辦公室人員能力要求標(biāo)準(zhǔn)

1、辦公室人員能力要求標(biāo)準(zhǔn)第七章辦公室人員能力要求標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)辦公室人員差不多素養(yǎng)要求一、差不多素養(yǎng)1 .優(yōu)秀的辦公室人員必備的優(yōu)秀品質(zhì)一個優(yōu)秀的辦公室人員必須具備優(yōu)秀的品質(zhì)。這種品質(zhì)要緊體現(xiàn)在以下幾個方面：禮貌禮貌地面對一個有教養(yǎng)的人是十分自然的事，但彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，要求辦公室人員必須和各種各樣的人相處交往。因此禮貌地對待任何人就成了一種優(yōu)秀品質(zhì)， 禮貌要求得體而不2 / 202做作(2)謙虛謙虛既能使自己感受良好，又可不能樹大招風(fēng)，更有助于提高自己在上司心目中的價值。因為幾乎所有的上司都喜愛謙虛內(nèi)斂的下屬。(3)敏感對周圍的人或事物具有敏感性，能夠提高辦公室工作的

2、準(zhǔn)確性和對事物的推斷力；反應(yīng)遲鈍會阻礙工作效率。(4)自制合格的辦公室人員一定要時時刻刻都有能夠完完全全操縱自己的能力，因為面對的差不多上一些不能得罪的人。(整理.版權(quán)歸原作者所有)土(5)敬業(yè)敬業(yè)是每個職業(yè)人所必備的品質(zhì)。(6)忠誠毫無疑問，一個合格的辦公室人員必須無條件地對 上司和公司忠誠，任何一個上司都可不能用一個不忠誠 的下屬。(7)負責(zé)責(zé)任分為兩種，明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍，不明確的責(zé)任是你主動承擔(dān)的格外工作。 做好明確規(guī)定的工 作，是你的本分；做好未明確規(guī)定的工作，則會使你得 到不人的尊重，弁有可能得到晉升機會。(8)得體作為一個合格的辦公室人員，其言行舉止和服飾儀4 / 202表

3、應(yīng)該使自己隨時能夠陪同一位重要的客戶進餐，或者 代表上司出席一個重要的會議。 得體是辦公室人員的本 職要求，也是長期潛移默化與修煉的結(jié)果， 專門多時候 給人的感受是一個有修養(yǎng)、有風(fēng)度的人。2.辦公室人員的行為規(guī)范辦公室人員的一舉一動都反映著企業(yè)的形象，因此,注意儀表舉止是十分重要的。 舉止規(guī)范的差不多原則確 實是保持端莊、文靜、和氣的形象，使對方對自己產(chǎn)生 尊重和信賴。舉止得當(dāng)不僅是搞好人際關(guān)系的先決條 件，也是修養(yǎng)和魅力的具體表現(xiàn)。(1)站立規(guī)范站要有站姿，站能夠站出一種情態(tài)，一種格調(diào)。作 為職業(yè)女性，站立時應(yīng)注意：頭部保持挺拔，目光平視，肩平直，胸略挺，不交5 / 202叉雙腿站立。(2)

4、行走規(guī)范走路同樣要講究優(yōu)雅，走路時應(yīng)注意：要盡量走成一條直線，步伐穩(wěn)健，步態(tài)輕快，邁步時稍稍有些彈性飄逸感。膝蓋內(nèi)側(cè)大概有些磨擦的感受， 手輕輕隨步伐 前后擺動。(3)會面規(guī)范面帶微笑。對方向自己打招呼，要積極誠懇地作出表示，微笑著回應(yīng)，向?qū)Ψ街乱?。與對方目光交流，問候與寒暄，這是見面時少不了的“開場白”，其本身并無特定意義，但能表示一種親切感，譬如講些“專門快樂認(rèn)識你”之類的客氣話。(4)握手規(guī)范與對方握手時，應(yīng)同時啟動軀體。雙目凝視對方,6 / 202微笑著伸出手去，自然、會意地握住對方的右手。 握住 對方的手時可略略用些力， 給對方一種自信的、有力量 的感受，姿態(tài)優(yōu)雅。假如對方地位十分尊

