管理信息系統(tǒng)課程試驗

1、大興酒店客房管理信息系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)1 管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃1.1 系統(tǒng)概述隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展， 人們生活質(zhì)量的提高， 酒店業(yè)必須不斷的完善其服務(wù)系 統(tǒng)。酒店業(yè)是集餐飲住宿娛樂于一體的立體化服務(wù)體系。 顧客可以隨意消費并統(tǒng) 一結(jié)賬。酒店管理者必須隨時了解賓館的運營情況和經(jīng)營走勢，找出運轉(zhuǎn)成本， 作為經(jīng)營決策的依據(jù)。 只有運用科學(xué)管理手段， 利用計算機管理系統(tǒng)， 才能更好 的實現(xiàn)這一管理模式。1.2 酒店業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前酒店業(yè)擁有少量計算機，大多數(shù)工作人員對計算機的操作知識知之 甚少，很少有酒店采取管理信息系統(tǒng)， 基本工作大多由人工完成， 計算機僅僅進行文字錄入、 處理， 導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)

2、性大，酒店業(yè)發(fā)展滯后。酒店業(yè)現(xiàn)在的財務(wù)部與結(jié)算科的職能邊 界不清晰， 容易造成權(quán)責(zé)不明確， 在銷售分析和核算上容易出現(xiàn)差錯。 由于整個業(yè)務(wù)流程都 采用了手工方式， 一些供需的信息不能和時的傳給高層管理者， 造成信息滯后， 不利于決策 者進行準(zhǔn)確的市場判斷決策，無法適應(yīng)市場的瞬息萬變。1.3 系統(tǒng)目的 賓館客房管理系統(tǒng)是用來收集、處理、存貯和傳播客房、顧客、結(jié)算信息，以 信息管理為核心的計算機應(yīng)用系統(tǒng)，通過有效的程序結(jié)構(gòu)來支持各種數(shù)據(jù)的執(zhí) 行，以提高管理效率，實現(xiàn)賓館服務(wù)的系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化。通過該項目的 開發(fā)與使用，可以實現(xiàn)以下功能：（1）快速實現(xiàn)客人入住登記和賬務(wù)處理，減少客人的住店和離

3、店時間。（2）準(zhǔn)確實現(xiàn)客人入住的預(yù)定要求，實現(xiàn)有效的前臺作業(yè)系統(tǒng)。（3）快速響應(yīng)客人對有關(guān)項目的查詢要求（4）實現(xiàn)入住、消費、結(jié)賬一條龍服務(wù)，方便客人的消費需求。1.4 系統(tǒng)構(gòu)成為實現(xiàn)上述目標(biāo)，將系統(tǒng)分為 6 個功能模塊： 基礎(chǔ)信息設(shè)置模塊、 客房前臺管理模塊、 查詢 統(tǒng)計管理模塊、掛賬管理模塊、系統(tǒng)初始設(shè)計模塊、系統(tǒng)維護模塊。（1）基礎(chǔ)信息設(shè)置模塊：設(shè)置客房和員工的基本信息，明確掛賬單位。（2）客房前臺管理模塊：對客房的預(yù)定和離店進行管理以和基本的住宿登記和費用提醒。（3）查詢統(tǒng)計管理模塊：對房態(tài)和客房分布進行明確有效的查詢和入住和離店的查詢。（4）掛賬管理模塊：自動對客人賬單進行有效的統(tǒng)計

4、方便統(tǒng)一結(jié)賬。（5）系統(tǒng)初始設(shè)計模塊：明確酒店各部門的職能于分工，有利于提高工作效率。（6）系統(tǒng)維護模塊：對酒店工作人員進行權(quán)限設(shè)置以和基礎(chǔ)系統(tǒng)的維護。2 管理信息系統(tǒng)的分析2.1 可行性分析技術(shù)可行性此次信息系統(tǒng)開發(fā)是我們酒店的設(shè)計團隊進行的開發(fā)的，我們酒店目前擁有10臺計算機和個信息系統(tǒng)設(shè)計人員 3人。并且建立系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境，主要是安裝了相關(guān)軟件的電腦，小組 成員之間可以通過一起討論，協(xié)調(diào)開發(fā)工作，解決開發(fā)工作中出現(xiàn)的問題。就技術(shù)力量來說，這學(xué)期，我們設(shè)計團隊已經(jīng)學(xué)習(xí)了管理信息系統(tǒng)，并且對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作有了系統(tǒng)的了解，而且我們酒店的員工對計算機的操作和管理有一定的應(yīng)用能力。目前， 我們擁有成

