怎樣建立工程項目檔案管理

1、怎樣建立工程項目檔案管理 強化工程項目檔案管理的有效途徑 (一)強化檔案管理人員崗位技能培訓(xùn)。由于工程項目的特別性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能，這就必須要強化檔案管理人員的崗位技能培訓(xùn)。在實際狀況中，可以定期組織檔案管理人員強化學(xué)習(xí)檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎(chǔ)知識等理論知識，并依據(jù)學(xué)習(xí)狀況，組織參加檔案管理職稱考試，實現(xiàn)持證上崗;針對工程項目檔案的制成材料、整編要求、移交時間、完工檔案驗收等內(nèi)容集中組織內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者外訓(xùn)。 (二)建立健全工程項目檔案管理制度。檔案管理工作的強化，關(guān)鍵還是要落實到制度上。在檔案法建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理條例等

2、法規(guī)條例的基礎(chǔ)上，建立健全相關(guān)檔案管理制度。 1. 檔案管理登記制度。工程項目檔案是項目完工后運行、管理、修理等工作的關(guān)鍵性依據(jù)，要及時掌握重點工程項目檔案的工作狀況，提升檔案的利用率，檔案管理部門要做好檔案管理登記工作，通過登記明細，及時回訪檔案利用狀況，得到有效的信息反饋。2. 檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)執(zhí)行，項目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項目準(zhǔn)備、施工和完工同步進行，在項目完成后依據(jù)合同協(xié)議要求向項目建設(shè)單位檔案管理部門移交項目文件。3. 各部門檔案管理使命制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工

3、作，還是各個部門的使命。各個部門要依據(jù)自身部門所涉及的工程內(nèi)容，登記和報送相關(guān)項目文件，參加相關(guān)檔案驗收及工程完工驗收。業(yè)主單位更要做好重點工程項目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。 (三)提升工程項目檔案管理信息化水平。工程項目檔案的管理應(yīng)該依靠提升信息化水平來提升檔案管理效率。檔案管理室除了配備計算機外，還要配備打印機、掃描儀等設(shè)備，引進先進的檔案管理軟件，從而確保檔案管理軟件系統(tǒng)的安全 深入工程檔案信息的開發(fā)利用 一是縮短利用者查找檔案、資料的時間必須要，提升他們的工作效率，加強利用者對檔案的信任感。 二是可以主動提供所必須的情報服務(wù)，不斷獲得各種利用必須求的信息，在促進職工產(chǎn)生利用

4、檔案動機的同時，取得對檔案工作的理解與支持，充分發(fā)揮檔案利用價值。 三是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。積極掌握檔案利用的新動態(tài)、新動向，及時做好跟蹤服務(wù)。 四是結(jié)合數(shù)據(jù)對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并依據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務(wù)。 如何做好工程建設(shè)檔案管理工作 強化對重點工程建設(shè)項目檔案資料的收集和整理 收集歸檔是檔案工作的最基礎(chǔ)、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實，唯其如此，才干確保后續(xù)工作有序跟進。重點工程項目建設(shè)具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎(chǔ)設(shè)施建

5、設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、廣泛性等特點。由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質(zhì)量，輕視工程檔案的管理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應(yīng)切實強化對重點工程檔案、材料的收集，保證檔案完整、齊全。項目完工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作;勘察制定單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照規(guī)范進行整理，及時移交檔案給建設(shè)單位;項目完工后應(yīng)及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案完工驗收合格后，方得進行完工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同(協(xié)議)、立項文件等文件材料強

6、化收集和儲存。要結(jié)合實際狀況，列出工作重點，提出落實看法。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷革新檔案資源建設(shè)方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規(guī)范化管理，為檔案資源建設(shè)創(chuàng)造新的動力、注入新的活力。 加強工程建設(shè)檔案管理工作制度建設(shè) 認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理方面的法律、法規(guī)和規(guī)章，提升對建設(shè)項目檔案管理工作重要性的熟悉。認(rèn)真落實責(zé)任，進一步建立健全工程項目檔案的工作制度，完善檔案資源建設(shè)。俗話說"沒有規(guī)矩，難成方圓'。重點工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以必須在重點工程檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，強化和完善有關(guān)的制度建設(shè)，是做好重點工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作的根本保證。 提升檔案管理人員的工作意識 工程建設(shè)是百年大計，工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關(guān)部門特別是重點建設(shè)項目單位領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真抓好工程投資、質(zhì)量、進度和安全的同時，要加強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設(shè)的議事日程，配備好業(yè)務(wù)素養(yǎng)較強的專(兼)職檔案員，解決必必須的庫房和設(shè)備確保檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓(xùn)，充分熟悉到強化檔案管理工作的重要性和緊迫性，加強檔案意識，樹立"內(nèi)強素養(yǎng)，外樹形象