5、貴，應(yīng)用雙手 握住對方的手，以示尊敬。假如對方握住你的手不放，或者開玩笑地握在手里撫摸把玩，千萬不能面露不悅之色， 而是巧妙地找機會或借口抽手而出。盡管這是令人尷尬的場面， 但處理得 當(dāng)，更能彰顯你良好的修養(yǎng)與職業(yè)風(fēng)范。(5)介紹規(guī)范當(dāng)向某人介紹第三者或作自我介紹的時候，應(yīng)注意:介紹時，應(yīng)按順序?qū)⒛惺拷榻B給女士，將年輕者介紹給年長者，將職位低的介紹給職位高的， 將晚到者介 紹給早到者。介紹時，最好用”青同意我向您介紹”或“請同意7 / 202我自我介紹”之類的禮貌用語作引子，如此既可不能唐 突，也顯得彬彬有禮。假如在介紹他人時，不能準(zhǔn)確明白其稱呼，則應(yīng)禮貌地問一下被介紹者：“請問如何樣稱呼你？

6、 ”否則萬 一張冠李戴，會專門尷尬。這種錯誤，辦公室人員是絕 對不同意發(fā)生的。介紹時的姿態(tài)是面向?qū)Ψ?，伸出手做出介紹的手勢， 介紹手勢是手掌向上，五指并攏伸向被介紹者。千萬不 能用手指指點，否則太顯粗俗無禮。當(dāng)不人介紹到你或?qū)Ψ较蚰阕晕医榻B時，應(yīng)該有所表示，或微笑或握手或點點頭。 假如你正坐著，應(yīng)該起 立；如有些不便，則點頭微笑示意或欠欠身表示禮貌。(6)交談規(guī)范與朋友交談的時候，應(yīng)注意分寸，盡量使談話內(nèi)容8 / 202到位且場面氣氛活躍。應(yīng)用表情、動作或語言對對方的談話有所反應(yīng)；應(yīng)耐心聽對方講話，不要隨意打斷對方，讓對方感受到對 他談話的專注。另外還可用對方最后的話來發(fā)揮，關(guān)心對方擴大話題，

7、提圖交談興趣。講話措詞得當(dāng)。交談時如贊美對方也要注意恰如其分。不要提令對方反感的話題。即使是敏感的內(nèi)容，也要以善良真誠的心態(tài)和語言去談?wù)摗！罢垺保案兄x”，”對 不起”常掛在嘴邊，會產(chǎn)生愉快的談話氣氛，這是辦公 室人員應(yīng)有的口頭禪。應(yīng)操縱自己的情緒和舉止，千萬不能手舞足蹈。如 對方在交談中粗俗無禮，你應(yīng)保持寬容和克制。9 / 202若因故必須離開，應(yīng)向?qū)Ψ降缆暋皩Σ黄稹?，表示?意講明理由以求得諒解。假如對方對你的講話表現(xiàn)出焦 急、不耐煩或心不在焉，應(yīng)及時巧妙地轉(zhuǎn)換話題或中止 自己的講話。交談最后，假如需要強調(diào)某個話題，講話時語氣要 準(zhǔn)確有力，如此會給對方留下深刻印象。(7)交談的技巧如在交談

8、中有些話題不行意思提卻又不得不提時， 不妨用“為了慎重起見”做開場白，比如談生意確定金 額時，語氣要自然。因為辦公室人員經(jīng)常要代表上司與 客戶談生意，討論有關(guān)利益問題，你不行意思提出的問 題，對方也會同樣敏感，同樣不便回答，而做生意又不 能不談鈔票，因此到最后再講“為了慎重起見，我想最 后和您確定一下費用的事。”如此既可不能得罪對方，又能讓彼此都能解決實質(zhì)問題。4.辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)要求辦公室人職員作綜合性強，接觸面廣，這就要求辦公室人員盡可能具備較為廣博的知識與合理的知識結(jié)構(gòu)。一個人的知識結(jié)構(gòu)，確實是其知識層次的構(gòu)成情況。辦公室人員建立知識結(jié)構(gòu)，要依照辦公室人職員作性質(zhì)需要，選擇關(guān)系緊密的

9、知識作為核心， 再選擇相關(guān)聯(lián)的 知識作為外圍、邊緣知識層，形成一個寶塔型結(jié)構(gòu)。如 此，在學(xué)習(xí)中能夠合理分配精力，不易造成精力白費。同時，隨著事物的進展，自身的知識體系也需要進行不斷地調(diào)節(jié)、更新、充實，以適應(yīng)環(huán)境的進展變化。不同企業(yè)的辦公室工作層次不同，對辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)要求也不盡相同。 一般來講，辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)可分為：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)知識三個層11 / 202(1)基礎(chǔ)知識基礎(chǔ)知識的內(nèi)容可分為兩個方面：社會科學(xué)知識。即語文、哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、歷史、形式邏輯、外語等學(xué)科知識。自然科學(xué)知識。即數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、地理、生物等學(xué)科知識。這些基礎(chǔ)知識，是辦公室人員不可缺少的，是“寶 塔

