作，此外，還要加大管理的力度，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)能力，利用科學(xué)的技術(shù)和方法來(lái)管理企業(yè)的人事信息化檔案，逐漸形成一個(gè)符合企業(yè)發(fā)展需求的人事檔案信息化檔案管理平臺(tái)。3人事信息化建設(shè)的現(xiàn)狀在大多數(shù)的企業(yè)之中，許多領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有徹底認(rèn)清人事檔案管理的重要性，仍傳統(tǒng)的認(rèn)為它只是文字工作，并沒(méi)有真正的意識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，更加不會(huì)把這項(xiàng)工作歸結(jié)到企業(yè)的

6、信息化發(fā)展的規(guī)劃內(nèi)容當(dāng)中，這樣一來(lái)，使得企業(yè)對(duì)于這項(xiàng)管理工作的重視程度不夠，財(cái)力投資不足，造成了企業(yè)人力資源管理信息化的落后。一些負(fù)責(zé)人事管理的相關(guān)人員對(duì)于自己工作的認(rèn)識(shí)還不健全，沒(méi)有明白建設(shè)人事檔案信息化給企業(yè)所帶來(lái)的巨大利益，沒(méi)能夠真正認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案信息化對(duì)邁向現(xiàn)代化企業(yè)的重要意義，因此，相關(guān)人員不健全的檔案信息化，逐漸成為了影響人事檔案信息化建設(shè)的重要因素。4檔案信息化管理對(duì)策研究41建立檔案管理制度為了使檔案的管理符合企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)管理人員必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，并制定相關(guān)的檔案管理制度。對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，若能夠妥善的利用企業(yè)的人事檔案信息化的內(nèi)部資料，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言是

7、至關(guān)重要的。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視信息化檔案管理的相關(guān)工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關(guān)的管理設(shè)施，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的制度來(lái)吸引管理人員努力工作，同時(shí)還要定時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，從而保證管理人員可以科學(xué)的進(jìn)行管理工作。此外，相關(guān)的部門還要進(jìn)行制定相關(guān)的制度，在這個(gè)過(guò)程中一定要依據(jù)我國(guó)的相關(guān)法律規(guī)定來(lái)進(jìn)行制定，同時(shí)還要考慮到企業(yè)本身的情況，從而制定最為適合企業(yè)發(fā)展的管理制度。42樹立檔案信息意識(shí)相關(guān)的檔案管理人員是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理的主要力量，他們的主觀能動(dòng)性在信息化的建設(shè)中起著關(guān)鍵性的作用。因此，對(duì)于檔案的管理人員而言，不需具備很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，必須意識(shí)到企業(yè)人力資源檔案信

8、管理息化的重要意義，這樣一來(lái)，他們才能夠盡心盡力的完成自己的工作任務(wù)。在工作的同時(shí)，還需要主動(dòng)思考，而不是死板的進(jìn)行管理，不斷學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自己的專業(yè)知識(shí)，這樣一來(lái)，才可以用更加專業(yè)的技術(shù)來(lái)管理檔案信息，是企業(yè)人事檔案信息化管理更加科學(xué)，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。43健全優(yōu)化檔案管理制度信息化程度的深度不斷增加，從本質(zhì)上改變了收集信息的方式、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求人事檔案管理制度需要隨著時(shí)代的變化而進(jìn)行革新和完善。所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，加強(qiáng)人事檔案管理的制度建設(shè)，才能使管理目標(biāo)更加明確，使管理的流程更加高效、科學(xué)，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。人事檔案管理人員要根據(jù)國(guó)家的法

9、律法規(guī)，更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的目標(biāo)與提高信息化水平的連接程度。其次，對(duì)人事檔案管理人員的思想教育也是非常重要的，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使提高人事檔案管理工作的信息化水平的思想深深的印在每個(gè)人的腦海里，與此同時(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督，也是促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行的必備措施。44加大檔案信息化建設(shè)投入企業(yè)有時(shí)候?yàn)榱税l(fā)展，需要和國(guó)際進(jìn)行接軌，因此，對(duì)于企業(yè)的人力資源而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好的發(fā)展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關(guān)工作，加大對(duì)其的資金投入，使企業(yè)的相關(guān)管理配置能夠滿足管理的需要，建設(shè)本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲(chǔ)和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺(tái)與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺(tái)是保持聯(lián)網(wǎng)的，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的所帶來(lái)的問(wèn)題，真正的實(shí)現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的人事檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財(cái)富。對(duì)于企業(yè)的人事檔案信息化的建設(shè)需要成立專門的管理部門對(duì)其進(jìn)行管理，同時(shí)，還要嚴(yán)格要求管理人員，不僅要定期的進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，還要使他們具有責(zé)任意識(shí)，使檔案的管理工作可以真正得到落實(shí)，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源