會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理制度

1、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理制度（草案）一、電算化系統(tǒng)操作管理制度第一章 系統(tǒng)使用管理第一條為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行, 必須對(duì)系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。第二條在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前, 由系統(tǒng)管理員（可由部門(mén)經(jīng)理兼任）確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限, 并記錄備案。運(yùn)行中需要增減使用人員, 按同樣手續(xù)辦理。第三條 對(duì)各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限, 形成適當(dāng)?shù)姆止恐? 健全內(nèi)部控制制度。第四條本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)原則上專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用, 謝絕無(wú)關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。第五條 任何人員不得直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)。第六條出納人員不允許進(jìn)

2、行系統(tǒng)性的操作。第七條操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打印有關(guān)帳表。第八條存檔數(shù)據(jù)、軟盤(pán)、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專(zhuān)人統(tǒng)一復(fù)制、核對(duì)和保管。第九條系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作, 發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí) 制止 , 并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。第二章 上機(jī)操作規(guī)程第十條操作人員必須是合法有權(quán)使用人員, 經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后, 才能上機(jī)操作。第十一條操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作, 盡量減少占用機(jī)器時(shí)間提高工作效率。第十二條操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密, 不能隨意泄露, 密碼要不定期變更。第十三條操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限

3、操作, 不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。第十四條操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，如在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷(xiāo)糾正。第十五條每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份。為防止發(fā)生意外事故，重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)每月備份一次，一式兩份。備份的數(shù)據(jù)軟盤(pán)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。第十六條在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中, 操作人員如要離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng), 必須在離開(kāi)前退出系統(tǒng), 以防止其他人員越權(quán)操作。第十七條任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤(pán)等行為，依照會(huì)計(jì)法，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。第三章

4、 帳務(wù)處理程序第十八條帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí), 需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作, 在會(huì)計(jì)主管（或部門(mén)經(jīng)理以下同）授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、帳本格式、憑證類(lèi)型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。第十九條帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對(duì)帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)。第二十條日常帳務(wù)處理：一、憑證處理：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即： 機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。 記帳憑證要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對(duì)不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對(duì)記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補(bǔ)充。為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，編制記帳憑證還必須做到：

5、1 、機(jī)制記帳憑證的編制：機(jī)制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷(xiāo)售原始發(fā)票和銀行收款憑單） 由計(jì)算機(jī)，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證直接通過(guò)機(jī)內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報(bào)表等業(yè)務(wù)處理。機(jī)制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性， 輸入計(jì)算機(jī)及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出的機(jī)制記帳憑證需有制單人、審核人、 記帳員及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人章，連同所附原始憑證裝訂成冊(cè)妥善保管。2、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑 證。手工編制的記帳憑證必須做到：（ 1 ）原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容

6、、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫(xiě)正確。（ 2）帳戶(hù)使用正確。（ 3）借貸方金額相等。（ 4）原始憑證同記帳憑證金額一致。對(duì)會(huì)計(jì)分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即： 一種摘要內(nèi)容，只能對(duì)應(yīng)一個(gè)最細(xì)的明細(xì)科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個(gè)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)科目。要求摘要內(nèi)容簡(jiǎn)潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對(duì)于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上述原則編寫(xiě)新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對(duì)應(yīng)的科目名稱(chēng)及科目代碼。3、記帳憑證編號(hào)必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說(shuō)明斷號(hào)原因并簽字蓋章。4、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機(jī)器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工

7、作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。二、記帳憑證的審核與保管1 、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無(wú)誤后方可進(jìn)行登帳處理。2、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無(wú)誤后再按結(jié)束鍵。3、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后方為有效憑證。4、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊(cè)后，交由專(zhuān)人負(fù)責(zé)存檔保管。5、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個(gè)人。三、帳表打印和結(jié)帳:1 、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每月打印，并應(yīng)與出納庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤。2、銀行余額調(diào)節(jié)表、科目匯總表每月打印一次。3、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類(lèi)帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表的備份工作。4、月底，以上工作正確完成后，由