10、型”知識結(jié)構(gòu)的底座，整個“寶塔”要牢固就必須有 一個堅實的底座。只有基礎(chǔ)知識牢固，才有利于進一步 學(xué)習(xí)其他方面的知識；也只有如此，才能使辦公室人員 更準(zhǔn)確地理解公司的決策、 方案，領(lǐng)會上司意圖，提高 工作效率。(2)專業(yè)知識專業(yè)知識是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心，也是區(qū)不 于其他人才知識結(jié)構(gòu)的依照。專業(yè)知識包括兩個方面：與辦公室工作有直接關(guān)系的辦公室人員學(xué)、文書學(xué)、檔案治理學(xué)、應(yīng)用寫作學(xué)、信訪學(xué)、會議組織學(xué)、 領(lǐng)導(dǎo)學(xué)等學(xué)科知識。辦公室人員所在部門的行業(yè)專業(yè)知識。也確實是講，辦公室人員在哪一行業(yè)工作， 就應(yīng)熟悉哪一行業(yè)的 專業(yè)知識。如在醫(yī)藥公司工作的要有醫(yī)藥方面知識；在食品公司工作的，就要有食品方面

11、的知識等等。 辦公室 人員應(yīng)明白得相關(guān)行業(yè)知識才能在某一行工作，才能適應(yīng)環(huán)境。(3)其他相關(guān)知識這部分知識是獨立于專業(yè)知識之外，然而又與辦公室工作緊密相關(guān)的知識。要緊有：系統(tǒng)論、信息論、操縱論等學(xué)科知識；治理學(xué)、心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、辦公室人員心理學(xué)、人際 關(guān)系心理學(xué)等心理學(xué)知識；公共關(guān)系學(xué)、行為科學(xué)、社 交禮儀等公關(guān)知識；治理學(xué)、預(yù)測學(xué)、決策學(xué)、市場學(xué)、 物價學(xué)、經(jīng)濟治理學(xué)、證券學(xué)等經(jīng)濟學(xué)理論知識以及法 學(xué)、新聞學(xué)、情報學(xué)、計算機應(yīng)用等相關(guān)學(xué)科知識。當(dāng)今正處在市場經(jīng)濟大潮中，身為辦公室人員應(yīng)十分注意對經(jīng)濟理論和經(jīng)濟知識的充實，從理論與實踐兩 個方面去了解市場經(jīng)濟體系，提高參與經(jīng)濟工作的能 力。

12、另外辦公室人員身處上司周圍，辦公室工作與上司工作緊密相聯(lián)，因此，辦公室人員要掌握科學(xué)的治理知 識，更好地輔助上司做好工作。隨著市場競爭的加劇， 人際關(guān)系越來越復(fù)雜，企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越緊密。這就需要辦公室人員具有社交能力，這種能力的理論基14 / 202礎(chǔ)確實是公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、社交禮儀等知識。這些 知識有助于辦公室人員認(rèn)識自己，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，更好地待人接物，適應(yīng)繁忙的工作。二、勝任能力在許多人眼里，辦公室人員確實是打字員和辦事員。事實上，在國外，辦公室人員早已被劃分到行政治理的 范圍之內(nèi)。我國近幾年辦公室人員職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國際標(biāo)準(zhǔn) 尚有距離，但也在逐漸接軌。對辦公室人員各方面的能 力都

13、有什么要求呢？1.辦公室人員綜合能力培訓(xùn)現(xiàn)代辦公室人員的必備條件，與傳統(tǒng)辦公室人員截然不同，20世紀(jì)的辦公室人員被給予的職責(zé)，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環(huán)境；而在 21世15 / 202紀(jì)，由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達，為適應(yīng)企業(yè)全球化的進展，辦公室人員須積極順應(yīng)時局，創(chuàng)新思維。因此， 21世紀(jì)的辦公室人員，除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個性成熟穩(wěn)重外，還應(yīng)具備：(1)有問題，能自己找答案資深辦公室人員應(yīng)為上司設(shè)想出合理的方法，要上司做選擇題而非是非題。(2)自我調(diào)適，能自行排解工作壓力辦公室人員必須克服自身的情緒波動，力求始終充滿工作熱情。(3)制造機會不斷給自己制造表現(xiàn)機會，化被動為主

14、動，化危機為轉(zhuǎn)機。(4)隨時做好預(yù)備許多辦公室人員抱怨加班，比老總還忙，這就違反 了辦公室人職員作的要求。上司隨傳隨到這是必須的。(5)考慮問題周全多數(shù)上司都專門忙碌，沒有時刻聽閑話。因此辦公室人員在回答問題前必須考慮周全，做到能簡不繁。(6)凡事多觀看事事留心皆學(xué)問，辦公室人員要眼觀六路，耳聽八方，才能適應(yīng)環(huán)境。(7)能設(shè)身處地地考慮問題辦公室人員是以后辦公室資訊的整合者，在那個前提下，其所擁有的資源最多也最完整，因此辦公室人員的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。(8)能扮黑白臉許多會議和談判的場合可能需要辦公室人員適當(dāng)?shù)?7 / 202出現(xiàn)，配合領(lǐng)導(dǎo)完成工作。因此其溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng) 重要的

