物料供應(yīng)商控制程序

1、文件名稱物料供應(yīng)商'W理程序文件編號版/次A/0文件類別程序文件生效日期頁/次1/7編寫審核批準(zhǔn)1 .目的建立物料的供應(yīng)管理制度，規(guī)范供應(yīng)商篩選、評估、檢查、管理，物料合規(guī)性評價(jià)，物料的采購，物料索證索票，物料接收、檢查、驗(yàn)收及管理，物料儲(chǔ)存及運(yùn)輸管理，物料發(fā)放與使用等，從而確保產(chǎn)品的品質(zhì)。2 .范圍適用對生產(chǎn)所需原材料、設(shè)備、服務(wù)的供應(yīng)商的篩選、評價(jià)、考核、采購。3 .職責(zé)3.1 采購負(fù)責(zé)：負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門皮對物資供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)保能力的調(diào)查、考核、評價(jià)、采購。3.2 生產(chǎn)部、技術(shù)部、品質(zhì)部：參與物資供應(yīng)商的評價(jià)。3.3 品質(zhì)部：參與樣品的檢測和評估。3.4 總經(jīng)理：審批合格物資供應(yīng)商。

2、4 .程序4.1 供應(yīng)商篩選：從專業(yè)雜志、展會(huì)、現(xiàn)用供應(yīng)商介紹、采購網(wǎng)站等渠道收集物料相關(guān)供應(yīng)商信息，包含供應(yīng)商規(guī)模、注冊金額，物料的種類、規(guī)格型號、價(jià)格等。4.2 供應(yīng)商評估4.2.1 資質(zhì)評估：供應(yīng)商應(yīng)具備營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼等資質(zhì)證明文件，如屬特種行業(yè)，必須具備國家認(rèn)可的資質(zhì)證明。原料、包裝材料生產(chǎn)企業(yè)的其他資質(zhì)證明。4.2.2 技術(shù)資料評估：向供應(yīng)商索要物料的技術(shù)資料，原料，包裝材料的檢驗(yàn)合格證明，應(yīng)包括物料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、化學(xué)品安全技術(shù)說明書（MaterialSafetyDateSheet簡稱MSDS等資料。對存在質(zhì)M風(fēng)險(xiǎn)的物料（如含禁用/限用物質(zhì)的物料），應(yīng)定期

3、索取供應(yīng)商第三方檢測報(bào)告或鑒定書。對這些 估是否可以滿足需求。資料進(jìn)行審核，評423樣品評估：向供應(yīng)商索要物料樣品，并對樣品按雙方約定認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)、方法進(jìn)行檢測，以評估樣品的質(zhì)量；由質(zhì)檢部對樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，對檢測合格的樣品開展小試，以評估物料樣品能否滿足產(chǎn)品的需求。4.2.4其他評估：企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求，對供應(yīng)商進(jìn)行其他因素的評估，女口:價(jià)格、售后服務(wù)、供貨同期等。4.3 供應(yīng)商檢查：企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求建立供應(yīng)商檢查制度，例如：應(yīng)對重點(diǎn)原料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場檢查?，F(xiàn)場檢查供應(yīng)商的原料、工藝、設(shè)備設(shè)施等生產(chǎn)情況，重點(diǎn)關(guān)注對物料質(zhì)量有重大影響的環(huán)節(jié)，并形成記錄。4.4 供應(yīng)商管理：將評估后符合要求的供應(yīng)

4、商列入合格供應(yīng)商清單，并進(jìn)行及時(shí)更新，以確保其時(shí)效性。4.5 物料采購4.5.1 制定采購申請使用部門依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃和物料庫存量等制定填寫物料采購申請單，采購單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。經(jīng)審批后交由采購部門下單采購。4.5.2 制定采購合同/協(xié)議1 ）采購部可對物料合格供應(yīng)商進(jìn)行供貨質(zhì)量（供貨質(zhì)量包括物料價(jià)格、物料質(zhì)量、到貨效率等內(nèi)容）評價(jià)供應(yīng)商到貨質(zhì)量情況。2 ）編制采購合同/協(xié)議，采購合同應(yīng)包含：（1） 供方與分供方的全名、法人代表、以及雙方的通訊聯(lián)系的電話、傳真等；（2） 采購貨品的名稱、型號和規(guī)格，以及采購的數(shù)量和價(jià)格；（3） 交貨期、交付方式和交貨地點(diǎn)；（4）