5、熟的設(shè)計經(jīng)驗，同時也有成功的信息管理系統(tǒng)的范本。所以從技術(shù)角度考慮， 對于我們酒店來說此信息系統(tǒng)可行。經(jīng)濟可行性目標(biāo)系統(tǒng)開發(fā)需求比較低，加上具有成熟的軟硬件環(huán)境，所以我們酒店在軟硬件上的支 出是合理的。而且，目標(biāo)系統(tǒng)并不是十分復(fù)雜，開發(fā)的周期較短。當(dāng)系統(tǒng)開發(fā)實際運行后， 將很大程度上的提高計算機功能，為酒店帶來便利的同時，也為系統(tǒng)進一步推廣創(chuàng)造了條件。這帶來的經(jīng)濟回報將遠超過支出。管理可行性由于酒店領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)開發(fā)的支持，企業(yè)管理需要進一步運用系統(tǒng)規(guī)劃，酒店現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)流程比較簡單，實行相應(yīng)改革是可行的。 軟件和信息技術(shù)運用到酒店管理部門以后，將會大大提高酒店信息的處理和規(guī)劃。我國的信息化技術(shù)

6、正在逐步完善，各行業(yè)信息化處理日趨成熟，酒店要壯大規(guī)模，從市場競爭中脫穎而出，信息化技術(shù)的應(yīng)用必將成為其關(guān)鍵手段。2.2 .業(yè)務(wù)流程分析2,2.1組織結(jié)構(gòu)圖根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和對酒店現(xiàn)有客房進行統(tǒng)計分析,銷售管理是酒店盈利的生命線， 所以,在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增加了市場開發(fā)，使得銷售的渠道更加廣泛，服務(wù)部門細化，提高服務(wù)分工職責(zé)，也使得部門分工較為明確。 原有系統(tǒng)的各部門工作量上存在著嚴(yán)重的不平衡，因此，對原有各部門的職能做一些調(diào)整，并加強了薄弱環(huán)節(jié)的管理。圖4給出了新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖。經(jīng)過改變后的新系統(tǒng)各部門的主要職責(zé)如下。(1)市場部：市場開發(fā)和客戶維護?？蛻舨少彛褐饕?fù)責(zé)對未開拓市場的客戶開發(fā)

7、和管理。設(shè)備采購：對酒店設(shè)備設(shè)施的采購任務(wù)。財務(wù)統(tǒng)計：對賬單的集中處理和統(tǒng)計。財務(wù)結(jié)算：專門對結(jié)算出的賬務(wù)負(fù)責(zé)跟客戶的結(jié)算方法和過程。前臺接待：對所有來客的需求聞訊和客房安排。大堂經(jīng)理：對客人出現(xiàn)的投訴的處理。設(shè)備維護：對酒店各設(shè)施的維護，故障的處理。人員服務(wù)：對人客人服務(wù)基礎(chǔ)人員。222管理功能圖大興客房 管理 系統(tǒng)客房信息設(shè)置前臺管理查詢統(tǒng)計管理掛賬管理系統(tǒng)維護設(shè)置 員工 信息1j廠1設(shè)置 掛賬 單位設(shè)置 客房 信息客房r冷預(yù)訂住宿與費用住宿提醒登記 r、r、預(yù)訂退宿客房與及結(jié)賬客房查詢掛 賬 結(jié) 款業(yè)務(wù)部門定義cJ系統(tǒng)初始設(shè)計操作人員管理權(quán)限 設(shè)置LJ基礎(chǔ)通過對酒店的調(diào)查，了解了酒店的基

8、本組織結(jié)構(gòu)，這些部門的存在是為了實現(xiàn)客房的銷售目標(biāo)，酒店的各個部門都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過調(diào)查，了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門的管理功能如圖上所示223業(yè)務(wù)流程圖通過對酒店管理業(yè)務(wù)的實際調(diào)查分析，弄清了該酒店日常管理工作的業(yè)務(wù)流程和管理財務(wù)報表從業(yè)務(wù)流程圖可以看出該酒店的各部門主要有以下幾項管理工作：顧客的訂房要求有四種形式，一是網(wǎng)上訂房，二是電話訂房，三是直接到酒店前臺辦理。四是由采購部的客源開發(fā)部開發(fā)的客戶直接從采購部訂房。前臺部門首先必須對每一張訂房單進行驗證是否填寫正確。驗證的內(nèi)容包括顧客姓名、身 份證號、電話、訂房日期、訂房類型、預(yù)訂數(shù)量、入住人數(shù)、退房時間等信息。前臺將驗證完