15、。(9)有公關(guān)能力辦公室人職員作會涉及更多的顧客服務(wù)，這就需要有對外聯(lián)絡(luò)的能力。辦公室人員也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人甚至發(fā)言人的角色。2.辦公室人員職業(yè)技能培訓(xùn)辦公室人員的工作職能涉及項目治理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、 文件信息整理、辦公室治理等多方面的知識。辦公室人員職業(yè)技能需要：(1)語言能力語言流暢、口齒清晰、講話有條理是對辦公室人員的起碼要求。熟練掌握一門外語也是十分必要的。18 / 202組織能力辦公室人員應(yīng)當(dāng)是一個組織者，要為各種會議和活動作打算，并落實安排。同時，還需要應(yīng)付一大堆的工 作日記、打算表、文件和電子檔案。(3)溝通能力辦公室人員需要和上司、同

16、事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。(4)團隊合作能力辦公室人員要參加到許多實際項目中去，需要收集信息，需要督促團隊齊心協(xié)力。(5)熟練操作各種辦公自動化設(shè)備現(xiàn)代化企業(yè)正在流行“無紙辦公”，假如辦公室人員 仍陷在筆墨紙堆中，如何能趕上社會進展的潮流呢？(6)具有較強的文字處理能力19 / 202作為一個辦公室人員，要能聽得明白領(lǐng)導(dǎo)的話，能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并有能力將其組織成文字。(7)獵取新知識的能力辦公室人員必須通過接著深造來不斷增長知識和提 高技能，特不是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計算機應(yīng)用 的進展步伐。通常講，人的能力有大小，實際上這是指考慮方式和行為存在偏差。假如人不多讀多想多做

17、，時刻長了， 思想你化，遇到問題束手無策，潛在能力就無法充分發(fā) 揮，人也慢慢變得越來越無能。 反之假如想提高自己的 綜合能力，可采取積極措施，改變自己固定的思維和行 為方式，勤動腦筋，逐步使自己潛在的能力日益發(fā)揮提 高，以往力不從心的事自然也隨之變得得心應(yīng)手，駕馭 自如三、分析能力辦公室人員事務(wù)繁瑣，具備優(yōu)秀的理性分析能力特不必要?，F(xiàn)在許多科學(xué)思維和決策思維的方法， 都脫胎自約翰杜威的理性思維過程理論， 該理論的差不多框架如下所示：1 .提出問題為了找到真正的答案，應(yīng)以提問的方式開始：你預(yù)備如何樣發(fā)覺問題？你想明白什么？那個問題的本質(zhì)是什么？對有些人來講，這是整個思維過程中最困難的一部分，他們

18、碰到一種情況，感受到這種情況是錯誤的， 但他們卻不能專門明確地提出問題。要明白，在提出問題21 / 202之前，不可能明白要查找的是什么解決方法，更不可能解決那個問題。多提幾個“什么緣故”通常有助于發(fā)覺問題的本質(zhì)， 用“什么”和“如何會”來表達也是專門有關(guān)心的。一般來講，“追問五個什么緣故”的技巧相當(dāng)有效。2 .分析情況一旦找出那個問題后，就要從所處環(huán)境中發(fā)覺盡可 能多的線索。在分析情況的過程中，查找的是具體的信 息資料。不要被一開始就找到的解決方法和答案所誘 惑，而漏掉了不的方法。應(yīng)該強迫自己去查找有關(guān)這種 情況的所有可能的信息資料，直到覺得自己已認(rèn)真并準(zhǔn) 確地分析了這種情況之后，再作出推斷

19、。在分析情況的過程中，一些有關(guān)心的差不多問題是：在什么地點能找到解決那個問題的信息資料？有誰能關(guān)心我解答那個問題？在解答那個問題的過程中差不多做了哪些工作？這些資料對我們有關(guān)心嗎？現(xiàn)在我有了哪些能關(guān)心我解答那個問題的有關(guān)資料？3,找出可行的解決方法一旦找出了問題、分析了情況之后，就能夠開始查 找解決問題的方法。同樣，也要幸免同意那些起初看起 來大概專門好的答案。在這一步驟中是專門需要制造性 的。除了那些一眼就看出大概有道理的解決方法之外， 還要查找其他的方法，尤其在采納現(xiàn)成的方案時要特不 留心。假如不人也探討過同樣的問題， 而且其解決方法 聽起來也適合于你的情況時，就要認(rèn)真推斷一下那種情 況與