5、 質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法，以及不合格品的處理，當(dāng)另訂有質(zhì)量協(xié)議時(shí)，應(yīng)在采購合同中寫明見“質(zhì)量協(xié)議”；（5） 違約的責(zé)任等內(nèi)容。4.5.3物料采購合同經(jīng)審批后，向物料供應(yīng)商下達(dá)采購訂單1 .5.4在供貨過程中，采購員應(yīng)保持與供應(yīng)商的有效工頭，力求確保物料按質(zhì)、按量、如期到貨。2 .5.5物料驗(yàn)收及驗(yàn)收異常處理3 ）物料到貨后，依據(jù)物料驗(yàn)收程序，收貨部門和品質(zhì)部門對物料驗(yàn)收。4 ）物料驗(yàn)收不合格物料，相關(guān)部門將輸出物料不合格通知單和處理意見至采購部門，采購部反饋供應(yīng)商并跟進(jìn)處理方案（如特收、返工、修補(bǔ)、退貨、報(bào)廢、扣款等處理措施方案）。4.5.6 物料貨款結(jié)算物料驗(yàn)收合格后，采購部門與供應(yīng)商對賬，通知

6、供應(yīng)商開發(fā)票，收到發(fā)票后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款結(jié)算。4.5.7 物料購貨臺(tái)帳管理1 ）企業(yè)應(yīng)制定購貨才長，購貨臺(tái)帳可按照供應(yīng)商、供貨品種、供貨時(shí)間順序等分類管理。2 ）購貨臺(tái)帳按照每次購入的情況如實(shí)記錄，內(nèi)容包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、購進(jìn)價(jià)格、購貨日期、至慣日期、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等信息。3 ）臺(tái)帳應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6個(gè)月。4 .6物料索證索票4.6.1物料的索證索票應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過培訓(xùn)。4.6.2物料票證索取票證資料索取時(shí)，檢查資料的完整性和有效性；對不能提供原件的，可以提供復(fù)印件，但復(fù)印件應(yīng)加蓋國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的

7、公章。1 ）物料供應(yīng)商評估時(shí)，索證內(nèi)容應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1） 國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照；（2） 原料、包裝材料生產(chǎn)企業(yè)的其他資料證明；（3） 原料、包裝材料的檢驗(yàn)合格證明；（4） 涉及商標(biāo)、條形碼印刷的供應(yīng)商印刷許可證和條形碼印刷許可證；（5） 對進(jìn)口物料，需索取有效檢驗(yàn)檢疫證明；（6） 物料技術(shù)資料（如：物料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、化學(xué)品安全技術(shù)說明書MaterialSafetyDateSheet簡稱MSD帶），對存在質(zhì)M風(fēng)險(xiǎn)的物料（如含禁用/限用物質(zhì)的物料)，應(yīng)定期索取供應(yīng)商第三方檢測報(bào)告或鑒定書。2)物料來料是，應(yīng)索取供應(yīng)商出具的正式銷售發(fā)票及其他相關(guān)憑證(如送貨單、當(dāng)批物料檢驗(yàn)報(bào)告

8、等)，注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號、保質(zhì)期、單價(jià)、金額、銷貨日期，以及原料，包裝材料供應(yīng)商的住所和聯(lián)系方式等信息。4.6.3建立物料索證索票檔案，可按供應(yīng)商名稱或者化妝品種類建檔備查，票證資料應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6個(gè)月。4.7物料驗(yàn)收管理4.7.1包裝完整性檢查1 )檢查物料的外包裝，物料外包裝應(yīng)牢固完好，無破損、無受潮、無污染、無混雜、無蟲蛀鼠咬。2 )檢查物料運(yùn)輸工具的衛(wèi)生情況，運(yùn)輸工具應(yīng)潔凈、無異味，嚴(yán)禁與有毒、有害、易污染的物品混裝、混運(yùn)。3 )檢查物料外包裝標(biāo)識和隨附票證，物料標(biāo)識和隨附票證(如收貨單、物料檢驗(yàn)報(bào)告等)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、