9、畢并合格的訂房單交由客房部，由客房部負(fù)責(zé)接待顧客，當(dāng)顧客退房時將客房部提供的入住清單數(shù)據(jù)制成退房單一式三份，一份自己部門保管， 一份交給顧客，一份交給財務(wù)部。酒店客房部工作人員應(yīng)登記顧客預(yù)定房間的初始數(shù)據(jù)并制成入住登記表，并于退房時和時根據(jù)顧客的消費情況完成入住清單， 并將入住清單數(shù)據(jù)提供給前臺。將物品采購需求報給采 購部。酒店財務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)采購發(fā)票、消費單、退房單制作財務(wù)報表。2.3數(shù)據(jù)流程分析2.4數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流的描述數(shù)據(jù)流編號：A-01數(shù)據(jù)流名稱：訂房申請單簡述：顧客通過網(wǎng)站、電話、前臺填寫的訂房申請單數(shù)據(jù)流來源：顧客數(shù)據(jù)流去向：前臺審核模塊數(shù)據(jù)項組成：顧客姓名 +身份證號 +聯(lián)系電話

10、+ 訂房日期 +訂房類型 +訂房數(shù)量 +入住人數(shù) +退房時間數(shù)據(jù)流編號： A-02 數(shù)據(jù)流名稱：合格訂房單簡述：經(jīng)前臺審核修正的訂房單數(shù)據(jù)流來源：前臺審核模塊數(shù)據(jù)流去向：客房部處理模塊數(shù)據(jù)項組成： 顧客姓名 + 身份證號 +聯(lián)系電話 +訂房日期 +訂房類型 +訂房數(shù)量 +入住人數(shù) +退房 時間數(shù)據(jù)流編號： A-03數(shù)據(jù)流名稱：不合格訂房單簡述：經(jīng)前臺審核修正的訂房單 數(shù)據(jù)流來源：前臺審核模塊 數(shù)據(jù)流去向：客房部處理模塊 數(shù)據(jù)項組成： 顧客姓名 + 身份證號 +聯(lián)系電話 +訂房日期 +訂房類型 +訂房數(shù)量 +入住人數(shù) +退房 時間數(shù)據(jù)流編號： A-04 數(shù)據(jù)流名稱：采購單 簡述：客房部提出的采購

11、需求統(tǒng)計單 數(shù)據(jù)流來源：客房部處理模塊 數(shù)據(jù)流去向：采購部處理模塊 數(shù)據(jù)項組成：衛(wèi)生洗漱用品名 +家具用品名 + 具體數(shù)量數(shù)據(jù)流編號： A-05 數(shù)據(jù)流名稱：財務(wù)單 簡述：財務(wù)部對每天的財務(wù)總結(jié)單 數(shù)據(jù)流來源：前臺、客房、采購、餐飲部處理模塊 數(shù)據(jù)流去向：財務(wù)部處理模塊數(shù)據(jù)項組成：前臺財務(wù)處理 + 客房財務(wù)處理 +采購財務(wù)處理2.4.2 處理邏輯描述 處理邏輯編號： B-01 處理邏輯名稱：前臺審核簡述：審核顧客填寫輸入的數(shù)據(jù)流：訂房申請單 處理描述： 審核顧客提交的訂房申請單信息是否完整，酒店現(xiàn)有房間是否符合顧客要求， 若信息不完整或者剩余房間不符合顧客要求則做出相應(yīng)的協(xié)調(diào)解決方案， 更改相

12、關(guān)申請單信 息，完成訂房申請單的填寫直至完成合格的訂房申請單轉(zhuǎn)給客房部。輸出的數(shù)據(jù)流：合格訂房申請單處理邏輯編號： B-02 處理邏輯名稱：客房部審核 簡述：審核前臺訂房單填寫 輸入的數(shù)據(jù)流：訂房單 處理邏輯編號： B-03處理邏輯名稱：采購單審核 簡述：審核客房部采購填寫 輸入的數(shù)據(jù)流：客房部采購單 處理描述：審核客房部提交的采購單信息是否完整， 酒店現(xiàn)有客房剩余物質(zhì)是否符合顧客要求， 若信息不完整或者剩余物質(zhì)不符合則要求重新填寫， 或者與采購部協(xié)調(diào)采購的物質(zhì)。 輸出的數(shù)據(jù)流：合格客房部采購單處理邏輯編號： B-04 處理邏輯名稱：財務(wù)審核 簡述：審核各部門財務(wù)填寫 輸入的數(shù)據(jù)流：訂房單、點