20、自己的情況究竟相同在何處。不要貿(mào)然采納那些還23 / 202沒有在這種情況下檢驗過的解決方法。4.檢驗和證明專門多人到了上一步就停止了，這事實上是不完整的，因而也是不科學(xué)的。一旦解決方法找到了，就要對 其進行檢驗和證明，看看這些方法是否有效，能否解決 提出的問題。在檢驗之前不可能明白這些方法是否正確。四、職業(yè)道德職業(yè)道德是個大眾化名詞，做人要講運氣，從事職業(yè)則要講職業(yè)道德。職業(yè)道德確實是從事這項職業(yè)的人所應(yīng)遵循的道德價值觀和行為準(zhǔn)則。從事辦公室人員這一職業(yè)，職業(yè)道德尤為重要。緣故在于那個職業(yè)最接近決策層、領(lǐng)導(dǎo)層，甚至直接參與 其中；掌握大量機密，甚至參與機密的活動。假如一旦道德淪喪，對公司、對

21、企業(yè)造成的損害將無法估量具體來講，辦公室人員的職業(yè)道德要求如下：(1)忠于職守，自覺履行各項職責(zé)。(2)服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀。(3)兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄。(4)謙虛慎重，辦事公道，熱情服務(wù)。(5)遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私。(6)恪守信用，嚴(yán)守機密。(7)實事求是，勇于創(chuàng)新。(8)刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素養(yǎng)。(9)鉆研業(yè)務(wù)，掌握辦公室人職員作各項技能。五、形象要求1.服飾服飾是指人的衣服和裝飾。一個人如何著裝，反映 其精神面貌、文化素養(yǎng)和審美水平，是明白不明白禮節(jié) 的一個重要體現(xiàn)，穿著不當(dāng)往往會降低一個人的身份， 專門難使周圍的人對其有一個良好的第一印象。辦公室人員在

22、正式的場合與其他人員穿著，在差不多原則上是一樣的，但要有其職業(yè)特色。(1)整潔要求辦公室人員假如衣冠不整、不潔、不修邊幅，不僅顯得本人懶散、缺乏修養(yǎng)，也有損于本企業(yè)的形象， 在 社交中可能會使對方產(chǎn)生不愉快、不信任的感受，導(dǎo)致 關(guān)系的疏遠。衣服要勤換、勤洗、熨平坦，褲子要熨出褲線， 裙子要平坦，無褶皺。穿長袖襯衣衣襟應(yīng)塞在褲內(nèi)，袖口不要卷起。26 / 202短袖衫衣襟不要塞在褲內(nèi)裝飾必須端莊、大方，要讓對方感到可親、可近、可信、樂于與你交往。(2)西裝穿著規(guī)范新買來的西裝，要先拆掉袖口外側(cè)的商標(biāo)牌。作為 辦公室人員不要觸犯了衣著禮儀， 給人一種“井底之蛙” 的感受。西裝的款式應(yīng)穩(wěn)重大方，切忌太

23、新潮花哨，讓人 感受輕佻和不成熟。西裝要有腰線(即收腰)，不要直筒式。直筒式不 收腰的西裝給人呆板和不端莊的感受。背部長要蓋過臀部，略長兩寸，要記住寧長勿短。袖長要適中，一般在虎口上方一英寸半左右。褲的長度要適中，過長或過短都不合適。27 / 202西裝要燙得筆挺，才能給人以精力充沛、辦事干 練的感受。(3)搭配與協(xié)調(diào)衣著搭配有兩個含義：一是要使服飾之間取得一種和諧、協(xié)調(diào)；二是要使協(xié)調(diào)的服飾同人的身材、 膚色和 氣質(zhì)、性格、場合相配合。過肥或過緊的衣服，過小或 過大的褲腿、過高的“鞋跟”以及不得當(dāng)?shù)念伾钆涞龋?都會扭曲形體，阻礙形象。這些差不多上辦公室人員在 著裝時要幸免的。服飾的選擇要與穿