8、系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動(dòng)生成下月期初余額。5、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存。四、會(huì)計(jì)報(bào)表1 、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。2、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字蓋章方可生效。3、單位上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門(mén)的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與要求，按會(huì)計(jì)主管部門(mén)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置。4、 單位必須以軟盤(pán)和書(shū)面形式上報(bào)報(bào)表，軟盤(pán)和書(shū)面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致，書(shū)面報(bào)表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。第四章 附則第二十一條本制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算中心解釋并負(fù)責(zé)修訂。第二十二條本制度

9、經(jīng)總裁辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。二、電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度第一章 系統(tǒng)管理制度第一條財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，不要兼做其它工作。第二條除了被允許操作財(cái)務(wù)軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得用機(jī)。第三條每次用計(jì)算機(jī)必須使用不間斷電源(UPS), 以避免意外斷電造成核算數(shù)據(jù)丟失影響系統(tǒng)運(yùn)行。第四條 計(jì)算機(jī)禁止用外來(lái)軟盤(pán)，堅(jiān)決禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲，以防止計(jì)算機(jī)感染病毒。第五條有上、下級(jí)單位送來(lái)的數(shù)據(jù)盤(pán)，在使用前，必須做好查病毒工作。第六條計(jì)算機(jī)發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)維護(hù)。對(duì)于無(wú)法處理的故障，應(yīng)通知集團(tuán)管理中心并及時(shí)與銷(xiāo)售計(jì)算機(jī)的單位取得聯(lián)系。第七條 財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行中發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除，如無(wú)法處理，應(yīng)

10、通知集團(tuán)管理中心并及時(shí)與財(cái)務(wù)軟件銷(xiāo)售單位取得聯(lián)系以便及時(shí)解決問(wèn)題。第二章 系統(tǒng)維護(hù)第八條 為保障電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要進(jìn)行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護(hù)，其內(nèi)容主要包括：一、對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；二、在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時(shí)，排除和恢復(fù)運(yùn)行；三、在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；四、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性的維護(hù)工作；五、系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)需要每天進(jìn)行備份。第三章系統(tǒng)硬件維護(hù)第九條 一般情況下每月應(yīng)由集團(tuán)管理中心全面檢查一次計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng), 并做好檢查記錄。第十條 在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，出現(xiàn)硬件故障，及時(shí)進(jìn)行故障分析，并做好檢 查維修記錄。第十一條在設(shè)備

11、更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)管理員與維護(hù)員共同研究決定，并由系統(tǒng) 維護(hù)人員實(shí)施安裝和調(diào)試。第四章附則第十二條 本制度有集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算中心解釋并負(fù)責(zé)修訂。第十三條本制度經(jīng)總裁辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。三、電算化系統(tǒng)崗位責(zé)任制度第一章核算系統(tǒng)人員分工第一條 為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作電算化后會(huì)計(jì)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移和崗位的變動(dòng)，需要 對(duì)財(cái)會(huì)人員的工作內(nèi)容和任務(wù)以及相互分工做出調(diào)整。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?；緯?huì)計(jì)崗 位可包括：會(huì)計(jì)主管（或部門(mén)經(jīng)理）、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管 理等。電算化會(huì)計(jì)崗位包括電算主管、電算化操作、審核記帳、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù) 分析、檔案管理等。以上崗位中系統(tǒng)管理工

12、作與出納工作不得互兼。第二章會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各類(lèi)人員崗位責(zé)任制第二條系統(tǒng)管理員責(zé)任制一、負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行， 做到合法、安全、可靠、可審計(jì)的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)到場(chǎng)，并組 織有關(guān)人員盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。二、定期檢查軟、硬設(shè)備的運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中軟、硬件故障的消除 工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾浴?適應(yīng)性和 正確性的維護(hù)。三、協(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類(lèi)人員之間的工作關(guān)系。四、檢查會(huì)計(jì)憑證的預(yù)處理工作，確保各類(lèi)輸入數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)的要求。五、負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性檢查工作。六、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各有關(guān)資源（包括硬件設(shè)備