13、菜單、采購單 處理描述：審核各部門提交的財務(wù)審核單信息是否完整， 若信息不完整或者審核單內(nèi)容出現(xiàn)差錯， 如數(shù) 量不符，名稱不符， 款項不符， 賬目不符，則要求重新填寫直至完成合格的財務(wù)審核單轉(zhuǎn)財 務(wù)部留底以和報銷相應(yīng)的財務(wù)工作。輸出的數(shù)據(jù)流：合格財務(wù)報告2.4.3 數(shù)據(jù)存儲的描述 數(shù)據(jù)存儲編號： C-01 數(shù)據(jù)存儲名稱：訂房申請表 簡述：記錄酒店客房預(yù)定申請情況 數(shù)據(jù)存儲組成：日期 +客房編號 +客房類型 + 客房單位 + 入住天數(shù) +客房價格 +退房時間 關(guān)鍵字：日期 + 客房類型 +客房價格相關(guān)聯(lián)的處理： B-01數(shù)據(jù)存儲編號：C-02數(shù)據(jù)存儲名稱：客房入住情況表簡述：記錄酒店客房入住情況

14、數(shù)據(jù)存儲組成：客房編號 +客房類型+客房單價+入住時間+入住人數(shù)+入住天數(shù)+退房時間 關(guān)鍵字：入住日期+客房類型+退房時間相關(guān)聯(lián)的處理：B-02數(shù)據(jù)存儲編號：C-03數(shù)據(jù)存儲名稱：采購表簡述：記錄酒店采購支出收入的明細數(shù)據(jù)存儲組成：日期+采購代碼+采購類型+采購數(shù)量+采購單價+采購總價關(guān)鍵字：日期+采購類型+采購總價相關(guān)聯(lián)的處理：B-03數(shù)據(jù)存儲編號：C-04數(shù)據(jù)存儲名稱：財務(wù)報表簡述：記錄酒店支出收入的明細帳數(shù)據(jù)存儲組成：日期+客房售額+采購總價+餐飲售額+其他類型關(guān)鍵字：日期+客房售額+采購總價+餐飲售額+其他類型相關(guān)聯(lián)的處理：B-042.4.4.外部實體的描述外部實體編號：D-01外部實

15、體名稱：顧客簡述：來自全國各地的顧客輸出的數(shù)據(jù)流：A-01、A-033.系統(tǒng)功能設(shè)計新系統(tǒng)的功能設(shè)計是以原系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程為依據(jù)的。為此新系統(tǒng)的功能劃分為數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、報表輸出和代碼維護四項，如下圖：酒店管理信息系統(tǒng)數(shù) 據(jù) 錄 入數(shù) 據(jù) 查 詢報 表 輸 出代 碼 維 護數(shù)據(jù)錄入模塊用于錄入顧客辦理訂房業(yè)務(wù)的資料和采購部設(shè)置的根據(jù)餐飲部和客房部制 定的采購單，它是酒店信息管理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)輸入的模塊，它根據(jù)網(wǎng)上、 前臺、 電話收集到的訂房信息，記錄每位顧客訂房需要（如果只是預(yù)定，可以不填寫具體信息，只留顧客 姓名電話、訂房日期、訂房類型、預(yù)訂數(shù)量；如果直接是定下來要住宿，則必須輸入

16、顧客的 具體信息。 或根據(jù)餐飲部提出的采購需求統(tǒng)計單和客房部提出采購需求統(tǒng)計單， 基于采購發(fā) 票，記錄每筆采購的數(shù)據(jù)。 對原系統(tǒng)的訂房單和單據(jù)的審核業(yè)務(wù)就訂房單和單據(jù)格式是否規(guī)范和填寫內(nèi)容是否與顧客 相符或與實物數(shù)量相符的審核在新系統(tǒng)中仍由人工完成。為方便酒店各級管理人員和時了 解、掌握酒店的每天的工作情況、經(jīng)營情況，盡可能為用戶提供迅速、高效的服務(wù)，減免手 工處理的繁瑣與誤差新系統(tǒng)特別設(shè)計了數(shù)據(jù)查詢模塊， 并提供多種查詢功能， 如每日、 每月 顧客訂房數(shù)量的查詢、訂房費用的查詢、采購部采購數(shù)量和費用的查詢等。 報表輸出模塊可以完成系統(tǒng)所需的各種報表的計算和打印輸出功能，可輸出 酒店營業(yè)收入日