24、戴者所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)a.不同的環(huán)境、不同的場合就應(yīng)有不同的服飾穿戴，要注意所穿戴的服飾與外界環(huán)境的和諧。b.身居家中，能夠穿隨意舒適的休閑服。c.辦公上班，則需身著端莊典雅的職業(yè)裝。28 / 202服飾的選擇要與穿戴者的社會角色相協(xié)調(diào)a.不同社會角色必須有不同的社會行為規(guī)范，在服飾的穿戴方面也應(yīng)有一定的規(guī)矩。b.要先弄明白自己的角色地位，再選擇適合那個角色的服飾來裝扮自己，這會使辦公室人員增強自信， 更會使旁人對其多幾分好感。服飾的選擇要與穿戴者的自身條件相協(xié)調(diào)a.在了解服飾諸因素的同時，必須充分了解自身的特點，做到揚長避短、揚美避丑。b.身材矮小者適宜穿著造型簡潔、色彩明快、小花型圖案的服飾

25、。c.膚色偏黃者，最好不要選與膚色相近的或較深暗的服色，如棕色、土黃、深灰、藍紫色等，容易使人顯 得缺乏生機。服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調(diào)a.注重了環(huán)境、場合、社會角色和自身條件而不顧 時節(jié)變化的服飾穿戴也是不可取的。b.要追求服飾和自然界的協(xié)調(diào)和諧。依照時令的變 化穿著衣物，不但合乎時宜，還可保證人體健康。辦公室人員在服飾上，應(yīng)依照自身的特點和實際 情況，發(fā)揮自己職業(yè)、年齡、性不、形體的優(yōu)勢，充分 展示自己的個性，制造美好形象?？傊粋€人穿戴什么樣的服飾，直接關(guān)系到不人 對他個人形象的評價。2 .儀容儀容即人的容貌，是個人形象的重要組成部分之一(1)發(fā)式、指甲、口腔頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是辦

26、公室人員個人儀容對發(fā)30 / 202式美的最差不多要求；整潔大方的發(fā)式易給人留下生氣 勃勃的印象。不管長發(fā)依舊短發(fā)都應(yīng)樣式美觀得體，與身份、職業(yè)、場合相協(xié)調(diào)。適時適度地愛護和美化手部十分必要，不容忽視經(jīng)常修剪指甲，保持清潔；指甲油應(yīng)選擇較淡或不太搶眼的顏色。注意口腔衛(wèi)生，堅持每天刷牙、經(jīng)常漱口的適應(yīng)；保證口腔無異味。(2)面容男士應(yīng)養(yǎng)成每天修面的良好適應(yīng)；女士應(yīng)注意面部清潔和保養(yǎng)，可適當(dāng)化妝。日間化妝，最好選用自然的色彩，包括粉紅色及咖啡色，形象清爽，看起來輕松、健康而不顯化妝痕跡31 / 202最好眼部采納黃色及灰色眼影、胭脂采納桃紅色。低調(diào)的化妝，塑出能干、有深度的形象。眉毛、頰骨和嘴唇的

27、顏色要突出，三個部位必須協(xié)調(diào)好。依照個人膚色選擇眉筆顏色，再依照個人臉型及性格選擇合適的眉型。頰骨用半透明的粉打底，凹陷處的粉要重一些。選擇合適的唇膏顏色涂勻上下唇，顏色不能過于夸張。3 .儀態(tài)儀態(tài)是指人的舉止行為，它是個人形象的重要內(nèi)容。作為現(xiàn)代職業(yè)人員，應(yīng)做到如下要求：(1)站姿差不多站姿：頭正、頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平，收腰挺胸，兩臂自然下垂，手指并攏自然微 屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰，腳跟并攏，兩 腳尖張夾成45°或60° ,軀體重心落在兩腿正中。要注意從整體上產(chǎn)生一種精神飽滿的狀態(tài)。應(yīng)注意幸免的是頭下垂或上仰，收胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣

28、褲口袋里或搓臉，弄頭發(fā)，腳打拍子，身靠柱子、餐桌、柜臺或墻歪斜站立。(2)坐姿差不多坐姿：頭要正，上身要微微向前傾，雙腿 輕輕并攏；落座動作協(xié)調(diào)，聲音輕；女性要體現(xiàn)莊重、 矜持。女性落座，先退半步然后坐下，座椅面的一半或2/3坐沙發(fā)時要求腰挺直，兩腿垂地或微內(nèi)收，背部 不靠沙發(fā)背，兩手自然彎曲，手扶膝部，或交叉放于大 腿中前部，或一手放于大腿上，另一手放于沙發(fā)扶手。氣質(zhì)高雅的女士可坐成 S形。切忌叉開兩腿，蹺 二郎腿或搖腿，彎腰駝背，手托下巴，裙子掀起露出大 腿等。(3)走姿走路時要目光平視，頭正頸直，挺胸收腰，兩臂 自然下垂，前后自然擺動，前擺向里約 35° ,后擺向 后約45&#