9、生產(chǎn)廠家名稱、批號、出廠日期應(yīng)與訂單或合同相符，印字清晰。4 )來貨包裝檢查合格后，驗(yàn)收人員在外包裝上貼待驗(yàn)標(biāo)簽并發(fā)出檢驗(yàn)申請。5 .7.2物料入庫1 )物料質(zhì)量檢查符合標(biāo)準(zhǔn)后，驗(yàn)收人員應(yīng)在外包裝上貼待檢標(biāo)簽并通知入庫。2 )包裝驗(yàn)收不符合標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，驗(yàn)收人員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽，并于物料檢驗(yàn)報(bào)告上注明具體評價(jià)意見，經(jīng)主管核實(shí)處理。4.8物料抽樣4.8.1 人員取樣人員應(yīng)熟悉物料取樣方法經(jīng)上崗培訓(xùn)，取樣操作、衛(wèi)生等應(yīng)符合取樣操作規(guī)程。4.8.2 設(shè)備準(zhǔn)備清潔干燥的取樣器、樣品容器和輔助工具（如標(biāo)簽、取樣袋等）4.8.3 物料取樣前核對物料狀態(tài)標(biāo)識，楊料應(yīng)貼待驗(yàn)標(biāo)識。核對外包裝的完整，無破損,無污

10、染，密閉，核對報(bào)檢單內(nèi)容與實(shí)物應(yīng)相符，內(nèi)容含物料名稱、批號、數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)地、來源等。4.8.4 方法制定相應(yīng)物料的取樣方法、方法應(yīng)包含不同物料（液體物料、固體物料、包裝材料等）的取樣量、取樣工具等內(nèi)容，可參考GB/T2828建立物料抽樣方法。1 ）物料取樣件數(shù)確定，可按以下抽樣計(jì)算公式取樣，包裝材料的取樣量可按GB/T2828.1確定。取樣量應(yīng)確保滿足質(zhì)量全檢量和留檢量需求。a. x<3時(shí)，n=xb. 3<x<300時(shí)，n=x的開方+1c. x>300時(shí)，n=x的開方/2+1其中，x為請驗(yàn)數(shù)，為取樣件數(shù)。當(dāng)n不是整數(shù)時(shí)，小數(shù)位無論是多少，均進(jìn)1。2） 取樣應(yīng)遵循平均隨

11、機(jī)取樣，應(yīng)考慮產(chǎn)品堆放處在上、中、下、左、右各方位決定實(shí)際各部分的抽樣件數(shù)。3） 依據(jù)物料性質(zhì)，選擇相應(yīng)的取樣工具（如：固體物料，可使用不銹鋼勺子；液體物料可使用玻璃取樣管等）和盛放容器。4） 8.5抽樣環(huán)境取樣環(huán)境條件應(yīng)符合物料要求，如對有微生物要求的物料，需在相應(yīng)潔凈區(qū)取樣，對溫度有要求的物料，需在相應(yīng)溫度區(qū)間取樣。4.9物料儲(chǔ)存管理4.9.1 物料的儲(chǔ)存4.9.2 儲(chǔ)存區(qū)域和環(huán)境管理1 ）庫房地面干凈無積水，墻壁完好無脫落，庫房內(nèi)應(yīng)有必要的通風(fēng)、照明、防蟲、防鼠，避日光直射等設(shè)施，并配備足夠的消防器材；2 ）對儲(chǔ)存無特殊要求的產(chǎn)品可存放在一般庫，根據(jù)產(chǎn)品特性設(shè)定合適的溫濕度范圍，一般溫度

12、控制在35°以下，濕度控制在85%人下；3)有特殊儲(chǔ)存條件的產(chǎn)品，劃分獨(dú)立區(qū)域和設(shè)定符合產(chǎn)品特性的儲(chǔ)存條件，定期記錄監(jiān)測數(shù)據(jù)。4.9.3 擺放管理產(chǎn)品存儲(chǔ)要統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、分類保管、編號定位，并應(yīng)離墻離地?cái)[放，具體數(shù)值無明確的法規(guī)要求，但一般遵循墻距30cm地距10cm跺距30cm頂距50cm的原則。4.9.4 物料的發(fā)放發(fā)放原則：須遵循先進(jìn)先出原則1 )核對領(lǐng)料單是否符合流程規(guī)范；2 )須核對領(lǐng)料單上的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號、規(guī)格與實(shí)物是否一致；3 )核對實(shí)物外包裝是否完整，無質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；4 )發(fā)放結(jié)束后，將發(fā)放的產(chǎn)品信息登記于對應(yīng)的出入臺(tái)賬，有條件者建立電子管理系統(tǒng)。5 .9.5物料的有效期管理：建立物料臺(tái)賬和定期盤點(diǎn)，應(yīng)對有效期物料提前反映，如提前三個(gè)月通知生