13、、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等） 的調(diào)用、修改和更新的審批手續(xù)。七、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、正確性、及時(shí)性檢查工作。八、做好本系統(tǒng)操作運(yùn)行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的需 求報(bào)告。九、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類(lèi)人員的工作質(zhì)量考評(píng)，并提出任免意見(jiàn)。十、完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度。十一、 此崗位可由電算主管或部門(mén)經(jīng)理兼任。第三條會(huì)計(jì)電算化操作員責(zé)任制一、負(fù)責(zé)輸入記帳憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表，進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。二、嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明進(jìn)行操作。三、當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù)，做到當(dāng)日帳當(dāng)日清。日記帳輸入應(yīng)做好日清，在月末應(yīng)將核對(duì)無(wú)誤的明細(xì)帳和科目匯總表

14、打印輸出。四、月末打印記帳憑證。五、每次操作完畢，應(yīng)及時(shí)做好各類(lèi)備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。六、注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。七、系統(tǒng)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告，并做好故障記錄 和上機(jī)記錄等事項(xiàng)。八、按分管的內(nèi)容匯集材料收發(fā)、領(lǐng)退單、銷(xiāo)售發(fā)票、工資變動(dòng)及停止發(fā)放 等各類(lèi)單據(jù)。九、在規(guī)定的期限內(nèi)，根據(jù)原始憑證準(zhǔn)確編制會(huì)計(jì)記帳憑證。十、編制會(huì)計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)會(huì)制度的要求。做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確；代碼 要合法、恰當(dāng)、摘要應(yīng)簡(jiǎn)明規(guī)范。十一、此崗位可由出納和其他會(huì)計(jì)核算人員擔(dān)任。第四條審核員責(zé)任制一、負(fù)責(zé)憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類(lèi)代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù) 據(jù)

15、的正確性。二、負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。三、對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關(guān)人員更正、補(bǔ) 齊后，再行審核四、對(duì)于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)不予簽章確認(rèn)。五、此崗位可由電算主管或部門(mén)經(jīng)理兼任。第五條 會(huì)計(jì)檔案管理員責(zé)任制一、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類(lèi)數(shù)據(jù)軟盤(pán)、系統(tǒng)軟盤(pán)及各類(lèi)帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。二、做好各類(lèi)數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。三、按規(guī)定期限，向各類(lèi)有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)。四、此崗位可由電算主管或部門(mén)經(jīng)理兼任。第三章 附則第六條本制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算中心解釋并負(fù)責(zé)修訂。第七條本制度經(jīng)總裁辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。四、電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管

16、理制度建業(yè)住宅集團(tuán)中國(guó)（有限）公司的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(pán)（軟盤(pán)和硬盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料。第一章 數(shù)據(jù)資料管理與保密機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、 報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。第一條 記帳憑證的輸出與保管有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。月末將審核無(wú)誤的記帳憑證打印輸出后，按標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)，妥為保管。第二條 科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。一、現(xiàn)金、銀行日記帳每月打印。二、銀行余額調(diào)整表每月打印一次。三、總分類(lèi)帳和各種明細(xì)分類(lèi)帳每年打印一次。四、現(xiàn)金、銀行存款、記帳憑證的科目

17、匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。五、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。第三條 由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。第二章 數(shù)據(jù)備份管理第四條由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。第五條在日常工作中, 準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用, 隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。第六條需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。第七條機(jī)內(nèi)憑證及總分類(lèi)帳、明細(xì)分類(lèi)帳、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤(pán)備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員或由專(zhuān)人分別放置在不同地方妥為保管。第三章 會(huì)計(jì)檔案管理第八條 會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù): 打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。第九條為保證備份數(shù)據(jù)的安全, 備份軟盤(pán)必須貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽, 裝入盤(pán)套,放進(jìn)硬盒, 存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。第十條由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定的保