29、176;。走路時軀體要平穩(wěn)，兩肩不要左右晃動或不動，或一只手?jǐn)[動另一只手不動。走路時，男士要顯示出陽剛之美；女性款款輕快， 顯出陰柔之美。女性穿裙子或旗袍時要走成一條直線，使裙子或 旗袍的下擺與腳的動作顯示出優(yōu)美的韻律感。穿褲裝時，宜走成直線，步幅略微加大，顯得爽朗瀟灑。走路出步和落地時，腳尖都應(yīng)指向正前方，腳跟先落地，腳距約為自己的 1.52個腳長。(4)氣質(zhì)與風(fēng)度氣質(zhì)包括一個人與生俱來的容貌、體質(zhì)、血型、 微妙的遺傳因素與后來得之的環(huán)境扭轉(zhuǎn)、文化素養(yǎng)、審美情趣、價值觀念和心理機制。風(fēng)度是美姿的展示，也是氣質(zhì)的顯現(xiàn)。一般來講， 風(fēng)度與氣質(zhì)相應(yīng)，氣質(zhì)不佳者，難以真正有好的風(fēng)度； 而風(fēng)度，往往也

30、取決于氣質(zhì)。彬彬有禮，落落大方，順乎自然，合乎人情。這35 / 202些是現(xiàn)代人應(yīng)有的氣質(zhì)風(fēng)度O六、有效溝通能力溝通即要運用恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ǎc打算相關(guān)聯(lián)的 人員進行思想交流，達成共識，在大伙兒的共同努力下 完成某項工作。良好的溝通是團隊協(xié)作共事的最佳 “潤 滑劑T。溝通在辦公室人員輔助治理的過程中具有多項功能，要緊包括以下幾個方面：信息提供及處理。與流程接口部門協(xié)調(diào)工作。部門內(nèi)有效工作關(guān)系的建立。任職資格認(rèn)證。與客戶供應(yīng)商談判、協(xié)商。36 / 202組織和安排服務(wù)輔助進行部門良性組織氛圍建設(shè)。1 .溝通方式本文件著重要講的是如何通過溝通使自己的工作和上司、同事及周邊流程接口部門的工作協(xié)調(diào)一致

31、。當(dāng)跟以上三種對象進行溝通的時候， 要注意有針對性地選擇 適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，以起到良好的溝通效果?以下分不闡 述。(1)與上司溝通與上司相處，須對上司的治理風(fēng)格、思維方式及溝通方式有足夠地了解，同時還要嘗試著調(diào)整自己去主動 地配合他。因為辦公室人員面對的是整個部門的領(lǐng)導(dǎo) 者、治理者，采納哪種溝通方式要特不慎重。 比如在溝 通的時候要注意：不要在上司專門忙的時候要求約見；37 / 202溝通之前要先體會上司的立場和方法，打算好要講什 么；多提一些積極建議，切忌籠統(tǒng)抽象；對上司提出的 批判，不要顯得防衛(wèi)性太強等等。上司一般都比較忙，流淌辦公比較多，因而面對面的交流比較少， 宜采納電 話、電子郵件、

32、留便條或進餐時溝通等方式。(2)與同事溝通在整個團隊當(dāng)中，辦公室人員和部門同事之間是一種合作伙伴的關(guān)系?？赡軙蚬ぷ餍枰徊姘缪葜?務(wù)于他人和為他人所服務(wù)這兩種角色。 溝通方式一般應(yīng) 比較隨意和友好，依照不同情況可采納電話、電子郵件、 口頭或者留便條等非正式溝通方式。(3)部門間溝通部門間的溝通要緊是為了解決實際工作中的各種矛盾沖突、流程瓶頸或者資源協(xié)調(diào)之類的問題，加上部門38 / 202間存在著一種上行、下行或者平行的行政關(guān)系，因而宜 采納書面的、正式的溝通方式，比如會議、傳真、文件 甚至部門高層間的直接對話。 假如遇到超出辦公室人員 的職責(zé)范圍及協(xié)調(diào)能力之外的難題，能夠提交到領(lǐng)導(dǎo)那 個

33、層面來尋求解決方法。2 .溝通技巧溝通的技巧假如把握得好， 溝通的效果將大不相同。下面介紹三種技巧：(1)學(xué)會借力當(dāng)與他人進行正面溝通的時候，可能會因為自己的 主觀性太強，講話方式過于直接、強硬，而使得對方難 以同意。這時能夠嘗試著換一種角度，以第三者的口吻， 運用周邊期望的力量，注意多使用贊美和鼓舞的話語， 以誠相待，相信效果會大不相同。39 / 202(2)學(xué)會拒絕遇到個不職員提出的不合常規(guī)的或者超出自己職責(zé)范圍和能力之外的要求，要學(xué)會用拒絕的方式減少來自 外部的不必要的干擾。在決定講“不”之前，要讓自己 有一段時刻來認(rèn)真考慮。當(dāng)做出拒絕的表示時，要用友好、簡明且堅決的語氣，同時附帶提一些