17、報表、某酒店客房部 x 月份報表等。為了統(tǒng)一客房的類型和科學(xué)的管理，方便數(shù)據(jù)輸入，根據(jù)客房類型特設(shè)計了客房代碼。 系統(tǒng)中設(shè)計代碼維護模塊的目的是當(dāng)房間類型和布置發(fā)生變動時和時修改代碼表， 可對代碼表進行增加、刪除和修改等處理。采購部采購的產(chǎn)品也如此。3.1 系統(tǒng)運行環(huán)境與數(shù)據(jù)庫設(shè)計件要求為 , 基于上述運行環(huán)境， 根據(jù)系統(tǒng)分析， 設(shè)計了6 個數(shù)據(jù)表文件， 它們的結(jié)構(gòu)和其說明如下：客房代碼、類型和其特性對照表kfdm.dbf字段 字段名稱類型 寬度小數(shù)說明1 KFBHcharacter 4客房編號2 KFLXcharacter8客房類型3 RZSJdate8入住時間4 RZTSnumber4 0

18、入住天數(shù)5 TDSJdate8系統(tǒng)運行環(huán)境設(shè)計為在windows98/2000/XP平臺下運行，程序設(shè)計語言選擇系統(tǒng)的硬退房時字段1字段類型KFBH寬度 小數(shù)說明 character 4客房編號客房類型2KFLXcharacter 8客房單位3KFDWcharacter 24 BBJnumber40客房不變價格5 XXJnumber40客房可變價格2) 顧客定退房數(shù)據(jù)輸入輔助文件 gksjsr.dbf字段 字段名稱 類型 寬度小數(shù)說明1KFBH客房編號2KFLX客房類型3RZSJ入住時間4RZTS入住天數(shù) 5 TDSJcharacter 4character 8退房時間3) 每日客房數(shù)據(jù)文件

19、mrkf.dbf字段字段名稱日期1RQ客房編號2KFBH客房類型3KFMC客房單價4KFDJ入住人數(shù)5RZRS入住時間6RZSJ入住天數(shù)7RZTS退房時間8TDSJ4) 每日采購數(shù)據(jù)文件 mrcg.dbf字段字段名稱日期1RQ采購代碼2CGDM采購類型3CGLX4CGSLdate8number4 0date8類型 date寬度8小數(shù)說明character4character8number40number10date8number40date8類型date寬度8小數(shù)說明character 2character4character62采購數(shù)量5 CGDJ number 6 2 采購單價6 CGZJ

20、 number 8 2 采購總價5) 財務(wù)報表數(shù)據(jù)文件 -cwbb.dbf字段 字段名稱 類型 寬度 小數(shù)說明1 TJRQ date 8 統(tǒng)計日期2 KFSE number 8 0 客房售額4 CGZJ number 8 2 采購總價5 CYSE number 6 2 餐飲售額6 QTLX number 4 2 其他類型7) 采購報表計算輔助文件 cgbbjs.dbf字段 字段名稱 類型 寬度 小數(shù) 說明1CGRQdate8采購日期1CGDMcharacter2采購代碼2CGLXcharacter8采購類型3CGDJnumber62采購單價4CGSLnumber62采購數(shù)量5CGZJnumber82采購總價6LJCGSLnumber102累計采購數(shù)量7LJCGZEnumber122累計采購總額3.2輸入 /輸出設(shè)計在系統(tǒng)的輸入 / 輸出設(shè)計上遵循的是既滿足用戶需求又方便用戶使用的原則。輸入/輸出界面的確定都與用戶反復(fù)溝通， 直到用戶滿意為止。 輸入界面的設(shè)計不僅考慮數(shù)據(jù)輸入窗口的屏 幕格式，而且考慮如何使輸入數(shù)據(jù)的錯誤率盡可能的小，為此在程序中加入了對輸入數(shù)據(jù) 的校驗和判斷等功能，如輸入數(shù)據(jù)