EXCEL2000在會計工作中的運用(一)

1、EXCEL200在會計工作中的運用一隨著電腦的運用與普及，在會計日常工作中，如何運用OFFICE200，0提高工作效率越來越受到重視。EXCE1200C中文版，下同是OFFICE2000 中的重要軟件，能較好地幫助用戶編輯和管理各種類型的電子表格以 及自動處理。其快捷的制表功能、強大的函數(shù)運算功能和簡便的操作 方法是會計日常工作的好幫手，而且其中文界面直觀明了，操作者無 需高深的電腦專業(yè)知識，只要熟悉本專業(yè)知識，通過靈活運用，就可 以解決很多工作難題， 提高工作質(zhì)量和工作效率。 本人現(xiàn)就 EXCE12000 在會計報表的編制、內(nèi)部監(jiān)管、日常管理等方面的運用淺談自己淺薄 的心得，以此拋磚引玉，和

2、同仁們共同探索并獲得幫助。一、常規(guī)報 表的編制編制報表是會計工作中最為常見而繁重的手工勞動，具有種 類繁雜，編制工作量大，容易出錯等特點。編制報表是EXCE12000最常用的功能，XLS格式的報表具有編制簡單快捷、函數(shù)關(guān)系設(shè)置簡便、 界面直觀明確、維護修改容易、數(shù)據(jù)保護嚴(yán)密等特點。在此，筆者以 編制資產(chǎn)負債表為例，簡要說明XLS格式報表的編制和維護。1.工作表 命名建立新工作表后，用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽的當(dāng)前工作表欄，輸入 報表的名稱或簡稱。如上述報表輸入 “月份資產(chǎn)負債表即可。2.頁面 設(shè)置根據(jù)報表篇幅的大小，設(shè)置頁面。從文件菜單里頁面設(shè)置選擇紙 張的類型如420X 594毫米，其他工程取默認

3、值即可。3.填制報表的文字 內(nèi)容根據(jù)表格的需要， 通過選擇單元格的位置、 大小、設(shè)置單元格式、 合并單元格等方法，初步編制報表，此后對需表達實格的報表范圍劃 格即可。4.設(shè)置報表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系依據(jù)實際需要， 設(shè)置報表中各種函 數(shù)關(guān)系。選擇需電腦自動運算函數(shù)關(guān)系的， 輸入函數(shù)關(guān)系即可。如 是累加，可使用快捷方式。對相同函數(shù)關(guān)系的單元格可以復(fù)制函數(shù)。如資產(chǎn)負債表中，流動資金上期合計欄，可選擇相關(guān)單元格后，輸入二 號分別點擊相關(guān)函數(shù)的單元格，根據(jù)需要輸入函數(shù)關(guān)系的符號即可。 年初欄設(shè)置完成后，用復(fù)制的方式，將該單元格的函數(shù)關(guān)系復(fù)制到年 末數(shù)。至此，表格的空白表即編制完成。 5.填制報表數(shù)據(jù)根據(jù)實際情

4、況， 在對應(yīng)的單元格里，分別填制相關(guān)數(shù)據(jù)；在電腦自動產(chǎn)生數(shù)據(jù)的單元 格，不可填制數(shù)據(jù)。編制報表至此全部完成。對于數(shù)據(jù)簡單的報表， 用上述方法，直接填制即可，它適用于編制種類簡單的報表。但對于 較為復(fù)雜而且有相關(guān)數(shù)據(jù)來源的報表，可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方法編制報 表。具體方法為：先翻開需編制報表的空白表如資產(chǎn)負債表，用EXCE1200C程序翻開數(shù)據(jù)來源報表如會計月報表中相關(guān)月份的DBF格式文件并刪除無關(guān)數(shù)據(jù)和無關(guān)行列后，將其用轉(zhuǎn)移復(fù)制的方式移至與 需要編制報表同一個工作簿里，通過在兩張報表之間，設(shè)置相關(guān)單元 格的相關(guān)函數(shù)關(guān)系，直接編制報表。這種編制報表的好處在于簡便、 準(zhǔn)確，適用于常規(guī)報表的編制。 6.

5、數(shù)據(jù)保護對于重要的報表， 必須進行 數(shù)據(jù)保護，以防他人篡改。具體方法是選擇工具欄的保護功能，輸入 密碼后，即可對報表進行保護。編制XLS格式工作表應(yīng)注意以下幾點： 相同格式或內(nèi)容的單元格盡量用復(fù)制的方法；鼠標(biāo)的右鍵是快捷鍵， 很多常規(guī)操作都可以用它來執(zhí)行；變換數(shù)據(jù)格式和復(fù)制數(shù)據(jù)時，要注意格式的標(biāo)準(zhǔn)，對于不標(biāo)準(zhǔn)格式，可在幾張空白表中移動整理；多運 用菜單欄和工具欄的工具，常會得到意想不到的結(jié)果。它的技巧在于 函數(shù)關(guān)系的科學(xué)設(shè)置和格式的標(biāo)準(zhǔn)整理。二、內(nèi)部監(jiān)管的運用內(nèi)部監(jiān) 管是會計工作的重要環(huán)節(jié)，是確保賬務(wù)平安的重要手段。對需逐筆核 對的報表數(shù)據(jù)進行監(jiān)管是件繁重的手工勞動，而且容易造成遺漏和差 錯，

6、影響監(jiān)管的質(zhì)量。EXCE12OO0雖大的運算功能可以解決這一矛盾。 通過對不同來源的數(shù)據(jù)通過運算將相同內(nèi)容的不同數(shù)據(jù)進行比擬、核 對從中發(fā)現(xiàn)存在的問題?，F(xiàn)以編制貸款利息核對表為例加以說明。在 日常監(jiān)管中，核對利息是一項繁雜的常規(guī)工作，既要逐筆計算利息又 要逐筆鉤對，工作量大，容易出錯。而用XLS格式工作表，可以解決這一問題。先從UNIX前臺數(shù)據(jù)庫里用“DOSC命令提取結(jié)息日利息清 單和存、貸余額表的文本文件用WORD程序轉(zhuǎn)換成DOC格式文件并對 頁面進行設(shè)置如余額表選擇420X 594使其便于提取有用的數(shù)據(jù)；對無 用的內(nèi)容包括行、列進行刪除，有序地保存有用的內(nèi)容如余額表中的 賬戶、戶名、利率、積數(shù)等，利息清單中的賬號、積數(shù)、利息等；用“ALT' 組合鍵提取相關(guān)內(nèi)容數(shù)據(jù)復(fù)