34、積極性建議， 讓其感受到你確有難 處卻又如此地?zé)岢?，委婉并妥善地處理了同事間的工作 關(guān)系。(3)講服他人每個人都具有獨立的考慮能力和行為能力，因而對 同一事物，會產(chǎn)生不同的方法。問題的關(guān)鍵在于如何講 服他人支持和認(rèn)同你的看法。你必須要以一種“鼓動者” 的熱情姿態(tài)，為對方分析促使其行動的緣故， 鼓舞其積40 / 202極參與和策劃。假如做得更充分一點，能夠?qū)⒊橄蟮睦?論轉(zhuǎn)換為可衡量、可比較的數(shù)字信息，再結(jié)合高科技的視、聽手段。這種時候在場的每一個人都會為之動容的。假設(shè)由你來負責(zé)組織本次部門活動， 共有幾種活動方案供大伙兒選擇，所謂“眾口難調(diào)”，你一時沒有一個定論。而那個時候正是你運用自己的溝通技

35、巧和手段的最佳機會。首先要去收集有關(guān)這些方案的一系列信息，包括活動路線、活動方式、活動安排、活動開支、交通狀況、耗時長短和人員傾向等， 然后進行數(shù)字比較，再加上生動、爽朗的語言和圖片渲染， 最優(yōu)化的方案就呈現(xiàn)在職員面前，人們就比較容易作出選擇并積極參與進來。3 .如何溝通公司里的每個人都需依靠不人來保證工作流程在整41 / 202個公司的運作暢通無阻，那個地點沒有哪個部門或哪個 人更為重要，每個人都要作出自己的貢獻。 假如一個人 不能融入流暢的工作流程中， 就會導(dǎo)致工作的中斷、拖 延并減少團隊本可完成的工作量。 假如掌握了前面介紹 的幾種溝通方式和技巧之后， 再來與上司、同事及接口 部門商討相

36、關(guān)的工作內(nèi)容，制定工作打算和工作流程， 就會容易許多。首先，要了解整個工作程序中，上級、同事、其他部門及本人的職責(zé)范圍和工作需求分不是什么， 然后找 出自己有哪些工作內(nèi)容是與哪些人員相關(guān)， 并確定工作時刻。其次，找出原工作流程的問題點，主動與上級、同事和其他部門進行討論、 修改。完全能夠借助每個人在各自不同的領(lǐng)域積存下來的工作成果，如此能夠節(jié)約專42 / 202門多不必要的時刻和勞力。通過溝通、重新制定的工作程序，比以往更切合實際，既能夠同時滿足他們提出的不同工作要求，也有效縮短了不人干擾的時刻，改變了以往工作的被動局面。七、自我開發(fā)治理能力1 .制定行動打算(1)明確目標(biāo)從以下三個方面進行現(xiàn)

37、狀分析：a.自我反省是認(rèn)識自我的一種專門好的方式。b.家人、朋友、上司和同事的建議和意見。c.組織治理工作中的一些治理手段，比如績效改進考核、任職資格治理等。建立分析框架認(rèn)識自我能夠借助下面的框架，其能夠運用于人生設(shè)計，也適用于解決一些日常的問題和困惑。那個地點要緊介紹在工作中的運用。表7-1 分析框架表類利角色現(xiàn)狀好的方面不茂的方面期望目標(biāo)(2)獵取信息明確了目標(biāo)之后，要了解可通過公司哪些渠道來有選擇地獵取改進自己工作績效的培訓(xùn)信息和建議。如公司培訓(xùn)信息治理平臺、績效改進考核、辦公室人員任職資格治理或個人職位講明書等。(3)制定行動打算最后請結(jié)合所在部門、崗位的業(yè)務(wù)定位、上司的業(yè)務(wù)目標(biāo)以及對你的期望和要求，制定一份短期（或中、 長期）培訓(xùn)打算。打算中要明確自己的具體培訓(xùn)要求及想達到的目標(biāo)，需要考慮的要點有：在以后的6個月你想達到什么目標(biāo)？為達到你的目標(biāo)，你需要明白什么以及能夠干什么？你得同誰聯(lián)系，需要預(yù)備什么設(shè)備和材料？你該分配多少時刻給你的打算同時要做什么安排？假設(shè)你今后6個月的行動打算是“獲得中級辦公室人員資格”，你能夠按下列方式完成你的行動打算：有了如此一個行動框架，就能夠?qū)⑺殖扇舾刹糠?